Gestão, metodologia e digitalização de documentos:

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1 Gestão, metodologia e digitalização de documentos: resultados de um projeto conjunto entre o Arquivo da Cidade e a Câmara Municipal de Belo Horizonte Vilma Camelo Sebe Yuri Melo Mesquita

2 O Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte Foi instituído pela Lei Municipal nº 5900, de 20 de maio de Nessa mesma data, estabeleceu-se a política municipal de arquivos públicos e privados, segundo a Lei Municipal nº 5899.

3 O Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte O que é um Arquivo Público? O conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades por órgãos em âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e jurídicas. Lei 8159/91, Lei Nacional de Arquivo

4 O Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte É o equipamento da Fundação Municipal de Cultura responsável pela gestão, recolhimento, preservação e acesso aos documentos produzidos ou recebidos pelo poder executivo e legislativo municipal. Cuida também de documentos privados que interessam à população belo-horizontina.

5 Estrutura organizacional do APCBH

6 O Acervo do APCBH Documentação pública produzida pela Prefeitura de Belo Horizonte desde o início da construção da cidade (1894) e parte da documentação da Câmara Municipal, a partir de 1947, recolhida através de convênio.

7 Dimensões do Acervo do APCBH

8 Gestão de Documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Lei 8159/91, Lei Nacional de Arquivo

9 Gestão de Documentos no APCBH Portaria n. 016 de 15 de julho de 1994 instituiu a comissão para definição da TTDD - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte. Decreto Municipal n /1997 aprova a TTDD, estabelecendo os prazos de guarda e a destinação dos documentos.

10 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da PBH É um instrumento de destinação documental que registra o ciclo de vida dos documentos e determina o prazo de guarda, tendo em vista a transferência dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, e o recolhimento dos mesmos para os arquivos permanentes.

11 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da PBH Determina também, a eliminação dos documentos que já cumpriram com as suas finalidades administrativas e que estejam destituídos de valor probatório/histórico. A eliminação da documentação deverá ser autorizado pela instituição arquivística da prefeitura, qual seja, o Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte/APCBH-FMC.

12 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da PBH

13 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da PBH

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15 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da PBH

16 Câmara Municipal de Belo Horizonte Base Legal Regimento Interno de Deliberação nº8, de 26 de março de Deliberação nº18, de 12 de dezembro de 2005.

17 Câmara Municipal de Belo Horizonte Em 2005, é celebrado um convênio entre a Fundação Municipal de Cultura, por intermédio do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte e a Câmara Municipal de Belo Horizonte. A partir deste período, o Arquivo passa a recolher, preservar e dar acesso ao acervo do legislativo municipal.

18 Convênios entre CMBH e APCBH º Convênio - recolher, tratar e disponibilizar documentação relacionada ao processo legislativo produzida entre os anos de 1947 e º Convênio - recolher, tratar e disponibilizar os documentos relativos aos anos de 2005 a º Convênio - recolher, tratar e disponibilizar os documentos relativos aos anos de 2009 a 2012.

19 Organograma da CMBH

20 Arranjo dos documentos Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação, estrutural ou funcional, dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries.

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23 Descrição É o conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa. Na elaboração dos instrumentos de pesquisa utilizamos para descrever os documentos a Norma Internacional de Descrição Arquivística ISAD (G) e a NOBRADE - Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Disponível em:

24 Instrumentos de Pesquisa Inventário

25 Índices

26 Conservação Preventiva É o conjunto de procedimentos e medidas destinado a assegurar a proteção física dos documentos contra agentes de deteriorização ou resguardá-los de danos, com o objetivo de prolongar sua vida útil ou integridade.

27 Processo de conservação do Acervo da Câmara Municipal de Belo Horizonte Tratamento, acondicionamento e guarda

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43 Digitalização

44 O que é digitalização É um tipo de reprodução de um objeto ou documento por meio de processo digital. -Processos analógicos de reprodução: Microfilmadora Máquina fotográfica Copiadora Xerox de 1959

45 O que é digitalização É um tipo de reprodução de um objeto ou documento por meio de processo digital. -Processos de reprodução digitais: Microfilmadora Máquina fotográfica Copiadora

46 O que é digitalização Zoom de 50 %

47 O que é digitalização Zoom de 400 %

48 O que é digitalização Zoom de 1200 %

49 O que é digitalização É uma representação matemática do objeto digitalizado:

50 O processo de formação da imagem Sensores: filtro de cor Filtro Bayern

51 O processo de formação da imagem Sensores

52 O processo de formação da imagem Sensores CCD

53 Modelos de equipamentos -Scanners de mesa (flatbed) CanonScan Lide (CIS) ScanMaker i800 (CCD) Kodak i1220 (CCD)

54 Equipamentos por tipo de documento -Encadernados (livros) OpticBook A300 OpticBook A300

55 Modelos de equipamentos -Scanners de filme Kodak (pakon) F135 film scanner Nikon Super Coolscan 5000 Yashica portable film scanner F-501

