TI em Números Como identificar e mostrar o real valor da TI

Transcrição

1 TI em Números Como identificar e mostrar o real valor da TI João Maldonado / Victor Costa 15, Outubro de 2013

2 Agenda Sobre os Palestrantes Sobre a SOLVIX Contextualização Drivers de Custo Modelo de Invenstimento Custo por Sistema Classificação de orçamento Case Conclusão Contato Propriedade da Solvix Consultoria 2

3 Sobre os Palestrantes Propriedade da Solvix Consultoria 3

4 Sobre Gestão os de Palestrantes Demandas Linha do Tempo JOÃO MALDONADO Consultor em Gestão de TI Graduando em Administração com ênfase em Tecnologia da Informação Conhecimento em ITIL, Cobit, Modelos Financeiros de TI e Desenvolvimento de Produtos Experiência em projetos de gestão, estratégia e otimização financeira de TI VICTOR COSTA Consultor em Gestão de TI Graduando em Sistemas de informação Certificado ITIL V3 Foundation, conhecimentos em Cobit, Modelos Financeiros de TI Experiência em projetos de gestão, estratégia e otimização financeira de TI Propriedade da Solvix Consultoria 4

5 Sobre a SOLVIX Propriedade da Solvix Consultoria 5

6 A Solvix é umaempresafocada. Trabalhamos com Consultoria em Gestão de TI GESTÃO DE TI Propriedade da Solvix Consultoria 6

7 Foco da Solvix Soluções em Gestão de Tecnologia da Informação, divididas em: Identificaçãode soluções de TI Otimização de TI Estratégia e inovação em TI Propriedade da Solvix Consultoria 7

8 OsClientesnoscontratamdevidoa trêsdiferenciaisprincipaise competitivos VAMOS ALÉM DO BÁSICO INOVAÇÃO FAZEMOS O QUE TEM QUE SER FEITO para entregar os resultados esperados FLEXIBILIDADE ISENÇÃO BUSCAMOS SEMPRE AS MELHORES SOLUÇÕES para o cliente. Nãosomospresosa nenhuma marca ou fornecedor Propriedade da Solvix Consultoria 8

9 Nossa abordagem Propriedade da Solvix Consultoria 9

10 Contextualização Propriedade da Solvix Consultoria 10

11 Contextualização Na busca pela eficiência, olhar a TI apenas como uma fonte de baixo valor e alto custo, é um erro cometido por executivos de grandes empresas Há tempos ouvimos falar em como mostrar o valor da TI para os négocios, porém todas as abordagens criadas, são complexas e não geram os resultados esperados Neste webinar, demonstraremos métodos simples e eficazes que a partir de números ajudam a TI se aproximar do negócio e mostrar o valor que esta sendo gerado Propriedade da Solvix Consultoria 11

12 Contextualização Os métodos criados e abordados neste webinar, serão os seguintes: Drivers de custo Modelo de Investimento Custo Por Sistema Classificação do orçamento Propriedade da Solvix Consultoria 12

13 Drivers de Custo Propriedade da Solvix Consultoria 13

14 Drivers de Custo Antes de iniciarmos, precisamos compreender a origem dos números (financeiros) que serão a base de toda a nossa apresentação. O fato é que, antes de definirmos os melhores drivers de custo, devemos ter uma visão geral do números da TI (Gasto Total), os quais são formados através da junção de fatores de custo, consumo e investimento. Custos Ano Y Consumo Ano Y Investimentos Ano Y Gasto Total Ano Y Fatoresde custo Fatoresde consumo Fatoresde investimento Propriedade da Solvix Consultoria 14

15 Mas o que são drivers de custo? Os drivers são métricas, relacionadas ou não com a atividade fim do negócio, estesdriverséqueirãonosdizerseatiestámaisoumenoseficiente Há no mercado, alguns drivers tradicionais e reconhecidos internacionalmente, os quais são utilizados também para a realização de benchmarking, são eles: Gasto de TI por Receita Liquida GastodeTIporQtd.DeColaborador GastodeTIporQtd.DeTeclados Porém apresentar somente informações como essas não irão aproximar a TI donegócioenemgerarovaloresperado Propriedade da Solvix Consultoria 15

16 Drivers de Custo Para isso o correto é definirmos drivers ligados diretamente ao segmento de negócio, como por exemplo: Para uma grande construtora definimos que os melhores drivers para verificar a eficiência da TI em relação ao negócio, seria realizar a seguinte relação: Gasto de TI por Unidade Entregue Para uma grande rede de varejo definimos que um driver interessante seria a seguinte relação: Gasto de TI por Transação É importante citar que alguns drivers variam proporcionalmente ao volume de negócios realizado pela companhia Propriedade da Solvix Consultoria 16

