Agilizando o processo de compras para aumentar a eficiência e comprar melhor

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1 Agilizando o processo de compras para aumentar a eficiência e comprar melhor

2 Toda empresa privada deseja gerar lucro e para que chegue com sucesso ao final do mês ela precisa vender, sejam seus serviços ou produtos. Saiba aqui como agilizar o processo de compras para um aumento de eficiência e melhor aquisição. A função de compras possui uma extrema importância em uma empresa. Sem nenhum processo eficiente e organizado, com certeza virão os prejuízos em termos financeiros e em relação à imagem da empresa. Fazer uma gestão de compras para seu negócio é um processo que envolve todos os departamentos da sua empresa. Os que trabalham com estoque ou almoxarifado precisam ter uma maneira de visualizar, de forma fácil, as compras realizadas. Com o avanço tecnológico as empresas conseguiram agilizar os processos empregados nas áreas de compras. A internet se tornou um canal de negócios, permitindo o surgimento de soluções sofisticadas, integradas e seguras. E dentro da web ferramentas surgiram com o intuito de melhorar ainda mais os processos de compras, sempre voltadas ao desenvolvimento e gerenciamento de relação com os fornecedores. Com elas é possível atingir resultados que não seriam alcançáveis apenas por meio de negociação. Sendo assim, o processo de compras se tornou mais ágil e organizado, o que diminui consequentemente os riscos de prejuízos e também de esforço operacional, o que gera mais lucro às empresas. Pensando em todas essas questões, separamos algumas dicas para que você possa colocar em prática a gestão de compras, buscando a melhora em sua empresa.

3 Dicas para um bom plano de compras - Elabore um plano de ação Antes de tudo, é muito importante reunir os responsáveis pelo setor de compras da sua empresa e então traçar um diagnóstico de tudo o que envolve a cadeia de suprimentos. Juntos vocês devem verificar quais são os pontos fortes e os fracos, as oportunidades de melhorias na produtividade e as ameaças. Isso inclui custos, tempo, fornecimentos e desempenho de cada função dos colaboradores do setor. Se for o caso, procure ajuda de empresas especializadas em consultoria e em programas, e que poderão auxiliar na identificação do cenário e na proposição para melhorias. Siga esses passos:

4 1 Plano de ação Após os responsáveis pelo setor de compras identificarem as ações concretas e as que precisarão ser lapidadas, você terá que fazer um planejamento estratégico, informando os passos que serão colocados em prática para um melhor desempenho nesse setor. É fundamental que exista coerência entre todos os pontos já vistos e também nas possibilidades de melhorias. Então, se foi identificado um fornecedor que tenha histórico de atrasos com a entrega de produtos ou então que não tenha condições de pagamento adequadas, opte por procurar outro. Caso não seja possível, converse com o fornecedor e peça para que ele repense os processos a fim atender melhor seus clientes.

5 2 Gestão de requisições Você pode otimizar os processos de receber, efetivar e também gerenciar requisições de compras através de funcionários da empresa. Para melhores resultados, mais controle e eficiência, automatize suas solicitações. O processo de requisição de compra de qualquer produto, é definido pelo seguinte ciclo: - receber e analisar as requisições de compras selecionar os fornecedores determinar preços corretos emitir os pedidos de compras sempre acompanhar e garantir que o prazo seja cumprido receber e aceitar as mercadorias aprovar a fatura de pagamento ao fornecedor receber e analisar as requisições de compras.

6 3 Benchmarking Essa é uma metodologia muito usada em empresas do mundo inteiro com a finalidade de aumentar a qualidade em seus processos de gestão através de análises contínuas de produtos, práticas, serviços e técnicas feitas por outras organizações que são reconhecidas no mercado por serem as melhores. Faça uma identificação de casos de sucessos em áreas de Gestão de Compras, comparando o que é realizado hoje e agregando tais conhecimentos ao seu plano de ação.

7 4 Gestão de pedidos Uma forma interessante de conseguir uma boa gestão de pedidos é acompanhar cada etapa, desde o pedido em si até o recebimento do produto. Depois disso é só organizar as compras, se atentando ao que se tem no estoque e ao que deve ser recolocado.

