CONTROLE DE ORÇAMENTOS MÓDULO DE AQUISIÇÕES 1
1. ORÇAMENTO Para iniciar o processo de orçamento, clique em orçamento.. Serão apresentadas as funcionalidades do 1.1 Novo orçamento Para incluir um novo orçamento, clique na opção das informações do orçamento.. Será apresentada uma nova janela para o cadastro Na guia Informações, preencha as informações a seguir: 2
1. Descrição* Utilize esse campo para informar a descrição do orçamento. 2. Prazo* Utilize esse campo para indicar o prazo do orçamento. Após o prazo definido, o fornecedor não poderá cadastrar informações no orçamento (cotações). 3. Observações (Locais) Utilize esse campo para cadastrar observações do orçamento, que só serão visualizadas internamente. 4. Observações (Web) Utilize esse campo para cadastrar observações do orçamento, que serão visualizadas pelo fornecedor no Terminal Web. * Campo de preenchimento obrigatório. Após o preenchimento mínimo do orçamento, clique na opção para incluir o orçamento no sistema. Ao confirmar a inclusão do orçamento, note que novas informações, botões e guias foram habilitados. 2. ITENS Agora que o orçamento já foi incluído, para dar continuidade ao processo é necessário incluir os itens que serão orçados. 3
Para a inclusão de itens existem duas opções: a Importação de itens aprovados no Gerenciador inclusão de um Novo item. ou a 2.1 Sugestões Para importar sugestões aprovadas no Gerenciador, clique na opção. Na janela de importação, clique na opção para pesquisar as sugestões aprovadas no Gerenciador. Para importar uma sugestão, selecione-a e clique em. 4
Para selecionar todas as sugestões retornadas pela busca, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção. Para selecionar sugestões aleatórias, pressione a tecla Ctrl ao clicar sobre as sugestões. 2.2 Novo item Para incluir um novo item no orçamento, clique na opção. 5
Na janela Item de orçamento, preencha as informações a seguir: 1. Quantidade* Utilize esse campo para informar a quantidade do item. 2. ISBN Utilize esse campo para informar o ISBN do item. 3. Nacional Marque essa opção para indicar que o item é nacional. Se estiver desmarcado o item será indicado com Estrangeiro. 4. Material* Selecione o tipo de material do item. 5. Idioma Selecione o idioma do item. 6. Título* Informe o título/subtítulo do item. 7. Autor Selecione o autor principal do item. 8. Edição Indique a edição do item. 9. Editora Selecione a editora do item. 10. Série Selecione a série do item. 11. Ano Informe o ano do item. 12. Volume Indique o volume do item. * Campo de preenchimento obrigatório. Após o preenchimento mínimo do novo item, clique na opção para incluir o item no orçamento. Para alterar/excluir um item, selecione-o e clique em /. 3. PUBLICAÇÃO Nesse ponto o orçamento já pode ser publicado no Terminal Web. Para publicar o orçamento, clique na opção. 3.1 Fornecedor Para publicar um orçamento no Terminal Web, é necessário selecionar o(s) fornecedor(es). 6
Após a seleção dos fornecedores que deverão realizar a cotação on-line, clique na opção. Se houver alterações pendentes no orçamento, para concluir a publicação do orçamento, é necessário confirmar essas alterações. Quando um orçamento é publicado, a inclusão/exclusão dos itens não é permitida. Para incluir novos fornecedores no orçamento, selecione a guia Fornecedores e clique na opção. 3.1.1 Cadastro de fornecedores O cadastro de fornecedores pode ser realizado no Aquisições e/ou no Gerenciador. 3.1.1.1 Cadastro via Aquisições Para cadastrar um fornecedor via Aquisições, utilize a opção e clique na opção. Serão apresentadas as funcionalidades do cadastro de fornecedores. 7
Para incluir um novo fornecedor, clique na opção das informações do fornecedor.. Será apresentada uma nova janela para o cadastro 3.1.1.2 Cadastro via Gerenciador Para cadastrar um fornecedor via Gerenciador, acesse, selecione o grupo de tabelas e selecione a tabela Fornecedor/Doador. Serão apresentadas as funcionalidades do cadastro de fornecedores. Para incluir um novo fornecedor, clique na opção das informações do fornecedor.. Será apresentada uma nova janela para o cadastro 3.1.1.3 Novo fornecedor Na guia Detalhe, preencha as informações a seguir: 1. Nome* Utilize esse campo para incluir o nome do fornecedor. 2. CNPJ Preencha o CNPJ do fornecedor. 3. Inscrição estadual Indique a inscrição estadual do fornecedor. 4. Observações Caso exista observações a respeito do fornecedor, utilize esse campo. * Campo de preenchimento obrigatório. 8
