Manual Microsoft Excel 2000
Índice 1. INTRODUÇÃO AO EXCEL 1 2. ENTRADA DE DADOS 2 3. TECLAS DE MOVIMENTAÇÃO 2 4. SELECCIONAR CÉLULAS COM O RATO 3 5. FORMATAR 4 5.1. FORMATAR NÚMEROS 4 5.2. ALINHAMENTO 5 5.3. MUDAR FONTES E FORMATAR CARACTERES 5 5.4. LIMITES 6 5.5. PADRÕES 7 5.6. PROTECÇÃO 7 6. ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS 8 7. ALTERAR A ALTURA DAS LINHAS 8 8. REMOVER LINHAS DA GRELHA 9 9. FORMATAÇÃO AUTOMÁTICA 9 10. FÓRMULAS 10 11. REFERÊNCIAS 11 12. COPIAR FÓRMULAS 13 13. TIPOS DE GRÁFICOS 13 13.1. GRÁFICOS ÁREA 13 13.2. GRÁFICOS DE COLUNAS 14 13.3. GRÁFICOS DE BARRAS 14 13.4. GRÁFICOS DE LINHAS 15 13.5. GRÁFICOS CIRCULARES 15 13.6. GRÁFICO EM ANEL 16 13.7. GRÁFICO COTAÇÕES 16 13.8. GRÁFICO DISPERSÃO 17 13.9. GRÁFICO DE BOLHAS 17 13.10. GRÁFICO RADAR 18 13.11. GRÁFICO DE SUPERFÍCIE 18 13.12. GRÁFICO DE CONES, CILÍNDRICOS E PIRÂMIDES 19 14. CRIAR UM GRÁFICO 19 15. MAPAS 23 15.1. ADICIONAR RÓTULOS, TEXTO E MARCAS DE MAPA 24 15.2. FORMATAÇÃO E OPÇÕES DE MAPAS 24
1. Introdução ao Excel Desenvolvido pela Microsoft, o Excel tem como funções principais permitir a elaboração de gráficos, cálculos, funções matemáticas, etc. Quando iniciamos o Excel aparece uma folha com o nome Livro1. Na verdade, uma folha electrónica nada mais é do que a representação de uma tabela, onde colunas e linhas se cruzam, o cruzamento de uma linha com uma coluna é tratada por célula. A célula é a unidade com a qual trabalharemos dentro do Excel, já que será através dela que entraremos os dados que previsivelmente servirão como base para uma possível função matemática, estatística, geração de gráfico ou algo semelhante. Cada folha conta com 16.384 linhas e 256 colunas sendo a célula referenciada por um endereço formado pela coluna/linha que esta ocupa. Por exemplo, a célula B12 indica a coluna B com linha 12. 1
2. Entrada de dados Basta digitar as informações que comporão a folha normalmente, confirmando em seguida com um Enter no teclado, mas para isso conheça as entradas válidas. Tipo Conteúdo Exemplo Textos Dados em letras, títulos, etc. A; B; Caixa; João; Números Entrada numérica 3; 23; 27.560 Fórmulas Formulas envolvendo células =A6 + F35; =SOMA(A8:C10) Data/Hora Inserção de datas 10/04/66; 13:05 Detalhes a considerar: Entrada de Texto - Sempre que a entrada de dados ultrapassar a largura da célula, este conteúdo ocupará a célula imediatamente à direita, se estiver vazia claro. Entrada Numérica - Dados numéricos serão aceites mesmo que ultrapassem a largura da célula, mas após confirmação será visualizada na célula uma sequência de cardinais ( # ) necessitando alterar a largura desta para visualização do conteúdo. Perceba no exemplo acima, e tenha claro que toda a entrada de qualquer fórmula deve ser precedida do sinal de igual ( = ). 3. Teclas de Movimentação Quando desejar posicionar o cursor num endereço da folha para que seja digitada uma nova informação ou editar a informação situada no endereço, pode utilizar o rato ou algumas combinações de teclas para um deslocamento mais rápido. Através de combinações de teclas, pode-se movimentar por toda a folha, desde a opção de deslocar o cursor para última coluna da folha, assim como para última linha da folha. Observe a tabela constando algumas combinações de teclas. Teclas Ctrl + Ctrl + Ctrl + Definição Desloca o cursor para última célula da linha activa. Desloca o cursor para primeira célula da linha activa. Desloca o cursor para primeira célula da coluna activa. 2
