BIBLIOTECA DO MINISTÉRIO PÚBLICO

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1 BIBLIOTECA DO MINISTÉRIO PÚBLICO Relatório Anual de Atividades Área de Documentação e Divulgação MP/SP

2 do Ministério Público EQUIPE Diretora Regina Midori Nagashima Equipe técnica Bibliotecários: Ana Carolina Momesso Cintia Albertini Debora Tiemi Kawasaki João Evangelista de Souza Lima Neto Márcia Cristina Fonseca de Cacella Maria Cristina Szarota Barrios Renata Tiemi Yamamoto Watanabe Equipe de Apoio Central: Ailton Gomes da Silva Carlos Alberto Gonçalves de Oliveira David Ramos de Oliveira Débora Andréa de Doná Bellini Eduardo Gardinal Elizia dos Santos Correa Glorimar Maia Natasha Pereira de Souza Sydilene Lopes da Silva Vagner Roberto Miranda Postigo s Setoriais: Claudia Maia Homem de Mello Cristina Célia da Cruz Souza Santos Vera Beatriz Ferrando 1

3 SUMÁRIO 1. APRESENTAÇÃO PROJETOS DESENVOLVIDOS ATIVIDADES DO SETOR DE REFERÊNCIA E PESQUISA Consulta Local Pesquisa Solicitada ATIVIDADES DO SETOR DE CIRCULAÇÃO E EMPRÉSTIMO Empréstimos e Quantidade de usuários cadastrados ATIVIDADES DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO Aquisição de Livros e Periódicos Processamento Técnico de Livros Processamento Técnico de Periódicos Processamento Técnico da Legislação (normas do MPSP) Desativação da dos Procuradores Correções da Transferência do Acervo Doação do Acervo de Duplicatas ATIVIDADES DO SETOR DE DIVULGAÇÃO Digitalização de Capas, Sumários e Artigos Boletim IJC NECESSIDADES E PROPOSTAS

4 1. APRESENTAÇÃO Este relatório apresenta as atividades desenvolvidas pelas s do Ministério Público, destacando as principais ações realizadas no ano de Os dados apresentados representam o período de janeiro a setembro de No período de 21/09/2013 a 18/12/2013 a Central ficou total e parcialmente fechada em virtude da reforma do espaço e implantação do Memorial do Ministério Público, refletindo na atuação e prejudicando o atendimento. 2. PROJETOS DESENVOLVIDOS Os projetos abaixo discriminados foram desenvolvidos com o intuito geral de implantar, desenvolver e otimizar serviços e produtos, contribuindo para melhorar os resultados no atendimento às necessidades do Ministério Público do Estado de São Paulo. PROJETOS Data Início Data Término Situação Observação ESTUDOS PARA PROCESSAMENTO TÉCNICO DE MULTIMEIOS a) estabelecer critérios de seleção; 27/06/ /08/2013 Concluído b) definir tratamento técnico; c) analisar e disseminar as informações contidas em multimídias (CDs. DVDs e outros). ELABORAÇÃO DA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E SELEÇÃO ETAPA-1: DOAÇÃO E DESCARTE Etapa-1: Doação e Descarte (1-4) 21/08/ /03/2013 a) Definir critérios básicos, elaborar relatórios de controle pelo sistema; b) Definir procedimentos de divulgação da lista para bibliotecas públicas e comunitárias, controle de baixas, separação, comunicação de retirada. Etapa 1 Doação e Descarte (2-4) a) Definir critérios básicos, elaborar relatórios de controle pelo sistema; b) Definir procedimentos de divulgação da lista para usuários internos, controle de baixas, separação, comunicação de retirada. Etapa 1 Doação e Descarte (3-4) Elaborar procedimentos de controle (normas internas) atividades relacionadas ao recebimento, seleção e registro das doações. 12/03/ /08/ /08/2013 Fev./ /01/ /01/ /01/2014 Etapa 1 - Concluída Aviso nº 322/2013 PGJ, de 14/06/2013. Aviso nº 431/2013 PGJ, de 09/08/2013. Etapa 1 Doação e Descarte (4-4) Elaborar procedimentos para seleção e pré-catalogação de doações ELABORAÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA DESATIVAÇÃO DA BIBLIOTECA DOS PROCURADORES Etapa-1: Estabelecer critérios e procedimentos para desocupar o local; 06/03/ /04/2013 Etapa-2: Analisar, selecionar e recepcionar obras para Central e Setoriais; Etapa-3: Elaborar rotinas para pesquisa, correção, baixa no sistema e transferência de acervo; Etapa-4 Destinação de exemplares sem interesse (divulgação para doação). 12/03/ /07/ /08/ /08/ /08/ /01/2014 Concluído 3

