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1 Preparando sua empresa para o forecasting: Critérios para escolha de indicadores. Planejamento Performance Dashboard Plano de ação Relatórios Indicadores

2 Embora o forecasting seja uma realidade, muitas empresas não têm a estrutura de dados necessária para desenvolver modelos preditivos com sucesso. Seja por dificuldades na interpretação dos dados ou pela falta de consistência na sua coleta, a baixa qualidade da informação pode comprometer qualquer tentativa de encontrar relações de casualidade entre os eventos que afetam a saúde da empresa. Segundo pesquisadores na área de modelos preditivos na administração de empresas, a disponibilidade de dados é fundamental na utilização até das ferramentas mais básicas de forecasting. A seguir é possível atestar sua qualidade e, com os recursos tecnológicos disponíveis na empresa, os dados podem enfim ser utilizados para reduzir riscos, prever comportamentos de mercado e realizar um planejamento financeiro mais alinhado com as mudanças que podem ocorrer no futuro. Como preparação para conhecer as técnicas de forecasting para aprimorar o planejamento da empresa, a AllStrategy apresenta neste e-book alguns critérios para a escolha de indicadores necessários para as análises preditivas.

3 A era da informação em tempo real para a tomada de decisão Em nosso mundo conectado pela tecnologia, a forma de consumir produtos e serviços mudou, e com ela mudou também a forma com que as empresas competem entre si por participações no mercado. Com a popularização das redes sociais, dos smartphones e da computação em nuvem, houveram grandes mudanças dentro dos escritórios e indústrias, afetando processos de produção, de contratação, gestão financeira e vendas. Os diversos departamentos das empresas tiveram que se renovar para dar conta de atender às novas demandas do mercado. Departamentos de marketing utilizam dados coletados para prever comportamentos do consumidor, e realizar ofertas personalizadas para aumentar o ticket médio e estimular a compra de novos produtos. As vendas confiam em sistemas de CRM - customer relationship management - para gerenciar sua carteira de clientes - tudo na nuvem. Até mesmo o atendimento ao cliente no pós-venda tem sido feito com o auxílio de SAAS - softwares as a service -, também na nuvem. À medida que mais informações são geradas nas áreas de atuação da empresa, seus departamentos estão migrando para a utilização do Big Data para planejar suas atividades, simular cenários e fornecer material para tomada de decisão. Até mesmo o departamento de finanças, tradicionalmente adepto às planilhas, está se abrindo para poderosos gerenciadores financeiros, capazes de fornecer informações precisas e em tempo real. Mas todo esse aparato tecnológico é inútil se a empresa não souber quais dados coletar, e como estudar os dados coletados para realizar suas previsões. A coleta de dados sem relevância consome tempo e recursos dos colaboradores, pois estarão preocupados em organizar informações que não serão usadas. A orientação para a coleta de dados deve partir da escolha dos

4 indicadores relevantes para a tomada de decisão e para as análises preditivas. Essa escolha depende do tipo de decisão que é tomada, dos departamentos envolvidos e dos problemas enfrentados. Mas, de forma geral, a empresa deve buscar eventos que se relacionam em um modelo de causa e efeito. Quando a relação é encontrada é possível simular o comportamento dessas variáveis e estabelecer previsões plausíveis para o futuro. Estudar o passado para tentar prever o futuro Embora muitas evidências científicas provem que nós, seres humanos, somos péssimos em lidar naturalmente com o acaso e a probabilidade, podemos nos beneficiar de modelos preditivos para nortear nossas decisões. Esses modelos ajudam a entender relações de casualidade entre eventos diferentes. O processo de encontrar tais relações envolve levantar variáveis relevantes, conhecidas como indicadores, estabelecer entre essas variáveis possíveis relações de casualidade e, enfim, verificar se a relação existe ou não - fazer a prova real. Saber encontrar os indicadores é a primeira etapa do processo, e talvez é a mais importante. Para isso é necessário ter um olhar atento para as situações, e um bom conhecimento dos processos da empresa. Ao analisar o passado utilizamos uma forma de raciocínio mais intuitiva e sugestiva, usando ferramentas de diagnóstico. É um processo bastante dependente do nosso julgamento, desde a escolha dos indicadores adequados até os palpites sobre suas relações de casualidade. Quando olhamos para trás, estamos à procura de padrões, eventos que tiveram efeitos em outros, tudo para elaborar uma teoria que faça sentido,

5 passível de ser aplicada no futuro em benefício do planejamento. Estamos à procura de algum tipo de ligação provável entre causa e efeito, o que constitui nossos critérios para a escolha de indicadores de performance para a análise preditiva: Tipo de relação Definição Exemplo Ordem temporal Proximidade Correlação Similaridade Um evento acontece necessariamente após o outro. Os eventos acontecem de maneira próxima no tempo e espaço. Um evento responde à variação de outro. É possível comparar um evento ao outro, em tamanho ou força. Após veicular um anúncio na televisão, os pedidos pelo e-commerce triplicam. As mudanças do clima afetam os lucros das unidades produtivas. As taxas de devolução do produto variam conforme os tipos de incentivos que são oferecidos às equipes de vendas. O turn-over do setor de entregas aumentou em Curitiba, assim como em São Paulo. Estudar o passado para tentar prever o futuro Você precisa orientar os departamentos detentores do acesso aos dados de mercado, para que estejam alinhados com os objetivos da empresa relacionados ao forecasting. Sem o direcionamento adequado para as equipes, sua empresa pode errar na coleta das informações e comprometer a qualidade dos dados. Com os departamentos alinhados, trocando informações e cientes do contexto da estratégia da empresa, com o tempo haverá dados suficientes - e com

6 qualidade - para realizar previsões que de fato contribuam para aumentar a lucratividade da empresa, como: Ÿ Ÿ Ÿ Será que alterar a forma de premiação dos vendedores irá aumentar as vendas de uma nova linha de produtos? Como a eliminação de um entreposto logístico afetará a taxa de satisfação dos clientes? Se reduzirmos despesas com viagens, teremos perdas na taxa de fechamento de contratos? Quando a empresa for capaz de realizar previsões com altas chances de sucesso, poderá se planejar com antecedência, preparando-se melhor para enfrentar crises, superar concorrentes e conhecer novas fases de crescimento.

7 A AllStrategy atua há mais de 13 anos no mercado de softwares para planejamento de empresas controladoria, e atualmente atende mais de usuários. O Plano é o resultado de anos de pesquisa e desenvolvimento, gerando uma solução simples e robusta para coleta e gestão de dados sobre a empresa. Para mais detalhes, entre em contato com a AllStrategy para saber como sua empresa pode ser mais lucrativa com a utilização das ferramentas de análise e planejamento do Plano. Acesse ou ligue para

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