MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO ÁREA DE DOCUMENTAÇÃO E DIVULGAÇÃO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO DA BIBLIOTECA CÉSAR SALGADO PROJETO

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1 MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO ÁREA DE DOCUMENTAÇÃO E DIVULGAÇÃO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO DA BIBLIOTECA CÉSAR SALGADO PROJETO CRIAÇÃO DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO DA BIBLIOTECA CÉSAR SALGADO DO MP-SP Elaboração do Projeto, digitação de texto, tabelas e fluxogramas: Marcia C. Fonseca de Cacella Cintia Albertini Layout e digitação de fluxogramas e gráficos: Leonardo J. Sampaio São Paulo out/2012

2 MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO ÁREA DE DOCUMENTAÇÃO E DIVULGAÇÃO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO DA BIBLIOTECA CÉSAR SALGADO 1.TEMA DO PROJETO CRIAÇÃO DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO DA BIBLIOTECA CÉSAR SALGADO DO MP-SP RESULTADO: concluído PERÍODO: de 1999 ao atual REALIZAÇÃO: Bibliotecárias do Setor de Processamento Técnico da Biblioteca César Salgado: Cintia Albertini, Marcia Cristina Fonseca de Cacella e Renata Tiemi Y. Watanabe (até 2007) 2.JUSTIFICATIVA Até meados de 1998 a Biblioteca César Salgado não possuía um setor com dedicação exclusiva à organização e tratamento da informação, focando-se mais na demanda de pesquisa e empréstimo, com livros armazenados sem tratamento técnico e acervo não informatizado. Um de Sistema de Recuperação da Informação para Biblioteca, é composto por atividades específicas que antecedem o resultado final de uma pesquisa e sua efetividade está diretamente relacionada com a qualidade do preparo técnico das obras. Sendo assim, as bibliotecárias Cintia Albertini, Márcia Cristina Fonseca de Cacella e Renata Tieme Yamamoto Watanabe (no Setor até 2007), apresentaram à Diretoria da Área de Documentação e Divulgação, propostas de criação do Setor de Processamento Técnico da Biblioteca César Salgado, visando otimizar e estruturar serviços técnicos para que a informação possa ser recuperada com relevância pelo usuário na pesquisa a fim de melhorar a produtividade das Bibliotecas do Ministério Público de São Paulo. Para viabilizar esse projeto, foram realizados estudos, manuais, relatórios técnicos e desenvolvimento de metodologias de trabalho para a normalização de cada elemento, tão importante na recuperação do documento na pesquisa: criação de um catálogo online de autor padronizado; seleção de um vocabulário jurídico controlado mais indicado na Área de Direito para indexação das obras; adoção de sistema de classificação jurídica mais atualizado para localização precisa das obras na estante; seleção, avaliação e implementação de software especializado e por fim, a normalização da catalogação cooperativa com padrão internacional visando o intercâmbio bibliográfico de registros online. 1

3 3. OBJETIVO E PÚBLICO ALVO O Setor de Processamento Técnico da Biblioteca César Salgado, tem a função de analisar, sintetizar e descrever todos os tipos de documentos (livros, folhetos, multimeios, etc.), que englobam doutrina, legislação e jurisprudência através da sua representação descritiva e temática, para fins de disseminação e recuperação da informação jurídica para Membros do Ministério Público do Estado de São Paulo e demais usuários da Biblioteca. O objetivo é promover o gerenciamento e controle dos acervos das Bibliotecas do Ministério Público do Estado de São Paulo quanto ao processamento técnico documental nos diversos suportes informacionais; selecionar e implementar níveis apropriados de descrição catalográfica, de classificação e de indexação, considerando as necessidades da área jurídica institucional e de padronização de documentos; executar e coordenar inventários para manutenção e controle dos registros patrimoniais; cooperar e avaliar bases de dados nacionais e estrangeiras para intercâmbio de registros bibliográficos online da área jurídica; supervisionar cadastramento de registros bibliográficos em software especializado; definir e reavaliar políticas de seleção e atualização dos acervos; planejar e controlar a expansão e desenvolvimento dos acervos através de aquisição de material bibliográfico; analisar os processos de automação e de configuração, customização e atualização do software especializado para tratamento da informação e controle da base de dados de acordo com as necessidades das Bibliotecas e dos Setores Técnicos; elaborar, estudos, projetos, normas, manuais, metodologias de trabalho e treinamento de pessoal para os serviços técnicos; desenvolver estatísticas para controle e avaliação do serviço e produtividade, zelar para a manutenção dos acervos atualizados e de qualidade, para garantir suporte confiável nas pesquisas em todas as áreas de atuação Institucional. O Setor é responsável por todo o processamento técnico das obras da Biblioteca César Salgado e das Setoriais: Biblioteca dos Procuradores e Biblioteca Gabriel Gabriel Neto, para atendimento e recuperação da informação dos usuários da Capital e de todo o Estado de São Paulo. A sua equipe é composta por duas (2) bibliotecárias responsáveis pela criação e coordenação do Setor, um (1) oficial de promotoria e dois (2) auxiliares de promotoria. 4. METODOLOGIA Consciente da importância do seu papel no acesso e difusão do conhecimento, o Setor de Processamento Técnico, busca organizar as informações tornando-as acessíveis aos usuários de forma padronizada, precisa e de maior relevância na busca documental. As pesquisas iniciais são feitas nas Bases de Dados da Biblioteca Nacional, Senado Federal e Catálogos Internacionais; os instrumentos de classificação e catalogação bibliográfica adotados são: CDU e AACR2. O Sotware PHL é utilizado para controle de entradas dos Catálogos de Autoridade e Vocabulário Jurídico e informatização dos registros. No contexto anterior à chegada da obra na Biblioteca, as principais atividades técnicas especializadas no Setor são: seleção de obras, registro, catalogação, classificação, indexação, rotinas de compra de livros, etc., como demonstradas nos quadros a seguir: 2

