Importância da Gestão do Escopo na Gestão de Projetos

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1 1 Resumo Importância da Gestão do Escopo na Gestão de Projetos Amanda Oliveira Zoltay - amanda.zoltay10@gmail.com Gestão de Projetos em Engenharia e Arquitetura Instituto de Pós-Graduação - IPOG Goiânia, GO, 15/04/2015 Será apresentado neste artigo informações sobre a importância da Gestão do Escopo no Gerenciamento de Projetos de Engenharia e Arquitetura atualmente. Durante os últimos projetos que acompanhei, pude verificar como uma das principais falhas a falta de importância dada a Gestão do Escopo.Visto que este problema estava gerando prejuízos e atrasos nos projetos observados, elaborei este artigo para demonstrar como a boa prática da Gestão do Escopo traz mais funcionalidade para os projetos de Engenharia e Arquitetura.Para esta pesquisa utilizei internet,livros e o PMBOK e experiências em obras. Foi feita a definição de escopo, e explanada a sequência e processos necessários para a Gestão do Escopo.Também foi identificado como o mal Gerenciamento do Escopo pode levar a falhas no projeto. Foi possível chegar a conclusão que a Gestão do escopo é o processo que orienta os outros processos do gerenciamento de projetos e que a definição do escopo é muito importante para o projeto pois define os limites e detalha o que será disponibilizado em partes menores, a partir da definição do escopo criamos a EAP. Palavras-chave: Gestão do Escopo, Gestão de Projetos, EAP. 1. Introdução De acordo com PMBOK, a Gestão do Escopo é composto dos processos para garantir que o projeto inclua todo o trabalho exigido, e somente o trabalho exigido, para completar o projeto com sucesso, pode-se então definir um escopo descrevendo os limites do projeto,e tudo que será necessário para sua conclusão, descrevendo tudo o que o projeto irá entregar e não irá entregar. A Gestão do Escopo definirá o trabalho a ser realizado no projeto, e essas definições serão utilizadas para planejar prazos e custos, identificar riscos, monitorar e garantir a qualidade e fazer o encerramento do projeto. 2. Desenvolvimento A Gestão do Escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, para concluir o projeto com sucesso e trata principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto. As etapas necessárias para essa tarefa são:

2 2 Figura 1 Processos do Gerenciamento do Escopo do Projeto. Fonte: O plano de gerenciamento do escopo do projeto é uma ferramenta de planejamento que descreve como a equipe de gerenciamento irá definir o escopo do projeto,desenvolver a declaração do escopo detalhada do projeto, definir e desenvolver a estrutura analítica do projeto (EAP),verificar o escopo do projeto e controlar o escopo do projeto. O Plano de Gestão do Escopo deve conter informações do tipo: Existência de reservas de contingências para possíveis alterações de escopo; Alocação de recursos financeiros para a gestão de escopo; Frequência de atualização do avanço físico e de atualização do próprio plano Planejar o Gerenciamento do Escopo Processo responsável por planejar, elaborar e documentar progressivamente o trabalho a ser realizado no projeto, nesta etapa definem-se as entradas tais como : Descrição do produto: Características do produto ou serviço que o projeto está incumbido de criar. restrições: Fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. premissas: Fatores que para os propósitos de planejamento são considerados verdadeiros. termo de abertura do projeto : documento que autoriza formalmente o projeto. Ele designa o gerente e concede a ele a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades.

