Curso Introdução ao Secretariado Empresarial

Transcrição

1 Seja bem Vindo! Curso Introdução ao Secretariado Empresarial CursosOnlineSP.com.br Carga horária: 20hs

2 Conteúdo Programático: 1. Um novo perfil 2. Da era da máquina datilográfica à internet 3. Um perfil em transformação 4. Um novo perfil, um novo currículo 5. O uso das novas tecnologias no ambiente do trabalho 6. Novas competências e habilidades 7. Inteligência emocional 8. Competência interpessoal 9. Autoconsciência e o relacionamento interpessoal 10. Liderança 11. Equilíbrio emocional 12. Equilíbrio emocional II 13. Competências, habilidades e inteligência emocional 14. Competências, habilidades e inteligência emocional II 15. Competências, habilidades e inteligência emocional III 16. Perfil empreendedor 17. Agente facilitador 18. Domínio de novas tecnologias 19. A empresa e o capital intelectual 20. A empresa e o capital intelectual II

3 1. UM NOVO PERFIL A nova secretária faz parte da equipe que busca ideias e soluções para ampliar os negócios, aumentar as vendas, melhorar a imagem da empresa. Para tanto, deve ter visão geral da organização, estar conectada com os avanços da tecnologia e gerenciamento das informações que farão dela um diferencial no mercado de trabalho. Dela são exigidas tarefas de grande responsabilidade, as quais requerem o conhecimento das características da organização para a qual trabalha, além de capacidade de organização, comunicação e adaptabilidade frente às novas necessidades e expectativas das empresas, bem como domínio da informática. Afinal, hoje, a informática é uma forte aliada da secretária que, antes de seu surgimento e disseminação, gastava praticamente todo seu tempo diário para executar as técnicas secretariais como: datilografia, planejamento, organização e controle do arquivo, da agenda, das viagens e das reuniões. Agora, informatizou essas técnicas, gastando apenas a metade do tempo anterior para executá-las e tendo tempo para dedicar-se ao assessoramento do executivo. 2. DA ERA DA MÁQUINA DATILOGRÁFICA À INTERNET Da época da máquina de escrever até hoje, era da Internet, muitas foram as mudanças que ocorreram na função de secretário. Essa foi uma das profissões que mais sofreu alteração no seu perfil neste final de século. Antes, as secretárias serviam café, programavam contas, programavam agendas, compravam presentes; hoje, suas funções são de cunho administrativo. A secretária executiva moderna assume muito mais compromissos e as suas responsabilidades estão distantes dos serviços burocráticos e rotineiros do passado. A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. Hoje, o executivo precisa ser auxiliado por uma profissional atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências e desenvolver suas habilidades.

4 3. UM PERFIL EM TRANSFORMAÇÃO Cada vez mais a secretária executiva precisa estar sintonizada com os novos tempos, buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir para o sucesso e a lucratividade da empresa. Deve ter liderança, confiabilidade, criatividade, ética, discrição, dinamismo, ser polivalente e dominar conhecimentos de informática. O perfil desse profissional sofreu alterações em virtude das exigências e necessidades do mercado de trabalho. O capital humano passa a ser entendido como estratégia fundamental para enfrentar as transformações radicais. Não são apenas as máquinas e equipamentos que ficam obsoletos; os conhecimentos e as habilidades também. A capacidade de gerar novos conhecimentos e agregá-los ao processo produtivo é que se torna a grande vantagem competitiva. Em virtude disso, os profissionais tiveram que rever e renovar seu modo de executar as atribuições inerentes à profissão, reconstruindo-se a cada nova situação e a cada nova tecnologia que lhes era apresentada. A incorporação de novas competências e habilidades permitiu-lhes ocupar mais espaço junto aos dirigentes. Tornaram-se profissionais capazes de intervir, propor soluções para os problemas que surgem no ambiente de trabalho, analisar dados e informações e trabalhar em equipe. 4. UM NOVO PERFIL, UM NOVO CURRÍCULO Hoje, a Secretária é uma assessora executiva que auxilia a chefia a processar e organizar informações. Possui preparo técnico, habilidade para assumir responsabilidades, iniciativa, autonomia para tomar decisões e capacidade de acompanhar os avanços tecnológicos. Para atender às expectativas do mercado em relação aos profissionais de Secretariado Executivo, muitas universidades estão reformulando seus currículos e utilizando, em sala de aula, recursos que visam a preparar os alunos para os desafios da profissão. Dentre as inovações estão os softwares educativos, ambientes de ensino a distância e outras ferramentas da informática que, além de dinamizarem as aulas, tornam os alunos familiarizados e aptos a trabalharem com essas ferramentas.

