Programa Cidadãos Manual do Promotor Anexo 2: Preenchimento do formulário de pedido de pagamento Versão 1.1

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1 Prgrama Cidadãs Manual d Prmtr Anex 2: Preenchiment d frmulári de pedid de pagament Versã 1.1 A apresentaçã de pedids de pagament através d SIPPCA prcessa-se pel preenchiment d respetiv frmulári. Sublinha-se a imprtância de analisar detalhadamente Regulament d Prgrama e Manual d Prmtr, antes de dar iníci a preenchiment d pedid de pagament.

2 Índice Lgin e acess a frmulári... 3 Preenchiment d frmulári de pedid de pagament... 6 Fase 1 Identificaçã da despesa... 7 Fase 2 Demnstraçã da despesa Anexs brigatóris as pedids de pagament Cnsultar s pagaments efetuads

3 Lgin e acess a frmulári A realizaçã d lgin é feita através d website d Prgrama, cidadas-ativs.pt. N tp da página, d lad direit irá encntrar símbl Prgrama., junt à Agenda d Deverá intrduzir e passwrd criads n regist da cnta assciada a prjet. Pderá verificar que tem lgin efetuad através d símbl selecinad para fazer lgin: A selecinar esse símbl, terá as pções O meu perfil, My applicatins e Alterar passwrd. Para iniciar preenchiment d frmulári de pedid de pagament, deverá clicar na pçã My applicatins e de seguida selecinar prjet, identificad pel seu códig e númer e denminaçã d cncurs. Para selecinar prjet, deverá carregar em Detalhe. 3

4 Terá entã acess à página d respetiv prcess, identificada pel númer d prjet e pel eix de atuaçã em que se insere. Esta página terá infrmaçã relativa a prjet e à entidade prmtra, nmeadamente a designaçã d prjet, a designaçã da entidade prmtra, a mrada da entidade prmtra e s dads da cnta bancária assciada a prjet. Nesta página terá dispnível um menu para rever a candidatura, aceder as frmuláris, as pagaments prcessads e as dcuments d prjet. Estã também dispníveis s dcuments de api relevantes e um mecanism de trca de mensagens cm respetiv gestr d prcess. Para aceder a frmulári de pedid de pagament, deve clicar em Frmuláris. 4

5 Nesta página terá acess a tds s frmuláris necessáris: Pedid de Pagament, Pedid de Alteraçã, Relatóri de Prgress, Relatóri Final e Relatóri de Seguiment. Nesta página é também pssível verificar valr da despesa apresentada e da despesa validada. Para cmeçar um nv pedid de pagament, deverá clicar em Nv Frmulári. Para aceder a um frmulári já cmeçad, em validaçã u mesm já validad, deverá clicar em Detalhe. 5

6 Preenchiment d frmulári de pedid de pagament N frmulári de candidatura cntinua dispnível menu d prjet, já apresentad, bem cm s dcuments de api relevantes e mecanism de envi de mensagens a gestr d eix. Mantém-se igualmente a indicaçã d númer d prjet e d eix em que este se insere. N iníci d frmulári é pssível verificar estad em que pedid de pagament se encntra. O pedid estará n estad Pr submeter quand este já tiver sid iniciad, mas nã submetid. Terá estad Em validaçã uma vez submetid, mas ainda nã aprvad pela UGP. Cas pedid seja devlvid a prmtr, para submissã de dcuments terá estad Pr submeter (anexar cmprvativs) e para crreçã u adiçã de alguma infrmaçã terá estad Pr submeter (regularizaçã). Este prcess de reabertura d pedid de pagament será explicad mais à frente. Pr fim, uma vez aprvad, pedid de pagament ficará n estad Validad. 6

7 O primeir camp d pedid de pagament serve meramente para indicar se pedid de pagament é intermédi u final. O pedid de pagament final é aquele que crrespnde à submissã das últimas despesas elegíveis d prjet, u seja, nã pderá haver pedids de pagament adicinais após a submissã d pedid de pagament final. Uma vez submetid pedid de pagament final também nã se aceitam alterações u adições. Segue-se um quadr resum, que irá ser autmaticamente preenchid, cnfrme frem send preenchidas as linhas de despesa. Este quadr apresenta valr da despesa submetida e também valr da despesa validada, após aprvaçã d pedid pr parte da UGP. Seguem-se as linhas de despesa. É aqui que serã preenchids s camps necessáris para a apresentaçã da despesa e submetids s respetivs dcuments cmprvativs, sempre que necessári. O seu preenchiment será detalhad mais à frente. Uma vez preenchida a linha de despesa, esta ficará na sua versã cndensada. A ttalidade da infrmaçã cnstante na linha de despesa pderá ser cnsultada clicand em Detalhe. Uma vez adicinada a despesa, esta é autmaticamente guardada. Segue-se entã um camp para submissã ds anexs brigatóris, bem cm de dcumentaçã justificativa de caracter geral (que nã faça sentid submeter numa linha de despesa). Pr fim, surgem s btões para submeter, guardar e ainda para regressar à página anterir (cancelar). Uma vez que se encntrem preenchidas e submetidas as linhas de despesa sã autmaticamente guardadas pel sistema. O preenchiment das linhas de despesa pde partir-se em duas fases, a identificaçã da despesa e a demnstraçã da despesa. Fase 1 Identificaçã da despesa Numa primeira fase prmtr deve preencher uma listagem ds dcuments de despesa, em que a cada linha da lista crrespnde uma despesa incrrida e paga n âmbit d prjet. Nã existe um limite para númer de linhas em cada pedid de pagament. Cntud, nenhum pedid pde ser apresentad sem linhas u sem qualquer mntante. N primeir pedid de pagament d prjet será também necessári anexar s dcuments cmprvativs crrespndentes. A partir d segund pedid, a despesa é primeir apresentada pel prmtr à UGP, que selecina entã uma amstra dessa despesa, devlvend pedid a prmtr, para que este pssa submeter s dcuments relativs à amstra selecinada. 7