Ctrl + Desloca o cursor para última célula da coluna activa. Ctrl + Home Desloca o cursor para primeira célula A1. Além das combinações de teclas mencionadas acima, dispõe também de outras combinações como será mostrada abaixo: Teclas Ctrl + PgUp Ctrl + PgDn Tab Shift + Tab PgUp PgDn Definição Permite visualizar próxima folha dentro da pasta. Permite visualizar folha anterior dentro da pasta. Desloca o cursor uma célula à direita Desloca o cursor uma célula à esquerda. Desloca o cursor um écran acima. Desloca o cursor um écran abaixo. Para movimentar écrans da folha, dispomos também dos recursos das barras de rolagem vertical e horizontal, permitindo assim o deslocamento dos écrans para cima ou para baixo através da barra de rolagem vertical, e dos lados através da barra de rolagem horizontal. 4. Seleccionar células com o Rato Para seleccionar uma célula basta dar um clique sobre a mesma. Para seleccionar mais de uma célula, clique com o botão esquerdo na 1ª célula e arraste o rato até a última célula desejada, soltando o botão esquerdo do rato ao final. Para seleccionar grupos de células (vários grupos): 1. Clique na 1ª célula e arraste o rato até a última célula desejada. (Marcação do 1ª grupo); 2. Prima a tecla CTRL, e mantenha a mesma pressionada; 3. Clique na 1ª célula do grupo seguinte e arraste o rato até a última célula desejada deste grupo. Repita o processo 2 e 3 para quantos grupos de células forem necessários marcar. 4. Para seleccionar a folha inteira clique sobre o botão de selecção total (canto 3
superior esquerdo). 5. Para seleccionar uma linha ou coluna inteira clique sobre os identificadores de linha ou coluna. 5. Formatar Os comandos de formato de células modificam apenas a visualização das células, não alterando de forma alguma o seu conteúdo real. Assim, este comando é chamado de "máscara de células". Estas máscaras atendem a todas as necessidades do utilizador. Para exibir as opções de formatação de uma folha, basta seleccionar a área a ser formatada e fazer a opção pelo comando Células do menu Formatar. A caixa de diálogo Formatar Células aparece com várias opções para sua escolha. 5.1. Formatar Números A opção Números, permite uma composição dos formatos de números conforme as necessidades do utilizador. Na lista de categorias, encontramos vários tipos de números, que podem ser visualizadas no exemplo e que são definidas como padrão do programa. 4
As opções mais comuns de formatação desta opção encontram-se na barra de formatação através dos botões Formato de Moeda, Formato de Percentagem, Separador de Milhar, Aumentar casa decimal e Diminuir casa decimal ( ). 5.2. Alinhamento Podemos alinhar a nossa célula de várias formas e feitos. Podemos, ainda, rodar o conteúdo da célula em 90º. 5.3. Mudar Fontes e Formatar Caracteres Aplicando estilos como negrito e itálico e mudando os tipos e tamanho dos caracteres, pode criar folhas e relatórios de aparência profissional. A opção Fonte proporciona um controlo completo sobre os formatos de caracter, incluindo cores. 5
Fonte - São as formas de letras disponíveis para o tipo da impressora configurada como padrão; Tamanho - São os tamanhos das letras disponíveis para a fonte seleccionada; Estilo da fonte - Define letras: normais, negrito, itálico; Efeitos: Rasurado- Define letras rasuradas; Superior à linha - Define letras sobrescritas; Inferior à linha - Define letras subscritas; Tipo de letra normal - Volta os parâmetros ao padrão; Cor - Define cor da letra. Dica: As opções mais comuns desta opção encontram-se na barra de formatação, através dos botões Fonte ( ), Tamanho da Fonte ( ), Negrito ( ), Itálico ( ), e Sublinhado ( ). 5.4. Limites Com a opção Limites, podemos colocar limites nas nossa folhas, célula a célula ou num intervalo. 6
Para tanto, marque a região desejada e escolha em Limite, um limite de contorno: Esquerda, Direita, Superior, Inferior, Diagonal ou Central. Em Estilo escolha o tipo da linha que irá compor o limite e em Cor seleccione a cor do limite desejada. 5.5. Padrões Nesta opção podemos sombrear as células de qualquer cor por nós escolhida. 5.6. Protecção Aqui podemos proteger ou ocultar células. 7
