Roteiro para planejamento de cenários na gestão financeira

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1 Roteiro para planejamento de cenários na gestão financeira Planejamento Performance Dashboard Plano de ação Relatórios Indicadores

2 A sua empresa sabe como se preparar para as incertezas do futuro? Conheça algumas técnicas de planejamento de cenários que as grandes empresas utilizam para se manterem competitivas. O século XXI representa, sobretudo para as grandes organizações, uma época de mudanças rápidas, exigindo adaptabilidade e capacidade de imaginar o futuro. Segundo uma pesquisa sobre ferramentas de gerenciamento de empresas realizada pela Bain & Company, menos de 40% das empresas utilizavam planejamento de cenários até Após 2006, esse número cresceu para 70%. As pioneiras no planejamento de cenários deixaram um legado sobre técnicas e

3 métodos, capazes de facilitar o processo de criação e planejamento de cenários. Historicamente, a Royal Dutch Shell implementou seu programa de pesquisa de cenários em meados da década de 70, em plena Guerra Fria, a fim de avaliar sua posição no mercado e estabelecer os novos planos de ação para um mundo que nunca mais seria o mesmo. Sua atuação foi realmente surpreendente - fizeram avaliações de cenários na produção, consumo e distribuição de petróleo nos principais países produtores (Brasil inclusive), definido curvas de tendências que serviriam como base para suas novas operações. Chegaram a lançar um programa de estudos para entender o que poderia acontecer na virada do milênio. O resultado? Foram capazes de prever a queda do preço do petróleo ocorrida na década de 90. A Xerox também utilizou planejamento de cenários, prevendo a convergência entre os equipamentos de impressão e de fotocópias. A Motorola e a Disney também utilizaram o planejamento de cenários para entender com mais clareza os movimentos do futuro. Preparamos para você um roteiro para um plano de ação que pode fazer uma grande diferença no futuro da sua empresa: o planejamento de cenários. Reunimos as melhores definições e a experiência compartilhada pelas empresas pioneiras nessa área, criando um passo a passo simples, mas poderoso. As 7 etapas do processo devem ser executadas com cuidado e atenção - um projeto completo de planejamento de cenários costuma levar de 3 a 6 meses, dependendo do tamanho da empresa e da quantidade de informações que serão analisadas.

4 1. Qual é o foco do planejamento de cenários? Afinal de contas, o que exatamente é preciso entender? Nessa primeira etapa é importante escutar gerentes e diretores, para mapear os principais problemas e medos da organização. Nessa etapa são definidas questões sobre: Novos investimentos da empresa Movimentação de pessoal Questões geopolíticas Ocasiões especiais que afetam os planos atuais Ex. Devemos abrir mais filiais? E se entrássemos no e-commerce ao invés de ampliar nossas lojas? Ex. Quais os impactos na demissão de 30% do pessoal? E se contratássemos mais representantes comerciais? Ex. Devemos prospectar novos mercados na China? Qual o impacto das próximas eleições em nosso faturamento? Ex. Qual o impacto de um novo grande concorrente em nosso mercado? Como o aumento das compras por dispositivos móveis afetará nossas operações? 2. Quais fatores afetam a realização das suas histórias? Cada cenário é uma história. Para construí-las, é preciso entender o passado da empresa, na forma de dados coletados (consulte o whitepaper da AllStrategy: 9 Formas de Aumentar a Lucratividade da Sua Empresa com o Big Data), e utilizar as habilidades e experiências das suas equipes para imaginar o futuro. O objetivo dessa etapa é levantar aspectos relacionados à realização desses cenários. Alguns exemplos de como isso pode ser feito: Ÿ História: E se contratássemos mais representantes comerciais? Fatores-chave: qual o impacto disso na folha de pagamento? E no

5 orçamento global da empresa? Como foram nossas últimas experiências relacionadas a esse tipo de contratação? Quais serão os custos para capacitação desse novo pessoal? Ÿ História: E se entrássemos no e-commerce ao invés de ampliar nossas lojas? Fatores-chave: como o tempo de implementação do projeto impacta em sua lucratividade? Quanto perderemos de vendas durante o projeto? Quais os custos de posicionamento do novo e-commerce na internet? E se o Google realizar uma grande mudança em seu algoritmo de buscas? Este item é um exercício de brainstorming. Coloque suas equipes para pensar sobre as possibilidades. As primeiras são frequentemente óbvias, por isso é importante continuar o processo até exaurir as opções. Somente um trabalho árduo em cima das novas ideias irá criar material suficiente para bons cenários. 3. Que forças externas atuam sobre esses fatores? O cenário político brasileiro tem causado grandes impactos na economia. É possível prever esses fatores? Não totalmente, mas um bom planejamento de cenários leva em consideração mudanças na política e na economia. Certamente em suas equipes há pessoas atualizadas nas questões políticas e econômicas, que poderão contribuir para o processo. Nessa etapa caso ache necessário convém contratar consultorias externas, pois estas trarão um olhar de fora para o projeto de estudo de cenários.