8 Para cada despesa a inserir terã que ser intrduzids s seguintes dads: Rubrica deve esclher uma das pções dispníveis; Descriçã deve ser intrduzida uma descriçã da despesa, cnfrme a tabela tipificada para descriçã das despesas, infra. Tip de dcument - deve selecinar uma das pções pssíveis (de acrd cm descrit n pnt deste Manual); Nº d dcument - deve ser indicad n.º d dcument de despesa. Cas dcument de despesa nã pssua n.º mecangráfic, Prmtr deve estabelecer uma numeraçã cm uma referência lógica a dcument (pde acntecer, pr exempl, ns recibs de venciment e ns bletins de deslcações). Data da despesa data d dcument de despesa; Data de pagament da despesa data da quitaçã da despesa; NIF Origem - deve ser inserid NIF d frnecedr da despesa em causa; NIF Destin - deve ser selecinad NIF da entidade a que diz respeit a despesa; neste camp basta selecinar a entidade crreta, da lista dispnível (cm base nas entidades financiadas n prjet); 8

9 Valr d dcument (c/ IVA) inserir valr d dcument de despesa, cm IVA; Despesa Elegível indicar mntante de despesa que prpõe que seja cfinanciada pel Prgrama, à taxa cnstante d cntrat de financiament. Justificaçã d mntante da despesa elegível Indicar cálcul, através ds itens incluíds e cálcul, incluind a imputaçã a prjet e a aplicaçã d IVA. Deve ser pssível, cm base na justificaçã, cnfirmar valr slicitad. Tabela tipificada para identificaçã das despesas - Custs cm recurss humans afets a prjet Pretende-se uma rápida identificaçã ds recurss humans e d períd em causa. O períd neste cas crrespnde a mês d venciment, nã necessariamente a mês d pagament da despesa. Nas bservações deve ser apresentad valr/hra de cada tip de despesa. O cálcul d valr hra destas despesas está, em princípi, previamente estabelecid cm a UGP, pdend, cntud, ser slicitad a qualquer mment. Descriçã: Nme_mês-an, para recibs de venciment; Exempls: Jsé Silva_julh-19 Pedr Carvalh_julh-19 Descriçã_mês-an u Descriçã_nme_mês-an, para restante despesa desta rubrica. Exempls: SS_julh-19 SegurAT_Jsé Silva_julh-19 Justificaçã: Nº de hras/de dias nesse mês alcadas a prjet (cálcul) Exempls: 42h (8,57 x 42) 20 dias (1200 venciment base + 85,40 subsídi alimentaçã) Descriçã (cálcul) Exempls: TSU (1,91 x 42h + 1,91 x 140h) SAT (18,80 x 50%) - Vluntariad O valr/hra deve ser calculad de acrd cm a fórmula indicada n artig 18.º d Regulament. Descriçã: Nme_ mês-an. Exempls: Jã Sants_julh-19 Justificaçã: Cálcul (númer de hras x valr/hra) Exempls: 6h x 4,61 - Despesas de transprte e ajudas de cust para deslcações Pretende-se uma fácil visualizaçã e agregaçã das despesas de deslcaçã, através da identificaçã d recurs human/vluntári e atividade assciada. Descriçã: Justificaçã: 9

