GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS: criação de um banco informações e imagens no Arquivo Permanente da UNICAMP

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1 BARBIERI, Cristina Correia Dias; INNARELLI, Humberto Celeste; MARTINS, Neire do Rossio. Gerenciamento eletrônico de documentos: criação de um banco de informações e imagens no Arquivo Permanente da UNICAMP. In: CONGRESSO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS BIBLIOTECAS CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E MUSEUS,1.,2002. Textos... São Paulo: Imprensa Oficial, p GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS: criação de um banco informações e imagens no Arquivo Permanente da UNICAMP RESUMO BARBIERI, Cristina Correia Dias INNARELLI, Humberto Celeste MARTINS, Neire do Rossio Objetivos: apresentar as experiências para a criação de um sistema de captura e recuperação de imagens digitais de documentos do acervo do Arquivo Permanente da Unicamp, em projeto piloto com fotografias, que visa melhorar as condições de conservação de documentos fotográficos originais, desenvolver tecnologia e métodos de recuperação e disposição eletrônica de imagens e informações. Palavras-chave: Arquivo Permanente, Tecnologia da Informação, Fotografia, Gerenciamento Eletrônico de Imagem, Preservação de Documentos. ABSTRACTS The present work gathers the experiences to create a system able to capture and restore digital images of documents held by the Definitive Archive of the Central Archive that belongs to the State University of Campinas. The goal of this pilot project is to provide better conditions of conservation of the unique picture-documents and develope technology and methods to restore and make the images available in an digital manner. Key words: Archives, Information Science; Information Technologies, Photograph, Preservation Procedimentos metodológicos: planejamento para a obtenção de requisitos conceituais, técnicos e de recursos para os programa de descrição e do sistema/informatização através da formação de grupo interdisciplinar de trabalho; estudo e desenvolvimento do sistema de dados e de captura de imagens e inserção de dados descritivos; Implementação do sistema piloto com documentos fotográficos, com a participação de usuários, através de apresentação pública. Resultados obtidos e conclusões: foram reformuladas as descrições de 1200 imagens fotográficas do acervo de documentos permanentes do Arquivo Central da Unicamp, tendo como base a identificação específica de cada item, a partir de informações obtidas através de jornais e

2 entrevistas com pessoas envolvidas no contexto dos fundos e coleções. As informações sobre as imagens foram registradas em banco de dados informatizado, preparado de acordo com planilhas baseadas na norma ISAD(G) 1. As imagens foram reproduzidas em meio digital e armazenadas em diretórios específicos, as quais estão relacionados ao banco de dados. O sistema permite a busca eletrônica de dados e imagem. O trabalho interdisciplinar favoreceu a preparação do sistema informatizado e a otimização dos procedimentos técnicos e operacionais da área de processamento de fotografias. I. INTRODUÇÃO As mudanças do mundo moderno impulsionadas, principalmente pelo impacto dos avanços tecnológicos, influenciaram decisivamente os conceitos de informação e documentação, nos arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus. Provocaram uma alteração radical nos paradigmas em que os mesmos se moviam, que não encontram-se mais centralizados nos dados (coleta, transmissão, análise e apresentação), mas sim na definição do armazenamento da documentação e no significado da informação e no seu propósito. A utilização destes avanços tecnológicos, representados pelo uso de computadores isolados ou integrados em redes, com transmissão de dados em alta velocidade, sistemas gerenciadores de banco de dados, armazenamento digital, etc., possibilitaram o acesso instantâneo à informação e a documentação. Atingido diretamente por esta nova revolução, o Arquivo Permanente do Arquivo Central da Unicamp, que compreende um acervo composto por 181 conjuntos documentais, sendo 119 abertos, os serviços de atendimento a usuários, levantamentos históricos, exposições analógicas e virtuais, entre outros, sentiu a necessidade de passar por um acelerado processo de modernização. A conservação e a preservação da documentação e o suporte ao ensino e à pesquisa, até então proporcionado pelo atendimento convencional tornava-se limitado e inadequado para o atendimento e necessidades, diante dos novos produtos e serviços gerados. Diante do estágio em que se encontrava, foi formada uma equipe técnica interdisciplinar compreendida por profissionais que atuam no tratamento dos documentos e na informática para estudar e implementar alternativas eletrônicas e digitais que otimizassem os processos de trabalho do Arquivo Permanente e a disposição de seus instrumentos de pesquisa, bem como de meios de reprodução digital de documentos para fins de preservação de originais. Foi então definida a estratégia de modernização do atendimento, armazenamento e acesso aos documentos, com recursos de inovação tecnológica para, inclusive, dar suporte à consulta a distância cuja demanda começava a surgir na instituição. 1 Norma Geral de Descrição de Arquivística, que estabelece diretrizes gerais para preparação de descrições de documentos de arquivo visando: Assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas; Facilitar a recuperação e a troca de informações sobre documentos arquivísticos; Possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade e Tornar possível a integração de descrições de diferentes arquivos num sistema unificado de informação. ISAD(G) Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística p. 11