8 5 Capacitação de funcionários É de extrema importância que todos os funcionários envolvidos no processo de compras fiquem por dentro das estratégias. Só assim todo o ciclo de funcionamento da sua organização se cumprirá da melhor forma. Um bom exemplo é fazer treinamentos com todos os funcionários do setor, para que eles apliquem em seu dia a dia as estratégias que foram traçadas. Crie um banco de dados Quando se tem um banco de dados informatizado empresa estará mais organizada em relação ao setor de compras. Portanto, crie um banco de dados para: - Seus fornecedores (com avaliações): Mantenha atualizada a lista de fornecedores confiáveis fazendo uma avaliação da entrega de materiais de qualidades a um preço mais acessível e excelentes prazos de entrega. Com um cadastro completo você conseguirá fazer tudo isso. Lembre-se de que nessa planilha é preciso conter o nome da empresa com dados específicos como endereço, telefone, contato, e os produtos que ela fornece para você, além de informar se existe ou não um contrato formalizado.

9 Outro ponto importante é manter um bom relacionamento com os fornecedores, pois essa é uma etapa muito importante dentro do processo de gestão. Tem casos em que o ideal é ter múltiplas fontes de fornecedores e em outros que o ideal é ter contrato excluso com um fornecedor. - Cotações: Uma empresa não ganha apenas com suas vendas, mas também com uma correta utilização dos recursos, buscando sempre os melhores preços para a compra de serviços e produtos demandados por meio dela. Faça cotações para buscar sempre os melhores preços e compare todas as propostas levando em consideração o custo total de aquisição. - Requisições de dentro da empresa: Com um banco de dados informatizado a sua cadeia de suprimentos pode ser mais produtiva e eficiente. Você poderá usar a tecnologia e o conhecimento virtual para que a forma com que você faz negócio se torne mais inteligente e simples. Comprar bem fundamental, pois melhora os resultados da sua empresa. Então automatize e torne possível a padronização do processo de compras. Não se esqueça de que a tecnologia desenvolvida por meio da internet é uma aliada na busca por mais tempo. Se a sua equipe tiver que cadastrar manualmente os fornecedores ou mesmo redigitar as informações que foram recebidas por s e arquivar documentos que já foram impressos, com certeza isso tomará muito tempo. Procure sempre a padronização do processo de compras. - Pedidos da empresa: Manter dentro de um controle rigoroso os dados da sua empresa é

10 algo muito eficaz para conseguir monitorar os produtos devem comprados para manter o seu negócio funcionando. Uma planilha organizacional precisa conter itens fundamentais, como o estoque da sua empresa. Assim você terá dois dados importantes do equilíbrio de uma gestão eficiente. Crie uma tabela que tenha um inventário de produtos, de forma a inserir o código de cada um deles, o nome e também a unidade de medida usada. - Pagamento: Assim que você receber os produtos que foram solicitados é necessário que sua empresa tenha controle das datas do pagamento. Tenha um canal de comunicação aberto para que contenha todas as informações sobre faturas e quitações.

11 Atente-se ao seu estoque Um dos pontos fortes é cuidar bem do estoque, pois um depósito bem organizado pode fazer com que seus funcionários ganhem mais tempo. Se o seu caso for varejo, imagine o exemplo em que um cliente solicite um produto que não esteja exposto. Seu vendedor deverá ir até o estoque para procurá-lo, certo? Se o depósito estiver bagunçado vai gerar um desperdício de tempo para o funcionário e para o cliente. É um desgaste sentido dos dois lados.

12 Capacite seus funcionários Outro erro comum e que acontece com frequência justamente pela falta de um banco de dados é o vendedor oferecer um produto que já não está mais no estoque. Portanto, além da organização estrutural, comunicação é essencial para evitar essas situações. O treinamento ainda ajudará no aumento das vendas, mesmo quando o produto que o cliente deseja não estiver mais disponível. Se faltar o produto e o funcionário estiver bem capacitado no atendimento, ele oferecerá um outro similar para não perder a venda. Ou seja, um funcionário capacitado saberá aproveitar as situações para lucrar mais. Lembre-se de que o conhecimento do vendedor é o ponto chave para que os clientes sejam atraídos pelo benefício que o produto proporciona e assim, conclua a venda.