5 PROJETOS Data Início Data Término Situação Observação ESTUDO PARA ESTRUTURAÇÃO DO SETOR DE REFERÊNCIA E DE CIRCULAÇÃO DA BIBLIOTECA Etapa-1 Análise da rotina do Setor de Circulação, identificação dos problemas e necessidades existentes e elaboração de um plano de atuação, estabelecendo ações de implantação imediata, de curto e médio prazo. Jun./2013 Jul./2013 Concluída Etapa-2 - Corrigir e atualizar a base de usuários do sistema PHL. 18/07/2013 Andamento REFORMA DA BIBLIOTECA E IMPLANTAÇÃO DO MEMORIAL DO MPSP a) Elaborar proposta de novo layout; b) Estabelecer procedimentos para desocupação do espaço; c) Estabelecer procedimentos e rotinas para reorganização da área administrativa, salão de estudo e acervo (respeitando a acessibilidade); d) Sinalizar o acervo. 02/09/ /12/2013 Concluída AVALIAÇÃO DA COLEÇÃO DE PERIÓDICOS a) Estudar procedimentos; b) Estabelecer critérios de seleção; c) Estabelecer rotina das atividades. 15/09/2013 Andamento 4

6 3. ATIVIDADES SETOR DE REFERÊNCIA E PESQUISA O serviço de referência é responsável pelo contato direto com o usuário, é definida como uma assistência efetivamente prestada na busca da informação. O principal objetivo é satisfazer as necessidades e expectativas de forma rápida, precisa e atualizada CONSULTA LOCAL CONSULTA LOCAL 2013 Central Setorial 2013 Público Interno Membros Servidores Estagiários Público Externo Central Setorial Membros Público Interno Servidores Estagiários Público Externo CONSULTA LOCAL TABELA COMPARATIVA Consulta Local Ano Público Externo Público Interno Público Externo Público Interno Obs.: O acervo da Setorial é restrito aos usuários internos; em 2013 o serviço de empréstimo foi oficialmente estendido aos servidores e estagiários da Instituição, professores e estudantes da ESMP PESQUISAS SOLICITADAS PESQUISA Meios de Comunicação Local Telefone/ Fax Correio Central Setorial Central Setorial 1% 42% 26% 31% Local Telefone/ Fax Correio 18% 14% 68% Local Telefone/ Fax 5

7 PESQUISA POR TIPO Pesquisa por Tipo 2013 Central Setorial Doutrina Jurisprudência Legislação Orientações Central 481 Setorial Doutrina Jurisprudência Legislação Orientações PESQUISAS SOLICITADAS TABELA COMPARATIVA Ano Local Fone/ Correio Fax Obs.: Os dados representados no ano de 2013 são em decorrência do fechamento da biblioteca no período de 21/09 a 18/12/2013 para reforma e implantação do Memorial do Ministério Público Local Fone/Fax Correio 4. ATIVIDADES DO SETOR DE CIRCULAÇÃO E EMPRÉSTIMO Atividades relacionadas ao empréstimo de material e orientações sobre os produtos e serviços oferecidos bem como o uso da coleção. O sistema de empréstimo online com código de barras foi implantado em março de 2011, início também, da extensão deste serviço aos servidores e estagiários da Instituição, professores e estudantes da ESMP EMPRÉSTIMOS E QUANTIDADE DE USUÁRIOS CADASTRADOS 6