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6 Obs: Não foram incluídas nos fluxogramas acima, as diversas atividades executadas pelos funcionários de apoio ao Setor, tais como: digitação, importação de registros, pesquisa em bases de dados, preparo físico das obras, etc. 5

7 5. RESULTADOS E PRODUTIVIDADE A Biblioteca passou por dois processos de informatização, através dos softwares de Biblioteca WINISIS ( ) e PHL - Personal Home Library (de ao atual), que resultaram numa reavaliação das atividades do Setor e correções na base online PHL provenientes de migração de registros, bem como novos manuais e relatórios de procedimentos técnicos de controle e treinamento dos funcionários a partir das novas demandas. Além disso, o Setor é o responsável por outros projetos que visam a padronização dos registros bibliográficos, como a elaboração e desenvolvimento do Catálogo de Autoridade e de Vocabulário Jurídico Controlado online. Apesar das consequências para o Setor de Processamento Técnico da segunda informatização, com reformulação técnica de procedimentos, com aproximadamente correções de registros bibliográficos retrospectivos, já foram inseridos títulos de livros, o que corresponde a 96,5% do acervo online. Para um maior controle de avaliação das atividades e produtividade, o Setor criou um modelo de estatística mensal, com atividades detalhadas como demonstrado no quadro abaixo: 6

8 5.1 RESUMO DA ESTATÍSTICA ANUAL DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO DE 2011 Obs: Não foram editadas na figura acima as diversas Atividades Complementares realizadas pelos funcionários do PT, e o controle das rotinas da compra de livros. 7

9 5.2 GRÁFICOS DA EVOLUÇÃO DOS SERVIÇOS E PRODUTOS PARA AS BIBLIOTECAS DO MP-SP, A PARTIR DA IMPLANTAÇÃO DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO EM ROTINAS BÁSICAS DE PROCESSAMENTO TÉCNICO DE OBRAS Obs: Coleta de dados estatísticos a partir de 2001, após a estruturação do Setor INFORMATIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DO SETOR Digitação (Autoridade) Digitação (Vocabulário) Digitação (Livros) Importação Obs: Os índices mais altos do período de 2003 a 2006, referem-se ao início do processo de informatização do acervo retrospectivo das Bibliotecas do MP-SP e da implantação dos Catálogos de Autoridade e Vocabulário Jurídico Controlado pelo Setor. 8

10 5.2.3 COMPRA DE LIVROS COMPRA 2005 COMPRA 2011 Obs: Data inicial informada a partir da primeira compra de livros DOAÇÃO DE LIVROS 94 DOAÇÃO 1998 DOAÇÃO Obs: Data inicial informada a partir da criação do Setor e primeira catalogação 9

11 5.2.5 EVOLUÇÃO GERAL DO ACERVO ACERVO DE LIVROS 1998 ACERVO DE LIVROS 2012 Observando os gráficos acima notamos que: Desde sua criação em 1951 até 1998, a Biblioteca levou 47 anos para processar e incorporar obras em seu acervo, mas a partir de 1998 com o início da estruturação do Setor de Processamento Técnico, especializado e focado no tratamento da informação, a Biblioteca levou 14 anos com 2 bibliotecárias (a partir de 2007), para processar e incorporar mais de obras no acervo até set. 2012, resultando num crescimento significativo de obras através da aquisição, doação e informatização do acervo retrospectivo PRODUTOS DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO DE 1998 AO ATUAL MANUAIS RELATORIOS 104 TREINAMENTOS RECEBIDOS TREINAMENTOS REALIZADOS Obs: Documentação disponível na Sala do Setor de Processamento Técnico para consulta 10

12 Para avaliação dos dados acima, deve-se levar em consideração não somente a questão quantitativa, mas uma análise qualitativa das consequências da organização de um Setor desde seu início, formulando e reformulando serviços, produtos e procedimentos e a contribuição para o aprimoramento da organização e tratamento da informação paras as Bibliotecas do MP-SP. A seguir um exemplo de registro devidamente catalogado e indexado no PHL, como resultado do processamento técnico, para ser recuperado na pesquisa: A criação e estruturação do Setor de Processamento Técnico é suporte para um trabalho especializado, responsável pela organização dos acervos, tratamento e dinâmica do fluxo de entrada de obras na Biblioteca. Portanto, possibilita a otimização da pesquisa documental de forma padronizada e com qualidade aos Membros do Ministério Público e demais usuários, cientes que uma informação sem tratamento ou controle não pode ser recuperada de forma eficaz. São Paulo, 18 de outubro de 2012 SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO DA BIBLIOTECA CÉSAR SALGADO Coordenação das Bibliotecárias: Cintia Albertini, Marcia Cristina Fonseca de Cacella e Renata Tiemi Y. Watanabe (até 2007) Equipe de apoio: Oficial de promotoria: Glorimar Maia e Auxiliares de promotoria: Eduardo Gardinal e Leonardo J. Sampaio Localização: Rua Riachuelo, 115 Térreo Sala 8 11