56 Modelos de equipamentos Colortrac Gx42 Scanner A0 Kodak i1220

57 Modelos de equipamentos -Máquina fotográfica digital

58 Equipamentos por tipo de documento -Microformas (microfichas, microfilmes) Kodak ScanPro2000 ST200 Digital Scanner

59 Equipamentos por tipo de documento -Opacos (textos, fotografias em papel) Máquina copiadora Xerox Máquina multifuncional

60 Equipamentos de armazenamento Hard Drive 2tb HD Externo Seagate 1,5 tb

61 Equipamentos de armazenamento INTEL Entry Storage System SS4000-E

62 Equipamentos de armazenamento Data Center

63 Softwares -Para que servem? Para digitalizar e para editar imagens

64 Tipos de software Programa Adobe Photoshop Adobe Bridge Adobe Acrobat Professional OmniPage Professional 17 Flip PDF Função Software de edição de imagens bidimensionais criado em 1996 pela Adobe Systems. Além de ser excelente para o processamento em massa, trabalha com quase todos os formatos de imagem. Ferramenta para organização de arquivos digitais e para a inserção de metadados. Software de criação, leitura e edição de PDFs. Software OCR, o programa reconhece os caracteres do documento e cria arquivos pesquisáveis em Word ou searchable pdf. cria arquivos em Flash a partir de documentos em PDF

65 Para que serve a digitalização -Preservar o documento original -Preservar a informação -Cópia de segurança -Facilitar o acesso -Redução de espaço físico

66 Aplicações na área de arquivos -Atendimento ágil da sala de consultas -Rápida localização do documento pela indexação do conteúdo -Divulgação do acervo e da instituição -Intercâmbio de acervos documentais -Diminuição das demandas de pesquisa e conservação

67 Etapas da digitalização -Etapa 1: preparação -Etapa 2: digitalização -Etapa 3: processamento (edição) -Etapa 4: revisão -Etapa 5: metadados e backup

68 -Bit -Hardware -Software -Pixel -Resolução linear (ppi ou dpi) -Resolução ótica/digital -Formato -Modo de cor -Profundidade de cor -Perfil de cor -Metadados -OCR Conceitos técnicos

69 Formatos Digitais Mais Utilizados Formato Funcionalidade Considerações técnicas JPEG (Joint Photographic Experts Group) JPEG 2000 Derivada de Acesso Matriz Digital e Derivada de Acesso -Nível de compressão ajustável -Compressões de maior qualidade apresentam diferença quase imperceptível para documentos lossless -Enorme compatibilidade -Suporta um número limitado de profundidade de cor: (8 ou 24 bits) -Pode ser utilizado para matriz no formato lossless -Pouco utilizado pela comunidade arquivística -Pode compactar até 90% do arquivo original sem perder a qualidade de imagem -Compatibilidade ainda baixa e o formato não é livre

70 Formatos Digitais Mais Utilizados Formato Funcionalidade Considerações técnicas PDF Derivada de Acesso -Padrão aberto (desenvolvido pela Adobe em 1993) -Enorme compatibilidade -Pode ser criado a partir de vários tipos de arquivos (como o JPEG 2000) -Pode usar compressões diferentes em diversas partes do arquivo -Junta os arquivos digitalizados em um único documento PDF/A -Mesmas funções do PDF, mas otimizado em relação ao arquivamento em longo prazo

71 -Compressão em JPEG 2000

72 Controle de Qualidade Calibragem de Scanner / Sinaléticas Cartão de cor com escala de dimensão Cartão de tons de cinza

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74 Controle de Qualidade Calibragem de Scanner RGB 300 ppi (IQ alto = 8,0) Bitonal 300 ppi (IQ marginal = 3,6) Cartão de teste e resolução

75 Controle de Qualidade Calibragem de Scanner Cartão de teste e resolução RGB 300 ppi (IQ alto = 8,0) Bitonal 300 ppi (IQ marginal = 3,6)

76 Teste Q60 slide 35mm

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85 Fontes Bibliográficas principais CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Rio de Janeiro, abril de DIGITAL LIBRARY FEDERATION. Benchmark for Faithful Digital Reproductions of Monographs and Serials. Version 1. The Digital Library Federation Benchmark Working Group ( ). December, NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION. Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access. Maryland, KENNEY, Anne; CHAPMAN, Stephen. Requisitos de resolução digital para textos: método para o estabelecimento de critérios de qualidade de imagem. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

86 Conclusão: Vantagens e desvantagens da relação intersetorial

87 Muito Obrigado! Yuri Melo Mesquita Vilma Camelo Sebe Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte Rua Itambé, 227 Floresta Belo Horizonte MG Site:

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