TUTORIAL ORDEM DE SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS

Transcrição

1 Neste tutorial detalharemos o controle de ordens de serviços para a manutenção de equipamentos, tais como: Eletrônicos Celulares e smartphones Eletrodomésticos Ferramentas elétricas Máquinas Motores O controle é feito desde a entrada do equipamento na empresa, o atendente cadastra no sistema os dados do cliente, o modelo do equipamento, o defeito reclamado, a lista de acessórios deixados junto com o equipamento, a relação de peças e serviços gastos na manutenção, o técnico que efetuou cada reparo até a finalização da ordem de serviço. TELA DE CADASTRO DA ORDEM DE SERVIÇO O formulário de cadastro das ordens de serviços de equipamentos é organizado em pastas e sub-pastas, cada uma com a sua finalidade pré-definida. Inicialmente vamos detalhar a pasta do cadastro da ordem de serviço. Na parte superior dos formulários pode-se encontrar o título especificando a utilidade do formulário e também as sub-divisões do formulário. Como no exemplo abaixo: Cadastro, registros, serviços, etc. Na parte inferior o usuário encontrará botões que funcionam como comandos e ajudam no manuseio do formulário, veja na imagem abaixo. 1

2 Primeiro Movimenta os dados do cadastro Primeiro registro Anterior Movimenta os dados do cadastro Registro anterior Próximo Movimenta os dados do cadastro Próximo registro Último Movimenta os dados do cadastro Último registro Incluir Incluir um novo registro no arquivo, coloca o arquivo em modo de edição Alterar Editar os dados do registro atual no arquivo, coloca o arquivo em modo de edição Excluir Deletar o registro atual do arquivo. Cancelar Cancela a inclusão ou edição do registro atual no arquivo Gravar Salva os dados do registro no arquivo Sair Fecha o formulário atual Ao iniciar o cadastramento da ordem de serviço o programa vai abrir a janela para o usuário localizar o atendente que está abrindo esta ordem de serviço. Caso o atendente não esteja na lista de atendentes da empresa o usuário deverá clicar no botão Acessar formulário para novo cadastro e cadastrá-lo. 2

3 Em seguida o usuário irá localizar o cliente, na tela acima será exibido todos os clientes cadastrados no sistema e caso o cliente não esteja cadastrado basta clicar no botão Adicionar formulário para novo cadastro e incluí-lo. Em seguida o usuário irá localizar o equipamento para manutenção, algumas empresas fazem uma lista detalhada dos equipamentos mas é livre ao usuário cadastrar o equipamento detalhadamente ou não, por exemplo: Equipamento : SMARTPHONE LG OPTIMUS L3 DUAL CHIP E405 (Descrição detalhada do equipamento) O usuário poderá lançar apenas LG OPTIMUS L3 e as demais informações poderão ser acrescentadas na ordem de serviço, isto permite que a lista de equipamentos não fique muito extensa. 3

4 A segunda sub-pasta da ordem de serviço exibe a imagem do equipamento cadastrada para que sirva de referência. A próxima sub-pasta da ordem de serviço é utilizada para o usuário informar alguns detalhes da OS, tais como: Defeitos reclamados O usuário poderá criar uma lista de defeitos mais frequentes, desta forma basta localizar o defeito na lista e adicioná-lo ao relato do cliente. Acessórios deixados junto com o equipamento O usuário deverá informar na OS todos os acessórios que o cliente deixou junto com o equipamento, tais como: Cabos, manuais, peças avulsas, etc. Orçamento O usuário deverá informar na OS o parecer do técnico para poder passar a informação ao cliente e solicitar a autorização do orçamento. 4

5 A tela acima detalhe o cadastro da tabela de defeitos. A quarta sub-pasta do cadastro da ordem de serviço é utilizada para informar quais os serviços foram utilizados na OS. Todos os serviços devem ser descritos com o preço cobrado e o técnico que efetuará tal serviço. Através desta informação é possível gerar controle de comissão para o técnico. A imagem é utilizada para a pesquisa da tabela de serviços da empresa. 5

6 A tela acima é utilizada para o cadastro da tabela de serviços prestados pela empresa. A quinta sub-pasta do cadastro da OS é utilizada para lançar as peças gastas na manutenção do equipamento. Através do lançamento da peça o sistema irá efetuar o controle de estoque das peças da empresa. O sistema também diferencia para fins de detalhamento se a peça utilizada veio do estoque da empresa, se foi adquirida em outras empresas apenas para terminar a manutenção ou se a sua empresa está aguardando a chegada da peça para continuar a manutenção. 6

7 A quinta sub-pasta do cadastro da OS é utilizada para a empresa catalogar através de foto as condições que o equipamento do cliente chegou na empresa. Trata-se de um cuidado para comprovar rachaduras, desgastes e defeitos que o cliente poderá argumentar no momento da entrega. O usuário poderá tirar uma foto do equipamento com uma câmera digital e salvar no computador ou utilizar de uma webcam para capturar a imagem no momento do cadastro. A sexta sub-pasta do cadastro de ordem de serviço será utilizada para informar qual é o fornecedor que está fornecendo a garantia. Neste caso o usuário informará qual a loja efetuou a venda, qual a nota fiscal foi emitida durante a compra, etc. O usuário também poderá informar nesta sub-pasta as observações referentes a manutenção deste equipamento. 7

8 A pasta de Registros é utilizada para o usuário visualizar todas as ordens de serviços cadastradas no sistema. Para o usuário poder saber rapidamente qual a situação atual da OS o sistema pinta a coluna com o título S com as cores identificadas na parte inferior desta tela. A pasta de Fechamento é onde o usuário efetua o fechamento da OS, informando a situação atual da OS, valores de descontos ou acréscimos, data da entrega e o nome da pessoa que buscou o equipamento. Caso a OS esteja na situação Entregue o sistema irá permitir que o usuário lance a forma de pagamento. 8

9 Na pasta Listagens o usuário poderá emitir listagens para acompanhar os serviços prestados pela empresa e os demais controles provenientes das OS s. O usuário também poderá emitir o romaneio da ordem de serviço para controle interno ou entrega para o cliente. Acima está um exemplo de romaneio de ordem de serviço existente no sistema. 9

10 A pasta de é utilizada para o usuário enviar para o cliente uma cópia do romaneio da ordem de serviço através de . 10