6. Alterar a largura das colunas Eventualmente os dados podem não caber dentro da largura padrão de colunas. Isso acontece quando trabalhamos com textos longos, com fontes de tamanhos grandes ou com dados cujo novo formato é maior que a largura da coluna. Para alterar a largura de uma coluna, seleccione as colunas cuja largura deseja ajustar. Se quiser alterar a largura de todas as colunas da folha, seleccione a folha e arraste o limite à direita do título da coluna até que a coluna fique da largura desejada. Pode também usar o menu. Seleccione a coluna ou qualquer célula da coluna. No menu Formatar escolha Coluna e depois Largura. Mude o número na caixa Largura da Coluna para o desejado. Uma outra forma de realizar um ajuste perfeito da largura da coluna é escolher o comando Ajustar Automaticamente no menu Formatar na opção Coluna ou dar um clique duplo sobre a linha à direita do cabeçalho da coluna; 7. Alterar a altura das linhas Pode também alterar a altura das linhas numa folha. Seleccione as linhas cuja altura deseja ajustar. Para alterar a altura de todas as linhas da folha seleccione tudo e arraste o limite em baixo do número da linha até que a linha fique da altura desejada. 8
Pode também usar o menu. Seleccione a linha e, no menu Formatar, escolha Linha e depois Altura. Mude o número na caixa Altura da linha para o número pretendido. 8. Remover linhas da grelha Se quiser dar uma aparência profissional à folha, removendo as linhas desta vá ao menu Ferramentas e escolha Opções. Seleccione a opção Exibir. Desactive a caixa de verificação Linhas de grelha e clique no botão OK. 9. Formatação automática O recurso de Formatação automática permite aplicar um formato automático num intervalo de células, a partir de uma lista de formatos pré-definidos. Para tanto, seleccione o intervalo que deseja formatar. No menu Formatar clique sobre Formatação automática. 9
Se clicar no botão Opções aparecerá um menu onde pode escolher o que quer aplicar com a formatação. Seleccione a formatação desejada e clique em OK. 10. Fórmulas As fórmulas permitem-nos efectuar cálculos e pode ajudá-lo a analisar os dados de uma folha. Com uma fórmula pode efectuar operações, como adição, multiplicação e comparação, em valores da folha. Use uma fórmula quando quiser incluir valores calculados numa folha. Para inserir uma fórmula: 1. Seleccione a célula que você deseja inserir na fórmula. 2. Digite um sinal de igual (=), seguido de uma fórmula. Exemplo: Fórmula colocada na célula C1 para somar os valores das Células A1 e B1 O botão Assistente de função, localizado na barra de 10
ferramentas padrão, abre a caixa de diálogo do assistente, permitindo seleccionar a função que você deseja incluir. Categoria da função: Permite seleccionar subconjuntos das funções disponíveis. Se seleccionar Todas as funções disponíveis serão listadas. Se seleccionar qualquer outra categoria, apenas as funções que pertençam a esta categoria serão listadas. Nome da função: Lista todas as funções predefinidas e personalizadas disponíveis na categoria seleccionada. 11. Referências Uma referência identifica uma célula ou um grupo de células numa folha e informa o Excel em que células deve procurar os valores que deseja utilizar. Com referências pode usar numa fórmula, dados contidos em diferentes partes de uma folha ou usar o valor de uma célula em várias fórmulas. Também é possível fazer referência a células em outras folhas de uma pasta de trabalho, a outras pastas de trabalho e a dados em outros aplicações. As referências a células em outras pastas de trabalho são chamadas de referências externas. As referências a dados em outros aplicações são chamadas de referências remotas. As referências de célula baseiam-se nos títulos das colunas e das linhas de uma folha. 11
Como padrão, o Excel utiliza o estilo de referência A1, em que as colunas são rotuladas com letras (A, B, C,..., Z; AA, AB, AC,..., AZ; BA, BB, BC e assim sucessivamente) e as linhas são rotuladas com números. Também é possível alterar os títulos das colunas para números em vez de letras. Este procedimento é conhecido como estilo de referência R1C1. O Excel exibe a referência da célula activa na área de referência na extremidade esquerda da barra de fórmulas. Existem dois tipos básicos de referências: referências relativas e referência absolutas. A diferença entre referências relativas e absolutas é importante, se, por