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1 I M P L E M E N TA Ç Ã O D O C Ó D I G O B I D I M E N S I O N A L D A T A M A T R I X T E C N O L O G I A D A I N F O R M A Ç Ã O C Ó D I G O B I D I M E N S I O N A L D A T A M A T R I X PROCESSOS E TECNOLOGIAS QUE PERMITEM MONITORAR O MEDICAMENTO DESDE O RECEBIMENTO DA MENOR UNIDADE DO MEDICAMENTO ATÉ A ADMINISTRAÇÃO NO PACIENTE

2 Equipe HSM responsável pela implantação do processo de rastreabilidade. O sistema de medicação de um hospital é aberto e complexo, envolvendo várias etapas que estão inter-relacionadas e interligadas por várias ações. Obedece criteriosamente de 20 a 30 passos diferentes, como os processos de prescrição, dispensação e administração de medicamentos, considerando muitos indivíduos e múltiplas transferências de pedidos ou materiais, que passam de uma mão à outra, e podem conduzir a erros na medicação (LEAPE et al.., 2000). A segurança que um bom processo de rastreabilidade proporciona a um hospital é certeza de que, se necessário for, pode-se resgatar qualquer etapa acima descrita. O Hospital São Marcos, visando garantir a segurança no uso dos medicamentos em seus pacientes, modernizou o processo de rastreabilidade dentro da instituição. O Hospital São Marcos, visando garantir a segurança no uso dos medicamentos em seus pacientes, modernizou o processo de rastreabilidade dentro desta instituição. Essa segurança não é apenas no ato da administração, ela está presente em todos os processos que envolvem a dispensação e distribuição do medicamento até chegar ao paciente. Rotineiramente, os farmacêuticos do hospital São Marcos realizam o monitoramento nos sites da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e Diário Oficial para buscar notificações de recolhimento ou roubos de cargas de medicamentos.

3 Havendo alguma notificação de qualquer natureza de desvio e o produto for padronizado no hospital, o farmacêutico rastreia se há algum lote citado sendo utilizado na instituição. Ao mesmo tempo, lança um comunicado para a área de suprimentos, alertando para o não recebimento do referido lote. Essa etapa é fundamental para barrar a entrada de produtos adulterados dentro do hospital. No ato do recebimento de um medicamento, são inseridos os dados no sistema informatizado do hospital. O colaborador do almoxarifado digita as informações de lote e validade de produto. Uma vez que esses dados são lançados no sistema, por medidas de segurança, não poderão ser alterados, salvo com justificativas e anuência da diretoria. Porém, a digitação é uma etapa manual e sujeita ao erro humano. A leitura de um número 8 pode facilmente ser confundida com um número 3, 9 ou 0, um número 4 com a letra A, o número 5 com o número 9, etc. Tudo vai depender das condições de leitura da embalagem e/ou fatores intrínsecos ao meio-ambiente e ao colaborador. Os lotes são códigos alfanuméricos de difícil leitura. A p ó s o r e c e b i m e n t o d e u m medicamento no hospital, ele passa para a identificação interna e unitarização. Como a grande maioria dos medicamentos não A unitarização dos medicamentos é uma etapa fundamental no processo do preparo para encaminhamento às unidades, uma vez que a grande maioria das indústrias não fornece produtos identificados com lote e validade na menor unidade. possui essa identificação na sua menor unidade, faz-se necessário que cada hospital possua uma área específica para a realização dessa etapa, a unitarização do medicamento. Afinal, a farmácia hospitalar trabalha dispensando a menor unidade de um medicamento. Uma embalagem secundária com 12 unidades de um produto em uma drogaria é vendida a um único paciente, em uma farmácia hospitalar é fracionado em 12 doses para 12 pacientes diferentes. E, neste processo de dispensação, vemos a importância de uma rastreabilidade efetiva. A unitarização dos medicamentos é uma etapa fundamental no processo do preparo para encaminhamento às unidades, uma vez que a grande maioria das indústrias não fornece produtos identificados com lote e validade na menor unidade. Com o surgimento de codificações capazes de armazenar grande volume de dados, houve uma grande oportunidade de melhoria nos serviços prestados aos pacientes e à administração do hospital por parte da equipe de farmácia hospitalar. Independente de legislação, o HSM já realiza o processo de rastreabilidade dos medicamentos, sendo capaz de rastrear desde a entrada do medicamento no hospital até o paciente, mesmo com a inserção dos dados de forma manual.

