Desafios para a Implementação de Processos

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1 Comando da Aeronáutica Desafios para a Implementação de Processos Alexandre V. Guimarães 2012

2 IMPLEMENTAÇÃO COLOCAÇÃO EM PRÁTICA

3 Quando o processo sai da prancheta

4 Principais Obstáculos para a Aceitação de Esforços de BPM PRINCIPAIS DESAFIOS Alta gerência não está interessada ou tem outro foco. Gerentes desejam aumento de ROI que não podemos atingir. Existem muitos esforços de mudanças competindo por atenção. Insucessos anteriores em projetos de processos. Gerentes não desejam realizar investimentos no momento. Fonte: Wolf e Harmon (2012) BP Trends

5 Fonte: CBOK (2011)

6 A implementação não deve ser o elo fraco do ciclo BPM!

7 Discussão e compreensão aprofundadas dos desafios típicos da fase de implementação

8 OBJETIVO Identificar os desafios típicos da fase de implementação de processos, com base em um caso real.

9 ROTEIRO Implementação de melhorias (processos) e de BPM Descrição do caso selecionado e do cenário O Plano de Implementação Desafios Enfrentados

10 É IMPORTANTE DISTINGUIR... O esforço de implementação de um processo melhorado.

11 ESTRATÉGIA IMPLEMENTAÇÃO DE BPM PROJETOS DE MELHORIA GESTÃO DO DIA-A-DIA GOVERNANÇA CULTURA TECNOLOGIA PESSOAS

12 ALINHAMENTO ESTRATÉGICO BPM GOVERNANÇA CULTURA VALOR CLIENTE PESSOAS CONHECIMENTO ESTRUTURA TECNOLOGIA

13 Maturidade em BPM Probabilidade de êxito na implementação de Processos

14 Caso Selecionado Processo Registro Analítico de Bens Móveis na Aeronáutica

15 Descrição Geral Registro Analítico de Bens Móveis Cadastro dos bens móveis Registros Incorporações Exclusões Transferências Reavaliações Depreciações Interação com a plataforma contábil SIAFI

16 PATRIMÔNIO MÓVEL DO COMAER

17 Armamento Aeronaves e Sistemas Equipamentos Solo Equipamentos de Proteção ao Vôo Grandes Grupos COMAER Saúde Viaturas e Eq. Construção Civil Equipamentos de TI e Comunicações Ciência e Tecnologia

18 Escritórios e Representações

19 156 Unidades Gestoras (País e Exterior) Efetivo de 71,4 mil servidores Patrimônio móvel de R$ 12,8 bi Bens em uso Bens em almoxarifados Bens em importação Bens em trânsito Bens em reparo Bens a alienar

20 ORGANIZAÇÕES PARTICIPANTES Secretaria de Economia e Finanças da Aer. Diretoria de TI Regras de Negócio Tecnologia Unidades Gestoras Usuárias

21 Projeto Estratégia Organizacional SEFA Início em 2010 Reformulação da estratégia organizacional Foco em Processos Cadeia de Valor Projetos de processos como base para ganhos mensuráveis Estrutura Risco

22 Requisitos do Processo Registro de Bens Móveis - Capacidade de registro de todas as operações contábeis preconizadas pela STN. - Operações entre Unidades de forma integrada e em tempo real. - Aumento da segurança dos dados e das informações. - Redução das discrepâncias cadastrais.

23 Resultados da Análise, do Desenho e da Modelagem DECISÕES Inclusão de novas rotinas contábeis Ampliação do suporte normativo interno (Manual Contábil) Substituição da tecnologia

24 SISPAT Sistema de Patrimônio SILOMS Sistema Integrado de Logística de Materias e de Serviços Módulo BMP

25 O Processo decisório sobre TI ocorreu conforme recomenda a teoria?

26 TI em Grandes Estruturas Organizacionais Tecnologia Dono do Processo

27 Planejamento da Implementação

28 ANÁLISE DESENHO São as pessoas que irão MODELAGEM determinar, em última instância, o sucesso ou o fracasso do projeto Jeston e Nelis (2008) IMPLEMENTAÇÃO

