Tema Gestão da Integração de Projetos Projeto Curso Disciplina Tema Professor Pós-graduação Administração Pública e Gerência de Cidades Modelos de Gestão e Gestão por Projetos Gestão da Integração de Projetos Angelo Tadini Introdução Neste tema, estudaremos mais a fundo a Gestão da Integração do Projeto e as orientações para os seus processos, como: Termo de Abertura, Plano de Gerenciamento do Projeto, gerenciamento da execução, monitoramento e controle, controle de mudanças e encerramento do projeto. Bons estudos! Gestão da Integração do Projeto A Gestão da Integração do Projeto descreve os processos e as atividades que integram os diversos elementos do gerenciamento de projetos que são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos. Seus processos estão orientados para: Termo de Abertura, Plano de Gerenciamento do Projeto, gerenciamento da execução, monitoramento e controle, controle de mudanças e encerramento do projeto (PMBOK, 2008). 1
Dessa forma, o gerenciamento da integração do projeto requer que sejam feitas escolhas sobre alocação de recursos, concessões entre objetivos e alternativas conflitantes e gerenciamento de dependências mútuas entre as áreas de conhecimento. Termo de Abertura (project charter) O Termo de Abertura, ou project charter, é a confirmação e o reconhecimento oficial e por escrito da existência de um projeto. Ele faz parte do processo de iniciação do projeto e, conforme salienta Heldman (2009), geralmente é o primeiro documento oficial após o aceite do projeto e costuma ser utilizado para apresentar este à organização. Um bom Termo de Abertura deve responder a várias das dúvidas que os stakeholders do projeto provavelmente terão logo no início. Nesse contexto, o documento do project charter deve ser desenhado para conter: título, objetivo, premissas, restrições, resultados esperados, escopo macro, organização dos interessados, principais riscos etc. (HELDMAN, 2009). Não há um padrão, mas esse documento deve seguir a regra de responder às questões mais importantes do projeto. Carvalho e Rabechini (2011, p. 74) estruturam um Termo de Abertura 2
tendo como inspiração a música Eduardo & Mônica, do Legião Urbana. Veja a seguir como ficou: Como desenvolver e gerir projetos de forma eficiente para ter resultados expressivos? No vídeo disponível a seguir, Karina Murgel, gerente de projetos da Integration, explica a importância dos projetos para criar um serviço ou produto único. <http://www.youtube.com/watch?v=zgxmcxodq5k>. Veja outros exemplos de project charter clicando nos links a seguir: Modelo de project charter ou Termo de Abertura do projeto: <http://pt.scribd.com/doc/18067235/modelo-de-project-charter-ou- Termo-de-Abertura-de-Um-Projeto>. Project charter: <https://www.google.com.br/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd 3
=2&ved=0CDUQFjAB&url=http%3A%2F%2Fmartaproje.dominiotempora rio.com%2fdoc%2fproject_charter_rev11.doc&ei=nxgkupwtlomk9q TSyIHYBw&usg=AFQjCNGcJToY6WoG8YqhmS4eG7iGLerk0A&sig2=IK XnG0Q-0oHXmbysTV-Eeg>. Plano de Gerenciamento do Projeto Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto é o processo de documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares. Ele define como o projeto é executado, monitorado, controlado e encerrado (PMI, 2008). Conforme Carvalho e Rabechini Jr. (2011, p. 76), Uma vez iniciado o projeto, o gerente deve incentivar sua equipe a produzir os planos subsequentes, a partir do termo de abertura e de um escopo preliminar. Posteriormente, a equipe deve começar a se preocupar com o detalhamento do projeto, bem como com os prazos, custos, qualidade, riscos, recursos etc. Todos esses planos devem se integrar ao Plano de Gerenciamento do Projeto. O PMI (2008) e Carvalho e Rabechini Jr (2011) lembram que, além do Termo de Abertura, do escopo preliminar e dos planos auxiliares, é importante que o gerente de projetos tenha em mãos, para elaborar o Plano de Gerenciamento do Projeto, informações sobre os fatores ambientais da organização (missão, visão, objetivos, metas estratégicas) e como o projeto está alinhado a tudo isso. Outro importante elemento para a construção desse plano é a estruturação da Estrutura Analítica de Projetos EAP. Veja nos links a seguir alguns exemplos do Plano de Gerenciamento do Projeto: Projeto de aplicação piloto da metodologia básica de gerenciamento de projetos para o Terceiro Setor. <http://www.trainning.com.br/download/planodeprojeto.pdf>. Modelo de plano de gerenciamento de projeto oficial gestão etc.: <http://www.gestaoetc.com.br/download/?did=35>. 4
