Manual de Logística ISGH

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1 Manual de Logística ISGH Página 1

2 ELABORAÇÃO Juniana Torres Costa Gerente do Núcleo de Logística ISGH FORMATAÇÃO Comunicação Visual ISGH DATA Novembro de 2014 Manual de Logística ISGH Página 2

3 SUMÁRIO 1. Introdução Objetivos Diretrizes Processos Planejamento da Aquisição de Compras Programadas Solicitação de Compras Emergenciais Recepção Armazenamento Distribuição Análise do Estoque Crítico Responsabilidades Anexos Manual de Logística ISGH Página 3

4 1 INTRODUÇÃO O Núcleo de Logística do ISGH compreende os setores de Almoxarifado e Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF). Atualmente faz aquisições e gestão de estoques de 03 (três) hospitais, sendo um na capital e dois no interior do Estado, das Unidades de Pronto Atendimento (UPAS) e das Unidades de Atenção Primárias à Saúde (UAPS) do município de Fortaleza/CE. A logística de materiais é um dos maiores desafios encontrados pelos gestores de hospitais e unidades de saúde, principalmente no que diz respeito ao atendimento das necessidades organizacionais de forma rápida, correta e eficiente. Através do controle e acompanhamento do estoque, este núcleo faz previsão sobre a demanda ou consumo dos produtos para saúde padronizados em nossa instituição, baseandose em média histórica do consumo nos últimos meses. Quando necessária, é feita a redistribuição de estoque entre as unidades do ISGH, disponibilizando produtos seguros e eficazes, no momento certo e nas quantidades adequadas. São inúmeros os problemas relacionados ao abastecimento e à manutenção de estoque para garantir distribuição adequada, portanto um gerenciamento de estoque eficaz e seguro faz-se necessário para evitar rupturas no estoque em algumas unidades como também aquisições desnecessárias em outras unidades. Variabilidade nas demandas e no tempo de reposição de estoque são frequentes em unidade de saúde e a Logística exerce função de relevância com a análise crítica racionalizando os estoques das unidades, uma vez que a falta de algum item pode ocasionar problemas na qualidade do serviço prestado ao paciente, assim como a aquisição emergencial poderá acarretar custos adicionais e não previstos para nossa instituição. A interface com o Núcleo de Suprimentos também é de extrema importância garantindo o acompanhamento dos processos de compras. A Logística assegura que as necessidades do cliente interno, em relação à coordenação do tempo e de localização de estoque, sejam garantidas de maneira adequada otimizando o uso dos recursos financeiros e garantindo qualidade no atendimento. Manual de Logística ISGH Página 4

5 2 OBJETIVOS Prover aos usuários os produtos certos, na quantidade necessária e nas melhores condições operacionais e financeiras para nossa instituição. Gerenciar os estoques dos produtos. 3 DIRETRIZES Previsão de demanda é um processo no qual procura-se antever o que ocorrerá no futuro para antecipar as providências necessárias para atendimento dos nossos objetivos. Faz parte, portanto, do planejamento das aquisições e quanto melhor for a capacidade de antevisão de demandas futuras, melhor será o desempenho da gestão de estoques no alcance dos objetivos. Atualmente, utilizamos os seguintes relatórios como instrumentos de previsão de consumo: Relatório de Consumo Médio Mensal (CMM) e Relatório de Estoque Crítico (ES). Trabalhamos prioritariamente com compras do tipo programadas para períodos de 6 (seis) ou 12 (doze) meses, sendo as Autorizações de Faturamento (AF) emitidas de acordo com a demanda mensal. Semestralmente, o Núcleo de Logística encaminha as solicitações de compras programadas ao Núcleo de Suprimento que realiza a cotação dos produtos em plataforma virtual denominada Bionexo ou apenas no sistema de compras integrado de nossa instituição denominado GERCOMP, conforme for o caso. O Núcleo de Logística é responsável pela emissão de parecer técnico segundo padronização e normas definidas através da Comissão de Padronização do ISGH e pelo acompanhamento do recebimento dos produtos adquiridos. Manual de Logística ISGH Página 5

