MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO ÁREA DE DOCUMENTAÇÃO E DIVULGAÇÃO

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1 1. TEMA DO PROJETO TEMA: Implantação da Base de Legislação - Normas do Ministério Público do Estado de São Paulo RESULTADO: Concluído PERÍODO: 2003 ao atual REALIZAÇÃO: Regina Midori Nagashima 2. JUSTIFICATIVA A Biblioteca possuía um acervo de recortes de Diários Oficiais das normas publicadas pelo Ministério Público do Estado de São Paulo em ordem numérica por ano, em virtude das dificuldades na recuperação por assunto, iniciou-se em 1995 o serviço de indexação com remissivas em fichas catalográficas. Em 2001 os dados foram repassados para planilhas em Excel facilitando a busca, mas os resultados ainda não eram satisfatórios. 3. OBJETIVO DO PROJETO a) Promover a gestão e controle das normas publicadas pela Instituição, possibilitar a recuperação pela autoria, número, assunto e ano; b) Visar à padronização das informações, de forma a facilitar a localização, o histórico e a disponibilização na íntegra; c) Propor estudos e viabilidade para o acesso via rede (intranet e internet). 4. METODOLOGIA Em 2002, iniciou a implantação do sistema Winisis (UNESCO) na informatização do acervo e dos serviços da biblioteca; a capacitação e o treinamento possibilitaram a idealização desse projeto. Primeira etapa Definição dos campos da base de dados; critérios estabelecidos para entrada de autoria, assuntos e padronização de links para acesso a íntegra das normas em arquivos em Word e Tiff (formatos aceitos pelo sistema). Segunda etapa Divisão de tarefas, equipes foram montadas para auxiliar no processo de digitalização e recuperação em meio eletrônico de todos os Atos Institucionais e Normativos desde 1993, participaram dessa fase os servidores Ailton Gomes da Silva, David Ramos de Oliveira, Carlos Alberto Gonçalves de Oliveira e Vagner Roberto Miranda Postigo. O serviço de indexação, controle e cadastramento com inclusão de links ficou com a servidora Regina Midori Nagashima, que após elaboração do Manual de Preenchimento, o serviço de cadastramento passou a ser executado pelo Ailton e Vagner até meados de

2 As principais fontes de consulta, que serviram de base para início do cadastramento foram: CDRom da APMP, as planilhas em excel e o trabalho elaborado pelo Dr. Carlos Roberto Barretto em dez./1996 com o título Índice dos Atos vigentes da Procuradoria-Geral, do Colégio de Procuradores e Conjuntos, com efeitos normativos. No período de 2003 a 2006, o sistema funcionava apenas localhost; os backups eram realizados diariamente e baixados em cada equipamento. A partir de julho de 2006, o sistema foi migrado para o PHL (Personal Home Library), software que permite o uso em ambiente de rede (local, intranet / internet). Em dezembro de 2006, seguindo a mesma metodologia, iniciou a implantação da base de dados de normas relacionadas à área de atuação do MP-SP publicadas por outros órgãos e secretarias, trabalho iniciado pela servidora Débora Andréa de Doná Bellini até meados de maio de Terceira etapa Definida nova configuração na apresentação dos arquivos em word para padronização: a) Inserir no cabeçalho o logotipo da instituição ; b) Definir fonte, tamanho e espaçamento; c) Indicar o nome da unidade administrativa no rodapé da página; d) Converter arquivo em pdf (formato aceito pelo PHL) e e) Salvar em pasta pública no servidor da instituição para visualização das normas pela intranet / internet através de links; f) Compilar os Atos Normativos que sofreram alterações, inclusões e revogações; g) Criar novo campo para indicação do histórico da norma com acesso ao inteiro teor. Para alterar a configuração de todos os arquivos e atualizar os caminhos dos links do sistema, a equipe levou, aproximadamente, dois meses para conclusão dos trabalhos. Em 2010, com a disponibilização gratuita dos Diários Oficiais pela Imprensa Oficial do Estado de São Paulo desde 1881, possibilitou também, a inclusão de links para acessar a página do Diário Oficial em que foi publicada a norma original. 2

3 5. NORMAS DO MP-SP DISPONÍVEIS NO SISTEMA Atualmente, a base contempla: a) Atos Institucionais, b) Atos Normativos, c) Atos Comuns (de caráter normativo), d) Atos do CSMP e da CGMP (de caráter normativo), e) Avisos PGJ, CSMP, CPJ, CGMP, que contenham recomendações, convênios, súmulas do CSMP, teses do Setor de Recursos Extraordinários, Entendimento Uniforme dos Centros de Apoio, f) Portarias PGJ e DG/MP, g) Comunicados, Ordem de Serviço da Diretoria Geral, e h) Normas de outras Secretarias de Estado referentes à área de atuação do MP. Para acessar a base de dados de Legislação pelo sistema PHL: - Clicar no ícone Catálogo Online ou digitar - Selecionar em Preferências a Opção Legislação no campo Tipo de Documento. A busca é permitida por assunto ou por número, para facilitar a recuperação algumas siglas e o número de dígitos foram fixados, exemplos: I) Siglas: Lei LEI Lei Complementar - LCP Decreto DEC Decreto Lei DEL Projeto de Lei PL Projeto de Lei Complementar PLC Ato ATO Aviso AVISO Resolução RES Portaria PRT Comunicado COM Assento ASSENTO Tese TESE Súmula SUM 3

4 II) Os número foram fixados em 5 (cinco) dígitos, exemplos: a) LCP ou LCP*00667 b) DEC ou DEC*27422 c) AVISO ou AVISO d) TESE três formas de pesquisar atos: e) ATO recupera todos os Atos nº 103 f) ATO recupera exatamente o Ato 103/1998 g) ATO * 103* 1998 ou ATO recupera todos os registros que mencionam h) ATO-00 - recupera TODOS os Atos (Institucionais, Normativos, e comuns) III) Exemplo de apresentação de um registro: 4

5 IV) Acervo disponível para consulta no Sistema PHL Tipo de Norma Legislação Normas do MP-SP Atos 2684 Avisos 1121 Normas DG/MP 154 Legislação 106 Portaria e Despachos PGJ 91 TJSP / Secretarias 519 Relatório emitido em 18/03/2013rmn 5