4 A próxima etapa é a leitura do m e d i c a m e n t o n o m o m e n t o d a administração. As etapas do processo de implantação da leitura no código DataMatrix foram às seguintes: 1 - Adaptação do sistema informatizado para a leitura do código DataMatrix; O processo de rastreabilidade proporciona um eficiente gerenciamento de estoques. Além disso, gerencia-se, com maior segurança e agilidade, as validades dos produtos por centro estocador, o que permite realizar transferências de produtos com vencimento próximo para outros centros estocadores que possuem maior perfil de consumo do produto em questão. Iniciar a leitura do código bidimensional DataMatrix foi uma opção do hospital por proporcionar segurança ao paciente, agilidade e acertividade nos processos. O HSM também alavancou a atualização do software, que é desenvolvida pelos membros da equipe de T.I, de forma a tornar a leitura do código DataMatrix possível em todas as etapas do processo. Assim, iniciou-se o trabalho, realizando as leituras do código DataMatrix, desde a entrada do produto na instituição até a dispensação para o paciente. 2 - Troca dos leitores: foram substituídos os leitores lineares e entraram os leitores a laser ou de imagem (DataMatrix); 3 Treinamento das equipes (almoxarifado e farmácia) para o novo processo; 4 Atualização do sistema. A implantação da leitura do código DataMatrix é considerada uma melhoria de processo, pois já realizávamos o processo de rastreabilidade. O HSM também alavancou a atualização do software, que é desenvolvida pelos membros da equipe de T.I, de forma a tornar a leitura do código DataMatrix possível em todas as etapas do processo.

5 UNITARIZAÇÃO 1200 itens padronizados a serem unitarizados doses/mês unitarizadas IDENTIFICAÇÃO 9 9 % i d e n t i f i c a d o s n a instituição com DataMatrix A c r e d i t a m o s q u e, q u a l q u e r alteração no processo de unitarização dentro do hospital, deve ser feita considerando, em primeiro lugar, a minimização dos riscos, seja qual for o método a ser adotado. O acréscimo, em termos de segurança ao paciente, é justamente realizar a leitura do código com os dados de lote e validade fornecidos pelo fabricante. R e c e b e r o s m e d i c a m e n t o s identificados com código pela indústria, na embalagem primária, contendo lote e a validade, pode trazer ganhos imensuráveis para os hospitais. Principais benefícios - Minimização de erros: maior índice de acertos na inserção dos dados de lote e validade no sistema informatizado, proporcionando segurança no uso da informação do produto. - Otimização dos recursos: redução de volume de unitarização de medicamentos, liberando a equipe de auxiliares a realizar outras tarefas na farmácia. - Rapidez: agilidade no processo de recebimento de produtos; o que antes exigia digitação, hoje é realizado por leitura ótica dos dados. O acréscimo, em termos de segurança de paciente, é justamente realizar a leitura do código com os dados de lote e validade fornecidos pelo fabricante. Outros ganhos da codificação do produto com lote e validade na embalagem primária feita pelo fornecedor vão desde a redução de custos, através da minimização da manipulação dos produtos, do consumo de materiais para a unitarização e da identificação interna dos mesmos até a garantia da segurança do paciente. O custo anual de morbidade e mortalidade referente a erros na medicação, nos EUA, tem sido estimulado em torno de U$$ 76,6 bilhões (BERWICK & LEAPE, 1999; KOHN et AL., 2001, ANDERSON, 2002) Dr. Jefferson Campelo Diretor Técnico Coordenador do Projeto Hospital São Marcos

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