Gestão da TI. Os custos escondidos da. Conheça os custos escondidos na gestão amadora da TI e pare de perder dinheiro.

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1 da Gestão da TI Conheça os custos escondidos na gestão amadora da TI e pare de perder dinheiro.

2 Conteúdo Introdução Os custos escondidos - parte 1 Os custos escondidos - parte 2 Os custos escondidos - parte 3 Faça Parte do PROMAD

3 Introdução Você é o responsável pela Tecnologia do seu escritório? Você é o TI? Se você sentiu que estou falando com você, considere este ebook como uma oportunidade para buscar ajuda, porque você deve estar precisando. Se você se envolve, em qualquer instância, em atividades que transformam dados em informações, você é o responsável pela gestão da Tecnologia da Informação, mesmo que divida essa responsabilidade com alguém. Esse ebook foi feito pensando em você. Nas próximas páginas vai encontrar dicas, referências e muita informação para acabar de uma vez por todas com os Custos Escondidos na Gestão de TI do seu escritório.

4 PARTE 1 Os custos escondidos

5 Antes de começarmos precisamo definir algumas coisas: O que é TI (Tecnologia da Informação)? Quem seria esse tal responsável? Pode-se definir tecnologia da Informação (TI) como o conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação que visam a produção, o armazenamento, a transmissão, o acesso, a segurança e o uso das informações. Wikipedia Portanto tudo que é Informação, que no caso de um escritório de advocacia moderno, são todos os dados armazenados em computadores, estão relacionados a essas atividades descritas acima. E se você se envolve, em qualquer instância, em atividades que transformam dados em informações, você é o responsável pela gestão da TI, mesmo que divida essa responsabilidade com alguém. Um exemplo do que estou falando é a coleta dos dados de novos clientes e a sua inserção numa ficha, dentro do seu sistema de gestão jurídica. E quem seria esse tal de Responsável pela TI? É o profissional alocado, oficialmente ou não, por gerenciar o maquinário, a estrutura e o acesso a informação, necessário para o bom andamento do escritório.

6 Ele lida diariamente com uma quantidade variável de questões e problemas, que mesmo que não pareça, tem custos, muitas vezes elevados. Este indivíduo, geralmente, se envolve na maior parte dos problemas de TI por conta própria e orgulhase de fazer economia do dinheiro dos sócios, só com seus esforços. E provavelmente só contam com a ajuda de especialistas ocasionais, quando acontece uma grande emergência. Temos um cenário claro: Uma estrutura montada para ter acesso as informações vitais para o funcionamento do escritório com um profissional de uma área estranha a tecnologia, gerenciando tudo. Aqui o real problema está escondido nos custos invisíveis desse gerenciamento solitário de todos os esforços de tecnologia da informação do escritório. Ela sobrepõe em muito os benefícios de uma gestão mais enxuta e centralizada. Na maioria dos casos esses custos chegam próximos dos milhares de reais por ano. A maioria dos gestores percebe essa questão de uma forma simplista e erra na hora de analisar as planilhas de custos, investimentos e lucros. E só percebe que nada, ou quase nada, foi gasto com TI. Mas essa análise simplista não percebe os custos escondidos.

7 Há quatro conceitos principais que precisam ser entendidos, a fim de ajudar a superar esta crença que limita o sucesso da sua advocacia: Fazer sozinho é economizar dinheiro. Uma análise simplista não percebe os custos escondidos na gestão amadora da TI. Blog do Advogado Moderno Vamos analisar, pensar e refletir, e chegaremos a conclusão que isso não é verdade, pelo menos em termos de tecnologia. A primeira parte fala sobre a análise do tempo gasto por ter um funcionário responsável pela TI e como quantificar os problemas escondidos esclarecendo o real impacto sobre a produtividade geral; A segunda parte está relacionada ao trabalho amador e o seu impacto no tempo gasto (ou não gasto) em atividades que gerem retorno para o escritório.

8 Vamos portanto analisar algumas questão que tratam, no conjunto, desses quatro conceitos principais: Como analisar com bases reais o tempo economizado na gestão amadora da TI, acabar com o mito do eu posso fazer sozinho, avaliar porque precisamos de profissionais especializados tomando conta de suas tarefas e como isso tudo tem impacto negativo no retorno do investimento feito no seu escritório de advocacia. Nos dois artigos a seguir vamos analisar esse quatro pontos, tentando encontrar onde estão os reais custos da gestão amadora de sua Tecnologia da Informação. Uma análise simplista não percebe os custos escondidos na gestão amadora da Tecnologia da Informação. - Blog do Advogado Moderno