5 5. O USO DAS NOVAS TECNOLOGIAS NO AMBIENTE DO TRABALHO O desenvolvimento das tecnologias, nas últimas décadas, tem afetado todos os setores da sociedade, ocasionando agilidade de comunicação, reduzindo esforços nas rotinas diárias, ampliando as possibilidades de acesso à informação e forçando os profissionais de todas as áreas a se adaptarem às mudanças. Hoje, as tecnologias, nas suas mais variadas formas, fazem parte da vida das pessoas fora da escola, portanto é natural que façam parte, também, de suas vidas escolares. É sinal de inteligência saber usar os recursos tecnológicos disponíveis a serviço dos objetivos da escola. Além disso, nesse momento em que a aprendizagem é essencial para o desenvolvimento do indivíduo e para sua participação ativa e criativa na sociedade, ambientes educacionais que a viabilizam ganham valor crescente. 6. NOVAS COMPETÊNCIAS E HABILIDADES A profissão de secretariado executivo vem sofrendo mudanças ao longo do tempo, e atualmente, a expectativa, além de desenvolver trabalhos rotineiros, como controle de agenda e organização de eventos, é assessorar de uma forma mais dinâmica os executivos, atuando como gestora e empreendedora. Com as novas responsabilidades, são requeridas qualificações em áreas diversas, como administração, finanças, negociação e marketing, ou seja, áreas que estejam interligadas com os processos decisórios das empresas, onde a secretária atua como uma facilitadora de informações e também no gerenciamento de tarefas destas áreas em busca de melhores resultados para a organização. Para tanto, competências e habilidades devem ser desenvolvidas ou aperfeiçoadas para o adequado desenvolvimento do seu trabalho.

6 7. INTELIGÊNCIA EMOCIONAL Frente ao mercado de trabalho exigente, todos os profissionais das mais diferentes áreas necessitam de conhecimentos técnicos e interpessoais satisfatórios. Isso quer dizer que, apenas ser o mais competente tecnicamente do mercado não garante trabalho, mas deve desenvolver ou aprimorar habilidades como controle de emoções e capacidade de interatuar adequadamente com grupos diferentes em momentos distintos. As relações interpessoais saudáveis e a capacidade de liderança no ambiente profissional são reconhecidas como requisito para um resultado eficaz do trabalho, e aprender a lidar com as emoções, aliando ao conhecimento técnico, pode representar um passo à frente para o sucesso e satisfação profissional. A inteligência emocional, aplicada nas organizações através da vida profissional da secretária executiva, pode servir de base para que estas profissionais conquistem espaço e para que desenvolvam a capacidade de atuar dinamicamente nas diferentes atividades que desempenham junto ao executivo. 8.COMPETÊNCIA INTERPESSOAL Competência interpessoal é a habilidade de lidar eficazmente com relações interpessoais, de lidar com outras pessoas de forma adequada às necessidades de cada uma e às exigências da situação. Por isso todas as pessoas, em interações com indivíduos no ambiente de trabalho, precisam conduzir essas relações de forma positiva e produtiva. Para tanto, pode utilizar algumas das técnicas de comunicação: promover feedbacks confiáveis e também estar disposto a recebêlos; evitar divergências e praticar a empatia. Mas como isso é possível? Uma das formas para entender e desenvolver estes processos que facilitam e colaboram para uma prática profissional eficaz são as técnicas da Inteligência Emocional.

7 9. AUTOCONSCIÊNCIA E O RELACIONAMENTO INTERPESSOAL Para qualquer profissional, e no caso da secretária executiva, a autoconsciência destas influências externas e internas sobre a avaliação das pessoas é fundamental, na medida em que seus clientes externos e internos são frequentemente muito diferentes uns dos outros, desde os mais variados cargos até culturas e subculturas diversas. A avaliação constante dos comportamentos a tomar para cada tipo de cliente e identificar como estes a veem pode ser uma forma de conquistar sua empatia, tanto em uma negociação com diretores da empresa como em uma tomada de decisão sobre um projeto com a equipe. A autoconsciência é a chave para gerar um relacionamento interpessoal positivo e, consequentemente, clima favorável e produtividade adequada. Após o indivíduo conquistar autoconsciência de suas emoções, é preciso que haja o controle das mesmas. Assim que identificadas essas emoções, podem ser conduzidas de forma positiva. Algumas delas precisam ser contidas, principalmente em um ambiente profissional. 10.LIDERANÇA Para que a secretária executiva tenha sucesso em sua investida nesta busca de nova posição profissional, ela deve também buscar o entendimento do processo de liderança. Participando junto com o executivo dos processos decisórios da empresa, com esta aprendizagem social aliada ao conhecimento teórico prático, esta profissional pode desenvolver habilidade ou competências das técnicas da inteligência emocional focadas em liderança para construir uma base adequada para o desenvolvimento de um trabalho satisfatório neste campo de atuação. Os líderes mobilizam, inflamam, motivam. As tentativas para explicar essa eficácia fazem levar às conclusões sobre estratégia, visão, ideias poderosas. Os líderes atuam em um nível mais fundamental, que agem por meio das emoções. A capacidade do líder de administrar e direcionar tais sentimentos de modo a ajudar o grupo a cumprir suas metas depende de seu nível de Inteligência Emocional. A ressonância ocorre naturalmente para os líderes inteligentes emocionalmente. Sua

