People Ready BI White Paper da Microsoft

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1 People Ready BI People Ready BI White Paper da Microsoft Guy Weismantel, Microsoft Corporation Publicado: Junho de 2008 Para informações mais recentes acesse

2 Conteúdo Resumo Executivo...1 O Desafio de Informação...1 Abordagens Tradicionais ao BI e Pensando Grande...1 O Uso do People Ready BI em sua Organização Hoje...3 Funcionalidade do People Ready BI...4

3 Sumário Executivo Mais do que nunca, as organizações são desafiadas a fornecer aos funcionários informações que possam melhorar o desempenho dos negócios e aumentar a produtividade. Com as inúmeras fontes de dados disponíveis para ajudar a tomar decisões bem informadas, há uma grande necessidade de soluções de Business Intelligence (BI). No entanto, a realidade é que muitas soluções de BI usadas por essas organizações são adotadas somente em parte. A principal razão? A maioria das soluções de BI no mercado força os usuários a alinhar seus processos de negócios à maneira que a tecnologia salva e organiza os dados, em vez de usar um processo mais intuitivo onde a tecnologia se adapta à estrutura de negócios atual ou futura da organização. Na Microsoft, estamos trabalhando para transformar a maneira que as organizações armazenam, gerenciam e usam o business intelligence. Para alcançarmos nosso objetivo e ajudar empresas a aumentar a eficiência, desenvolvemos as soluções People Ready. É mais que um slogan; é a criação das ferramentas certas, com conceito certo, para os usuários certos. Nossas soluções garantem que seus projetos de business intelligence tenham resultados precisos e confiáveis. Este artigo vai explorar as limitações de muitas das abordagens atuais para business intelligence e introduzirá o conceito thinking bigger about BI (pensando grande sobre BI) da Microsoft. Segundo esse conceito, indivíduos, equipes e empresas devem priorizar e simplificar o acesso a dados que geram resultados. O Desafio da Informação Não há duvidas de que, na dinâmica atual, a era da informação traz oportunidades incríveis para melhorar o desempenho das empresas. Na maioria dos casos as informações estão prontamente disponível ao nosso alcance, bastando uma busca na Internet para encontrá-la. Uma busca rápida traz links para diversos sites, artigos novos, blogs e documentos que podem ajudar a entender o desafio em questão. Este cenário é um grande contraste em relação aos desafios de negócios de 10 anos atrás, quando organizações não tinham capacidade tecnológica ou capacidade de localizar, guardar, gerenciar e distribuir informações de negócios cruciais. É onde entra a solução atual de business intelligence (BI). Capacitar os funcionários com informações sobre BI é a melhor maneira de alcançar resultados positivos e sustentáveis em toda sua empresa. Abordagens Tradicionais de BI e Pensando Grande Business Intelligence não é um assunto novo no mundo high-tech. Desde o desenvolvimento dos primeiros data warehouses e estruturas de linguagem de programação décadas atrás, estamos tentando achar meios de utilizar de maneira efetiva os dados e as informações que geramos. Como acontece com qualquer tecnologia imatura, o desenvolvimento e o avanço são produtos de ajustes e reinícios. Um de nossos primeiros avanços em BI foi a introdução de ferramentas como o Microsoft SQL Server, usado para acessar e agregar grandes quantidades de informação. Depois, grupos de ferramentas mais específicas foram introduzidas para segmentos específicos, como produção, área de saúde e governo. Com o avanço de novas tecnologias, as organizações começaram a tirar vantagem de soluções de business intelligence mais coesas e consolidadas, que agregavam tarefas e permitiam o uso de uma única solução de um único fornecedor. Depois, um por um, os fornecedores especializados foram sendo comprados, vendidos e integrados a grandes fornecedores de BI ou pure plays. Apesar de muitos pure plays também estarem integrados agora, seus legados vivem e causam um impacto significativo na forma como as empresas acessam, analisam, e compartilham informações hoje.