10 Nme_Origem-destin_atividade, para deslcações em autmóvel; Distância x valr/km Exempls: Jsé Silva_Lisba-Prt_2º WS Prt Descriçã_Nme_Origem-destin_atividade, para deslcações em transprtes públics; Exempls: CP_Pedr Carvalh_Lisba-Prt_2º WS Prt TAP_Jsé Silva_Lisba-Osl-Lisba_Cnferência AC_Nme_númer de dias_atividade, para ajudas de cust; Exempls: AC_Jsé Silva_2,5 dias_cnferência Refeiçã_Lcal_atividade, para despesas de alimentaçã. Exempls: Almç_Osl_Cnferência Aljament_Nme_Lcal_atividade, para estadias. Exempls: Aljament_Jsé Silva_Osl_Cnferência Exempls: 160km x 0,36 Descriçã e valr Exempls: 111 (2 bilhetes alfa pendular, turística) 653 (ida e vlta) Valr ajudas de cust x númer de dias Exempls: AC (50,20 x 2,5 dias) Descriçã (númer de refeições) Exempls: 3 almçs Descriçã (númer de nites) Exempls: 2 nites, htel 3 estrelas - Custs cm a amrtizaçã de equipaments nvs u em segunda mã - Custs cm a aquisiçã de equipaments Descriçã: Equipament Exempls: Prtáteis Justificaçã: Descriçã, númer de equipaments e cálcul (incluind taxa de amrtizaçã, quand aplicável) Exempls: 2 Prtáteis x 400 x 33% - Custs cm cnsumíveis e utrs frneciments Descriçã: Cnsumível Exempls: Flipcharts Papel Justificaçã: Númer, valr (quand nã crrespnde à ttalidade d dcument de despesa) Exempls: 2 Flipcharts, sem IVA (68,88 : 1,23) 15 resmas papel, 45 de 78 10

11 Descriçã_Atividade, quand na mesma despesa surgem váris tips de cnsumíveis. Quand s cnsumíveis nã se encntram assciads a uma atividade em particular, prmtr pde deixar uma descriçã genérica, cm gestã d prjet. Númer, valr (quand nã crrespnde à ttalidade d dcument de despesa), indicaçã da aplicabilidade d IVA Exempls: Materiais artes plásticas_wrkshp Évra Materiais cmunicaçã_sessã de encerrament Material escritóri_gestã d prjet Para despesas cm beneficiáris, devem seguir-se as tipificações da rubrica de Despesas de transprte e ajudas de cust para deslcações, deixand apenas n iníci a indicaçã de que é uma despesa cm um beneficiári. Exempls: Beneficiári_CP_Nme_Lisba-Prt_2º WS Prt Beneficiáris_Almç_Prt_2º WS Prt Exempls: Pincéis, tintas (39 de 98 ) Autclantes, sem IVA (30,75 : 1,23) Canetas, Lápis Ver rubrica de despesas de transprte e ajudas de cust para deslcações Exempls: 55 (1 bilhete alfa pendular, turística) 8 almçs - Custs cm a aquisiçã de serviçs a terceirs Pretende-se facilitar cntrl das aquisições de serviç, através da indicaçã d valr ttal d cntrat/prestaçã de serviçs. Descriçã: Nme_Descriçã_Valr ttal Justificaçã: Valr (indicaçã da aplicabilidade d IVA). Indicaçã de pagament pr tranches, quand aplicável. Exempls: Cnsultra, Lda_Avaliaçã externa_5.500 Miguel Martins_Frmadr Artes Plásticas_1.599 Exempls: (30% - 1ª tranche) 1.300, sem IVA (1.599 : 1,23) - Custs que surgem ds requisits diretamente impsts pel cntrat de financiament Aplicam-se as tipificações das rubricas crrespndentes (aquisições de serviçs u cnsumíveis, pr exempl). - Custs cm a adaptaçã de instalações Aplicam-se as tipificações das rubricas crrespndentes (aquisições de serviçs u aquisiçã de equipaments, pr exempl). Fase 2 Demnstraçã da despesa Cm base na listagem ds dcuments de despesa submetida, a UGP selecina entã um cnjunt de linhas de despesa para análise. 11

12 Aquand da receçã da infrmaçã das linhas de despesa selecinadas pela UGP (indicaçã junt a Detalhe das respetivas linhas de despesa), Prmtr deve entã a intrduzir s dcuments cmprvativs da despesa nessas linhas. Anexs brigatóris as pedids de pagament Antes de submeter pedid de pagament terã que ser inserids tds s dcuments brigatóris para cada uma das entidades passíveis de financiament, a saber: Extrats bancáris cmprvativs ds pagaments de tdas as despesas apresentadas n pedid de pagament; Dcument cmprvativ de nã dívida à Segurança Scial; Dcument cmprvativ de nã dívida às Finanças; Cas regime de IVA de uma entidade passível de financiament seja pr-rata, deve também ser submetida anualmente a certidã cmprvativa da taxa de pr-rata em vigr. Cnsultar s pagaments efetuads Na pçã Pagaments, dispnível n menu d lad direit da página d prcess, pderã ainda ser cnsultads s pagaments já prcessads n âmbit d prjet. 12

13 Qualquer dúvida u questã sbre pedid de pagament deve ser endereçada a gestr d respetiv eix. 13