Melhores práticas no planejamento de recursos humanos

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1 Melhores práticas no planejamento de recursos humanos Planejamento Performance Dashboard Plano de ação Relatórios Indicadores

2 Preparando a força de trabalho para o futuro Planejamento de recursos humanos é coisa séria: para a maioria das empresas, as despesas com pessoal são as mais significativas. Pequenas variações entre o planejado e o realizado podem causar grandes impactos no resultado geral da empresa, ameaçando sua lucratividade e até sua viabilidade. Para que as empresas tenham maior domínio dos elementos que definem um planejamento de RH de sucesso, a AllStrategy separou, neste whitepaper, informações sobre boas práticas dessa importante fase do planejamento. Seja para provisionar os orçamentos da empresa para o ano seguinte, administrar uma crise financeira ou preparar-se para novos projetos de expansão, pequenos ajustes no processo do planejamento de recursos humanos podem trazer grandes benefícios para a empresa, que terá uma visão mais clara sobre o futuro do seu pessoal. Colete as informações atuais É impossível planejar sem conhecer o cenário atual. Os seus dados de pessoal estão realmente atualizados? E são confiáveis? Antes de implementar uma solução em planejamento de recursos humanos, faça uma auditoria interna, unindo os departamentos de Recursos Humanos e de Finanças para um levantamento completo das informações sobre pessoal. Quando o departamento de Recursos Humanos entende a situação dos contratados em relação à sua produtividade e satisfação no trabalho, terá condições de tomar decisões importantes como:

3 Terceirizar ou contratar? Contratar novos profissionais ou treinar os atuais? Consolide esses dados e alimente o software de planejamento utilizado. Alguns deles permitem a importação automática de planilhas e arquivos de bancos de dados. Quais são os objetivos do planejamento? Toda atividade de planejamento deve iniciar com os objetivos em mente. Em se tratando de planejamento de recursos humanos, as questões mais comuns são geralmente relacionadas à movimentação de pessoal. A sua força de trabalho está preparada para o futuro? Identifique na empresa as demandas de competências, considerando faltas e excessos. Essa análise revela se as pessoas estão nos lugares certos; e fazendo os trabalhos certos. Quando são identificados excessos de mão de obra, pense sobre as competências vitais para o sucesso do negócio, antes de decidir sobre demissões ou transferências. Em setores e departamentos com alto turnover, é comum haver um grande desequilíbrio de competências acumulado pela movimentação constante de profissionais. Considere no seu planejamento de pessoal a implantação de estratégias de retenção (não se esqueça dos custos associados a elas).

4 Simplifique o processo de planejamento Segundo especialistas da área de planejamento, as empresas criam uma complexidade desnecessária na hora de lidar com a grande quantidade de dados. Prepare seus dados para fazer previsões de forma fácil e rápida. Considere os tipos de planejamento que você faz com mais frequência, entenda os processos utilizados e otimize suas etapas. Os softwares de planejamento facilitam esse trabalho, pois são parametrizáveis de acordo com as necessidades específicas do negócio e os dados disponíveis. Mantenha o foco nas despesas de maior impacto No planejamento de pessoal, é preciso focar nas informações que causam maior impacto para a empresa. Antes de passar dias levantando despesas proporcionalmente pequenas, certifique-se de que já esta considerando as grandes, como salários, impostos e provisões para décimo terceiro, férias e demissões. Pense além do óbvio sobre as despesas que ocorrem quando há movimentação de pessoal. Por exemplo, quando novos colaboradores são contratados, há maior consumo de materiais de escritório. Muitas empresas não consideram esses fatores.

5 Simule cenários em seu planejamento de pessoal Para realizar o planejamento de pessoal para os próximos meses ou anos, não basta repetir os dados do passado. Pense nas mudanças que poderão ocorrer nos cenários político, econômico, social e tecnológico, de forma geral, que afetarão a empresa nos próximos 2 a 5 anos. Por exemplo, pode haver mudanças em legislação trabalhista, ou a empresa terá de terceirizar uma grande quantidade de mão de obra para dar suporte a novas demandas de atendimento ao cliente. Utilize um software confiável A complexidade das informações aumentou e as planilhas estão ficando insuficientes. Os softwares de planejamento de hoje permitem a análise em tempo real das informações, além da possibilidade de realizar projeções com maior facilidade.

6 O Plano, da AllStrategy, oferece algumas facilidades para o planejamento de pessoal, com destaque para: Movimentação de pessoal. Após definir as características de cada cargo e função, e todas as despesas associadas, a movimentação de pessoal pode ser facilmente realizada com as funções: Reajuste por Mérito, Férias, Excluir, Transferir e Demitir. Todas as alterações ficam salvas e podem ser visualizadas pelo histórico. Criação de planos de ação e controle das atividades. É possível criar planos de ação e editá-los de forma colaborativa com os responsáveis designados. Cada participante fica responsável por atividades dentro do plano de ação, e todos podem consultar o andamento das atividades no software. Facilidade para trabalhar diferentes centros de custo. Quando a empresa possui diversos departamentos, unidades ou franquias, fica mais difícil realizar o planejamento de pessoal. O Plano permite criar diferentes centros de custo, facilitando a separação de despesas entre as unidades ou departamentos. O planejamento de recursos humanos pode ser mais fácil com a ajuda de um software especializado. Em uma era em que os planejamentos deixam de ser bianuais ou anuais e passam a ser semestrais ou até mensais, a praticidade na hora de planejar é obrigatória. Uma dica final para seu planejamento de pessoal: seja flexível, admitindo a possibilidade de mudanças ao longo dos próximos meses. Entender a adequação do planejamento para a realidade da empresa é essencial para melhores acertos nos próximos projetos.

7 A AllStrategy atua há mais de 13 anos no mercado de softwares para planejamento orçamentário e controladoria, e atualmente atende mais de usuários. O Plano é o resultado de anos de pesquisa e desenvolvimento, gerando uma solução simples e robusta para coleta e gestão de dados sobre a empresa. Para mais detalhes, entre em contato com a AllStrategy para saber como sua empresa pode ser mais lucrativa com a utilização das ferramentas de análise e planejamento do Plano. Acesse ou ligue para