Sistema de Informação Gerencial (SIG)

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1 Sistema de Informação Gerencial (SIG) Os Sistemas de Informação Gerencial (SIG) são sistemas ou processos que fornecem as informações necessárias para gerenciar com eficácia as organizações. Um SIG gera produtos de informação que apoiam muitas necessidades de tomada de decisão administrativa e são os resultados das interações colaborativas entre pessoas, tecnologias e procedimentos, que ajudam uma organização a atingir os seus metas. Um SIG pode incluir software que auxilia na tomada de decisão, recursos de dados, tais como bancos de dados, o hardware de um sistema de recursos, sistemas de apoio à decisão, sistemas especialistas, sistemas de informação executiva, gestão de pessoas, gestão de projetos e todos os processos informatizados que permitem que a empresa funcione eficientemente. É um sistema que disponibiliza a informação certa, para a pessoa certa, no lugar certo, na hora certa, da forma correta e com o custo certo. Os SIG possuem uma multiplicidade de produtos de informação, que são apresentadas através de relatórios, que ajudam os gerentes com o fornecimento de dados e informações para a tomada de decisões. Os relatórios oferecidos por esses sistemas são: Relatórios programados: Estes relatórios são uma forma tradicional de fornecimento de informações para os gerentes. Exemplos típicos desses relatórios são os relatórios de vendas diários e semanais ou demonstrativos financeiros mensais. Relatório de exceção: São casos excepcionais de relatórios onde o gerente pode obter informações específicas. Como exemplo, um gerente de crédito pode receber um relatório que contém informações apenas sobre clientes que excedem os limites de crédito. Informes e respostas por solicitação: Este tipo de relatório mostra as informações sempre que o gerente requisitar. Possibilitam através de suas estações de trabalho respostas imediatas ou que encontrem e obtenham respostas imediatas. Todas as funções de gestão, planejamento, organização, direção e controle são necessários para o bom desempenho organizacional. Os sistemas de informação gerenciais são fundamentais para suportar essas funções, especialmente a de planejamento e controle. Importância dos Sistemas de Informação Gerencial para as Empresas Tem-se dificuldade em avaliar quantitativamente os benefícios oferecidos por um sistema de informação gerencial, o sistema de informação gerencial pode, sob determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresas: Redução dos custos das operações; Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; Melhoria na produtividade;

2 Estudo de Casos ACRESCENDO MAIS RESPONSABILIDADE AOS GERENTES Exemplos clássicos de pacotes de tecnologia de sistemas de informação aplicados a produtos e serviços ao consumidor American Airlines No início dos anos 60, o sistema SABRE da American Airlines, um sofisticado sistema de reservas aéreas on-line, representou um grande avanço tecnológico, fornecendo a empresa vantagem competitiva. O sistema habilitou a American Airlines a reduzir o número do staff requerido para fazer as reservas, aumentando o número de passageiros em um vôo sem medo de fazer reservas em excesso e fornecendo bilhetes com a garantia do assento. Mesmo hoje, outras empresas estão tentando recuperar o tempo perdido. Eles estão voando tendo seus sistemas de reserva ligados às agências de viagens e, posicionando seus vôos em um terminal de computador, influenciando a recomendação de compra. American Hospital Suplly (AHS) Conectando diretamente os hospitais em um sistema de solicitação de ordens de compra on-line, o AHS eliminou o esforço requerido para atender as ordens e diferenciou-se dos outros competidores. O sistema permitiu ordenar compras por pessoas sem qualificação - auxiliares de escritório com menor salário em vez de agente de compras - reduziu os problemas de serviço ao consumidor, cortou os custos de ordens de compras e forneceu mais flexibilidade, no que tange ao tempo e processo de solicitação das ordens para os consumidores. O sistema forneceu uma grande vantagem competitiva por adicionar valor aos consumidores, com um substancial resultado no aumento das vendas. Isto foi também uma forte força para dirigir a divisão para os Fortune 500. Kraft Foodservice (KF) A KF oferece operadores de restaurantes KraftLink, um sistema simples de computador que resolve todas as necessidades do dia-a-dia. O sistema consiste de um hardware, software de gerenciamento dos alimentos, acesso ao sistema de entrada de ordem Kraft, instalação do software e hardware, treinamento do sistema e manutenção do software no local. O sistema ajuda os consumidores do KF a reduzir os altos custos de desperdício e furto, diminuição dos custos de inventário e baixos níveis de estoque; aumento da satisfação dos consumidores por reduzir as proporções e variações na preparação do menu; determina uma percentagem do custo de um item no custo total do prato e determina o preço do menu baseado no custo atual e na margem de lucro. Cuidado com o Technopathic Manager Embora algumas empresas tivessem grandes benefícios no uso inovativo da tecnologia dos sistemas de informação, outras empresas não tiveram progresso nesta área. Em muitos casos, a culpa deve ser colocada sobre os Technopathic Managers - aqueles que persistem em interessarem-se mais nos computadores e na tecnologia do que nas pessoas que devem usá-los. A tendência dos technopath é excluir as pessoas que não tem capacidade técnica. Para o technopath todas as soluções devem ser soluções técnicas. Eles insistem em adquirir os equipamentos mais modernos e