3 3 Um modelo que pode ser usado para o Termo de abertura do projeto, pode seguir a descrição abaixo: 1.Título e descrição do projeto. 2.Gerente de projeto designado e nível de autoridade. 3.Caso de negócios. 4.Recursos pré-designados. 5.Partes interessadas. 6.Requisitos conhecidos das partes interessadas. 7.Entregas / Descrição do produto. 8.Premissas. 9.Restrições. 10.Objetivos mensuráveis. 11.Requisitos para aprovação do projeto. 12.Riscos de nível macro para o projeto. 13.Patrocinadores que autorizam o projeto. Define-se ainda quais ferramentas/ técnicas serão usadas: Análise de produto: Visa obter conhecimento sobre o produto a ser desenvolvido. Análise de custo beneficio: Estimativa dos custos e benefícios tangíveis e intangíveis e análise de ROI e payback period. Identificação de alternativas: Brainstorming,Lateral thinking. Avaliação especializada. E as saídas: Declaração do Escopo: Documento base para delinear um entendimento comum sobre o escopo do projeto entre todos os stakeholders. Detalhamento do que será disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciáveis, com a finalidade de ter uma visão melhor para avaliação de cronograma, custos e recursos, padrões para medição de performance e controle (baselines) e atribuição de responsabilidades. Uma vez definido o escopo do projeto, parte-se para a quantificação de Homens Hora e/ou formatos equivalentes para com isto elaborar os custos e o planejamento do projeto. Detalhamento do Suporte: Os detalhes de suporte para a declaração do escopo devem ser documentados e organizados como necessários para facilitar seu uso por outros processos de gerência de projeto e devem sempre incluir a documentação de todas as premissas e restrições. Plano de Gerenciamento do Escopo: (Scope Management Plan) Documento que descreve como o escopo do projeto será gerenciado e como mudanças serão integradas ao projeto.deverá indicar como as mudanças serão identificadas e classificadas. Deve ser um documento de fácil entendimento para que todas as partes interessadas estejam alinhadas em relação ao escopo do projeto.pode ser formal ou informal, muito ou pouco detalhado.é um componente do Project Plan. Segundo Xavier (2006, p. 58) o planejamento do escopo é, portanto, o processo de elaborar e documentar a estratégia para o desenvolvimento do trabalho (escopo) que irá gerar o produto do projeto.

4 Coletar os Requisitos Coletar os requisitos é o processo de definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos dos projetos.os requisitos devem ser obtidos, analisados e registrados em detalhes suficientes para serem medidos durante a execução do projeto.os requisitos serão a base para construção da EAP.O planejamento de custos, tempo e qualidade será construído com base nos requisitos. Nesta etapa é feita uma análise do plano de gerenciamento do escopo,o plano de gerenciamento dos requisitos, plano de gerenciamento das partes interessadas e o termo de abertura do projeto, e como saída desta etapa tem-se o desenvolvimento da Matriz de rastreabilidade dos requisitos: A Matriz de rastreabilidade dos requisitos pode auxiliar o gerente de projetos a dividir responsabilidades nas tarefas definidas no projeto. Segue um modelo de matriz : Figura 2 Modelo de Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos. Fonte: Definição do Escopo A definição do escopo tem a finalidade de detalhar o que será disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciáveis, com a finalidade de: Ter um visão melhor para avaliação de cronograma, custos e recursos; Padrões para medição de performance e controle (baselines); Atribuição de responsabilidades. Na definição do escopo também são definidas entradas, ferramentas/técnicas e saídas. Entradas: Autorização do Projeto;

5 5 Plano da gestão do Escopo; Ativos em conhecimentos organizacionais; Saídas: Definição do Escopo (Detalhada); Atualizações do plano de projeto. Nesse momento tem-se a oportunidade de rever o trabalho anterior podendo alterá-lo. Porém a mudança é feita seguindo algumas restrições. A forma correta é inicialmente fazer a solicitação de mudança, feito isso especialistas e partes interessadas analisarão os impactos gerados e só depois de aprovadas é que o plano de gerenciamento do escopo poderá ser alterado. Essa etapa é de extrema importância, pois de acordo com as fontes pesquisadas, aparece sempre entre as principais causas de fracasso nos projetos. Nas figuras abaixo, ilustra-se a importância da definição do escopo para o sucesso dos projetos empreendidos: Figura 3 Gráfico dos Principais problemas enfrentados no Gerenciamento de Projetos pelas empresas no Brasil. Fonte:

6 6 Figura 4 Principais razões responsáveis pelo fracasso de um projeto Fonte: Traduzido e adaptado de PricewaterhouseCoopers (2004) pelo site blog/2012/02/01/eficacia-de-avaliacao-de-performance-na-medicao-e-monitoramento-do-sucesso-em-gestao-deprojetos/ 2.3. Criação da Estrutura Analítica de Projeto (EAP) A estrutura analítica de projeto organiza e define o escopo total do projeto. A EAP subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis, em que cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto.é possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho planejado contido nos componentes de nível mais baixo da EAP, denominados pacotes de trabalho. Segundo o Guia PMBOK (2004:112) " A EAP é uma decomposição hierárquica orientada á entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. A EAP organiza e define o escopo total do projeto." Ricardo Vargas(2008) explica que a EAP:... é como se fosse um organograma, onde, lá no topo nos temos uma caixinha, essa caixinha se decompõe em fases, essas fases se decompõe em subfases até você chegar no menor nível, eu brinco na caixinha que não tem caixinha embaixo. A EAP pode ser utilizada pra agendar/planejar, estimar custos, monitorar e controlar um pacote de trabalho. Segue abaixo um modelo de EAP utilizada para controlar tempo/ % execução:

