Distribuidor de Mobilidade GUIA OUTSOURCING

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1 Distribuidor de Mobilidade GUIA OUTSOURCING 1

2 ÍNDICE Introdução Menos custos e mais controle Operação customizada à necessidade da empresa Atendimento: o grande diferencial Conclusão Quando o desafio é acabar com a impressão 2

3 INTRODUÇÃO A cada dia, o outsourcing ganha mais espaço nas empresas, independentemente dos setores do mercado em que atuam, devido a atrativos como redução de custos, isenção de vínculos empregatícios e qualidade diferenciada do serviço especializado. O outsourcing nada mais é do que a terceirização inicialmente de serviços, mas que engloba também a aquisição de produtos e insumos. No ambiente corporativo, ele é implementado quando uma empresa contrata os serviço de outra para desenvolver alguma área específica. Desta forma, a contratada fica encarregada de determinada seção e/ou local, tendo tempo para resolver problemas e imprevistos, e prestar um serviço dedicado. Essa subcontratação de serviços acaba por gerar redução de custos, que pode se refletir em lucro à empresa que contrata, já que, em geral, as contratadas são especializadas naquele setor, conhecem melhor os produtos e o funcionamento de máquinas e conseguem obter vantagens naquele mercado. O outsourcing possibilita, assim, o melhor da tecnologia e da mão de obra, sem que aja vínculo empregatício direto. Um dos mais conhecidos tipos de outsourcing é o de impressão. A empresa especializada se torna responsável pela impressão de documentos e outros tipos de materiais, sempre focada em manter qualidade diferenciada em soluções de impressões ou cópias. Geralmente, essas fornecedoras encontram condições de aprimorar o resultado das impressões, com alto nível de serviço, enquanto controlam estoques e otimizam o consumo de produtos e insumos. Dependendo do tamanho da operação, resultados podem ser sentidos em curto prazo. 3

4 MENOS CUSTOS E MAIS CONTROLE Além dos equipamentos e acessórios necessários para a impressão, a empresa selecionada para o outsourcing fica responsável pela manutenção corretiva e preventiva. Dessa forma, o contratante não precisa se preocupar em resolver problemas com peças ou parar sua operação por mau funcionamento das impressoras. Tudo é resolvido com mais agilidade, já que a companhia especializada no assunto conta com equipamentos para rápida substituição e equipe com conhecimento diferenciado. O foco do empregador fica todo voltado ao core business de sua empresa, pois ele não perde tempo resolvendo questões nas quais não tem experiência. Além disso, não precisa se preocupar em manter equipe com técnicos, pois os serviços especializados da fornecedora contemplam todas as necessidades de impressão do negócio. 4

5 Inicialmente, a contratação de um terceiro pode soar como a necessidade de um grande investimento. Porém, será possível identificar a queda de custos devido a fatores diversos: Sua operação não fica parada, pois consertos e substituições são feitos rapidamente, contribuindo para a produtividade; Por outro lado, anula-se a necessidade de manter um estoque de peças e acessórios; Não há vínculos empregatícios com os profissionais prestando o serviço tudo fica contemplado no contrato da terceirização; O conhecimento da equipe contratada permite a instalação de máquinas, toner e papel específicos e adequados ao seu tipo de negócio, agilizando resultados com alta qualidade e padronização; O controle feito pela empresa profissional evita desperdícios, tornando a operação mais sustentável. Cai o consumo de insumos; Ao longo do tempo, diante da eficiência da nova operação, caem os custos com instalação e implantação, além de reconfiguração e gerenciamento da rede de impressão. Assim, o impacto nos custos é real e facilmente sentido pela contratante. Ainda, é possível manter um controle de gastos e utilização dos usuários, evitando usos indevidos das impressoras, além de contabilizar o que é impresso e copiado. A empresa passa a ter total consciência de como, quando e para qual propósito cada operação é feita. Não menos importante, há a atualização da tecnologia: o fornecedor manterá instalado o que há de mais moderno e adequado para a operação, e o custo e preocupação com esse tipo de investimento tornam-se zero. 5

