ERP & BI ENTENTENDO A BUSCA CONSTANTE DAS EMPRESAS POR UM SISTEMA QUE FORNEÇA INFORMAÇÕES CONFIÁVEIS PARA TOMADA DE DECISÃO* RESUMO Marilia Costa Machado - UEMG - Unidade Carangola Graciano Leal dos Santos - Faculdade Redentor Devido à competitividade de mercado e à necessidade de controle interno, as empresas investem cada vez mais em softwares que ofereçam ferramentas que lhes deem informações precisas, que são necessárias para a tomada de decisão, fornecendo também o conhecimento necessário para a administração do negócio como um todo. Antes do surgimento dos sistemas de informação as empresas ficavam com seu crescimento limitado em função da impossibilidade de controlar todos os processos na medida em que o empreendimento crescia, com o surgimento das ferramentas ERP (Enterprise Resource Planning) e BI (Busines Inteligence) isso se tornou possível e atualmente essas ferramentas vem tomando conta do mercado, e com a evolução da tecnologia vem se tornando cada vez mais indispensável para o empreendedor o uso dessas tecnologias, e aqueles que não aderem aos avanços tecnológicos tendem a ficar ultrapassados e a perder a credibilidade diante dos seus clientes. O presente trabalho institui como meta a realização de um estudo apontando as características dos sistemas ERP e BI, que no cotexto industrial e econômico das empresas tornaram se ferramentas indispensáveis, o embasamento teórico do presente trabalho se estabelece através da realização de pesquisa bibliográfica em livros, artigos científicos e na internet. PALAVRAS-CHAVE: ERP (Enterprise Resource Planning), SIGE (Sistema de Gestão Empresarial), BI (Busines Inteligence). INTRODUÇÃO As grandes empresas do Brasil e do mundo cada vez mais investem em seus sistemas de informação e atulamente existem duas ferramentas que atuam interligadas e fornecem aos gestores dessas empresas as informações necessárias para a tomada de decisão em tempo real, afim de se obter, cada vez mais agilidade nos processos internos de mudança, são eles o ERP (Enterprise Resource Planning) e BI (Busines Inteligence). Com o surgimento dessas ferramentas as empresas tiveram significativos ganhos, como maior agilidade e controle dos processos. O ERP passou a ser visto no cenário das grandes empresas como um ingrediente indispensável para eficácia, agilidade e capacidade de respostas a clientes internos e externos e fornecedores, porém, grande parte das empresas que possuem um sistema ERP ainda não conseguem explorar por inteiro os benefícios trazidos por essa ferramenta, com um sistema bem elaborado o gestor poderá ter todos os dados necessários para o controle total de sua companhia, é aí que entra o BI, que irá pegar esses dados e os transformará em informação, tornando possível identificar os pontos positivos e negativos do negócio, gerando projeções de resultados, tendencias em relação ao mercado, perspectivas de crescimento e muito mais. Com o surgimento dos sistemas BI as empresas fornecedoras de ERP também começaram a fornecer ferramentas de BI embutidas nos softwares fornecidos pelas mesmas, reforçando a concorrencia com os fornecedores de BI. O objetivo do presente artigo é apresentar o conceito de sistemas ERP e BI apresentando suas características e mostrando a necessidade que as empresas possuem de utilizar esses dois 1
sistemas trabalhando em conjunto com intuito de agilizar e otimizar o processo de tomada de decisão. A pesquisa aqui desenvolvida se apresenta como ferramenta informativa trazendo aos profissionais de TI e estudantes, informações sobre a importância dos sistemas ERP e BI, a forma como esses sistemas atuam dentro de uma organização, e o nicho de mercado a ser expandido e explorado pelos profissionais de TI. 1. DENVOLVIMENTO 1.1. O sistema ERP O Enterprise Resource Planning (ERP) são pacotes de gestão e organização e visam primordialmente a integração das diversas áreas de uma empresa, grande parte dos sistemas ERP foram desenvolvidos afim de atender ao setor industrial, o ERP também conhecido como Sistema de Gestão Empresarial, surgiu na década de 70 a partir de duas