exemplo, for copiar uma fórmula de uma célula para outra. Como padrão, o Excel usa referências relativas. Quando move ou copia uma fórmula com uma referência absoluta, o Microsoft Excel copia a referência absoluta exactamente como ela aparece na fórmula original. No entanto, visto que as referências relativas ajustam-se automaticamente à nova localização, as referências relativas em uma fórmula copiada ou movida fazem referência a células diferentes daquelas às quais é feita referência na fórmula original. A relação entre estas células e a célula que contém a cópia da fórmula é a mesma relação entre as células às quais a fórmula original faz referência e a célula que contém a fórmula propriamente dita. 12
12. Copiar Fórmulas Ao copiar uma Fórmula, o Excel não reproduz exactamente como a sua origem, havendo um ajuste nos itens variáveis, isto é, nos nomes das células. O critério utilizado pelo Excel para efectuar esta mudança é relativo ao deslocamento desta célula copiada. Existem momentos em que estes tipos de ajustes automáticos se tornam inconvenientes acarretando um erro. Para resolver esses problemas, as células em fórmulas, quando copiadas, não devem ser alteradas tornando os seus endereços fixos ou absolutos (integral ou parcialmente). Para criarmos uma referência absoluta, colocamos antes da letra da coluna, do número da célula, ou de ambos, um cifrão ($). Coloque-o na frente da coordenada onde quer que seja absoluta. Por exemplo, suponha que usa a referência A5 numa fórmula e depois copia a referência noutra célula. Veja como a fórmula mudará quando ela for movida, dependendo de como introduziu a referência de célula. REFERÊNCIA DA CÉLULA QUANDO COPIADA A5 $A$5 A coluna e a linha mudarão (Referência relativa) A célula A5 será sempre referenciada (Referência Absoluta) $A5 A coluna A será sempre referenciada, mas a linha mudará (Ref. Mista) A$5 A linha 5 será sempre referenciada, mas a coluna mudará (Ref. Mista) 13. Tipos de gráficos Os gráficos são uma das partes mais importantes do Excel. Podemos criar gráficos de duas maneiras: na mesma folha de dados ou numa folha separada. Quando criamos gráficos na mesma folha de dados eles são visualizas ao mesmo tempo: o gráfico e os dados. Quando constrói o gráfico numa folha separada temos acesso a ele, mas pode imprimir separadamente. 13.1. Gráficos área Um gráfico de área realça a magnitude da alteração em relação ao tempo. Ao mostrar a soma de valores desenhados, um gráfico de área mostra também a relação das partes com o todo. Neste exemplo, o gráfico de área realça o aumento das vendas na cidade do Porto e ilustra o contributo de cada estado para o total de vendas. 13
13.2. Gráficos de colunas O gráfico de colunas mostra alterações nos dados ao longo de um período de tempo ou ilustra comparações entre itens. As categorias são organizadas na vertical e os valores na horizontal de modo a realçar a variação ao longo do tempo. Os gráficos de colunas empilhadas mostram a relação entre os itens individuais e o todo. O gráfico de colunas em perspectiva 3D compara pontos de dados de dois eixos. Neste gráfico 3D, pode comparar os resultados de vendas na Europa relativos a quatro trimestres com os de duas outras regiões. 13.3. Gráficos de barras Um gráfico de barras ilustra comparações entre itens individuais. As categorias são organizadas na vertical, os valores na horizontal de modo a realçar a comparação de valores em detrimento do factor tempo. 14
Os gráficos de barras empilhadas mostram a relação entre os itens individuais e o todo. 13.4. Gráficos de linhas Um gráfico de linhas mostra as tendências dos dados em intervalos iguais. 13.5. Gráficos circulares Um gráfico circular mostra o tamanho proporcional dos itens que constituem uma série de dados relativamente à soma dos itens. Este mostra sempre apenas uma série de dados e é útil quando pretende dar ênfase a um elemento significante. De forma a facilitar a visualização dos sectores mais pequenos, pode agrupá-los como sendo um só item num gráfico circular e, em seguida, transformar esse item num gráfico circular ou de barras mais pequeno junto ao gráfico principal. 15
