SPED Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos. 1º Ten Cristina 7º CTA

Transcrição

1 1º Ten Cristina 7º CTA

2 Objetivo Apresentar o - SPED e demostrar as principais funcionalidades do sistema para usuários convencional e protocolista. 2

3 1. Introdução 2. Aspectos do sistema; 3. Tipos de usuário; 4. Visão Geral - Usuário Convencional; 5. Visão Geral - Usuário Protocolista; 6. Novidades referente última versão. 7. Conclusão 3

4 Mudança! 4

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6 O (SPED), módulo integrante do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística e Documental do Exército (SIGADEx), é desenvolvido pelo Centro de Desenvolvimento de Sistemas (CDS) localizado no Quartel General do Exército em Brasília. A Força Aérea Brasileira também desenvolve projeto semelhante, conhecido como SIGADAer, sendo parceira do Exército neste projeto. O SPED é uma aplicação Web que contempla o controle de protocolo e a elaboração de documentos das Organizações Militares do Exército Brasileiro. Ele foi concebido para oferecer maior organização dos documentos, garantir a padronização e facilitar o trâmite interno dos documentos, para cada OM em que a solução for utilizada. 6

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8 2. Aspectos do Sistema 8

9 Concepção corporativa. Não incorpora particularidades de OM. Rastreabilidade (Despachos/Encaminhamentos). Fácil uso e instalação. Sem ônus para a OM/EB. Elaboração de documentos interna (editor interno). Alinhado com as EB10-IG Ofício, DIEx e DIEx simplificado. NUD/NUP (possibilita também reserva de NUD/NUP). Controle do ciclo documental. 9

10 Criação de documento resposta. Delegação de contas. Múltiplas contas por usuário. Elaboração colaborativa. Impede assinatura indevida. Relatórios gerenciais. Racionalização de documentos. Sustentabilidade Ambiental. O usuário participa do desenvolvimento. Relatório de erros Sistema lançado... aperfeiçoado... lançado 10

11 Estrutura de suporte ao usuário Nível ZERO Manual do SPED 1 Nível: Administrador da OM. 2 Nível: CT/CTA. No 7º CTA a ocorrência deverá ser aberta na Seção de Atendimento ao Usuário (SAU) /7740 Ritex Nível: Site de Suporte: Downloads de versões e atualizações. Perguntas Frequentes. Tutoriais. Site de demonstração: 11

12 3. Tipos de Usuário 12

13 Administrador Instala, Realiza backup e Configura parâmetros. Realiza cadastros(pessoas, Contas, Seções...). Cadastra o workflow (fluxos específico do documento). Não troca documentos. Convencional Troca Documentos. Cria, Encaminha, Edita, Exclui, Imprime e Anexa documentos. Por permissão pode ainda: Aprovar, Despachar e Arquivar. Protocolista Expede documentos para fora da OM via EBNet. Dá entrada em documentos vindos de fora da OM. Não troca documentos. 13

14 4. Visão Geral Usuário Convencional 14

15 DICAS IMPORTANTES: Ler o manual do SPED; Acessar o site No item Perguntas Frequentes consolidação das respostas para dúvidas/problemas encontrados e soluções. Se desejar informar erros ocorridos ou esclarecer dúvidas (Instalação, Suporte Técnico, Operação, etc) sobre o SPED, ABRA um PEDIDO DE SUPORTE no site (neste caso o usuário necessita estar cadastrado). Acessar o site para demonstrar e testar o sistema; O SPED deve ser acessado no navegador Mozilla Firefox que pode ser instalado em SO Windows/Linux; e Incentivar o uso do SPED, o sistema é simples e prático. 15

16 Boas Práticas: Trâmite de Documentos Elaborar o workflow primeiramente de acordo com o organograma da OM e depois adicionar particularidades; Fluxos de documentos diferentes devem ser mapeados e cadastrados caso a caso (quem envia?, quem despacha?, quem imprime?...); Para enviar, encaminhar e despachar documentos, as contas enxergam apenas as outras contas da mesma seção; 16

17 Boas Práticas: Trâmite de Documentos Reforçando: não misturar permissões, lembre-se que contas de auditória concede ao usuário permissão para pesquisar todos os documentos, mesmo os que não fizeram parte de seu fluxo documental. Uma conta com essa permissão não pode assinar/protocolar documentos, sendo assim, é sugerido que uma pessoa associada a conta com a permissão "Perfil Auditor", seja associada também a outra conta sem esta permissão; 17

18 Boas Práticas: Trâmite de Documentos Observar necessidades do usuário: Delegar, Férias, Curso, Substituição Temporária, e outros se existir; O documento deve ser aberto enquanto estiver tramitando para que o próximo passo (ex. Despachar/Encaminhar) seja efetuado com sucesso; Relatórios: Pendências (com permissão) e Minhas Pendências. Mostrar a importância desse acompanhamento principalmente para a chefia acompanhar as tarefas da equipe. 18

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20 Mudanças na IG O que mudou no SPED 20

21 NUP/NUD Mesma sequência, se atribuído a um processo(nup), a um documento(nud) SPED NUP Número Único de Processo NUD Número Único de Documento O SPED passa a controlar a geração de NUP/NUD dentro da OM Nos documentos antigos o NUD é mostrado apenas na tela Detalhes do Documento Possibilidade de Reservar NUP/NUD em casos específicos Numerar processo Documentos sigilosos 21