3 É consenso na arquivologia que os instrumentos de pesquisa precisam ser produzidos e divulgados, considerando-se que "a massa de informações contidas em um arquivo só tem utilidade quando instrumentos de pesquisa que permitam o acesso a ela sejam difundidos junto aos usuários" - (M. Baudot, citado por Bellotto, H. p.108) Diagnosticadas as necessidades, a equipe resolveu desenvolver um projeto que contemplasse inicialmente o acervo fotográfico do Arquivo Permanente, que se apresentou mais crítico, sob o ponto de vista da preservação e disposição como suporte de ensino e pesquisa. Optou também por estudar e desenvolver um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que atendesse às finalidades propostas. Dentro desse contexto institucional em 1998, o Arquivo Central apresentou a Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo o projeto intitulado: Acervo Fotográfico do Arquivo Central da Unicamp: recuperação e reprodução eletrônica de imagens. Com recursos institucionais e materiais foi possível desenvolver um sistema, denominado "Banco de Imagens e Informações de Documentos da Unicamp", implementado como piloto de automação e gerenciamento eletrônico de documentos fotográficos e serve de base de estudos para a implementação do tratamento e automação de outras espécies documentais, que integram o acervo do Arquivo Permanente do Arquivo Central da Unicamp. Este trabalho pretende apresentar aspectos do desenvolvimento do Sistema Banco de Imagens, sua estrutura e potencial de utilização a partir da implementação do piloto, cujo objetivo foi o de integrar as novas tecnologias da informática com as atribuições gerais dos arquivos processamento, preservação, disposição e acesso a documentação. 2. MÉTODO 2.1Caracterização da Instituição O Arquivo Permanente é um órgão integrante do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp) e está subordinado ao Arquivo Central, órgão de coordenação do Sistema. Custodia o acervo de documentos permanentes oriundos do cumprimento das atividades dos órgãos que compõem a Unicamp. São documentos com valores intrínsecos de prova, testemunho e com conteúdo informativo para a pesquisa social e científica. O Arquivo gerencia os recolhimentos, a organização e o acesso de informações sobre o acervo documental, por meio de instrumentos de pesquisas, impressos ou informatizados. Apoia, entre outras atribuições, as Unidades no levantamento de informações retrospectivas e exposições documentais históricas. Os usuários do Arquivo Permanente são estudantes de graduação e de pós-graduação, docentes e funcionários da Universidade e pesquisadores de outras instituições do Brasil e do exterior. 2.2 O Acervo Documental A documentação reunida e recolhida desde 1983, retrata em sua grande abrangência, a criação, a instalação e o desenvolvimento da Universidade a partir da década de 50, a contar do Conselho de Entidades ( ) órgão da comunidade de Campinas que desencadeou o movimento pró-criação da Faculdade de Medicina e que deu origem à Universidade; da