7 7 Figura 5 Modelo de EAP com controle de tempo. Fonte:

8 8 Figura 6 Fluxo de uma EAP. Fonte: PMBOK, Uma maneira para elaborar uma EAP é utilizando a técnica top-down (de cima para baixo), no formato gráfico, seguindo os seguintes passos: 1. Colocar no primeiro nível da EAP o nome do projeto. 2. Colocar no segundo nível (também chamado de primeiro nível de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto. 3. Acrescentar um elemento, no segundo nível, à esquerda, para conter as decomposições necessários ao gerenciamento do projeto (Iniciação, Planejamento, Monitoramento e Controle) e, à direita, para o Encerramento do projeto. 4. Identificar os subprodutos necessários para que seja alcançado o sucesso do projeto em cada fase, inclusive os relativos ao gerenciamento do projeto (ou outra forma de decomposição citada acima no item 2).

9 9 Figura 7 EAP do projeto de desenvolvimento de uma bicicleta. Fonte: Validação do escopo A validação do escopo é o processo de obtenção da aceitação formal pelas partes interessadas (STAKEHOLDERS) do escopo do projeto terminado e das entregas associadas. A validação ou verificação do escopo do projeto inclui a revisão das entregas para garantir que cada uma delas foi terminada de forma satisfatória. Se o projeto terminar mais cedo, o processo de verificação do escopo deve estabelecer e documentar o nível e extensão da complexidade. A verificação do escopo difere do controle da qualidade. Em geral, o controle da qualidade é realizado antes da verificação do escopo, mas esses dois processos podem ser realizados em paralelo.assim para o mesmo trabalho executado busca-se tanto a exatidão quanto a aceitação do escopo.

10 10 Figura 8 Fluxo de Verificação do Escopo Fonte: PMBOK, A ferramenta de Inspeção: inclui atividades como medição, exame e verificação para determinar se o trabalho e as entregas atendem aos requisitos e aos critérios de aceitação do produto. As inspeções recebem vários nomes, como revisões, revisões de produto, auditorias e homologações. Em algumas áreas de aplicação, esses vários termos possuem significados específicos e restritos Controle do Escopo O controle do escopo garante que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas recomendadas sejam processadas por meio do processo do controle integrado de mudanças do projeto. O controle do escopo do projeto também é usado para gerenciar as mudanças no momento em que efetivamente ocorrem e é integrado a outros processos de controle. A mudança é inevitável e, portanto, exige algum tipo de processo de controle de mudanças. As mudanças não controladas são frequentemente chamadas de aumento do escopo do projeto.

11 11 Figura 9 Fluxo de Controle do Escopo Fonte: PMBOK, Fluxograma do Processo de Gerenciamento do Escopo do Projeto

12 12 Figura 10 Fluxograma do Gerenciamento do Escopo Fonte: PMBOK, Podemos verificar que este processo de gerenciamento do escopo leva a boas práticas no gerenciamento de projetos e auxilia no planejamento das atividades e orientação na distribuição de responsabilidades que como consequência traz vários benefícios a empresa no restante da duração do projeto. 2.8.Problemas no Gerenciamento do Escopo Para exemplificar um escopo ruim, foi observada a obra de um Shopping Center no interior de Goiás, uma obra grande onde foi utilizado para construção Estrutura mista (pré-moldada e moldada in loco) e inicialmente a estrutura pré-moldada foi fabricada dentro do canteiro de obras.foi necessário então montar uma "fábrica" de concreto para atender a fabricação de prémoldados. A empresa responsável utilizou um controle de projetos e inicialmente foram contratados os projetistas de estrutura "A" e o de fundação "B", a construtora contratada para executar a obra