22 I - NUP/NUD toda correspondência oficial, interna e externa, do Exército Brasileiro deve tramitar com número de protocolo NUP/NUD, sendo de responsabilidade da OM que confecciona a correspondência oficial a colocação do seu número de protocolo. Os documentos de quaisquer procedências, quando recebidos sem o número de protocolo, deverão ser numerados dentro da série dessa organização, no ato do recebimento, não cabendo nova numeração em caso de remessa a outra organização. Art

23 Art. 68. Documentos de correspondência destinados para ESCLARECIMENTO E/OU RECONHECIMENTO: I PROCESSO são documentos ou conjunto de documentos correlatos necessários ao esclarecimento de uma questão que exige estudos mais detalhados, bem como procedimentos específicos expressados por despachos, pareceres técnicos e outros que serão incluídos em sua composição, sendo identificados pelo NUP, observadas as determinações do MD, conforme previsto na Portaria Normativa nº 1086/MD, de 08 SET 05...; Documentos que recebem NUP/NUD: DIEx - ata (exceto quando lavrada em livro próprio), declaração, nota do comandante do exército, requerimento, encaminhamento, fax, memorando, mensagem direta, parte, remessa e 23 restituição. Ver INSTRUÇÕES GERAIS PARA A CORRESPONDÊNCIA DO EXÉRCITO EB 10-IG

24 DIEx (Documento Interno do Exército) Documento (Extraído da IG ANO 2011) É um documento de correspondência destinado para a CIRCULAÇÃO INTERNA ao Exército. O DIEx substitui os seguintes documentos que constavam nas antigas IG 10-42: encaminhamento, fax, memorando, mensagem direta, ofício interno, parte, remessa e restituição. Tipos: DIEx - Documento Interno do Exército; DIEx simplificado - Sem o timbre (para circulação interna); Ofício - Externo ao EB 24

25 Exportar (PDF para impressão e assinatura) Muito Importante! NUP/NUD para os documentos antigos só aparece na tela Detalhes do Documento Enviar ao(s) Destinatário(s) para documentos não encaminhados automaticamente 25

26 Compartilhando conhecimento! 26

27 5. Visão Geral Usuário Protocolista 27

28 Uma conta do tipo protocolista não redige documentos no SPED; Se necessitar de ser auditor ou outro tipo de conta, abrir uma conta para cada necessidade; O SPED permite ao protocolista visualizar todos os documentos protocolados no sistema em ordem do mais recente até o mais antigo, criando assim um livro de protocolo. São listados todos os documentos, tanto os criados pela OM, quanto os recebidos de outra OM; O protocolista deve inserir os dados do documento recebido e anexar seu(s) arquivo(s) e anexo(s) (quando incluir mais de um arquivo o protocolista deve informar qual o principal). Após protocolado, encaminhar o documento para seu(s) destinatário(s); 28

29 Todos os documentos criados no SPED que tenham um destinatário externo à OM são listados para os usuários do tipo protocolista para que este possa expedi-los registrando essa ação no sistema. OBS: A integração entre SPEDs ainda não está pronta, portanto toda expedição será registrada no sistema como sendo por meio físico; Os possíveis Destinatários Externos devem ser cadastrados no SPED para que o usuário, ao redigir um documento, possa selecioná-los. Administradores e protocolistas possuem permissão para cadastrar Destinatário Externo. 29

30 6. Novidades referente última versão 30

31 Foi criado o botão "Enviar ao(s) Destinatário(s)", na tela de Detalhes do documento, para ser usado nos documentos que o usuário optou por não enviar automaticamente. Esse botão envia o documento aos seus respectivos destinatários (protocolista e/ou destinatários internos). Foi incluída a funcionalidade de Listar NUP/NUD dos documentos antigos (IG 10-42). Esse NUD aparece na tela de Detalhes do documento (somente!) Foram acrescidas as permissões para os novos documentos (DIEx, DIEx Simplificado e Ofício), na tela de Cadastro de contas. Foi acrescida a possibilidade de alterar a numeração corrente dos novos documentos (IG EB10-IG ), na tela de Cadastro de seção. Foi incluído o DIEx Simplificado. Os anexos e referências exibem, automaticamente, a numeração conforme previsto nas IG EB10-IG Foram adicionados novos documentos ao campo Tipo de documento, na tela de Protocolar Documento Externo (para o protocolista), na Tela de Pesquisa e na Tela de Inserir Documento Externo (para todos os usuários). 31

32 Foi permitido ao protocolista abrir os anexos dos documentos que foram inseridos no sistema por um usuário comum. O DIEx já coloca como padrão, automaticamente, a expressão "Ao Sr", na escolha do destinatário. O protocolista pode, agora, pesquisar os documentos que entraram e saíram da OM. Agora, o sistema gera automaticamente - para a impressão em PDF - os rodapés dos documentos com mais de uma folha, seguindo o padrão das IG EB10-IG A impressão dos novos documentos (IG EB10-IG ) deverá ser feita usando a funcionalidade "PDF para impressão e assinatura", na tela de Detalhes do Documento. Essa impressão foi dimensionada para atender às margens e espaçamentos das novas IG. Ressaltamos que a impressão via HTML não está obedencendo aos padrões de impressão (obedece apenas aos padrões visuais) e não deve ser usada para imprimir em papel. 32

33 Foram corrigidos, ainda, os seguintes problemas: Aprovação de documentos direto na caixa "Em Elaboração". Funcionalidade de anular despachos. Posicionamento dos dados do destinatário externo, no Ofício. A digitação do usuário externo no documento impedia que o documento fosse protocolado. O NUD não era exibido no DIEx, após ser protocolado. 33

34 Conclusão Unir-se é um bom começo, manter a união é um progresso, e trabalhar em conjunto é a vitória. Henry Ford 34