10 Na primeira parte do ebook Os custos escondidos começamos a conversar sobre o problema de não enxergar os reais custos de uma gestão da Tecnologia da Informação amadora e com isso impacta na produtividade e lucratividade do seu escritório. Nesta segunda parte vamos falar sobre como análisar do tempo gasto pelo funcionário responsável pela tecnologia da informação e como quantificar os problemas escondidos esclarecendo o real impacto sobre a produtividade geral. Leve em consideração duas partes: O tempo perdido Quanto horas por mês você perde lidando com as questões relacionadas a TI? Em alguns escritórios encontramos o seguinte cenário: os advogados mais antigos (e mais experientes) são os envolvidos diretos nas decisões de tecnologia. Talvez por serem os sócios mais antigos, ou até porque foram eles mesmo que ali estavam quando os trabalhos começaram. Eram, por vezes, os únicos com conhecimentos, mesmo básicos, para deixar tudo funcionando: comprar os computadores, contratar o serviço de rede interna (ou mesmo fazer), colocar internet e wifi e outras questões. Temos portanto um profissional com grande conhecimento em advocacia tendo sua atenção e tempo dividido com questões estranhas a sua especialidade.

11 Quanto custa a hora/profissional do responsável pela TI do seu escritório de advocacia?. - Blog do Advogado Moderno A maioria do tempo perdido neste caso está relacionado a atualizações de sistemas e programas, além da resolução de problemas. Uma pesquisa americana afirma que são perdidas, mensalmente, 1 a 2 horas por computador. Num escritório com 5 máquinas você perde de 5 a 10 horas de trabalho produtivo lidando com problemas relacionados a TI. No cenário brasileiro muitas dessas tarefas são delegadas ao menino da internet ou ao estagiário, nascido em um mundo informatizado e que lida com as questões ligadas a tecnologia de outra forma. Ele provavelmente vai ser mais rápido do que eu e você, mas não quer dizer que as horas que ele perde (mais baratas que as de um sênior ) não estão sendo desperdiçadas também, além de outras questões relacionadas a segurança dos dados, que está na mão de alguém que recém entrou no seu escritório.

12 Portanto, faça as contas das horas que você está jogando fora. Quanto custa a hora/profissional do responsável pela TI do seu escritório? Blog do Advogado Moderno O impacto das interrupções Quanto tempo se perde parando um profissional? A dependência do suporte de um funcionário interno, na hora que acontece um problema relacionado a TI, força a interrupção do trabalho desta pessoa até que ele seja resolvido. Seja um sênior ou um estagiário, o profissional tem que parar tudo o que está fazendo e lidar com a questão. Algumas pessoas resolvem rapidamente e outras precisam de mais tempo.

13 Uma interrupção deste tipo pode levar de 5 minutos a horas, até mesmo dias, no caso do responsável desistir e pedir ajuda a uma empresa terceirizada (que vai precisar ter espaço na agenda para atender). Agora adicione a esta conta todas as micros-interrupções semanais. Pesquisas indicam que quando interrompido uma pessoa leva, em média, 23 minutos para voltar ao nível de atenção anterior e seguir na tarefa que estava fazendo. Vamos ser bem econômicos e dizer que existe uma interrupção diária com 15 minutos de parada, o que daria 300 minutos (5 horas) por mês de uma (ou mais pessoas) paradas. Analisando o tempo perdido, levando em conta esses dois fatores: o tempo perdido e o impacto de cada parada; temos que a pessoa envolvida com a TI, num pequeno escritório de advocacia, com 5 funcionários, perde cerca de 10 a 15 horas por mês somente lidando com esses problemas específicos. Agora faça as contas: Quanto custa a hora/profissional do responsável pela TI do seu escritório? Na mesma pesquisa americana, numa média de 300 dólares por hora, a perda é em torno de a dólares por mês. Além dos custos não contabilizados do trabalho irrelavante (um advogado resolvendo problemas que não são da advocacia) impactando na qualidade (do trabalho e de vida) e satisfação profissional, gerando custos incalculáveis.

14 Nós podemos resolver isso! Se ninguém resolve, deixa comigo que eu faço por mim mesmo. Sem sombra de dúvidas, todo escritório que esteja nesta situação acaba tendo que lidar com uma lista infindável de problemas, pequenos ajustes e correções que podem gerar grandes problemas, que deveriam ser resolvidos com a manutenção adequada. Todos do escritório, um dia ou outro, acabam por entender que o funcionário com a dupla função, advogado e responsável pela TI, tem coisas mais importantes a fazer do que resolver problemas relacionados a tecnologia. Isso desenvolve uma ideologia perigosa na equipe: o vou fazer eu mesmo, que leva a todos os funcionários a tentarem contornar os problemas, não relatando o que acontece de verdade. Por querer livrar o colega de trabalho das questões não relacionadas a advocacia. Experimente contratar uma consultoria em TI e verá a quantidade de problemas escondidos que todos os seus funcionários mostrarão, muitos deles protelados por anos a fio.