13 Relacione-se bem com seu fornecedor É essencial ter uma gestão de fornecedores para que você tenha mais controle. Então liste, identifique, cadastre e avalie cada um dos fornecedores da sua empresa. Use a tecnologia como sendo uma ferramenta benéfica, que organiza, padroniza e facilita a gestão das informações. Só não se esqueça de atualizar todos os dados com frequência. E para que você não tenha problemas na gestão de seu estoque, ou mesmo pela falta de um produto que pode até ser o carro chefe de sua empresa, ter um bom relacionamento com os fornecedores é fundamental. Ao negociar prazos com seus clientes, por exemplo, vai depender do quanto o seu fornecedor é rápido para repor um produto. Nada como ter um bom planejamento e agendar prazos possíveis para evitar dor de cabeça.

14 Entenda e analise seus resultados Mantenha todos os dados sempre atualizados e conheça a demanda dos seus produtos: quantos serão vendidos, os tipos de materiais e em quanto tempo. No final da planilha avalie mensalmente as seguintes questões: - Valor médio pago por fornecedor; - Valor médio pago por produto; - Melhor fornecedor por produto; - Total de compras por mês. De nada adianta identificar os processos e propor melhorias sem analisar os resultados. Veja se após todas as alterações realizadas está tudo como o esperado. Lembre-se de esse não é um processo estático, ele precisa ser acompanhado constantemente, colocando as alterações em ação.

15 Sobre a Ibid A Ibid é uma empresa que introduz maior agilidade nos processos de Gestão da Cadeia de Fornecimento e em consequência, economia nos custos de aquisição dos insumos. Sempre com transparência ao processo, ela permite auditabilidade e rastreabilidade, promovendo a colaboração eletrônica entre os compradores e os fornecedores, o que torna mais real os parceiros de negócio. Fornecendo e implantando soluções nos processos de compras na Gestão da Cadeia de Suprimentos, a Ibid implanta módulos progressivamente, dentro das necessidades da sua empresa. Os módulos são: Negociação (cotação): ajuda no aumento da eficiência, permitindo a padronização das propostas e analises comparativa em várias rodadas de negociação; Requisição: Requisição: publicar em sua área de compras toda a demanda, organizadas por tipos de compra. Uma segmentação por foco de comprador e por tipo de requisição, de forma a identificar as que precisam seguir um fluxo menor de forma mais rápida; Pedido: gere pedidos mais ágeis e instantâneo atrelado a um acordo de fornecimento, os pedidos serão enviados ao ganhador da cotação de forma automática. É o fornecedor quem indica o seu acordo com o pedido, eliminando assim o atraso na entrega por meio de divergências na negociação e condições; Contrato: Compartilhe com seus fornecedores todos os acordos de fornecimento celebrados, segundo as estratégias de cada caso. Os

16 contratos (acordo de fornecedores) podem ter um prazo de validade ou simples listas de preço. Uma geração automática de pedidos gerando mais produtividade e eficiência no processo; Recebimento: você poderá efetuar eletronicamente o follow-up preventivo e corretiva em relação as entregas dos pedidos; Financeiro: Para os casos das empresas compradoras que efetuam grande parte de seus pagamentos por depósito bancário, a publicação das obrigações pagas e a pagar, facilitam em muito o relacionamento com seus fornecedores que não mais precisam contatá-los para saber dos detalhes dos pagamentos. Fornecedores e prestadores de serviços podem acompanhar seus fluxos de recebimento por meio da publicação automática dos seus históricos de faturas. Gestor de fornecedor: essa ferramenta permite um auto cadastro de fornecedores e com a gestão efetiva de qualificação por categoria de fornecimento, assim como a gestão e acompanhamento documental. Assim, as informações cadastrais de fornecedores poderão ser conferidas e atualizadas de forma automática em base nos dados da Receita Federal e outras fontes de consultas; Follow-up: com ele você se comunica com seus fornecedores usando como ferramentas para incrementar mais ainda a pontualidade das entregas. Com a solução E-Procurement da Ibid a sua empresa terá o rendimento elevado e ela ainda ajudará a cortar gastos desnecessários, documentando também os processos de compras realizados na sua empresa. Gostou dessas dicas? Não deixe de conhecer a solução de E-Procurement da Ibid. Ela também pode contribuir muito com a melhoria da Gestão de Compras de sua empresa!