6 4 PROCESSOS O Núcleo de Logística é responsável por planejar, solicitar compra, receber, armazenar e distribuir produtos para saúde e material de expediente, sendo setor estratégico para o ISGH, gerenciando e controlando os estoques. A preservação da qualidade dos produtos para saúde deve ser assegurada desde a fabricação até a dispensação ao paciente. Desta forma, as condições de armazenamento, distribuição e transporte desempenham papel fundamental para manutenção dos padrões de qualidade desses produtos e por isso serão descritas em procedimentos operacionais padrão. Dispomos de duas grandes CAFs para armazenamento de produtos para saúde e material de expedientes, sendo divididas entre produtos adquiridos para Secretaria Municipal de Saúde (SMS) e Secretaria do Estado do Ceará (SESA) conforme contratos de gestão existentes. 4.1 PLANEJAMENTO DA AQUISIÇÃO DE COMPRAS PROGRAMADAS Semestralmente, é realizado o planejamento das aquisições programadas com o objetivo de suprir a demanda dos 6 (seis) ou, em alguns casos, 12(doze) meses seguintes. O instrumento usado para estimar os quantitativos a serem adquiridos é o relatório de consumo médio mensal acrescido percentual de 25% para ajuste sazonal de demanda, conforme previsto na literatura. Itens com estoque suficiente para atendimento dos próximos 6 (seis) meses ou superior, se houver, não serão adquiridos. Após conclusão do processo de compra, as CAFs emitirão as AFs mensalmente e de acordo com a demanda e análise do estoque remanescente, conforme descrito em procedimento operacional padrão. Manual de Logística ISGH Página 6

7 4.2 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS EMERGENCIAIS É realizado acompanhamento diário das entregas dos produtos solicitados mediante Autorizações de Faturamento (AFs) enviadas aos fornecedores. Para casos de estoque crítico e que forem detectadas situações do tipo: com problemas de abastecimento, como por exemplo, falta de matéria-prima, atraso na entrega pelo fornecedor, itens manipulados, com aumento de demanda, entre outros, solicita-se compra emergencial para evitar a ruptura no estoque. 4.3 RECEPÇÃO No recebimento verificamos se os produtos que estão sendo apresentados pelos fornecedores estão em conformidade com as condições e requisitos estabelecidos, quanto a especificações, quantidades e qualidade solicitada. Existe uma área específica destinada ao recebimento de produtos e o recebimento é feito por funcionários devidamente treinados de acordo com o procedimento operacional padrão existente para fins de orientação do recebimento. Durante o recebimento, cada entrada é examinada também quanto à conformidade da documentação apresentada. É preenchida Ata de Recepção com os aspectos avaliados sendo registrados no sistema de compras no momento da entrada da nota fiscal para posterior avaliação de fornecedores. Produtos em desacordo com as especificações e condições exigidas não serão recebidos. Nesses casos, ficamos com cópia da nota fiscal e encaminhamos ao fornecedor, anexado a primeira via da nota fiscal, Ata de Devolução com o registro do motivo da devolução. O recebimento das unidades localizadas em Fortaleza é centralizado na CAF da SMS e na CAF da SESA, conforme for o contrato referente à aquisição. No caso dos hospitais regionais, localizados no interior do estado do Ceará, o recebimento é pactuado no momento da aquisição para ser realizado na própria unidade a que se destina a compra. Dessa forma, diminuímos custos com distribuição para outras cidades. Manual de Logística ISGH Página 7

8 4.4 ARMAZENAMENTO Os produtos são devidamente ordenados em estantes, palletes e/ou estrados, separados por família, ordem alfabética e forma farmacêutica. No caso de material médico hospitalar e material de expediente, consideram-se também as embalagens/volumes dos itens. Produtos termolábeis são estocados em refrigeradores com temperatura controlada diariamente. Produtos sujeitos a controle especial são armazenados em sala e armários trancados com chave, ficando a chave guardada em local específico, conforme descrito em procedimento operacional padrão. A área de armazenamento deve ser mantida limpa e livre de pó e contaminação por insetos e/ou roedores. Como projeto de melhoria temos a implantação do armazenamento por lote no decorrer do ano de DISTRIBUIÇÃO Trabalhamos com cronograma de distribuição para atendimento das unidades localizadas no município de Fortaleza e atendemos demandas excepcionais das unidades localizadas no interior do estado do Ceará. Todas as solicitações são recebidas via sistema informatizado de gestão de estoque denominado ALMOX que gera uma requisição para ser separada e conferida antes da entrega ao cliente. O Núcleo de Logística é responsável por transportar adequadamente os produtos, garantindo a manutenção da qualidade bem como assegurar que os produtos cheguem aos destinos conforme indicações especificadas, descritas em procedimento operacional padrão. 4.6 ANÁLISE DO ESTOQUE CRÍTICO Manual de Logística ISGH Página 8