8 paixão e energia vigorosa ressoam por toda a equipe. Mesmo assim, eles podem às vezes projetar um humor mais sóbrio, quando apropriado, valendo-se da empatia para sintonizar-se com o registro emocional de seus liderados. 11. EQUILÍBRIO EMOCIONAL O equilíbrio emocional é decisivo para a personalidade de um líder e se manifesta mediante decisões rápidas e definitivas. O equilíbrio emocional faz o líder merecer confiança e apoio de seus liderados. Manter-se controlado e equilibrado significa agir do mesmo modo, frente a uma crise ou a uma situação tranquila. Enquanto uma leve ansiedade pode ajudar a concentrar a atenção e a energia, a pressão prolongada acaba não só sabotando os relacionamentos do líder como tolhendo o desempenho, por reduzir a capacidade do cérebro de processar informações e responder de maneira eficaz. O uso engenhoso do humor também é característico da liderança eficaz. Em momentos de tensão, pode ser usado para evitar o sequestro emocional (situação lutar-ou-fugir) e evitar a perda de tempo com divergências inúteis. Em algumas situações, o bom humor cria um clima agradável, e transforma os humores negativos em positivos, assim o líder consegue minimizar o problema ou divergência em questão. Os líderes mais eficazes, pois, fazem uso do humor com mais liberdade, mesmo quando em situações de tensão, enviando mensagens positivas que modificam o tom emocional latente da interação. 12. EQUILÍBRIO EMOCIONAL II O antigo modelo de liderança tinha um foco funcional, sem levar em conta a dimensão emocional ou pessoal. Hoje, esse gênero impessoal de liderança fracassa cada vez mais. Os líderes ressonantes rompem com os antigos moldes de liderança, cada vez mais lideram em função da excelência na arte dos relacionamentos. Eles sabem quando ser colaborativos e quando ser visionários, quando ouvir e quando comandar. É natural fomentarem relacionamentos, promover fidelidade por preocuparem-se com as carreiras de seus subordinados, e inspirarem por darem

9 tudo de si por uma missão que fale de valores compartilhados. O líder emocionalmente inteligente faz tudo isso no momento certo, da maneira certa, com as pessoas certas. São mais atentos às pessoas e às redes. Têm verdadeira paixão pela sua missão. Seu entusiasmo e excitação espalham-se espontaneamente, revigorando seus liderados. 13. COMPETÊNCIAS, HABILIDADES E INTELIGÊNCIA EMOCIONAL A secretária executiva, com as competências e habilidades relacionadas com a Inteligência Emocional, utilizando estas técnicas em seus processos de trabalho, aliando os conhecimentos técnicos, e somando a tudo isso habilidade para liderança, propicia condições favoráveis para assessorar os executivos de maneira dinâmica, participando também como líder nos processos decisórios das organizações, conquistando e ampliando espaço através das habilidades e competências desenvolvidas no âmbito da Inteligência Emocional. O modo como estas novas conquistas de carreira podem ser alcançadas é através do desenvolvimento das competências da Inteligência Emocional, assim ganhando mais credibilidade em sua forma de atuar e melhorando significativamente suas relações interpessoais, que é a base do sucesso da profissão. 14. COMPETÊNCIAS, HABILIDADES E INTELIGÊNCIA EMOCIONAL II A secretária executiva passa por momentos que se podem considerar críticos ao longo do seu dia de trabalho. O contato com a chefia estressada pelas cobranças hierárquicas, por exemplo, pode causar muita pressão e cobranças ou até mesmo desmotivação. Como seu trabalho envolve basicamente relacionamento interpessoal, desenvolver o controle das emoções, identificando maus hábitos e rastreando as possibilidades de crescimento, poderá lidar mais facilmente com situações difíceis tão presentes em sua profissão, fazendo com que as atitudes sejam focadas em resultados esperados pela chefia, sem a perda da motivação e