29 Sequência de Eventos do Projeto

30 Projeto Registro de Bens Móveis - Implementação Instruções de Procedimentos Contábeis Reuniões Presenciais (RJ e Brasília) Cadastramento de Usuários no SILOMS Migração dos dados do SISPAT para o SILOMS Início das rotinas de lançamento no SILOMS Revisão da ferramenta (banco de testes e aderência) Divulgação das Orientações de Transição (Manual e vídeo-aula) Ajustes nos dados do SISPAT Cadastramento de Setores no SILOMS Confronto de Relatórios e Conformidade

31 IMPLEMENTAÇÃO DE PROCESSOS DESAFIOS RELEVANTES

32 Estimando prazos Quem deve estar envolvido? Como minimizar erros de tendência? Qual o risco das estimativas em bloco? Fonte: Gray e Larson (2006) Gray

33 Cronograma Factível Estimativa Inicial Estimativa Alterada - 5 meses - 8 meses Extensão dos ajustes nos dados do sistema de origem Nível de detalhamento das orientações escritas Disponibilidade de pessoas nas Unidades

34 Estimativas em Ambientes Complexos Conhecimento incompleto Alinhamento parcial dos envolvidos Efeitos não totalmente previsíveis

35 Definição do Escopo (ENTREGÁVEIS) Fase 1 Fase 2

36 MÉTRICAS Parâmetros para monitoramento da implementação O que deveria acontecer O que deveria X acontecer X O que está acontecendo O que está acontecendo Onde e o que mensurar?

37 Momento 1 Momento 2 Construção da arquitetura de setores no SILOMS Exportação de dados do SISPAT Importação de dados no SILOMS Geração de relatórios e correção de inconsistências Repetição do Ciclo Indicadores Ação Gerencial Redução dos Riscos

38 Controle de Qualidade Projeto Bens Móveis Permanentes Validação das novas funcionalidades (testes funcionais) equipe da Secretaria Apreciação conjunta das orientações escritas e vídeo-aula (Secretaria e Diretoria de Tecnologia) Teste de migração com banco de dados de Unidades Gestoras Processo-piloto com Unidade Gestora

39 MEIOS DE COMUNICAÇÃO Complexidade X Escopo Planejamento Interações ágeis e eficazes Documentação (protocolos)

40 Secretaria de Economia e Finanças Diretoria de Tecnologia da Informação NEGÓCIO TECNOLOGIA Unidades Gestoras

41 TREINAMENTO Procedimentos de transição GAP de conhecimento para novo processo Quem será treinado e em que nível Oportunidade de contato direto Planejamento

42 Projeto Bens Móveis Permanentes Dirigentes Agentes de Controle Interno Gestores de Registro (operacional)

43 Gestão de Pessoas Gestão de Mudanças

44 PESSOAS Quem são os atores? Onde atuam? Qual o seu contexto de trabalho? Qual a sua motivação para o projeto? O que os fará colaborar? ESFORÇO DE COMUNICAÇÃO

45 Gestão da Mudança Trazer os Gestores para o projeto e promover a colaboração na implementação

46 Projeto Bens Móveis Permanentes LOCAIS ESTRUTURA ATITUDES RECURSOS MUDANÇA CRENÇAS ALIANÇAS TECNOLOGIA RH Fonte: Haberberg and Rieple (2001)

47 Gerenciamento de Riscos na Implementação Quando nem tudo dá certo

48 EVENTOS DE RISCO Peformance do novo sistema Projeto Bens Móveis Funcionamento da ferramenta de migração Omissão de rotinas Quantidade de discrepâncias nos bancos de dados do antigo sistema Perda de consistência na migração

49 Importante Gerenciamento de Riscos Gerenciamento de Contingências Identificação e prevenção dos eventos de risco O que fazer caso o evento aconteça Plano B

50 A importância de considerar e planejar o rollback... Minimiza os danos às atividades do processo em curso Diminui o impacto para a imagem do projeto Aumenta a probabilidade de êxito na retomada da implementação Evidencia percepção de risco compatível com ambientes complexos

51 LIDERANÇA Como foi estruturada a liderança do projeto? Aspectos Relevantes Decisões centralizadas Solução de Conflitos Ligação com nível estratégico

52 Desafios da Implementaçao Estimativas de prazos Definição do escopo Métricas Comunicações Treinamento Qualidade Pessoas Mudanças Riscos Liderança

53 Preparo da implementação Sucesso no Projeto do Processo!

54 Comando da Aeronáutica Desafios para a Implementação de Processos Alexandre V. Guimarães

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