4 Comissão Organizadora da UNICAMP (1965); do Arquivo de Zeferino Vaz ( ) até o presente. Os fundos e grupos documentais representam as Unidades e Órgãos da Universidade e a tipologia e os gêneros documentais variam de acordo com as competências e atividades realizadas. O Acervo constituído por documentos de 156 Órgãos da Universidade, sendo 48 conjuntos fechados e 108 abertos e por 5 Fundos de Documentos Pessoais. Embora a grande maioria dos documentos representem o gênero textual, os documentos fotográficos, cerca de 60 mil, mereceram a atenção especial neste projeto dada as características especiais de conservação, descrição e acesso. O conjunto de imagens compreendem as dataslimite de 1922 a 2001 e são integrantes dos fundos institucionais e pessoais. As imagens são acessadas in loco, por instrumentos de pesquisa produzidos em editor de texto e originalmente descritas em fichas manuais, na sua maioria, levando-se em consideração os conjuntos e seus contextos de produção e recolhimento. 2.3 Desenvolvimento do Sistema Banco de Imagens e Informações Desenvolver uma ferramenta capaz de aliar imagem, conteúdo, acesso local e remoto e possibilidade de reprodução dos documentos; assegurar condições ideais de armazenamento e minimizar o acesso à documentação original foram as premissas básicas adotadas para o desenvolvimento do Sistema Etapas do Desenvolvimento Formação de equipe Levantamentos de requisitos técnicos e operacionais/funcionais Preparação de plano de reprodução e descrição Planejamento de desenvolvimento Implantação de sistema piloto Apresentação e validação pelos usuários Avaliação do sistema-piloto A equipe e as ferramentas Foi formada por profissionais de arquivo e analistas de sistema do próprio Arquivo Central e também do Centro de Computação da Universidade 2. A princípio estudou-se a possibilidade de se adquirir ferramentas e tecnologia já existente no mercado. Após análise de algumas ferramentas percebeu-se o alto custo e a necessidade de muitas adaptações aos requisitos funcionais levantados. Optou-se então pelo desenvolvimento 2 Fábio Mengue Rubens Queiroz de Almeida

5 de um sistema próprio, cujos pontos: custo baixo, banco de dados e de recuperação amigáveis com facilidade de migração, consultas pela Web foram fundamentais. Premissas Consideradas Aproveitar as informações constantes nas fichas de descrição; Utilizar sistema eletrônico para registrar o recebimento, as condições de conservação e as descrição de fotografias; Reproduzir, por meio digital, imagens fotográficas de segunda geração ou reprodução; Revisar as descrições das fotografias tendo em vista o meio a serem dispostas; Utilizar normas ISAD(G) para preparação de plano de descrição 1 ; Apresentar imagens em WEB; Otimizar sistema de busca utilizando palavras do texto (planilhas) e/ou coordenadas por indexação e Permitir requisições e atendimento a usuários, on line. 3. RESULTADOS 3.1 O Sistema Banco de Imagens e Informações de Documentos O Banco foi desenvolvido em aproximadamente 2 anos, entre estudos, desenvolvimento e implantação do sistema piloto. Teve seu lançamento em Web e posteriormente no evento de "Calouros" da Unicamp, no saguão do Restaurante Universitário. Depois da apresentação do sistema foram observadas e incorporadas as sugestões de melhoria fornecidas pelos usuários. O Sistema está assim estruturado: a) Ambiente Geral: foi todo construído com sistemas e ferramentas gratuitas, esta opção de desenvolvimento leva em consideração a redução de custos e a compatibilidade com a ferramenta de desenvolvimento, além de possibilitar o funcionamento de todo sistema em WEB. O ambiente do Banco de Imagens é constituído da seguinte forma: 1. Servidor dotado de: Sistema Operacional Conectiva Linux Servidor WWW Apache Linguagem de programação Python Banco de Dados Proprietário da Linguagem Python Programas Linguagem Python Construção de páginas estáticas HTML e Netscape Composer 2. Estação de manutenção e alimentação de dados Microcomputador com um browser instalado 3. Estação de desenvolvimento dotado de: Browser WSFTP