6 4. Defina os níveis de influência e incerteza de cada fator encontrado Após concluir as etapas 2 e 3, você terá grandes listas de fatores, internos e externos, que poderão afetar as visões de futuro imaginadas. Agora é hora de priorizá-los, separando-os em uma ordem segundo sua influência e seu nível de incerteza sobre os novos projetos. A regra é simples: os fatores mais importantes e mais incertos devem ser tratados como prioridade, pois são eles que terão maiores chances de afetar o seu futuro, além de serem difíceis de prever. Você não precisa se preocupar com o que é fácil de prever. Descarte questões óbvias ou de pouco impacto; é preciso ter uma quantidade suficiente de opções para simplificar e facilitar seu processo. Quando você começar a trabalhar com números, as coisas poderão ficar bem complexas. Portanto, a hora de simplificar é agora, eliminando fatores irrelevantes. 5. Defina as medidas de sucesso e monte os cenários no aplicativo de gestão orçamentária É hora de cruzar as informações entre os futuros possíveis e seus dados históricos. Se você utiliza o Plano, aplicativo de planejamento financeiro da AllStrategy, já possui seus dados parametrizados no sistema e prontos para serem utilizados. É possível realizar esse planejamento em planilhas, porém com aumento significativo do tempo de projeto e perda em segurança das informações.

7 Com o Plano é possível selecionar em um projeto, dentro de um determinado período de tempo, todas as informações armazenadas e então projetá-las em um novo cenário. Com esse novo cenário criado com as informações históricas, basta alterar os parâmetros para determinar os resultados do seu planejamento de cenários. É importante definir seus principais indicadores. Para maiores informações sobre escolha de indicadores, leia o whitepaper da AllStrategy, Preparando Sua Empresa para o Forecasting: Critérios para Escolha de Indicadores. Quando seus dados estiverem enfim dispostos em nosso aplicativo, sua atividade passa a ser a simulação entre os diferentes cenários. Agora que você já conhece os fatores internos e externos para cada parâmetro que afetam suas histórias, basta alterar os valores e conhecer os resultados no futuro projetado.

8 6. Crie planos de ação para implementar as decisões tomadas Após o projeto de planejamento de cenários e discussão com suas equipes, é hora de tomar a decisão. A regra é simples: Se uma decisão parece ser boa em todos os cenários avaliados, é uma decisão de baixo risco. Se estiver muito boa em um cenário e péssima em outro, é uma decisão de alto risco. Seja qual for a decisão que sua equipe tomar, lembre-se de que até mesmo os piores cenários podem se tornar realidade. O Plano possibilita também a criação de Planos de Ação, compartilhados por uma equipe determinado pelo gerente do projeto. É possível atribuir metas e tarefas a cada participante que, por sua vez informará o andamento das atividades. 7. Estabeleça marcadores para acompanhar as mudanças O planejamento de cenários não termina no Plano de Ação - ele prevê o monitoramento dos fatores levantados nas primeiras etapas, para entender como o mercado está se comportando no presente. Afinal, você está correndo os riscos calculados na última etapa - de nada adianta

9 todo o esforço do planejamento se o mercado não estiver pelo menos próximo dos cenários imaginados. Outra vantagem de monitorar o mercado segundo os fatores levantados é de confirmar se o processo de planejamento de cenários que você utilizou foi assertivo. Todas as discrepâncias entre o planejado e o realizado se reverterão em feedback construtivo para os processos da empresa. Utilize o Plano para monitorar indicadores. É possível criar indicadores personalizados, que podem ser dados brutos ou então combinações entre outros dados da empresa. Mas lembre: é crucial ter esses dados atualizados para entender os reais movimentos do mercado e ser capaz de antever problemas.

10 A AllStrategy atua há mais de 13 anos no mercado de softwares para planejamento orçamentário e controladoria, e atualmente atende mais de usuários. O Plano é o resultado de anos de pesquisa e desenvolvimento, gerando uma solução simples e robusta para coleta e gestão de dados sobre a empresa. Para mais detalhes, entre em contato com a AllStrategy para saber como sua empresa pode ser mais lucrativa com a utilização das ferramentas de análise e planejamento do Plano. Acesse ou ligue para

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