3 definirem as funções a serem cumpridas pelo equipamento e desenvolverem aplicações produtivas. Sua atitude parece dizer Eu inventei isto, use se você puder. Sistemas de Informações de RH Sistema de Informação de Recursos Humanos é um sistema utilizado para coletar, registrar, armazenar, analisar e recuperar dados sobre os recursos humanos da organização e de suas respectivas atividades. Existem dois objetivos básicos para se ter o sistema de informação sobre os funcionários. O primeiro é administrativo, ou seja, reduzir custos e tempo de processamento da informação. O segundo é proporcionar suporte para decisão, ou seja, auxiliar os gerentes e os funcionários nas tomadas de decisões eficazes. Há duas medidas para avaliar o Sistema de Informação de RH. A primeira relaciona-se com as economias decorrentes da redução das atividades administrativas, como redução de níveis de staff, custos de malotes, tempo de espera dos gerentes para obterem informações. A segunda envolve o acompanhamento dos efeitos das informações do sistema para os tomadores de decisões. Essa medida mostra os reais benefícios do sistema. O Sistema de Informação de RH possui softwares específicos com funções completas e avançadas para gerenciamento das pessoas. Esses softwares auxiliam e permitem tomadas de decisões rápidas, proporcionando economia de tempo. Além de atenderem todas as normas e legislação trabalhista. São Flexíveis, geram os cálculos normais de folhas de pagamento, possuem os controles básicos, como de horários, férias, rescisões, acessos por portaria. Também são complementados com o gerenciamento de coeficientes como habilidades, desempenhos, segurança e medicina, planos de carreira e recrutamento e seleção. Os softwares existentes no mercado costumam ter os seguintes módulos em comum: Avaliação de desempenho, Cargos e Salários, Controle de Benefícios, Controle de Frequência, Controle Jurídico, Folha de Pagamento, Medicina do Trabalho, Segurança do Trabalho, Recrutamento e Seleção, e Treinamento. Sistema Integrado de Gestão Empresarial Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês Enterprise Resource Planning (ERP) ou Planejamento de Recursos Empresariais são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc). Os ERPs em termos gerais são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios.

4 Vantagens do ERP Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são: 1. Eliminar o uso de interfaces manuais 2. Reduzir custos

5 3. Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência) 4. Otimizar o processo de tomada de decisão 5. Eliminar a redundância de atividades 6. Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado 7. Reduzir as incertezas do Lead time 8. Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos internos da empresa 9. Reduzir o tempo dos processos gerenciais 10. Redução de estoque Desvantagens do ERP Algumas das desvantagens da implementação de um ERP numa empresa são: 1. A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada; 2. Altos custos que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício; 3. Dependência do fornecedor do pacote; 4. Adoção de melhores práticas aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento; 5. Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as informações são em tempo real, ocasionando maior trabalho; 6. Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema dependência dos mesmos;