6 SSH Python Qualquer editor de texto b) Ferramenta de desenvolvimento e programação: a linguagem de programação utilizada no desenvolvimento do sistema, foi o Python. Esta linguagem foi escolhida por estar disponível gratuitamente, por possuir facilidades de desenvolvimento para WEB e por indicação do pessoal técnico 2 do Centro de Computação da Unicamp, que desenvolveu a primeira aplicação simplificada do Banco de Imagens, a partir de uma planilha. Apesar do Python ser uma linguagem recente, foi possível estudá-la com o material disponível na Internet, com alguns códigos prontos e com um grupo de discussão bastante funcional. Todas as páginas e aplicações dinâmicas geradas pelo banco de imagens, foram programadas linha a linha, utilizando editor de texto em qualquer ambiente e quando prontas, são testadas e enviadas via FTP ao servidor principal do banco. O ambiente de produção é o servidor principal do Banco de Imagens e os programas e páginas desenvolvidas são testadas nos Browser s disponíveis do equipamento de desenvolvimento. c) Hardware utilizado: o Banco de Imagens não exigiu grandes investimentos em hardware, pois é um sistema leve e não requer muito processamento, apesar de trabalhar com imagens. 1. Servidor principal do banco de imagens seguiu a seguinte configuração: Pentium III 450 MHz Memória RAM 128 MB Winchester 10 GB Drive 3 ½ CDROM 40X Monitor Teclado Mouse 2. Estação de manutenção e alimentação de dados é um microcomputador com configuração mínima de um 486 DX. 3. Estação de desenvolvimento Pentium MMX 233 MHz Memória RAM 64 MB Winchester 3 GB Drive 3 ½ CDROM 4X Monitor Teclado Mouse 4. Gravador de CD

7 5. Escaner de alta resolução e versatilidade para multiformatos, capaz de capturar opacos, transparências, filmes e slides. d) Banco de Dados: o banco de dados utilizado no desenvolvimento do Banco de Imagens é proprietário da linguagem, a qual controla todos os procedimentos e acesso ao banco. Apesar de ter utilizado o banco de dados proprietário, o Python permite o uso de outros gerenciadores de bancos de dados. e) Mecanismos de busca: os mecanismos de busca estão disponíveis no sistema e podem ser utilizados por qualquer pessoa, desde que estejam conectadas na Internet e utilizando um Browser atual. 1. Busca Simples A busca simples foi desenvolvida como ferramenta de consulta ao Banco de Imagens, dando ao usuário a opção de pesquisa em todos os campos, o de categoria e o de palavras chave. 2. Busca Total A busca completa foi desenvolvida como ferramenta de consulta ao Banco de Imagens, dando ao usuário a opção de pesquisa em qualquer campo de registro das imagens a partir de uma única palavra. 3. Busca Avançada A busca avançada foi desenvolvida como ferramenta de consulta por cruzamento de informações ao Banco de Imagens, dando ao usuário uma gama maior de informações à serem pesquisadas, a qual permitirá um retorno a partir dos campos: Número da Imagem, Fundo/Coleção, Código Fundo/Coleção, Grupo, Código grupo, Categoria, Se foto, Título, Autor, Local, Data e Cromia. 4. Resultados Após a busca, é mostrada ao usuário uma nova tela contendo o resultado da busca realizada, esta tela contem o menu principal (presente em todas as telas) e os thumbnail 3 com os seus respectivos códigos. Caso não haja imagens relacionadas a pesquisa, uma mensagem será mostrada ao usuário. Os thumbnail 3 serão os links para a imagem ampliada, estes links permitirão o acesso à imagem e à ficha técnica. f) Manutenção do Banco de Imagens: os funcionários do SIARQ que estiverem cadastrados no servidor de WEB para manutenção, terão alguns privilégios que o usuário comum não têm, estes privilégios permitirão: Busca completa de imagens Inclusão, alteração e exclusão de dados e imagens Extração de relatórios g) Sistemas de segurança: o sistema de segurança é composto pelos seguintes intens: 1. Senhas e usuários 3 Imagem de tamanho reduzido que permite uma pré-visualização da imagem

