CONCEITOS RELACIONADOS ÀS ATIVIDADES A SEREM DESENVOLVIDAS NOS EPISÓDIOS 1, 2 E 3.

Transcrição

1 CONCEITOS RELACIONADOS ÀS ATIVIDADES A SEREM DESENVOLVIDAS NOS EPISÓDIOS 1, 2 E 3. PROBLEMA: É UM OBSTÁCULO QUE ESTÁ ENTRE O LOCAL ONDE SE ESTÁ E O LOCAL EM QUE SE GOSTARIA DE ESTAR. ALÉM DISSO, UM PROBLEMA EXPLICITA UMA SITUAÇÃO EM QUE NÃO SE ESTÁ CUMPRINDO DETERMINADO REQUISITO, PADRÃO, EXIGÊNCIA OU ESPECIFICAÇÃO. UM PROBLEMA BEM FORMULADO FACILITA A ESPECIFICAÇÃO DAS METAS. EXEMPLO DE FINANÇAS Atraso no fechamento dos balancetes; Alta taxa de absenteísmo; Dificuldades de planejamento financeiro a médio e longo prazo, com reflexos no planejamento estratégico e na base orçamentária; Falta de controle financeiro e contábil mais aprofundado e disseminação de informações entre os diversos setores; Demora o atendimento a pedidos; Baixa escolaridade; Processamento lento; Alto índice de estoque; Falta de comunicação entre as áreas funcionais. OPORTUNIDADES LEMBREM QUE OPORTUNIDADE É UMA SITUAÇÃO QUE SE FOR DEVIDAMENTE APROVEITADA PERMITE QUE ALCANCEMOS DETERMINADOS OBJETIVIOS. ALÉM DISSO, UMA OPORTUNIDADE REPRESENTA UMA POSSIBILIDADE DE INOVARMOS E COM ISSO, CONQUISTARMOS UMA MELHORIA DE PROCESSOS/PRODUTOS/SERVIÇOS E/OU AGREGARMOS VALOR AO QUE OFERECEMOS AO MERCADO. A OPORTUNIDADE PERMITE QUE POSSAMOS OFERECER NOVOS PRODUTOS E SERVIÇOS, CONQUISTARMOS NOVOS CLIENTES E MERCADOS. EXEMPLO MARKETING/VENDAS Criar rede de revendedores autorizados com suporte da WEB; Desenvolver política de gestão de relacionamento com clientes baseada na filosofia CRM; 1

2 Implantar estoque zero. MISSÃO DO PROJETO SINTETIZA ONDE QUEREMOS CHEGAR AO FINAL DO PROJETO. A MISSÃO É UM PARÁGRAFO QUE EXPLICITA, PARA UM DETERMINADO PROJETO, O QUE FAREMOS (O PRODUTO FINAL), PARA QUEM FAREMOS (OS CLIENTES DO PROJETO, QUEM SERÁ ATENDIDO), PARA QUE FAREMOS (OBJETIVO GERAL), COMO FAREMOS (A FORMA DE CONDUÇÃO/REALIZAÇÃO), QUANDO FAREMOS (O PERÍODO DE TEMPO) E POR QUANTO FAREMOS (A ESTIMATIVA OU RESTRIÇÃO ORÇAMENTÁRIA INICIALMENTE PREVISTA). LEMBREM QUE EM NOSSO CASO, O PROJETO TRATA DO INVESTIMENTO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO QUE A SCREW PRETENDE REALIZA. METAS É UMA REPRESENTAÇÃO FORMAL DAQUILO QUE SE QUER ATINGIR COM O TÉRMINO DO PROJETO. É FACILMENTE MENSURÁVEL E CONTROLÁVEL. NORMALMENTE É DEFINIDA POR VERBOS DE AÇÃO. PARÂMETROS NUMÉRICOS DE TEMPO, CUSTO E PERFORMANCE DEVEM SER DESCRITOS NA META. AS METAS PODEM SER DERIVADAS DE PROBLEMAS E OPORTUNIDADES. ALÉM DISSO, AS METAS PODEM SER PENSADAS COMO INDICADORES QUE NOS PERMITIRÃO MEDIR UMA DEERMINADA SITUAÇÃO ANTES E APÓS A REALIZAÇÃO DO PROJETO. AS METAS SÃO CONSIDERADAS OS INDICADORES DE SUCESSO DE UM PROJETO. UM PROJETO COM 100% DE SUCESSO É AQUELE EM QUE TODAS AS METAS FORAM ALCANÇADAS. EXEMPLOS GERAIS (METAS) Atualizar fluxo de caixa diariamente; Definir como data limite até o 10º dia do mês subseqüente como prazo de entrega do balancete mensal; Aumentar a confiabilidade do sistema em razão de constantes perdas de dados de pedidos por meio de sistemas de backups em um mprazo de 6 meses; Reduzir o tempo de processamento do pedido para 5 minutos; Administrar a logística de implantação no mercado de produtos encartelados para consumidor final em 1 ano; Reduzir a taxa de absenteísmo atual de 20% ao ano para 5% ao ano, num prazo de 06 meses; Aumento da capacidade produtiva em 10% em 1 ano; 2

