SIG ApexBrasil Título da apresentação Gestão de Projetos MAIO 2010

Transcrição

1 SIG ApexBrasil Título da apresentação Gestão de Projetos MAIO 2010

2 Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos

3 Planejamento Dados Gerais Estratégia Cronograma Orçamento Documentos Análise de mérito Apresentação e Análise Aprovação Assinatura do convênio

4 Execução e Monitoramento Progresso físico Acompanhamento do cronograma do projeto Ferramenta gerencial Análise de tendência (valor agregado) A conclusão da ação depende da conclusão dos marcos críticos. A conclusão das ações impacta o fluxo de caixa do projeto. Gestão financeira Gestão de Mudanças

5 Acompanhamento do progresso físico do cronograma

6 Registrar data de conclusão das atividades

7 Execução e Monitoramento Progresso físico Gestão financeira Lançamento de pagamentos e reembolsos Inicialmente, a cada item orçamentário da memória de cálculo corresponde uma linha na tela de lançamentos. Um lançamento paga vários itens orçamentários Vários lançamentos quitam um item orçamentário Reembolso lançamento com valor negativo Lançar com qual freqüência? Campo credor de digitação livre. Inserção de documentos comprobatórios Visualização. Gestão de Mudanças

8 Preencher dados dos pagamentos efetuados Podem ser anexados vários documentos Anexar Notas Fiscais, Recibos e Contratos de Câmbio

9 Execução e Monitoramento Progresso físico Gestão financeira Gestão de Mudanças Propor e justificar mudanças Submeter à cadeia de aprovação Permite desfazer antes de enviar. Pode-se encaminhar agrupando alterações, individualmente ou parcialmente Vários níveis de aprovação. Pode-se aprovar ou reprovar parte dentro da mesma análise. Histórico Consulta todas as mudanças independentemente da decisão final (aprovada, rejeitada, com necessidade de ajuste).

10 A mudança surge com uma alteração qualquer no planejamento original, por exemplo: ao cancelar uma ação.

11 Pode-se agrupar várias alterações numa única mudança Preencha a justificativa da mudança e envie para análise

12 Lista de alterações para análise com identificação de data e usuário Cada item deve ser avaliado O sistema traz todos os pareceres anteriores

13 Todas as mudanças que geram fluxo de aprovação ficam registradas aqui Cada mudança fica com o registro do status final além do antes e depois da alteração

14 Gestão de Mudanças Operações Alterações em Tarefas, Marcos Críticos, Documentos Anexos; Alteração de NCM da ação; Alteração de dados de eventos; Inclusão de participante de evento. Alteração no Comitê Gestor; Incluir ou excluir participantes do projeto; Mudança de data de ação; Inclusão ou exclusão de mercado alvo; Alteração de meta; Inclusão de ação que não implique aumento de orçamento; Cancelamento de ação; Alteração no prazo do projeto. Mudanças que aumentem o custo do projeto; Aumento do orçamento de itens já lançados; Inclusão de novos itens orçamentários; Inclusão de ações; Não se aplica Entidade Aprovação Unidade de Projetos Apex Diretoria

15 Avaliação e Encerramento Avaliação de ação Avaliação das ações. Cada tipo de ação tem um tipo de relatório de avaliação. Foco nas informações relevantes. Guia para aprimoramento de ações e projetos futuros. Indicar empresas que efetivamente participaram. Permite inserção de imagens, folders, etc., para registro do evento. Prestação de contas Encerramento do convênio

16 Avaliação da Ação PASSO 1 Avaliação dos negócios / contatos realizados, prospectados, caso tenham ocorrido. Inserção das imagens do evento.

17 Avaliação da Ação PASSO 2 Avaliação geral da ação com foco na qualidade da gestão, relacionamento com as empresas, outros participantes e lições aprendidas.

18 Avaliação da Ação PASSO 3 Indicar, dentre as empresas previstas, quais realmente participaram.

19 Avaliação e Encerramento Avaliação de ação Prestação de contas Composição da parcela Seleciona lançamentos e período coberto pela prestação Relatórios técnicos e de execução física Campos texto para justificativas e explicações Relatório financeiro Serve para visualização e confronto os saldos da conta com as execuções financeiras Previsto x realizado Andamento financeiro do projeto e controle do saldo orçamentário Parecer Workflow de aprovação de contas análoga à aprovação dos projetos Mapas Mapas 1 a 4 já conhecidos Encerramento do convênio

20 PASSO 1 Composição da Parcela Selecionar o período da prestação de contas Escolher os lançamentos que não fazem parte da prestação de contas e excluir do pacote Próxima guia

21 PASSO 2 Relatório Técnico Os relatórios técnicos das ações são consolidados. Preencha o relatório técnico resumo da parcela Próxima guia

22 PASSO 3 Balanço Financeiro Preencher os campos para digitação

23 PASSO 3 Balanço Financeiro Acrescentar informações relevantes sobre esta prestação de contas

24 PASSO 3 Balanço Financeiro Anexar extratos

25 PASSO 3 Balanço Financeiro Enviar para aprovação ou salvar para completar posteriormente

26 Avaliação e Encerramento Avaliação de ação Prestação de contas Encerramento do convênio Similar à prestação de contas. Última etapa do projeto. Libera o sistema para execução de outro projeto com a mesma entidade

27 Avaliação e Encerramento Avaliação de ação Prestação de contas Encerramento do convênio Unidade de Planejamento planejamento@apexbrasil.com.br