13 13 contava com um departamento de planejamento de obras. Durante a execução da obra, a construtora resolveu interferir no processo dos projeto e fazer algumas alterações, primeiramente foi contratado uma empresa para compatibilizar os projetos, e logo após isso, foi contratado um novo projetista de fundações "C", e algum tempo depois,após as fundações já terem sido iniciadas, analisando o projeto de estrutura a construtora alegou que o projeto estava super dimensionado e foi contratado um novo projeto de estrutura "D", pois assim teriam uma grande economia de aço e concreto. Nesse meio tempo, já havia sido iniciada a produção de algumas peças da estrutura pré moldada e algumas peças foram perdidas. A empresa responsável pelo shopping analisava estes novos projetos contratados,porém, como as obras já estavam iniciadas, houve alteração no escopo da estrutura, o tipo de laje, formato, disposição,e com o atraso gerado pela elaboração de um novo projeto as peças passaram a não ser mais fabricadas na obra. Porém havia sido fechado um contrato com a concreteira que montou sua "fábrica" na obra para atender a demanda, e neste contrato foi estipulado uma produção mínima, que sem a produção das peças pré-moldadas não seria atingida.restrição que gerou um prejuízo e poderia ter sido evitado. Além desse problema com a fabricação mínima,houve uma falha durante o processo e não foi verificado que ao mudar os tipos de peça da estrutura e a disposição das mesmas, iria afetar a carga sobre a fundação, e só após toda a estrutura montada, verificaram a necessidade de reforçar a fundação, gerando assim um gasto muito grande para a construtora. Este é um exemplo atual que foi possível verificar, em uma obra grande, de mudança de escopo, em uma parte deste projeto, que gerou não só prejuízo financeiro, mas também de tempo. A falta de controle de escopo, e controle integrado de mudanças por parte de todos envolvidos nesta obra gerou muitos problemas e trouxe várias consequências aos stakeholders. O sistema de controle do escopo define os procedimentos para que ele seja alterado, e precisa estar interligado ao sistema geral de controle do projeto e em conformidade com o contrato firmado com o cliente, de acordo com Sottile (2006), devendo toda a equipe ter ciência dos documentos necessários, para procedimentos de mudanças e validação das mesmas. A falta de comunição verificada neste projeto levou aos problemas gerados, os documentos propostos pelo processo de gerenciamento de escopo são muito importantes para orientar e aprovar mudanças de grande impacto, como as mencionadas acima. 2.9.Conclusão O processo de gerenciamento de escopo é muito importante para o gerenciamento de projetos de engenharia e arquitetura com os documentos e atividades que são utilizados no Processo de Gestão do Escopo é possível definir os limites do projeto, limitar tempo, controlar custos e orientar todos os outros processos do gerenciamento de projetos, auxiliando o Gerente de Projetos com as dificuldades encontradas durante o processo. Os pacotes de trabalho definidos na EAP, também são extremamente importantes para que o gerente de projetos possa distribuir responsabilidades e maximizar o tempo. Definir o escopo, definir documentos de controle,mudança e verificação de escopo são partes

14 14 muito importantes do processo, pois assim poderemos garantir que o trabalho será feito e que todos os interessados terão conhecimento de todo o processo, sem surpresas. Referências ADESSE, Eliane. A coordenação de projetos externa em empresas construtoras e Incorporadoras de médio e pequeno porte f. Tese (Livre docência)- Escola Politécnica, Universidade de São Paulo, São Paulo, CAMARGO,M.I. Qualidade: boas e más notícias. Construção. v.46, n2396, jan.1994 VARGAS, Ricardo. Manual Prático do Plano de Projeto utilizando o PMBOK Guide - 4ª edição. Estudos de Benchmarking, iniciativa do PMI- RJ, em Material do curso de Gerenciamento de Projeto do Instituto de Pós Graduação (IPOG) MELHADO,S.B.- Qualidade do projeto na construção de edifícios: aplicação ao caso das empresas de incorporação e construção. Tese (doutorado) São Paulo, Escola Politécnica da Universidade de São Paulo. SOUZA,Giuliano Gangana. Eficácia de Avaliação de Performance na Medição e Monitoramento do Sucesso em Gestão de Projetos. Disponível em em março de Como Elaborar a Estrutura Analítica de um Projeto -Disponível em Acessado em março de Uma publicação do INPE - Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais. Disponível em: 325_2012.pdf. Acessado em março de Draft da Tese de Doutorado de Carlos Magno da Silva Xavier (M.Sc., PMP). Disponível em: Acessado em março de Uma publicação do CONIC- 13º Congresso Nacional de Iniciação Cientifica - Disponível em: -TÍTULO: A IMPORTÂNCIA DA ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP NO

15 15 GERENCIAMENTO DE PROJETOS EM EMPRESA DE GRANDE PORTE NO RAMO DA CONSTRUÇÃO CIVIL. Acessado em abril de BRITO,Ilmário Rocha- A importância da gestão de escopo em projetos. Disponível em: - Acessado em abril de Acessado em abril de 2015.