3 Redução do estoque de matéria prima em 50% num prazo de 2 anos; Melhorar suporte ao processo decisório para planejamento estratégico e tático em 2 anos; JUSTIFICATIVAS É UM BENEFÍCIO QUE SERÁ PROPORCIONADO PELO PROJETO. ESTES BENEFÍCIOS NEM SEMPRE SÃO DE FÁCIL MENSURAÇÃO, CARACTERIZANDO-SE EM GRANDE PARTE POR SEREM DESCRITOS QUALITATIVAMENTE. UMA JUSTIFICATIVA PODE TAMBÉM SER CONSIDERADA COMO UMA RAZÃO PARA REALIZAR O PROJETO. O CONJUNTO DAS JUSTIFICATIVAS FORMA A ARGUMENTAÇÃO QUE DEFENDE A REALIZAÇÃO DO PROJETO. EXEMPLOS A apresentação de balancetes num prazo menor possibilita a análise dos resultados periodicamente e permite a adoção de medidas corretivas; Bases orçamentárias são necessárias para eliminação de gastos indevidos e redução de despesas; A otimização do tempo de processamento implicará na redução do ciclo produtivo, o que significa maior giro do produto(redução de lead time ); O levantamento real dos custos de produção com exatidão e rapidez permite posicionamento melhor dos produtos no mercado e em relação aos concorrentes; Ampliação do mercado, agilidade nos pedidos e redução de tempo de entrega justificam a criação de revendedores autorizados com o suporte da WEB; A filosofia CRM justifica a criação de canal de comunicação empresa-cliente; Baixa qualidade dos produtos fabricados é justificado, em parte, pela falta de instrução dos colaboradores do chão de fábrica, o que justifica a necessidade de implantação de programa de ensino fundamental e médio; A necessidade de redução dos custos de estocagem da matéria prima justifica a eliminação de estoques superdimensionados; Aumento da lucratividade justifica a necessidade de aumento da produtividade em 10%; Maior qualidade da matéria prima justifica uma política de parceria com os fornecedores; Maior satisfação dos clientes justifica a necessidade de redução nos atrasos de entrega dos pedidos; A implantação do CEP será acelerada pela implantação do sistema ERP; Melhorar o controle de dados (previstos x realizados) para agilização do processo decisório; 3

4 CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DO PACOTE DE SOFTWARE INCLUEM OS REQUISITOS FUNCIONAIS E OS REQUISITOS TÉCNICOS A SEREM ATENDIDOS. UM REQUISITO FUNCIONAL É UMA FUNCIONALIDADE QUE O PACOTE DEVERÁ OFERECER. o POR EXEMPLO, SER CAPAZ DE MANTER UM CADASTRO DE PRODUTOS ACABADOS E MATÉRIAS PRIMAS. UM REQUISITO TÉCNICO É UMA EXIGÊNCIA TECNOLÓGICA QUE O PACOTE DEVERÁ ATENDER. o POR EXEMPLO: SER COMPATÍVEL COM A PLATAFORMA OPERACIONAL MS-WINDOWS, SUPORTAR DIFERENTES SISTEMAS GERENCIADORES DE BANCO DE DADOS ETC. ESTES CRITÉRIOS DEVEM SER PRIORIZADOS. EXEMPLOS DE REQUISITOS FUNCIONAIS Importação de dados financeiros dos demais setores em tempo real para obtenção de informações atualizadas Integração do fluxo de caixa com as contas a receber e a pagar Acompanhamento da ordem de produção, controle de estoque de mercadorias produzidas em tempo real, controle de expedição, controle de transporte, controle de entrega Canal de comunicação direta com os consumidores Gestão de qualidade para consolidação do CEP (controle estatístico de processo) na Produção Módulo de BI (business intelligence) para integração com todos os módulos para agilizar o processo decisório da empresa EXEMPLOS DE REQUISITOS TECNOLÓGICOS Permitir a migração do banco de dados do sistema atual para o sistema proposto Compatibilidade entre o sistema atual de RH e o sistema a ser implantado, via interface. Interface de comunicação compatível com as novas máquinas CNC Manuais de uso dos módulos para que os técnicos da empresa possam resolver os problemas básicos 4

5 CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DO FORNECEDOR DO PACOTE DE SOFTWARE INCLUEM AS CARACTERÍSTICAS QUE A EMPRESA FORNECEDORA DEVERÁ DISPOR PARA GARANTIR A QUALIDADE NO ATENDIMENTO DA SCREW. EXEMPLOS DE CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DO PACOTE DE SOFTWARE Deve apresentar referências técnicas dos principais clientes usuários dos seus produtos ERP Desejável mais de 10 anos de atuação no mercado de implantação de ERP Possuir sede em Joinville ou região Possuir suporte on-line e call-center inclusive em regime de plantão, fora do horário comercial Permitir customizações CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DA EMPRESA DE CONSULTORIA PARA IMPLEMENTAÇÃO DO PACOTE DE SOFTWARE INCLUEM AS CARACTERÍSTICAS QUE A EMPRESA DE CONSULTORIA DEVERÁ DISPOR PARA GARANTIR A QUALIDADE NO ATENDIMENTO DA SCREW. EXEMPLOS DE CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DA EMPRESA DE CONSULTORIA Capacidade técnica comprovada e atuação no mercado de consultoria de ERP pelo menos há 10 anos A consultoria deve proporcionar suporte técnico em todas as áreas até a estabilização do sistema. (Contrato com estimativa de 1 ano, renovável por mais um ano, se necessário Prestar serviço de treinamento de cada módulo Possuir serviço de suporte on line e call center, inclusive fora do horário comercial 5