13.6. Gráfico em anel Tal como um gráfico circular, um gráfico em anel mostra a relação das partes para um todo, mas o gráfico pode conter mais do que uma série de dados. Cada anel do gráfico em anel representa uma série de dados. 13.7. Gráfico cotações Este tipo de gráfico é muitas vezes utilizado para ilustrar cotações de acções e o seu respectivo máximo, mínimo e fecho. Este gráfico pode, também, ser utilizado para dados de carácter científico, por exemplo, para indicar mudanças de temperatura. Terá de organizar os dados pela ordem correcta de forma a criar este e outros gráficos de cotações. Um gráfico de cotações que calcule um determinado volume possui dois eixos de valor: um para as colunas que calculam o volume e outro para as cotações das acções. Pode incluir volumes quer num gráfico de máximo, mínimo e fecho, quer num gráfico de abertura, máximo, mínimo e fecho. Nota: Não é possível utilizar o tipo de gráfico de cotações para um relatório de gráfico dinâmico. 16
13.8. Gráfico dispersão Um gráfico de dispersão (xy) mostra as relações entre os valores numéricos de várias séries de dados ou desenha dois grupos de números como sendo uma série de coordenadas xy. Este gráfico mostra intervalos irregulares - ou conjuntos - de dados e é geralmente utilizado para dados de carácter científico. Quando quiser organizar dados, coloque os valores x numa linha ou coluna e, em seguida, introduza os valores y correspondentes nas linhas ou colunas adjacentes. 13.9. Gráfico de bolhas O gráfico de bolhas é um tipo de gráfico de dispersão (xy). O tamanho do marcador de dados indica o valor de uma terceira variável. Para organizar os dados, coloque os valores x numa linha ou coluna e introduza os valores y correspondentes e os tamanhos das bolhas nas linhas ou colunas adjacentes. O gráfico deste exemplo mostra que a empresa A detém a maioria dos produtos e a maior quota do mercado mas não possui o maior volume de vendas. 17
13.10. Gráfico radar Num gráfico de radar, cada categoria tem o respectivo eixo de valores difundido a partir do ponto central. As linhas ligam todos os valores de uma mesma série. Um gráfico de radar compara os valores agregados de várias séries de dados. Neste gráfico, a série de dados que abrange a maior parte da área, Fabricante A, representa o fabricante com o índice mais elevado de vitaminas. 13.11. Gráfico de superfície Um gráfico de superfície é útil quando pretendemos localizar combinações optimizadas entre dois conjuntos de dados. À semelhança de um mapa topográfico, as cores e os padrões indicam áreas que pertencem ao mesmo intervalo de valores. Este gráfico mostra as várias combinações de temperaturas e horas que resultam na mesma medida de resistência à tracção. 18
13.12. Gráfico de cones, cilíndricos e pirâmides Os marcadores de dados em forma de cone, cilindro e pirâmide podem proporcionar um efeito invulgar a gráficos de colunas e de barras 3D. 14. Criar um gráfico Para criar uma gráfico numa folha seleccione os dados que vai usar no gráfico, depois clique no botão, na barra de ferramentas padrão para chamar o Assistente de Gráficos. O tipo de gráfico criado depende dos dados seleccionados nas caixas de diálogo que virão a seguir. Construa a seguinte tabela: Dica: Para visualizar as fórmulas em vez dos resultados vá ao menu Ferramentas e escolha o comando Opções. Em Ver clique na caixa de verificação Fórmulas que está nas Opções de janela. Se quiser esconder as linhas de grelha deixe a caixa de verificação Linhas de grelha em branco. 19
1. Seleccione o seguinte intervalo de A1 até E5; 2. Clique sobre o botão na barra de ferramentas padrão; 3. O Assistente de Gráficos aparece. O primeiro passo é escolher o tipo de gráfico; 4. Pressione e mantenha pressionado o botão Manter premido para ver exemplo para ver como será o gráfico. Escolha o que mais se adequar ao tipo de dados e clique no botão Seguinte; 20