8 QUANTIDADE DE EMPRÉSTIMOS Empréstimos Central Setorial Membros do MPSP Servidores/Estagiários/ESMP Empréstimo entre s EEB Central Setorial Membros Servidores EEB QUANTIDADE TOTAL DE USUÁRIOS CADASTRADOS NO SISTEMA PHL Tipo de usuário s de outras Instituições (EEB) Cadastrados 11 Estagiários do MP-SP (EST) 35 Estudantes da ESMP-SP (ESMP) 27 Funcionários do MP-SP (FUNC) 178 Membros do MP-SP (PJ) 2568 Total de usuários ativos 2819 Obs.: Em 2013 o serviço de empréstimo foi ampliado para servidores, estagiários, professores e estudantes da ESMP. Usuários Cadastrados 1% 1%1% 6% 91% EEB EST ESMP FUNC Membros (PJ) 5. ATIVIDADES DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO Setor de Processamento Técnico tem a função de analisar, sintetizar e descrever todos os tipos de documentos, para fins de disseminação e recuperação da informação AQUISIÇÃO DE LIVROS E PERIÓDICOS AQUISIÇÃO Aquisição Quantidade Livro Compra 0 Livro - Doação 189 Peri Compra 461 Peri - Doação Obs.: Em 2012 e 2013 não foram concretizados os processos de compra de livros. Livro Compra Livro - Doação Peri Compra Peri - Doação 7

9 AQUISIÇÃO TABELA COMPARATIVA 2010 a 2013 Aquisição de Livros a 2013 Livros Compra Livros Doação Ano Livros Compra Livros Doação Obs.: Em 2012 e 2013 não foram concretizados os processos de compra de livros Ano Periódicos Compra Periódicos Doação Aquisição de Periódicos a 2013 Periódicos Compra Periódicos Doação Obs.: Os dados representados referem-se a títulos novos PROCESSAMENTO TÉCNICO DE LIVROS Processamento Técnico Livros 2013 Processam ento Catalogação 1489 Classificação 1021 Indexação 690 Digitação 2444 Correção no PHL 8625 Pesquisa (catálogos 4077 nacionais e internacionais) Catalogação Classificação Indexação Digitação Correção no PHL Pesquisa 22% 8% 6% 4% 13% 47% Obs.: Os dados representados nos dois últimos itens referem-se as atividades executadas em função do fechamento da dos Procuradores. 8

10 5.3. PROCESSAMENTO TÉCNICO DE PERIÓDICOS Processamento Técnico de Periódicos 2013 Fascículos Compra (Renovação) 461 Doação / Permuta 356 Fascículos Compra (Renovação) Doação / Permuta 44% 56% Cadastramento no Sistema PHL Periódicos 2013 Fascículos Revistas Recebidas 356 Revistas Cadastradas % Recebidos Cadastrados 54% 5.4. PROCESSAMENTO TECNICO DA LEGISLAÇÃO (Normas do MP-SP) Normas do MP-SP Quantidade Seleção e Digitalização 532 Cadastramento 465 Normas do MP-SP Seleção e Digitalização Cadastramento 47% 53% Acervo Total disponível para consulta no Sistema PHL com acesso a integra Legislação Normas do MP-SP Tipo de Norma Legislação Normas do MP-SP Atos 2874 Avisos 1221 Normas DG/MP 171 Legislação 108 Desp./Port. PGJ % 4% 2% 4% 63% Atos Avisos Normas DG/MP Legislação Desp./Port. PGJ 9

