Projeto GESTÃO DE PROCESSOS. Estratégia Organizacional SEFA. Ten Cel Int Alexandre Velloso Guimarães

Transcrição

1 Projeto GESTÃO DE PROCESSOS Estratégia Organizacional SEFA 2011 Ten Cel Int Alexandre Velloso Guimarães

2

3 MANTER A SOBERANIA NO ESPAÇO AÉREO NACIONAL COM VISTAS À DEFESA DA PÁTRIA

4 ESTRUTURA ADMINISTRATIVA COMANDO DA AERONÁUTICA 74 ORGANIZAÇÕES Unidades - Exterior UNIDADES GESTORAS

5 Execução Orçamentária Administração Financeira Contratos e Convênios Contabilidade Controle Interno Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica

6 OBJETIVO Identificar os aspectos contextuais e as principais peculiaridades do estudo de processos levado a efeito na SEFA entre os anos de 2010 e 2011.

7 ROTEIRO Os motivadores do estudo de processos na SEFA A estrutura geral do projeto O suporte teórico As etapas e os resultados Desafios, facilitadores e lições aprendidas

8 Os motivadores do Estudo de Processos na SEFA

9 Motivadores do Caso SEFA (drivers) Pesquisa sobre Gestão do Conhecimento 2009 Necessidade de documentação de processos Existência de documento com descrição dos processos de trabalho Apenas Sim parcialmente 26% 42% SEFA Fonte: questionário de pesquisa (2009) Não 32%

10 Motivadores do Caso SEFA (drivers) SEFA Necessidade de estruturação de indicadores de desempenho para a SEFA (Relatório de Gestão) Oportunidade de revisão dos elementos componentes da estratégia SEFA PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA

11 MISSÃO + VISÃO P O L Í T I C A S ESTRATÉGIAS OBJETIVOS PROJETOS INDICADORES PROCESSOS Fonte: adaptação de Oliveira (2007, p. 177).

12 Estrutura Geral do Projeto

13 Projeto Estratégia Organizacional SEFA Relatório de Gestão Conceber a missão, visão e valores Analisar o ambiente Mapear processos por áreas Identificar processos estratégicos Elaborar indicadores Elaborar a Política de Economia e Finanças da Aer. Elaborar a Estratégia e Plano Setorial Elaborar Programa de Trabalho Identificar e analisar riscos dos processos Elaborar Plano de Continuidade de Negócios

14 PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA 425 dias 24/05/ /01/2012 Aprovação do Cronograma e Fases 1 dia 24/05/ /05/2010 Análise do Ambiente 12 dias 28/05/ /06/2010 Elaboração da Missão e Visão 15 dias 28/05/ /06/2010 Mapeamento e Análise de Processos 65 dias 18/06/ /09/2010 Elaboração de Indicadores 49 dias 17/09/ /11/2010 Elaboração da Política 196 dias 18/06/ /03/2011 Elaboração da NPA do Relatório de Gestão 141 dias 28/05/ /12/2010 Elaboração da Estratégia da SEFA 120 dias 21/03/ /09/2011 Elaboração do Plano Setorial (PTA) 80 dias 05/09/ /12/2011 Avaliação de Riscos dos Processos 95 dias 21/03/ /07/2011 Elaboração do Plano de Contingências 85 dias 01/08/ /11/2011 Elaboração da NPA de Revisão da Estratégia Organizacional 40 dias 14/11/ /01/2012

15 Suporte Teórico

16 Paim et al. Gestão de Processos: pensar, agor e aprender. Porto Alegre: Bookman, Sordi, José Osvaldo de. Gestão por Processos. Porto Alegre: Bookman, São Paulo: Saraiva, Geston, J; Nelis, J. Business Process Management. Butterworth-Heineman, ABPMP

17 Trabalho ponta-a-ponta que entrega valor aos clientes. Association of Business Process Management Professionals ABPMP (2009)

18 Maturidade Fonte: Paim et al (2009)

19 Estrutura Estratégia Cultura Processos Indicadores Tecnologia Conhecimento Fonte: Paim et al (2009)

20 Gestão de Processos ABORDAGENS Gestão Funcional Gestão Funcional de Processos Transversais Gestão Processual Fonte: Paim et al (2009)

21 Gestão Funcional de Processos Transversais Prioriza a gestão organizacional a partir da idéia de que os processos devem apoiar a coordenação do trabalho, mas preserva a divisão do trabalho centrada na especialização e não cria duas linhas de autoridade. Paim et al (2009)