8 A segurança do sistema é totalmente baseada em senhas de acesso, as quais restringem as permissões dos usuários que efetuam a manutenção e alimentação do sistema. 2. Backup O Backup é realizado de duas formas, a primeira consiste na cópia de segurança do Banco de Dados (onde estão todas as informações e imagens) e a segunda forma é a cópia de segurança das páginas e programas do sistema. O Backup do banco de dados é feito diariamente e o Backup das páginas e programas é feito sempre que há uma mudança de versão das páginas ou programas. 3. Nobreak O servidor do banco de imagens esta ligado em um Nobreak capaz de garantir seu funcionamento por até meia hora, se a energia não for restabelecida, o Nobreak desliga automaticamente o servidor. 4. Firewall A rede do SIARQ esta protegida por um Firewall o qual permite o bloqueio de vários serviços e acessos indevidos, o Firewall é atualizado pela equipe de segurança do Centro de Computação da UNICAMP. h) Sistema de captura e tratamento de Imagens: as imagens utilizadas no banco são capturadas através de um escaner especial e do software Adobe Photoshop, o qual permite o tratamento das imagens, tanto para preservação da cópia eletrônica, quanto para a disposição em WEB. As imagens são separadas e tratadas em três grupos distintos: 1. Cópia eletrônica: esta cópia permite a utilização das imagens para fins de publicação e impressão, mantendo a compatibilidade com os padrões das gráficas e impressoras de alta resolução. Formato TIFF Resolução 400 dpi Tamanho igual ao original 2. Thumbnail: o thumbnail é uma imagem reduzida e de pequena dimensão, a qual é utilizada na Internet para a visualização dos resultados de uma pesquisa. Formato JPG Resolução 72 dpi Tamanho 63 X 90 pontos, 90 X 62 pontos ou 84 X 90 pontos 3. Marca d'água: a imagem marcada também é utilizada para a Internet, esta imagem é mostrada a partir da seleção do usuário, o qual faz a visualização através dos thumbnails. A imagem marcada tem o logotipo da UNICAMP e uma marca d água, esta característica impede a utilização das imagens para outros fins. Formato JPG

9 Resolução 72 dpi Tamanho 203 X 288 pontos, 288 X 199 pontos ou 265 X 288 pontos Características especiais marca d água e logotipo da UNICAMP i) Requisição de Imagens pela WEB: o Sistema dispõe um formulário de solicitação onde o usuário pode requisitar as imagens que desejar utilizar para fins culturais, educacionais ou científicos. Analisado o pedido as imagens são encaminhadas por , disquete, CD na resolução, tamanho e formato padrão. j) Feedback: o feedback é observado através do gerenciamento de conteúdo, que é feito através da geração de relatórios que refletem com precisão o uso do site, classifica todos os dados e integra outras informações para desenvolver um perfil dos visitantes do site e de seus comportamentos mais completo e significativo. A página principal de apresentação do Banco possui campos específicos para dúvidas, sugestões, contribuições que servirão para a melhor adequação serviço aos usuários Estrutura Informacional e de Conteúdo A estrutura informacional foi determinada a partir de uma seleção em campos da Norma ISAD(G). O formulário para descrição e entrada dos dados é composto pelas áreas: identificação (referência, código da imagem, do fundo/grupo, sub-grupo, série, dossiê); natureza dos documentos (fotografia, ilustração, texto); descrição (título, autor, local, data, cromia, resumo, notas/indexação; dados físicos (reprodução, encadernação, quantidade, dimensão, natureza, procedência); dados de conservação (necessidade de restauração, legibilidade); informações sobre uso (restrições, exposições, publicações); dados de aquisição (modo, procedência, data); responsabilidade pela descrição do documento e inserção no sistema. 3.2 Seleção e Descrição de Fotografias Os fundos documentais, para o desenvolvimento do sistema-piloto, foram selecionados a partir de uma política que considerou: os usuários, o conteúdo informativo, as características intrínsecas do material, a consulta constante, a necessidade de reprodução da documentação. Além disso, para uma amostragem mais abrangente levando em conta a diversidade de conteúdo dada a natureza da documentação: Fundos Pessoais, Fundos Institucionais/Históricos; Fundos Institucionais/Contemporâneos. A descrição e a indexação das fotografias foram revisadas e demandou pesquisa em fontes complementares como: matérias de jornais, revistas, documentos textuais relacionados ao período em que se relacionavam as imagens e entrevistas com participantes dos eventos e/ou que se encontravam nas fotografias. 3.3 Utilização do Sistema