Plano de gerenciamento do projeto: <http://escritoriodeprojetos.com.br/sharedfiles/download.aspx?pageid= 18&mid=24&fileid=4>. Na sequência, veja o exemplo de um Plano de Gerenciamento do Projeto, segundo Carvalho e Rabechini Jr. (2011, p. 80): Gerenciamento da execução Segundo o PMI (2008), o gerenciamento da execução do projeto é o processo de realização do trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto para atingir os seus objetivos. Essas atividades incluem: Executar as atividades; 5
Criar as entregas do projeto; Capacitar e gerenciar os membros das equipes; Gerenciar e usar os recursos materiais e físicos; Implementar os padrões e métodos planejados; Estabelecer e gerenciar os canais de comunicação interno e externo do projeto; Gerar dados das diferentes áreas do projeto (custos, cronograma, qualidade etc.); Emitir solicitações de mudanças e adaptar essas mudanças no escopo; Gerenciar riscos e implementar atividades de resposta e/ou mitigação; Gerenciar vendedores e fornecedores; Coletar e documentar lições aprendidas, implementando as atividades de melhorias. A execução de um projeto deverá ser acompanhada do plano, e o gerente e sua equipe devem estar atentos logo nos primeiros movimentos (CARVALHO; RABECHINI JR., 2011). Monitoramento e controle Monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanhamento, revisão e ajuste do processo para atender aos objetivos de desempenho definidos no Plano de Gerenciamento. O monitoramento é um aspecto gerencial do início ao término do projeto, ele inclui coleta, medição e distribuição das informações de desempenho e a avaliação das medições e tendências para efetuar melhorias no processo. O monitoramento contínuo fornece à equipe de gerenciamento uma compreensão clara da saúde do projeto (PMI, 2008, p. 81). Segundo Carvalho e Rabechini Jr. (2011), existe uma diferença entre acompanhamento e controle de projetos: esse último preconiza interferir, já 6
acompanhar não preconiza isso. Nesse aspecto, a informação é um elemento importante para o controle. Por meio da análise das informações geradas, o gerente e a sua equipe devem tomar decisões (interferências) que mantenham o projeto nos trilhos. A abordagem do acompanhamento se refere aos aspectos baseados nas relações humanas. Muitos gerentes de projetos depositam suas energias nas boas relações com os stakeholders, fazendo com que os resultados do projeto sejam, gradualmente, conseguidos. Que tal se aprofundar mais no tema abordado hoje? Então, para tal, vamos assistir ao vídeo com o professor Angelo. Controle de mudanças Segundo o PMI (2008), o resultado esperado com a gestão de mudanças no projeto é garantir a integridade e a atualização dos projetos. Em outras palavras, o objetivo do processo de controle integrado de mudanças é centralizar as mudanças por meio do estabelecimento de um padrão. Quando falamos em mudança, referimo-nos aos desvios apurados pela simples comparação dos resultados planejados com os realizados. Ou seja, as mudanças podem se originar de uma demanda direta de alguma parte interessada (RIBEIRO, 2013). O PMI (2008) descreve três tipos distintos de mudanças: Ação corretiva mudança que, em bom português brasileiro, tem o objetivo de trazer o projeto de volta aos trilhos, isto é, realinhar o desempenho futuro do projeto ao desempenho planejado; Ação preventiva mudança com o foco no tratamento de um risco, ou seja, na redução da probabilidade ou do impacto negativo de um risco; Reparo de defeito mudança com o foco de reparar um defeito em algum produto do projeto ou substituí-lo. O importante é que a mudança sempre deve ser registrada formalmente, mesmo que a demanda seja verbal. Normalmente, usa-se um documento 7
chamado de Solicitação de Mudança (change request) para registrar/formalizar a mudança, conforme demonstra a figura a seguir. Encerramento do projeto O encerramento de um projeto precisa ser organizado, caso contrário, não é realizado. Talvez seja a fase de um projeto que menos se leve a sério. O encerramento projeto deve ser feito sob dois grupos de procedimentos: o primeiro se refere ao fechamento de cada fase do projeto e o segundo diz respeito ao fechamento dos contratos realizados durante o desenvolvimento do projeto (PMI, 2008). 8
Síntese Hoje, aprendemos mais sobre a Gestão da Integração do Projeto e as orientações para os seus processos, que são: Termo de Abertura, Plano de Gerenciamento do Projeto, gerenciamento da execução, monitoramento e controle, controle de mudanças e encerramento do projeto. 9
Referências CARVALHO, M. M.; RABECHINI JR., R. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2011. HELDMAN, K. Gerência de projetos. 5. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2009. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK ). 4. ed. Project Management Institute, 2008. RIBEIRO, W. L. Gerenciamento de mudanças em projetos. Disponível em: <http://www.wankesleandro.com/>. Acesso em: 15 de fevereiro de 2013. 10