17 Exemplos dos drivers mais comuns e impacto do volume de negócios Área Drivers mais comuns Proporcional ao volume de negócios Processos Soluções Operação Infraestrutura Operação Servicedesk Operação FieldService Operação Manutenção de sistemas Arquitetura corporativa Arquitetura técnica Processos novos Alterações de processos Auditorias de processos Quantidade de projetos Quantidade de RAS (soma do tempo) Quantidade de links Quantidade de servidores Quantidade de bancos de dados Quantidade de usuários Quantidade de sistemas (serviços de TI) Quantidade de chamados Quantidade de localidades Quantidade de teclados Quantidade de sistemas Quantidade de RAS (soma do tempo) Quantidade de tecnologias Quantidade de projetos Quantidade de tecnologias Quantidade de projetos Não Sim. Quanto mais unidades, maioro volume de trabalho Não Sim. Quanto mais unidades, maislinks e mais servidores. Sim. Quanto mais unidades mais usuários Sim. Quanto mais unidades, mais usuários, mais teclados, mais localidades Não Não Não Segurança da Informação Quantidade de tecnologias Não Propriedade da Solvix Consultoria 17

18 Modelo de Investimentos Propriedade da Solvix Consultoria 18

19 Modelo de Investimentos Investimentos em um ano causam variação nos fatores de custo e consumo dos anos seguintes Aumento de fatores de consumo ano y, y+1,... Investimentos Ano Y Redução de fatores de custo no ano y, y+1, Propriedade da Solvix Consultoria 19

20 Investimentos O fato é que muitos dos investimentos realizados em TI, não se sabe o real motivo pelo qual ele foi feito, e isso aumenta ainda mais a percepção do negócioemrelaçãoaobaixovalorgeradoedoaltocustodati A partir deste cenário demonstraremos duas metodologias simples, que ajudam a direcionar os investimentos e a aprovar os mesmos, são elas: 1. Metodologia do MIT, de classificação dos investimentos em classes: Infraestrutura, Estratégico, Transacional e Informacional 2. Modelo de investimentos simplificado Propriedade da Solvix Consultoria 20

21 Investimentos 1. Metodologia MIT Essa abordagem criada por Peter Weill, consiste em classificar os investimentos em classes de ativos e criar pirâmides de investimentos. Periodicamente o MIT publica pesquisas com diversas empresas que utilizaram essa metodologia para classificar os seus investimentos, tornando possível a realização de benchmarking Propriedade da Solvix Consultoria 21

22 Investimentos 1. Metodologia MIT Informativo Estratégico Transacional Infraestrutura Otimização do Modelo Estratégico Modelo 20% 13% Operacional 13% 54% Média Geral Propriedade da Solvix Consultoria 22

23 Investimentos 2. Modelo de Investimentos simplificado Observamos que muitos dos modelos de investimentos, também conhecidos por business case, são extensos e possuem inúmeras informações que ao final não são utilizadas Nosso objetivo foi simplificar e sistematizar, permitindo que haja um grande ganho de agilidade tanto para a TI, como para as áreas de negócio, que em muitas vezes não possuem conhecimento especifico para solicitar um projeto ati Outro fator importante é a mensuração financeira que este modelo proporciona, pois sabemos que os investimentos são os maiores impactantes noaumentodosgastosdeti Propriedade da Solvix Consultoria 23

24 Investimentos 2. Modelo de Investimentos (1/2) Nome Do Projeto: Nome Do Solicitante: Data Da Solicitação: / / Data Da Entrega: / / Telefone: Área Solicitante: Descrição de projeto Qual necessidade o projeto vai atender? Quais os principais entregáveis do projeto? Quais os principais benefícios? Quais os principais riscos? Quem vai conduzir o projeto? Quem será afetado pelo projeto? Macro Cronograma Investimentos em TI (em milhares de R$) Despesas com TI (em milhares de R$) Assinatura do Solicitante Propriedade da Solvix Consultoria 24

25 Investimentos 2. Modelo de Investimentos (2/2) Propriedade da Solvix Consultoria 25

26 Custo por Sistema Propriedade da Solvix Consultoria 26

27 Custo por Sistema Objetivo Utilizamos uma metodologia para identificar o custo total de cada sistema suportado por T.I. Esta metodologia nos ajuda a identificar os sistemas mais caros e seus principais ofensores de custo e as áreas de negócio onde estão os sistemas mais caros Propriedade da Solvix Consultoria 27