10 Os usuários do Banco de Imagens são tanto internos (técnicos, bolsistas, estagiários, pesquisadores e estudantes) como externo (pesquisadores de outras instituições, jornalistas, cidadão comum). Os beneficiários potenciais são todos os usuários dos sistemas de informações da UNICAMP. 4.CONCLUSÃO O gerenciamento eletrônico de documentos tem se tornado tema atual de muitos eventos da área da tecnologia da informação e sido apresentado como solução para os problemas de disposição e busca de informações em arquivos, bibliotecas e centros de documentação. Porém, os gestores de informação tem sentido dificuldade de implementação de tecnologias que atendam completamente os requisitos exigidos pelo processamento da informação tendo em vista o atendimento a usuários. De maneira geral, nessa experiência pudemos perceber na prática as dificuldades de utilizar softwares disponíveis no mercado que atendessem as nossas expectativas tanto conceituais como computacionais. A opção do desenvolvimento de uma solução esbarrou na escassez de literatura a respeito do assunto e obrigou os profissionais a conhecer e utilizar novas ferramentas para adequá-las as necessidades apresentadas pelo Arquivo Central. O sistema piloto desenvolvido tem atendido as expectativas levantadas pelos profissionais envolvidos no que se refere aos requisitos arquivísticos: registro de dados, a conservação de originais a partir da disposição pública e otimização de pesquisa e atendimento ao usuário; e computacionais: baixo custo, facilidade de manutenção, segurança. Percebemos, através de manifestação direta durante a apresentação pública e da utilização on line, que os usuários estão satisfeitos com o novo serviço. O aspecto mais importante, ao nosso ver, foi o conhecimento adquirido pela equipe, provocado pelo desafio de desenvolver um conjunto de soluções inovadoras na área da tecnologia da informação. As etapas seguintes serão a de estudar a adequação do Sistema Banco de Imagens às normas internacionais apresentadas recentemente, à comunidade arquivística (EAD, ISAD(G)), implementá-lo em sua plenitude e transferir a tecnologia aos arquivos públicos que se interessarem em sua utilização. BIBLIOGRAFIA BELLOTTO, Heloísa Liberalli Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo, T. A. Queirós, BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Descrição sumária: solução de acesso. In: Arquivo: Boletim Histórico e Informativo. São Paulo, Arquivo do Estado, v. 9, n.2, p.65-71, jul.- dez BELLOTTO, Heloísa Liberalli, CAMARGO, Ana Maria de Almeida (coord.) Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: AAB-SP/SEC, 1996.

11 CONSELHO Internacional de Arquivos (CIA). Comissão Ad Hoc de Normas de Descrição. Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD(G)). 2ª ed. revista (versão final aprovada pelo CIA). Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, (Publicações Técnicas, 48) CONSELHO Internacional de Arquivos (CIA). Comissão Ad Hoc de Normas de Descrição. Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR(CPF). Versão final aprovada pelo CIA. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional, (Publicações Técnicas, 49) COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Os fundamentos da disciplina arquivística. Trad. Magda Bigotte de Figueiredo. Lisboa: Dom Quixote, (Nova Enciclopédia, 56) LODOLINI, Elio. El inventario y la investigación por parte del usuario del archivo. La signatura archivística. In: Archivística: principios e problemas. Madrid, ANABAD, pp FERREIRA, Sueli Maria, Novos paradigmas de informação e novos percepções de usuário. Ciência da Informação, v.2, n.3, p.243. LOPES, Luis Carlos. A arquivística e a informática: novos desafios e velhos problemas. In: A informação: questões e problemas. Niterói: EDUFF, GOMES, H.E. O indexador face às novas tecnologias da informação. Trans-informação. Campinas, v.1, n.2, p , maio/ago.1989.