4 Por anos essas empresas de BI têm discutido bastante o crescimento da indústria como um todo, bem como as oportunidades para expandir o BI em todos os níveis de uma organização. Uma mensagem comum que você possa ter ouvido é atualmente apenas 20% de uma organização comum usa BI nós estamos desenvolvendo ferramentas para os outros 80%. Então eles lançam uma nova versão e os mesmos 20% da organização adotam o produto, com virtualmente nenhum aumento no uso de BI. Por que isso? O problema nessa abordagem tradicional do BI é que usuários podem acessar apenas uma pequena fração das informações que precisam para se tornarem mais produtivos, tomarem decisões melhores e promover o avanço das estratégias e da organização como um todo. Um dos primeiros desafios é que as informações estão ligadas ao sistema ERP, data warehouses, sistemas CRM e muitos outros sistemas transacionais encontrados na organização. Geralmente, essas soluções de BI são difíceis de usar e estão disponíveis apenas para um grupo seleto de pessoas, e o uso tende a ter seu pico nas primeiras semanas de implantação. Depois, sem surpresa, indivíduos voltam aos seus hábitos. Isso deixa o numero original de 20% usando ferramentas que foram projetadas para 100% da organização. Essa situação muito comum pode ser explicada: essas ferramentas de BI não refletem a forma como os indivíduos pretendem usar as informações. Ou seja, acabam com a produtividade. A solução para este desafio é pensar grande sobre o papel que o business intelligence pode ter para aumentar a produtividade de uma organização. A maioria das informações que você usa no dia a dia não está apenas em ERP, sistemas transacionais e banco de dados. Como mencionamos, o BI pode estar em diversos lugares numa gaveta em sua mesa, no seu disco rígido, na Internet e até na sua própria cabeça. Ferramentas tradicionais de BI não reconhecem fonte externas de dados simplesmente porque não podem. A Microsoft está mudando a maneira como pensamos sobre BI. Nós acreditamos que sua solução de business intelligence deve refletir a maneira como você usa as informações, não o contrário. E quando uma solução de BI consegue de fato capturar a maneira como você usa as informações, todos em sua organização poderão tomar melhores decisões de negócios. Isso é People Ready BI. Afinal de contas, a empresa depende de todos os funcionários para resolver problemas críticos de negócios, e é por isso que fornecer informações é tão importante. Queremos ajudar a transformar essas idéias em percepções poderosas e finalmente em decisões que possam impactar os negócios de forma positiva. Essa velocidade na tomada de decisões é o que de fato aumenta a produtividade e consequentemente o desempenho dos negócios. Um Exemplo de Pensamento Grande Sobre BI Vamos pegar um exemplo simples o balcão da recepção de um hotel onde os hóspedes fazem o check-in de sua estada. O recepcionista pode ver quantos quartos com cama kingsize estão disponíveis naquela noite. Ele percebe que tem mais quartos reservados do que disponíveis. O quê ele pode fazer quanto a isso? Olhando as informações disponíveis, você pode dar prioridade aos hóspedes e quartos com base em uma série de fatores fidelidade do cliente, valor pago pelo quarto, data de chegada este é o componente de dados estruturados de BI. Mas componentes de dados não estruturados são todos os outros fatores, inclusive a experiência adquirida em outras situações semelhantes. Neste exemplo, o hóspede que está esperando para fazer o check-in pode ser uma família de quatro que possa vir a preferir um quarto com duas camas ao invés de uma. Estas informações não estão necessariamente capturadas no banco de dados ou no sistema, ao contrário, são capturadas na hora. O uso efetivo desse tipo de dados não estruturados requer treino, introspecção, bom julgamento e principalmente o poder de tomar esses tipos de decisões com a intenção de prestar um serviço melhor para o cliente. Esta situação não requer uma reunião com a gerência do hotel ou aprovação da matriz. Este exemplo simples demonstra os incríveis