6 OPERAÇÃO CUSTOMIZADA À NECESSIDADE DA EMPRESA É comum imaginarmos grandes centros de impressão, atuando 24 horas por dia, sete dias por semana, quando falamos em terceirização do processo de impressão. Porém, com o avanço da tecnologia e os indiscutíveis benefícios obtidos com esse tipo de operação, empresas dos mais diversos portes e setores passaram a buscar o outsourcing nesse âmbito. Não é necessário que sua empresa tenha a necessidade de imprimir sem parar para contar com tal serviço. Geralmente voltado a médias e grandes companhias, esse tipo de solução pode se adaptar às necessidades do contratante e oferecer serviços, insumos e produtos de forma diferenciada. Pelo seu tipo de negócio e volume de produção, o fornecedor saberá, por exemplo, qual a marca ou modelo de impressora ideal para você. Além de papel e toner, demais suprimentos necessários para o bom funcionamento do setor são disponibilizados, além da manutenção, preventiva ou corretiva. No caso de um equipamento deixar de funcionar, fornecedores com experiência nesse mercado disponibilizam um canal direto com sua central de assistência, para que a questão seja resolvida da forma mais rápida e prática possível. Grandes operações podem contar com profissionais no local durante seu tempo de funcionamento, dependendo da demanda do serviço. Além disso, softwares de gerenciamento de impressão também podem ser adquiridos, e, inclusive, desenvolvidos de forma customizada, para atender a necessidades pontuais da empresa. 6

7 ATENDIMENTO: O GRANDE DIFERENCIAL Para que o outsourcing de impressão tenha boa funcionalidade e seja implementado de forma adequada, é necessário um trabalho bem orquestrado e planejado, dividido em algumas etapas pré-determinadas pelas duas empresas em questão: 1. É preciso fazer um levantamento do volume de impressão da companhia e gastos atuais com a produção de documentos, softwares e configuração da área destinada às impressoras; 2. Uma conversa entre a contratada e a contratante clarifica para todos que tipo de projeto deve ser elaborado para que seja personalizado e atenda às necessidades de produção; 3. A implantação é feita por meio da instalação e configuração dos equipamentos e softwares. Pode haver treinamento, também de responsabilidade da fornecedora selecionada para o outsourcing. É preciso treinar os funcionários sobre o processo de utilização, para que eles colaborem com a redução do desperdício e utilizem toda a infraestrutura da melhor forma; 4. Por fim, a empresa contratada informará aos líderes sobre os serviços prestados no local e o desenvolvimento da operação, com o intuito de manter e até mesmo melhorar o processo de impressão, atendendo por completo a demanda de sua cliente. 7

8 Os fornecedores podem oferecer soluções que, à primeira vista, são muito parecidas. Afinal, instalar impressoras, controlar o trabalho com softwares de gestão, fornecer acessórios e insumos e providenciar consertos e atualizações são tarefas que parecem não exigir grande diferenciação. No entanto, a qualidade e o nível de serviço podem pesar em sua estratégia de negócio se o fornecedor contratado não apresentar a responsabilidade e o comprometimento necessários. Ser atendido prontamente e contar com a substituição de peças e impressoras rapidamente faz toda a diferença para o bom funcionamento de seu negócio. Ainda, ao desenvolver confiança em seu fornecedor, a rotina será mais tranquila, pois você sabe que pode contar com aquelas pessoas. Assim, antes de dar o passo inicial, faça uma pesquisa e converse com outros usuários de outsourcing de impressão: a seleção precisa de um parceiro é essencial ao sucesso da operação. 8

9 CONCLUSÃO Em um cenário econômico em que é preciso analisar bem os investimentos, controlar os desperdícios e olhara para a sustentabilidade, procurar uma empresa especializada para o serviço de impressão pode ser um diferencial competitivo. Mais do que tirar problemas da frente, você pode instaurar soluções de forma surpreendente. Olhe para sua demanda hoje e comece a planejar: estude o mercado e conheça os fornecedores disponíveis. Mais do que um fornecedor, você deve buscar por um parceiro que transforme o seu setor de impressão em uma fonte de soluções, com operações sustentáveis, continuadas e padronizadas. Se imprimir é uma necessidade, mas não seu foco, busque quem possa desenvolver um serviço de classe mundial e mantenha a sua atenção no desenvolvimento do seu negócio. A rentabilidade e a queda de custos vão te mostrar o quanto o outsourcing terá valido a pena. 9

10 QUANDO O DESAFIO É ACABAR COM A IMPRESSÃO Muitas empresas têm necessidades de impressão que podem ser realmente volumosas. Por outro lado, há aquelas que buscam o caminho oposto: não mais imprimir, seja pela economia de recursos, facilidade de arquivo ou sustentabilidade. Além de oferecer um serviço diferenciado em outsourcing de impressão, tendo o rápido atendimento como diferencial, a MGITECH também oferece o gerenciamento eletrônico de documentos (GED), por meio de softwares de parceiros. O que estava impresso vira um arquivo eletrônico, e o que ainda seria impresso, também. Confira esta e outras soluções que visam à economia relacionada à impressão no site da empresa. 10

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