técnicas de controle conhecidas o MRP e MRPII (Manufacturing Resources Planning ou Material Requeriment Planning). O MRP foi criado com a finalidade de realizar o controle dos materiais com base na demanda de mercado, definindo o volume de produção e a aquisição da matéria prima com base nas necessidades de produção de forma que não haja falta nem sobra de materiais no processo de produção, a figura abaixo ilustra bem os componentes existentes em um sistema MRP Figura 1: Informações que integram um sistema MRP Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/material_requirement_planning acesso em 05/03/2015. Segundo OLIVEIRA P. R apud Orlicky (1975), o MRP é uma ferramenta que gerencia a demanda dependente, fazendo a explosão na linha do tempo dos diversos componentes da estrutura do produto, comparando a necessidade bruta com o disponível em estoque e compras, ou ordens já programadas. O MRP define de forma otimizada exatamente a necessidade liquida, ou seja, o quanto e o quando a ordem deve ser colocada, assim como 2
quando deve estar pronta. Se existirem ordens de compra ou produção abertas, pode sugerir ações de cancelamento, antecipação, suspensão ou alteração de quantidade. Considera as políticas de estoques, lotes e lead times (tempo de suprimento) definida. O MRP II surgiu como um complemento do MRP lhe dando novas funções que se mostraram necessárias. Com o MRP II a indústria passou a ter o dimensionamento da mão de obra, local ideal para a produção, análise das condições de estoque e custo para a produção. Os sistemas MRP e MRP II foram evoluindo a partir da necessidade de um sistema mais abrangente que gerasse o controle de todos os setores da empresa, assim em 70 surgiu o ERP, e na década de 80, o ERP passou a gerar mais agilidade nos processos administrativos e de produção e fez com que os diferentes setores da empresa pudessem se comunicar, essas mudanças geraram também novos sistemas agregados chamados de módulos de pacotes de gestão contemplando novas áreas como finanças, compras, vendas e recursos humanos, entre outras. Desta forma passou a se ter um controle praticamente total do setor administrativo e inclusive dos processos de produção OLIVEIRA P. R, 2009. A Figura abaixo ilustra bem a divisão do sistema ERP Figura 2: Arquitetura Enterprise Resource Planning (ERP) Fonte: PRADO et All (2011) Segundo Oliveira (2009) Baseando-se na forma de parametrização do ERP, o mesmo permite aos gestores uma visão da empresa com um todo, as informações contábeis unidas com os demais módulos disponíveis no software geram significativo volume de informações. Ao decidir implantar um sistema ERP, o empreendedor vislumbra mudanças significativas e positivas em sua empresa, os fornecedores de sistemas ERP, destacam algumas vantagens do sistema como: integração, maior controle dos processos internos, competitividade em função da tecnologia empregada, economia no setor de informática, acesso em tempo real às informações necessárias para decisões que envolvem todo o sistema administrativo e de produção. Souza C. A. 2008. 3
1.2. BI (Busines Inteligence) O Sistema BI (Busines Inteligence) vem ganhando cada vez mais espaço dentro das grandes, médias e pequenas empresas que vem aderindo a essa ferramenta que dentro do cenário corporativo traz grandes vantagens em termos de competitividade, uma vez que o BI gera relatórios conclusivos que direcionam o gestor a tomar a decisão correta e de forma rápida em função de dados concretos obtidos a qualquer momento PRADO et All 2011. Assim, o sistema BI resgata as informações, filtrando e tratando as de forma a dar coerência ao conteúdo, trazendo informações íntegras afim de trazer valor e conhecimento ao usuário solicitante. A estrutura de um sistema BI conforme destacado abaixo possui 4 componentes. O BI é formado por quatro componentes: Data Warehouse(DW), Ferramentas de Análise de Dados (OLAP), Data Minning e Business Performance Management (BPM); Todo sistema de informação deve ter uma base de dados de origem confiável e organizada para realizar as buscas por informações para manter