5 benefícios que podem ser ganhos quando a informação é fornecida às pessoas certas na hora certa. Em essência, este é o conceito de business intelligence na prática. Este exemplo do hotel é também uma boa representação da visão da Microsoft para business intelligence. Por mais de uma década, nossa visão e estratégia tem buscado ajudar a melhorar organizações oferecendo uma percepção maior dos negócios para TODOS os funcionários, levando a decisões de negócios de uma maneira melhor, mais rápida e mais relevante. O Uso do People Ready BI em sua Organização Hoje Para alcançar os objetivos de maior produtividade e a promessa de um People Ready Business, é importante entender como seus funcionários estão usando business intelligence para tomar decisões. Existem quatro maneiras principais de usar o BI em uma organização: 1. BI é usado para ajudar a planejar O BI nos ajuda a determinar nossas previsões, orçamentos de vendas, compromissos e até mesmo nossas listas de tarefas do dia. Ao fazer o login de manhã, você dá uma olhada no trabalho a sua frente, ou revisar um relatório que alguém mandou em todos esses casos, você planeja o que fazer em seguida. 2. Business intelligence é usado para monitorar o status de projetos e tarefas O BI nos diz como as coisas estão indo e se estamos alcançando nossos objetivos, tudo em tempo real. Isso pode incluir desde dizer quanto tempo você esteve em uma chamada de atendimento ao cliente, analisar a previsão da linha de produção, ou ver quantos quartos com cama king-size você tem disponível em comparação a quantos hospedes ainda não chegaram. Qualquer que seja o caso, você está sempre usando informações para determinar sua posição em relação aos seus objetivos. 3. Informações de BI são usadas para relatar o ocorrido Relatórios não são novidades, mas com as capacidades incríveis de decompor e analisar informações, desde o mais simples tipo, os relatórios não são mais um documento estático em sua caixa de entrada. Pelo contrario, eles são compostos de informações vivas e dinâmicas que são atualizadas instantaneamente para interagir e usar a fim de ajudar e priorizar sua próxima decisão de negócio. E com os avanços em relatórios, você não depende de outras pessoas, como a equipe do departamento de IT, para oferecer visualizações diferentes das informações você mesmo pode criar esses relatórios e obter as respostas necessárias imediatamente. 4. Finalmente o BI é usado para análises O BI é usado pra descobrir o que acontece e por que acontece, bem como nos ajudar a focar as tendências e direções que podemos tomar para potencializar nossa organização. Você pode estar fazendo pesquisas para entender uma análise de diversas coisas: por que o vôo está atrasado duas horas, qual é a média de gols do seu jogador de futebol favorito, ou qual o histórico de pedidos de certo cliente? Em todos esses casos, você está analisando informações que o ajudarão a tomar a decisão. E novamente, as informações estão em todos os lugares não apenas no sistema ERP, e não só apenas no banco de dados, mas em todos os lugares. E as ferramentas de BI precisam refletir essa realidade. Para que funcione como funciona para nós, business intelligence pode ser dividida em três contextos principais: BI pessoal, BI de equipe e BI organizacional. BI Pessoal Para começar, business intelligence pessoal é a forma mais comum de BI. Pode ser uma planilha do Microsoft Excel que você monta para ver se os cálculos fazem sentido com o numero aproximado que você recebeu por de manhã. Ou pode ser um diagrama visual, um plano de projeto, uma lista de tarefa no Outlook, uma folha de chamadas de CRM ou um relatório de produção. O que quer que seja,

6 business intelligence pessoal não é compartilhado com membros da equipe, gerentes ou conselho de diretores. BI de Equipes Business intelligence de equipe também é bastante predominante em organizações hoje em dia. Os esforços pessoais no trabalho geralmente fazem parte de um objetivo maior da equipe, onde cada indivíduo tem sua própria responsabilidade e contribuição. Você pode fazer uma parte da equipe de vendas de uma loja de varejo, ou supervisor de uma linha de montagem. E estes cargos exigem um ambiente de business intelligence que permita a você trabalhar em equipe, e até entre equipes, para dividir informações e assegurar que todos tenham os dados