10 com o equilíbrio emocional necessário para manutenção da empatia com o grupo de trabalho. 15.COMPETÊNCIAS, HABILIDADES E INTELIGÊNCIA EMOCIONAL III O uso das competências e habilidades da Inteligência Emocional, aliando conhecimentos técnicos adquiridos para o exercício da profissão, constituem as competências necessárias para que a secretária executiva adquira credibilidade, mostre-se ressonante com suas ideias e com as novas visões para a empresa; tenha consciência plena de tomada de decisões baseados em seu aprofundamento nos negócios da empresa juntamente com o executivo e influenciando nos resultados da organização, conforme seu grau de conhecimento teórico-prático e o envolvimento sob o enfoque das relações interpessoais e suas implicações contextuais, considerando as interconsciências, suas causas e consequências. 16. PERFIL EMPREENDEDOR O papel do Secretário Executivo, na verdade, é de um Assessor nas organizações. Ele exerce funções gerenciais e deve ter a capacidade de planejar e organizar as atividades ligadas à alta administração da empresa em que atua. É imprescindível que tenha um perfil empreendedor, ou seja, que tenha ideias de soluções alternativas para os problemas que surgem no dia-a-dia do trabalho. É essencial que ele conheça bem a instituição em que atua, pois não se pode desenvolver um bom trabalho sem saber quais são os objetivos e a política da nossa empresa. "Hoje a secretária está presente na indústria, no comércio, nas empresas, etc. 17. AGENTE FACILITADOR Devido à posição estratégica que ocupa dentro da empresa, o Secretário deve ser um agente facilitador, demonstrando discrição e postura ética. É importante

11 salientar que o Secretário Executivo, assim como qualquer profissional de outra área, não domina todos os conhecimentos necessários ao desempenho de sua função ao concluir um curso universitário. É necessário atualização constante, seja através de leituras técnicas ou de cursos de qualificação. A bagagem de conhecimento adquirida ao longo de alguns anos de curso superior permite que o profissional tenha plenas condições de atuar em qualquer tipo de empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, seja do ramo comercial, industrial ou prestadora de serviços. 18. DOMÍNIO DE NOVAS TECNOLOGIAS A área da informática merece atenção especial no Currículo dos Cursos de Secretariado, não somente possibilitando o aprendizado de noções gerais, mas sim enfocando a visão administrativa. A disciplina de Sistemas de Informações Gerenciais é um bom exemplo disto, pois aborda, entre outros tópicos, sistemas de apoio à decisão. Não adianta a empresa ter apenas dados, ela precisa de informações completas que permitam a correta tomada de decisões. O secretário deve estar inteirado sobre os sistemas utilizados pela empresa, bem como sobre as novas tecnologias disponíveis no mercado, para poder desempenhar seu papel eficazmente. O Assessor Executivo/Secretário deve estar preparado para realizar tarefas, inclusive, virtuais e, muitas vezes, ficar disponível vinte e quatro horas por dia, por meio de um celular. 19. A EMPRESA E O CAPITAL INTELECTUAL Algumas empresas, no intuito de reduzir custos, excluem pessoas com um certo tempo de carreira na organização. Esta pode não ser a melhor alternativa, pois, com estas pessoas, pode-se ir o conhecimento da empresa e, em alguns casos, sua chance de competir com a concorrência. As empresas devem mudar seu enfoque e criar mecanismos para estimular a permanência do Capital Intelectual na empresa. Além disso, é necessário possibilitar meios para que este conhecimento possa se

12 difundir entre os colaboradores. Não adianta nada ficar concentrado apenas nas mãos (ou nas mentes) de uns poucos. 20. A EMPRESA E O CAPITAL INTELECTUAL II As empresas precisam atrair e manter pessoas com certas habilidades e comportamentos para aumentar os estoques e os fluxos de conhecimento da empresa. As pessoas devem ser tratadas com respeito e também devem ter reconhecimento financeiro pelo seu trabalho. O secretário, pela função que exerce, é um profissional com grande valor intelectual na empresa. Depois do executivo, muitas vezes é o secretário quem melhor conhece os objetivos da organização e quais os melhores meios de atingir as metas desejadas, justamente por trabalhar tão próximo a ele. Sabe-se, no entanto, que nem todas as empresas dão total abertura de informações e mesmo liberdade de ação aos seus secretários. O profissional de secretariado deve se dar valor e fazer jus à função que exerce para conquistar a confiança do seu chefe em seu potencial. Assim se tornará um "bem" indispensável para a empresa e que poderá contribuir significativamente para o seu crescimento.