5. No segundo passo deverá escolher a forma que o tipo de gráfico terá, as formas de gráficos serão diferentes consoante o tipo de gráfico em causa. O gráfico pode ser elaborado tendo em conta as linhas ou as colunas. Repare, na imagem anterior, como o gráfico muda de aspecto consoante escolhemos Linhas ou Colunas. Após escolher o formato do gráfico clique no botão Seguinte. 6. Na terceira etapa vamos personalizar o nosso gráfico, atribuindo-lhe um título e as respectivas coordenadas na opção Títulos. 21
Podemos, ainda, ocultar ou mostrar a informação dos seguintes elementos do gráfico: Eixos - na opção Eixos; Grelhas do gráfico - na opção Linhas de grelha; A legenda - na opção Legenda. Os valores na opção Rótulos de dados; A origem dos dados na opção Tabela de dados. Quando terminar clique no botão Seguinte. 7. Por último, no quarto passo, escolhemos a localização do nosso gráfico. Pode ser na mesma folha ou como objecto numa outra folha. Clique no botão Concluir para finalizar. Veja o aspecto final do gráfico: Relatórios de contas 2000 120.000 Esc. 100.000 Esc. 1º Trimestre Valores 80.000 Esc. 60.000 Esc. 40.000 Esc. 2º Trimestre 3º Trimestre 20.000 Esc. - Esc. Vendas Brutas Custos Vendas Lucro Bruto Despesas 4º Trimestre Trimestres 22
15. Mapas Desde a versão 7.0 do Excel que existe este utilitário que podemos usar para colocar mapas nos textos. Pode-se também colocar legendas e mostrar as principais cidades e capitais dos países. Pode criar um mapa para analisar as vendas ou para fazer uma análise de mercado segundo uma região geográfica. Em primeiro lugar, organize as informações por colunas na folha de cálculo. Uma das colunas deve ter os dados geográficos, tais como os nomes dos países ou os distritos. Como exemplo digite a seguinte tabela no Excel: NOTA: Os nomes dos países que colocar estão ligados a um ficheiro do Excel previamente colocado no computador. Se existir alguma dúvida quanto ao nome a ser usado ou se aparecer uma mensagem de erro dizendo que o nome escolhido não existe, localize no computador o ficheiro MAPSTATS.XLS. Ele contém todas as informações dos países, inclusive população dos mesmo. Por exemplo, o nome Inglaterra não existe, mas sim o nome Reino Unido. 23
1. Após digitar a tabela, seleccione-a e clique no botão (Mapa). Caso não apareça o botão tem que o adicionar à barra de ferramentas. Para tal: a) Mostre a barra de ferramentas à qual quer adicionar Mapa; b) No menu Ferramentas faça clique sobre Personalizar e, em seguida, sobre o separador Comandos; c) Na lista Categorias faça clique sobre Inserir; d) Arraste Mapa da lista Comandos para a barra de ferramentas que pretender; 2. Defina agora a área onde irá colocar o mapa, pressione o botão do rato e arraste-o pressionado; 3. Caso lhe seja pedido, seleccione o mapa que pretende utilizar. 15.1. Adicionar rótulos, texto e marcas de mapa Pode adicionar automaticamente rótulos a funcionalidades de mapa, como países. Também pode criar conjuntos de rótulos personalizados para assinalar locais importantes num mapa e, em seguida, guardar os rótulos personalizados como marcas de mapa para utilizações futuras. Ao utilizar a barra de ferramentas Mapa pode facilmente adicionar rótulos, texto e marcas de mapa personalizadas. Botões da barra de ferramentas Mapa para adicionar texto, rótulos e marcas de mapa personalizadas 15.2. Formatação e opções de mapas Pode efectuar a análise ou obter o aspecto que pretende para a apresentação ao mostrar diferentes colunas de dados da folha de cálculo no mapa. Também pode especificar uma formatação para os dados, como a densidade dos pontos ou o símbolo graduado. Para alterar os dados mostrados no mapa arraste um botão do cabeçalho da coluna para a caixa na caixa de diálogo Controlo de mapa da Microsoft. Em seguida arraste o botão de formatação junto ao nome da coluna. Para alterar as opções de formatação de um mapa faça duplo clique sobre a formatação e o cabeçalho de coluna listados na caixa. 24
Caixa de diálogo Microsoft Map Control. 25