o andamento da organização e o seu desenvolvimento. Para o sistema de BI é fator primordial para o seu funcionamento o uso da ferramenta de Data Warehouse (DW), que é a integração confiável de dados de interesse da empresa, que se encontram espalhados em sistemas operacionais e em sistemas externos, KUSHIKAWA E. apud MACHADO, 2010. Desta forma a integração dos dados obtidos externa e internamente, a fim de processar as informações de forma consistente e confiável o que reflete diretamente no processo de tomada de decisão. A figura 3 demonstra como uma ferramenta de BI pode disponibilizar as informações ao gestor, conforme se pode verificar, as informações são apresentadas por meio de gráficos e indicadores de fácil interpretação, desta forma não é necessário que o gestor seja um grande conhecedor de informática para interpretar os resultados. 4
Figura 3: Interface HM Sistema BI Fonte: http://www.bisoftwareinsight.com/reviews/microsoft-sharepoint-business-intelligence/ acesso em 15/03/2015. 3. CONCLUSÃO Diante dos estudos realizados conclui-se que atualmente, mesmo com o crescimento e expansão das ferramentas ERP e BI, muitas empresas as estão adotando em seu modelo de gestão, mas ainda encontram dificuldades na implantação destes sistemas, uma das grandes dificuldades é a falta de treinamento adequado para usuários e gestores, quem nem sempre conseguem explorar todos os benefícios trazidos por esses softwares, porém as empresas que realmente acreditam e investem no sistema, tiveram significativos ganhos, existem diversas empresas brasileiras que foram significativamente beneficiadas com o uso dessas ferramentas, Diante da competitividade do mercado que fica cada vez mais acirrado os empreendedores estão obrigados a mudar sua postura afim de buscar fornecer diferencias que coloquem sua empresa em destaque em relação à concorrência, para atingir esse objetivo o empresário deverá conhecer bem o seu negócio, buscando as informações que irão subsidiar a análise dos pontos fortes e fracos tornando se uma empresa de visão e planejamento podendo prever situações e antecipar atitudes afim de buscar o crescimento e o lucro do negócio. E tudo isso consiste na função do BI, fazendo o garimpo das informações internas de uma organização e gerando informações que darão ao empreendedor um diagnóstico preciso por meio de uma análise de informações concretas que vieram de bases sólidas para o negócio. Com isso o empreendedor poderá encontrar e solucionar problemas e vislumbrar as oportunidades de lucro e crescimento. A Inteligência Empresarial por meios dos sistemas de informação é o futuro, mas cabe ressaltar que a empresa deve saber utilizar adequadamente as informações geradas para que as mesmas agreguem valor ao negócio. Bibliografia Consultada 5
OLIVEIRA P. R. Uma análise da implementação do módulo planejamento das necessidades de materiais (MRP) no contexto dos sistemas de planejamento dos recursos da empresa (ERP). 2009, Trabalho de Conclusão de Curso (Mestrado profissional em administração), UNIVERSIDADE METODISTA DE PIRACICABA, Piracicaba SP. Beneficios BI, Disponível em: <http://www.axismed.com.br/imprensa/releases/axismedutiliza-business-intelligence-para-a-gestao-de-pacientes-com-doencas-cronicas.fss>, acesso em 15/03/2015. Interface HM Sistema BI, Disponível Em: <http://www.bisoftwareinsight.com/reviews/microsoft-sharepoint-business-intelligence/> acesso em 15/03/2015. Informações que integram um sistema MRP, Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/material_requirement_planning>, acesso em 05/03/2015 PRADO A.A.; FILHO J. E. S; GASPAR T. R. V. Integração do Business Intelligence como ferramenta de auxílio na tomada de decisões nos sistemas Enterprise Resource Planning, Revista de Administração da Fatea, v. 4, n. 4, p. 93-109, jan./ dez., 2011. SOUZA C. A.; SACOOL A. Z., Sistemas ERP no Brasil, 1 ed, São Paulo, Editora Atlas S.A. 2008. KUSHIKAWA E.; SATO S. S. Contribuições da ferramenta BI a partir de uma análise comparativa com o sistema ERP, São Paulo, Colloquium Humanarum, vol. 9, n. Especial, jul dez, 2012 6