28 Custo por Sistema Como fazemos? Coletamos os dados de OPEX de cada gerência que compões a organização de T.I. OValordecadacentrodecustoseráclassificadoemcamadas,essascamadas irãoratearocustodecadasistemadeacordocomomelhorcritériopossível. Centro de Custo Camada Total Sistemas Service Desk Funcionários Infraestrutura Telecomunicações Mão de obra R$ ,00 R$ - R$ - R$ ,00 R$ - R$ - WAN R$ ,00 R$ - R$ - R$ - R$ - R$ ,00 Datacenter R$ ,00 R$ - R$ - R$ - R$ ,00 R$ - Software R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ - R$ ,00 R$ - Insumos R$ ,00 R$ - R$ ,00 R$ - R$ - R$ - Facilities R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - Terceiros R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ - R$ ,00 R$ - Service Desk/Field Service(Suporte) R$ ,00 R$ - R$ ,00 R$ - R$ - R$ - Gestão de projetos R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - Monitoração R$ ,00 R$ - R$ - R$ - R$ ,00 R$ - TOTAL R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ , Propriedade da Solvix Consultoria 28

29 Custo por Sistema Como fazemos? R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ ,00 R$ 0,00 WAN Insumos Monitoração Software Terceiros Sistema ERP Service Desk Data Center Mão de obra Facilities Propriedade da Solvix Consultoria 29

30 Classificação de orçamento Propriedade da Solvix Consultoria 30

31 Classificação de orçamento A classificação de orçamento pode indicar se o orçamento de TI está seguindo as tendências de mercado e as melhores práticas atuais. Um Exemplo de classificação é a divisão do orçamento em RUN, GROW e TRANSFORM: RUN: Um indicador de quantos % do orçamento está sendo consumido na operação do negócio. GROW: Um indicador de quantos % do orçamento está sendo consumido em crescimento e desenvolvimento de sistemas para suportar o crescimento do negócio TRANSFORM: Um indicador de quantos % do orçamento está sendo consumido em implementação de novos sistemas para possibilitar novos modelos de mercado Propriedade da Solvix Consultoria 31

32 Classificação de orçamento O exemplo abaixo indica a companhia está com um custo menor de operação, com tendência para alinhar ao mercado. Crescendo menos, e transformando mais. Essetipode indicadoréum Bulletdemuito valor para demonstrar a contribuição da área de TI para a companhia Propriedade da Solvix Consultoria 32

33 Case Propriedade da Solvix Consultoria 33

34 Case de um projeto TI em Números NECESSIDADE: O cliente necessitava de apoio na identificação, análise e comunicação dos principais fatores de custo, consumo e investimento e retorno de TI. Também necessitava de apoio na definição de um modelo de custeio e investimento adequado. SOLUÇÃO: Seguindo a abordagem metodológica utilizada pela Solvix, foram realizados: Mapeamento de custos, investimentos e resultados; Análise de custos, investimentos e resultados; Definição de fatores de custo, consumo e indicadores financeiros; Definição dos modelos de custeio, investimento e comunicação; Entrevistas com áreas de negócio e TI. VALOR GERADO: O cliente conseguiu aumentar a percepção de valor da TI pelos seus clientes internos, aumentar a qualidade de mensuração de resultados e reduzir o esforço de elaboração e aprovação de orçamento Propriedade da Solvix Consultoria 34

35 Case de um projeto TI em Números Exemplos de Entregáveis Propriedade da Solvix Consultoria 35

36 Case de um projetode Reduçãode Custos NECESSIDADE:ReduzirocustototaldeTIsemafetaraqualidadedoserviço SOLUÇÃO: A Solvix realizou diversos workshops com diversos colaboradores para identificação deoportunidades de redução sustentável de custos (utilizando ferramentas especialmente desenvolvidas para este fim). As principais oportunidades foram selecionadas e os devidos planos de ação foram produzidos, gerenciados e acompanhados pela Solvix. Em 6 meses de projetoopaybackfoimuitosuperioraoquefoipagoparaasolvix Propriedade da Solvix Consultoria 36

37 Case de um projeto de Redução de Custo Exemplos de Entregáveis Indicadores de Custos Comparação do Cliente e do mercado a partir Portfólio de Projetos Comparação do Cliente e do mercado a partir Modelo de Custos por sistemas Comparação do Cliente e do mercado a partir Propriedade da Solvix Consultoria 37

38 Conclusão Propriedade da Solvix Consultoria 38

39 Conclusão EssasatividadesvisamcontribuiregerarvalorparaaáreadeTIpois: - Melhoram a percepção das áreas clientes da contribuição de TI no seu dia-a-dia - Auxiliam na produção de material de apresentação de resultados confiável - Reduzem o esforço na elaboração e aprovação de orçamentos/iniciativas Propriedade da Solvix Consultoria 39

40 Contato João Maldonado (11) Victor Costa (11) solvix.com.br Propriedade da Solvix Consultoria 40

41 Fim