11 5.5. DESATIVAÇÃO DO ACERVO DA BIBLIOTECA DOS PROCURADORES A dos Procuradores, situada na Rua Manoel da Nóbrega, n.º 242, Paraíso São Paulo/SP foi desativada em abr./2013. Seu acervo bibliográfico foi transferido para Central, Setorial, da ESMP e parte disponibilizada para doação. Destinação do Acervo da dos Procuradores (BPROC) Destinação do Acervo da dos Procuradores Acervo Central (BCS) 122 Setorial (BGGN) 119 da ESMP (ESMP) 482 Doação interna (DOAÇÃO) 594 Disponível para doação externa (OUTROS) 886 Destinação do Acervo da BPROC Acervo para Doação 6% 5% 40% 27% 22% BCS BGGN ESMP DOAÇÃO 40% 60% Doados Disponível DOAÇÃO CORREÇÕES DA TRANSFERÊNCIA DO ACERVO DA BIBLIOTECA DOS PROCURADORES O Setor realizou correção de registros no PHL e rotinas técnicas, a partir das obras selecionadas para transferência às s: Central, Setorial, ESMP e outras Instituições. Correção da Transferência do Acervo Correção de Registros Atividades Correção de registros no PHL e rotinas técnicas Central Correção de registros no PHL e rotinas técnicas Setorial Correção de registros no PHL e rotinas técnicas da ESMP Correção de registros no PHL e rotinas técnicas - Diversos Quant Central 3663 Setorial 3288 da ESMP 5300 Diversos 5.7 DOAÇÃO DO ACERVO DE DUPLICATAS A equipe realizou no período de ago./2012 a out./2013 a aplicação de procedimentos definidos na 1ª etapa de doação e descarte (Política de Desenvolvimento de Coleções) nos acervos de duplicadas acumulados nas três bibliotecas da Instituição. O gráfico abaixo representa o resultado do processo de doação, com os principais dados do acervo, quantidade de itens doados e disponíveis. A Etapa de divulgação dos itens foi realizada em 4 fases, conforme tabela abaixo: 10

12 FASE PERIÓDO DIVULGAÇÃO 1ª Fase 15/4 a 24/5/2013 s Públicas, Comunitárias e Jurídicas de São Paulo. 2ª Fase 15/4 a 17/06/2013 da ESMP 3ª Fase 17/06 a 30/06/2013 Membros, Servidores e Estagiários do MP-SP (Aviso nº 322/2013) 4ª Fase 25/07 a 26/08/2013 Membros, Servidores e Estagiários do MP-SP (Aviso nº 431/2013) Os procedimentos e rotinas foram aplicados nos acervos das s: Central César Salgado, e nas Setoriais dos Procuradores (extinta em abril de 2013) e Gabriel Gabriel Neto e o resultado das doações estão representadas abaixo: Acervo Itens Doados Disponível Membros Servidores Estagiários ESMP Outros Doação Itens Doados Itens Disponíveis 2% 36% 31% 31% Membros Servidores ESMP Outros 65% 35% Doados Disponíveis 6. ATIVIDADES DO SETOR DE DIVULGAÇÃO As atividades desenvolvidas são voltadas para elaboração e divulgação de produtos e serviços, que são fundamentais para os usuários de uma biblioteca especializada. O Boletim IJC é um dos produtos que divulga publicações recentemente incorporadas ao acervo Digitalização de Capas, Sumários e Artigos para divulgação Digitalização 2013 Digitalização Capas e Sumários 1246 Revista Justitia 40 Capas e Sumários 1246 Revista Justitia Capas e Sumários 40 Revista Justitia 11

13 6.2 Boletim IJC Boletim IJC Montagem de arquivos html 140 Inserção de capas e sumários no Portal 134 Inserção de arquivos no Portal 48 Disseminação Seletiva da Informação - DSI Boletim IJC Arquivos HTML Capas e Sumários Arquivos no Portal DSI 7. NECESSIDADES E PROPOSTAS RECURSOS HUMANOS: Contratação de profissionais com formação na área de biblioteconomia e ciência da informação; e oficiais e auxiliares para compor a equipe. AQUISIÇÃO DE LIVROS: Investimento semestral na atualização dos acervos de livros e periódicos. IMPLANTAR O SETOR DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES: Setor responsável pela gestão do acervo bibliográfico (seleção, aquisição, desbastes e descarte) com o objetivo de manter as coleções que compõem o acervo atualizado, equilibrado e que atenda as finalidades da biblioteca. ESPAÇO FÍSICO: Ampliar o espaço para implantação do Setor de Desenvolvimento de Coleções e reestruturação do Setor de Processamento Técnico, com espaços diferenciados para recebimento, análise, seleção e tratamento técnico do material bibliográfico, bem como o restauro e remessas. 12