15 Então, qual é o custo da perda da produtividade? A folha de pagamento é para a maioria dos escritórios o maior custo de todos. Se cada funcionário perde, a cada dia, 10 minutos lidando com bugs e erros nos sistemas, ineficiência nos servidores, conflitos em agendas, impressoras e tudo mais; coisas que eles simplesmente dão um jeito, isso pode adicionar, por baixo, mais de 200 minutos por pessoa a cada mês! Com 5 funcionários esse montante sobe para 1000 minutos, ou 17 horas por mês. Calcule o quanto você está perdendo somente com o eu mesmo acerto isso!

17 Na primeira parte deste ebook Os custos escondidos começamos a conversar sobre o problema de não enxergar os reais custos de uma gestão da Tecnologia da Informação amadora e com isso impacta na produtividade e lucratividade do seu escritório. Nesta terceira parte vamos falar sobre como o trabalho amador tem impacto no tempo gasto (ou não gasto) em atividades que gerem retorno real para a sua advocacia. O Amador ou O Hobby Senhor de todos os problemas ou mestre em nada? Quando um advogado é o responsável pela TI, ele vai ser sempre um amador atuando em outro campo profissional, e dificilmente vai desenvolver-se como um verdadeiro especialista (ou deveria querer isso). É algo parecido com o que acontece com seus clientes querem ser advogados deles mesmos, lendo tudo no Google e lhe pedindo só uma ajudinha, lhe soa familiar? Eu vou arriscar e presumir que a maioria dessas consultas jurídicas, são coisas pequenas e tomariam apenas 1/10 do seu esforço, caso você estivesse envolvido nelas desde o início. Aplique o mesmo raciocínio para as tarefas envolvendo tecnologia no seu escritório. Se você envolver um profissional, um especialista, a chance do que lhe toma horas do dia, durar na mão dele, alguns minutos, é bem grande. O que deve ficar na sua cabeça é que você como advogado, nunca vai ser um mestre especialista em Tecno-

18 Os custos da gestão amadora de TI são enormes. - Blog do Advogado Moderno logia da Informação, tendo que lidar com a quantidade de responsabilidades que tem. Você consegue garantir para os seus clientes que está tomando as melhores medidas preventivas para assegurar o acesso e a segurança aos dados deles? Você tem em mãos informações altamente sensíveis de cada cliente e precisa garantir isso, evitando problemas. E como vai resolver se os seus sistemas (ou computadores) pararem de funcionar, seja por dias ou até mesmo horas? Como resolve um problema desses sem uma manutenção preventiva?

19 Ter um hobby é ótimo, mas escolha um que não envolva algo que esteja relacionado com o seu escritório, ou que tenha um impacto tão grande na sua profissão. Se quer um passatempo, pode escolher cozinhar, pescar ou fotografar, mas deixe para os especialistas as tarefas que tem impacto real no seu trabalho. Retorno sobre o Investimento (ROI) Os custos da gestão amadora em TI são enormes. Blog do Advogado Moderno Quais atividades executadas no seu escritório de advocacia geram o maior retorno do investimento feito? Indo de encontro a visão, com foco e direcionando os negócios?

20 Advogar para os maiores clientes em causas lucrativas? Iniciativas de Marketing Jurídico? Ser interrompido a cada problema no Windows? Concertar a impressora toda vez que a secretária precisa imprimir um contrato. Talvez o derradeiro custo nunca seja calculado: ele é muito maior que perder 10 ou 15 horas por mês gerenciando a TI. Mas imagine se você poder investir mais 15 horas por mês em atividades altamente lucrativas para o escritório, calcule o impacto que isso teria no final das contas? E finalmente. eu espero os três artigos falando sobre os custos escondidos tenham lhe ajudado a abrir os olhos para onde estão indo o seu dinheiro na hora que decide tomar conta sozinho de tudo. A contratação de empresas que provém sistemas e pessoal especializado para gerir a sua tecnologia da informação não é custo, é investimento. Investimento para liberar seus funcionários para fazerem o que sabem de melhor, investimento na segurança dos dados de seus clientes, na qualidade e na quantidade de horas disponíveis para advogar, incrementando os resultados e o retorno sobre todo o investimento feito no que seu escritório faz de melhor: a Advocacia.

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