mais atuais disponíveis. Equipes podem ser de quatro colegas ou até o andar inteiro do escritório, ou equipes grandes, como um grupo de atendimento ao cliente trabalhando na filial de sua empresa. Conectar esses grupos de pessoas, independente de onde estejam seus escritórios, fornecendo a eles as ferramentas corretas para compartilharem, colaborarem e gerenciarem informações em grupo - isto é BI de equipe. BI Organizacional A última dimensão de BI no trabalho é business intelligence corporativo ou organizacional. Isso representa os maiores objetivos estratégicos definidos pela empresa: lucro líquido, receita, participação no mercado os números que nós estamos trabalhando para alcançar. Este tipo de BI é desenvolvido e gerenciado centralmente pelo departamento de IT corporativo da organização para que todos na saibam qual sua posição em relação ao seu papel para ajudar a empresa a atingir suas metas. Suas tarefas, e suas tarefas em equipe, acabam se encaixando nos objetivos e metas decididos pela organização. Muitas vezes isto é chamado de BI que importa. É aí que as pessoas são pagas, onde o preço de nossas ações é mais afetado, o que determina os níveis de contratação tudo baseado em nosso sucesso em alcançar esses objetivos de alto nível. Então, quando você pensa no que geralmente é feito com BI para você, sua equipe e sua empresa, o que vem à tona é a continuidade da funcionalidade de BI, necessária na organização para ajudar a alcançar metas de produtividade e desempenho. Voltando ao nosso dilema original, para que BI atinja seu potencial verdadeiro, a solução deve ter a flexibilidade e funcionalidade para se estender continuamente do Profissional da informação à equipe e, no nível organizacional, adaptar-se para se acomodar às diferentes maneiras com as quais as pessoas usam as informações. A solução também deve fornecer dados de alta qualidade, de qualquer fonte (estruturada E não estruturada), para que você possa usá-los para tomar as melhores decisões possíveis. Na Microsoft entendemos estes requisitos e desenvolvemos uma solução de BI abrangente para alcançar esses objetivos. Essencialmente, nossa solução de BI integrada é a melhor escolha por estas três razões: funcionalidade, integração e nosso modelo econômico. Funcionalidade do People Ready BI Apesar de a funcionalidade de longo alcance ser o item mais comumente avaliado na decisão de compra de BI, também é importante que sua ferramenta seja incrivelmente modular e flexível. Ela deve funcionar intuitivamente e sem emendas para aqueles que não passam muito tempo dentro do sistema de BI ou no ERP, CRM, ou sistema de gerenciamento da cadeia de fornecimento. Para esse grupo, a maior parte do tempo é gasta em reuniões com clientes,

7 respondendo s ou gerenciando a linha de produção, e eles não têm tempo ou paciência para aprender um sistema complicado. E para aqueles analistas e usuários avançados na organização, a solução deve ser dinâmica e robusta o suficiente para fazer análises profundas, comparar variáveis diferentes entre departamentos e muito mais. Integração de Business Intelligence Como cada um dos potenciais usuários de BI trás à mesa expectativas diferentes e um conjunto exclusivo de habilidades - é fundamental que seu sistema seja integrado por toda a organização de forma contínua. Ele deve ter a habilidade de puxar dados de praticamente qualquer fonte, e deve trabalhar bem alinhado com aplicações de negócios, ferramentas de produtividade de estação de trabalho, como o Microsoft Office 2007, bem como s, portais e repositórios de documentos. Com isto, você e sua equipe podem confiar nos dados, saber de onde eles vêm, se são atuais e confiáveis Além disso, o uso das ferramentas e dos aplicativos certos garante a você usar os dados da maneira que você quiser para tomar decisões de negócios de uma maneira rápida e eficiente. Com uma solução de BI integrada, ganhos em eficiência e produtividade são tremendamente potencializados. Este é o trabalho do People Ready BI da Microsoft. A Economia do Business Intelligence Finalmente, ha um forte argumento econômico que deve ser considerado se você realmente quiser alcançar a promessa people-ready : a solução deve ter uma boa relação