22 Visão das Estruturas Vertical Funcional Funcional com Processos Processos Horizontais

23 Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica Secretário VISEFA SUCONV SUFIN SUCONT SUAUD Processo 1 Processo 2 Processo 3

24 Vantagens da abordagem de processos como complemento da estrutura funcional Maior integração decorrente da identificação das interfaces organizacionais e de processos Percepção da organização como sistema Definição de mecanismos decisórios para solução de conflitos Integração de bases de dados Definição de estruturas de governança para processos

25 ANÁLISE DOS PROCESSOS SEFA E ELABORAÇÃO DE INDICADORES As Etapas e os Resultados

26 Etapa 1 Nivelamento do Conhecimento sobre Processos Responsabilidade: GT Gestão e IEFA Fase de estudos compartilhamento de fontes Seminário sobre Processos Projeto LUMINAR Revista SEIVA

27 Etapa 2 Mapeamento dos Processos por Áreas Responsabilidade: representante de cada área no GT Apresentação da ferramenta de mapeamento Definição do detalhamento Seleção de área piloto Rodada de solução de dúvidas Mapeamento nas áreas Apresentação ao GT 60 dias

28 Etapa 2 Mapeamento dos Processos Orientações Básicas Ampla participação dos especialistas Adesão à prática Apoio teórico do GT Elaboração das fichas de cadastro de processos e fluxos Validação pelas áreas envolvidas Alta Gerência

29 Etapa 3 Apresentação dos Mapas (fluxos) ao GT Dedicação integral do GT 8 dias úteis Presença dos titulares das áreas afins Sala de reuniões da SEFA ambiente equipado Apresentação de fichas de informações e fluxos Discussão dos fluxos, suas interações (*) e grau de importância estratégica de cada processo à luz da Missão da SEFA (*) inclusive interações externas

30 Etapa 4 Elaboração de Indicadores de Processos Responsabilidade: Área (gerente + equipe) Nivelamento de conhecimento sobre Indicadores Seminário Projeto LUMINAR Validação inicial dos indicadores apresentação ao GT em reuniões consecutivas (3 semanas)

31 Exemplo de Indicador Nome do Processo: PRESTAÇÃO DE CONTAS Nome do Indicador de Desempenho Objetivo da Métrica Fórmula do Indicador de Desempenho Definição das Variáveis empregadas na fórmula. Origem ou base de dados a serem empregados na fórmula Periodicida de de Medição Responsável pela Medição Conformidade Contábil SIAFI Aferir nível de conformidade das UG EXEC em relação aos preceitos contidos nas Normas Contábeis internas e externas ao COMAER. N C N C Q R = 1 - X 100 % Q T R = 1 - X 100 % Q T N C Nível de Conformidade Contábil. Q R Quantidade de UG EXEC com restrição contábil registrada no SIAFI, no mês. Q T Qtdade total de UG EXEC. Registro da Conformidad e Contábil no SIAFI Mensal SUCONT-2 * 47 Indicadores de Processos Validados pelo GT

32 Etapa 5 Inserção dos Indicadores no Contexto Gerencial Menção no Plano Estratégico (Estratégia de Economia e Finanças), no Plano Setorial e no Programa de Trabalho. Introdução da abordagem de processos e dos indicadores nas Reuniões Mensais da Administração. Introdução, no Relatório de Gestão, da avaliação crítica de desempenho por meio de indicadores. Introdução dos mapas de processos e apreciação dos resultados de indicadores nos brifings da SEFA (institucionais e de transmissões de cargos).

33 Desafios, facilitadores e lições aprendidas

34 FACILITADORES Patrocínio (Secretário de Economia e Finanças) Posicionamento do GT na estrutura Coordenação no nível da Alta Gerência (VISEFA) Nível de conhecimento médio elevado Concentração das instalações Comprometimento com tarefas e prazos Apoio de tecnologia (equipamentos e rede)

35 DESAFIOS Revisão periódica dos elementos da estratégia organizacional, incluindo processos e indicadores. Inserção da cultura de processos no tecido da Organização ( demanda puxada ). Vencer a tendência natural de realizar somente gestão funcional de processos. Estabelecer link prático entre indicadores e melhoria de processos. Documentação e compartilhamento do conhecimento adquirido.

36 Patrocínio LIÇÕES APRENDIDAS Cultura gestão de mudanças Divulgação (informação) Absorção do conhecimento tempo de maturação

37 As grandes obras são executadas, não pela força, mas pela perseverança. Samuel Johnson Contato: Ten Cel Int ALEXANDRE VELLOSO GUIMARÃES Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica

38 Projeto GESTÃO DE PROCESSOS Estratégia Organizacional SEFA 2011