9 O controle de estoque exerce papel de suma importância dentro de uma empresa que gerencia produtos para saúde, pois precisamos manter estoque de todos os produtos necessários para garantia de atendimento e qualidade. Para manutenção de dimensionamento correto de estoque que atendam às necessidades com regularidade no abastecimento, utilizamos como ferramentas os relatórios de Consumo Médio Mensal (CMM) e Estoque Crítico (ES). Atualmente buscamos trabalhar com estoque de segurança de 60 dias para evitar o desabastecimento dos produtos. Com referência aos itens que apresentam estoque crítico, são consultadas outras unidades do ISGH sobre a possibilidade de remanejamento de estoque excedente antes de iniciarmos processo de compra emergencial. Contudo, estoque em excesso pode também significar aumento de custo e até mesmo perdas por vencimento. Análise de estoque crítico e controle de itens com validades críticas estão descritas em procedimentos operacionais padrão. 5 RESPONSABILIDADES CARGO DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES DIMENSIONAMENTO GERENTE ASSESSOR TÉCNICO Responder pelas funções gerenciais do almoxarifado e CAFs; Integrar a Comissão de Padronização; Interface com o núcleo de suprimento; Avaliação de indicadores de desempenho e implementação das ações de melhoria. Responder pelas funções administrativas e técnicas dos almoxarifados e CAFs; Gerenciar as avaliações técnicas de produtos a serem testados, realizando avaliação de custo/benefício; Integrar a equipe de tecnicovigilância; Avaliação de indicadores de desempenho e implementação das ações de melhoria; Supervisão do cumprimento das rotinas pelos colaboradores que compõem a equipe; Manual de Logística ISGH Página 9

10 FARMACÊUTICO PARECISTA FARMACÊUTICO CAF ASSISTENTE ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO Supervisão e acompanhamento das aquisições de produtos para saúde. Realizar aquisições de produtos para saúde; Gerenciar as aquisições programadas, emergenciais e contratos; Gerar AFs de acordo com a demanda; Checar, diariamente as entradas no sistema; Acompanhar diariamente os itens com estoque em alarme e lançar compra emergencial, quando necessário; Interface com as unidades do ISGH. Checklist semanal das condições de limpeza e organização das instalações da CAF; Supervisionar o controle de estoque através das conferências diárias; Analisar, diariamente, o painel de itens com estoque em alarme e falta; Gerenciar estoque dos produtos com validade próxima ao vencimento; Supervisionar o descarte mensal de produtos vencidos; Alimentar indicadores de qualidades da CAF; Supervisionar o controle das condições de recepção, armazenamento e distribuição; Supervisionar o controle das condições de fracionamento de comprimidos; Supervisionar o cumprimento dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs); Conferir e validar as Atas de Recepção dos produtos para saúde recebidos na CAF. Acompanhar diariamente os itens em estoque crítico ou zero das unidades do ISGH, remanejando sempre que possível entre elas; Remanejar semanalmente os itens com estoque excedente entre as unidades do ISGH. Supervisionar o controle das condições de recepção, armazenamento e distribuição; Supervisionar o cumprimento dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) Manual de Logística ISGH Página 10

11 AUXILIAR DE FARMÁCIA SUPERVISOR AUXILIAR DE FARMÁCIA AUXILIAR DE ALMOXARIFADO TÉCNICO EM ODONTOLOGIA Conferir diariamente as entradas de notas fiscais no sistema; Acompanhar e conferir as divergências registradas em planilha de controle de estoque através de conferências diárias; Conferir as condições de recepção, armazenamento e distribuição; Interface com a unidade financeira do ISGH; Registrar diariamente as temperaturas ambientes e refrigeradores. Separar as requisições de transferências dos produtos para saúde solicitados pelas unidades, de acordo com o cronograma de atendimento; Realizar diariamente conferência de estoque dos produtos; Conferir as requisições separadas e realizar as movimentações de adequação no sistema de informação e encaminhar os produtos às unidades solicitantes; Receber e conferir os produtos adquiridos para as unidades do ISGH; Armazenar os produtos recebidos nas CAFs; Registrar diariamente as entradas das notas fiscais recebidas no sistema de informação; Alimentar o quadro de itens com estoque em alarme ou falta. Separar as requisições de transferências dos materiais de expediente solicitados pelas unidades do ISGH, de acordo com o cronograma de atendimento; Controle de estoque dos materiais de expediente. Separar as requisições de transferências dos produtos odontológicos solicitados pelas unidades de atenção primária à saúde, de acordo com o cronograma de atendimento AJUDANTE DE MOTORISTA Auxiliar os motoristas no carregamento e transporte dos produtos para saúde a serem distribuídos entre as unidades do ISGH localizadas em Fortaleza. 07 Manual de Logística ISGH Página 11

12 MOTORISTAS Transportar os produtos para saúde entre as unidades do ISGH localizadas em Fortaleza. 06 AUXILIAR DE ESCRITÓRIO Acompanhamento das entregas das aquisições dos produtos para saúde, cobrança e notificação das entregas em atraso; Envio das Afs aos fornecedores; Protocolo e entrega de notas fiscais e memorandos referentes aos processos de compras na unidade financeira do ISGH; Conferência e arquivo dos processos de compra; Alimentação de planilhas de indicadores de compras; Desempenhar tarefas afins e auxiliar nas funções administrativas. 06 Manual de Logística ISGH Página 12

13 6 ANEXOS Manual de Logística ISGH Página 13