custobenefício para que possa realmente ser usada por toda a organização. Isso parece óbvio, mas muitos projetos de BI hoje começam com grandes visões de business intelligence para cada estação de trabalho um painel para todos. Mas quando chega à hora de projetar o custo de software, treinamento e manutenção, de repente um painel para todos é reduzido apenas para os executivos, e as ferramentas apenas para analistas. Mais uma vez isto deixa a maioria dos funcionários de fora. Isto deixa a maioria dos indivíduos aonde eles começaram, esperando por aquele incrível roadmap, mas sem uma solução em mãos para ajudar a realizar suas decisões táticas e operacionais. Nossa visão é que usuários de todos os níveis e cargos devem se beneficiar do acesso simplificado às importantes informações de negócios. A economia da solução de BI da Microsoft permite a você assegurar que essas decisões táticas e operacionais sejam feitas em proveito dos armazenamentos de dados de sua empresa. Nosso objetivo é simplificar a maneira como pensamos sobre o fornecimento de business intelligence para todos os funcionários para que, independente de onde estiverem na organização, eles tenham acesso às mesmas ferramentas e aplicações que aumentarão sua produtividade e promoverão seus negócios

8 Conclusão Como foi visto, um ótimo desempenho de negócios demanda uma abordagem People Ready para Business Intelligence. E se você vai liberar o potencial de todos os seus funcionários, suas equipes e sua organização para alcançar as metas de negócios, é claro que você não pode fazer isso apenas com uma ferramenta, uma fonte de dados ou uma aplicação. Você precisa de uma solução que proporcione a flexibilidade que seus funcionários demandam para executar seus trabalhos com a segurança, administração e centralização que o departamento de IT requer. E você precisa de tudo isso a um preço que possibilite obter as ferramentas e aplicações para todos os profissionais da informação de sua organização. Acreditamos que a Microsoft pode fornecer as ferramentas, aplicações e infraestrutura na largura e profundidade que você precisa para alcançar o melhor desempenho de negócios. Podemos fornecer uma solução abrangente que combina capacitação pessoal com responsabilidade corporativa. Nossas soluções exclusivas permitem que o BI esteja em toda a organização e, conseqüentemente, contribuem para ganhos em produtividade. Este é o principal fator de influencia no desempenho da empresa, e é isso que a Microsoft pode oferecer à sua organização hoje. As informações contidas neste documento representam a visão atual da Microsoft Corporation sobre os temas discutidos na data da publicação. Como a Microsoft deve responder às mudanças das condições de mercado, este documento não deve ser interpretado como um compromisso da parte da Microsoft, e a Microsoft não pode assegurar a exatidão de qualquer informação apresentada após a data da publicação. Este white paper destina-se a fins informativos apenas. A MICROSOFT NÃO FORNECE NENHUMA GARANTIA, EXPRESSA, IMPLÍCITA ou ESTATUTÁRIA, QUANTO ÀS INFORMAÇÕES NESTE DOCUMENTO. O cumprimento de todas as leis pertinentes de direitos autorais é de responsabilidade do usuário. Sem limitar os direitos sob o direito autoral, nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida, armazenada em, ou inserida em um sistema de recuperação de dados, ou transmitido de qualquer forma ou por qualquer meio (eletrônico, mecânico, fotocópia, gravação ou outro) ou para qualquer fim, sem a permissão expressa por escrito da Microsoft Corporation. A Microsoft pode deter as patentes, as solicitações de patentes, as marcas comerciais, os direitos autorais ou outras propriedades intelectuais pertinentes ao objeto deste documento. Salvo expressamente disposto em qualquer contrato de licença escrito da Microsoft, o fornecimento deste documento não confere a você qualquer licença em relação a essas patentes, marcas comerciais, direitos autorais ou outras propriedades intelectuais 2008 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados. Microsoft, Excel, Office, Outlook e SQL Server são marcas registradas ou comerciais da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e/ou outros países