Na guia Contato, preencha as informações a seguir: 1. Contato Indique o nome do contato no fornecedor. 2. Endereço Cadastre o endereço do fornecedor. 3. Bairro Selecione o bairro do endereço. 4. Cidade Selecione a cidade do endereço. 5. Cep Indique o CEP do endereço. 6. Telefone Preencha o número de telefone do fornecedor. 7. FAX Preencha o número do fax do fornecedor. 8. E-mail** Cadastre o e-mail do fornecedor. 9. Homepage Cadastre o site do fornecedor. ** Apesar de não ser um campo de preenchimento obrigatório, é importante o preenchimento correto do e-mail, pois ele será utilizado para o aviso de orçamento(s) disponibilizado(s) para cotação no Terminal web. Depois da seleção dos fornecedores, é necessário confirmar as alterações realizadas no orçamento. 9
3.2 Envio de e-mail Ao confirmar as alterações, o sistema informa que o orçamento já foi publicado, porém os e-mails ainda não foram enviados aos fornecedores. O sistema perguntará se deseja encaminhar o e-mail neste momento. Caso não queira fazer o envio do e-mail neste instante, é possível fazê-lo depois, através da opção. Ao confirmar o envio do e-mail, serão apresentadas as configurações de envio. Para clientes Multibiblioteca, é apresentada a opção De:, para a seleção da biblioteca que enviará o e-mail. Em seguida é apresentada uma lista com os fornecedores selecionados na seção 3.1. Marque os fornecedores aos quais deseja encaminhar o e-mail. Para confirmar o envio do e-mail, selecione a opção e para cancelar selecione a opção. 10
Quando houver problema no envio do e-mail (ex: configuração e/ou e-mail incorretos), será informado que Um ou mais e-mails não puderam ser enviados. Para verificar a origem do problema, acesse o Gerenciador, menu, opção. 3.2.1 Configuração de envio de e-mails Para o envio de e-mails é necessário realizar a configuração no Gerenciador, menu., opção Na configuração do sistema, acesse a, selecione, em seguida selecione e clique na opção. Serão apresentadas as configurações de envio de e-mail do Aquisições. 3.2.2 Configuração do texto do e-mail O texto utilizado no e-mail deve ser configurado no Gerenciador, menu., opção Na configuração do sistema, acesse a, selecione e clique na opção. Serão apresentadas as configurações do texto do e-mail Cotação com fornecedores. 11
3.2.3 Configuração de conexão do Terminal web Para que o link do orçamento, (<SITE_ORCAMENTO>) seja montado corretamente, é necessário que as configurações de conexão do Terminal web estejam cadastradas corretamente. Para configurar a conexão do Terminal web, acesse o menu, opção. Na configuração do sistema, acesse a, selecione, em seguida selecione e clique na opção. Serão apresentadas as configurações de conexão do Terminal web. 4. COTAÇÃO Nesse ponto, o fornecedor já recebeu o e-mail da biblioteca informando a disponibilidade do orçamento para cotação no Terminal web. De acordo com as configurações realizadas na seção 3.2.2, o e-mail enviado deve conter no mínimo os dados para acesso do fornecedor. O login de acesso é gerado pelo prefixo fornec, juntamente com o código interno do fornecedor e não pode ser alterado. A senha de acesso é gerada aleatoriamente pelo sistema e pode ser alterada pelo fornecedor através do Terminal web. 5.1 Acesso do fornecedor Para realizar o acesso no Terminal Web, o fornecedor deve utilizar o link (<SITE_ORCAMENTO>) do Terminal web enviado no e-mail de aviso de orçamento. Na página do Terminal web, o fornecedor deve selecionar a opção Login e informar seus dados, Login (<LOGIN_FORNECEDOR>) e Senha (<SENHA_FORNECEDOR>). 12
Ao logar no Terminal Web, inicialmente são apresentados os orçamentos do fornecedor. 4.1.1 Logout Antes de fechar a janela do Terminal Web, o fornecedor deve realizar o Logout. 13
4.1.2 Orçamentos Para iniciar o preenchimento das informações, o fornecedor deve selecionar um orçamento na Lista de orçamentos disponíveis. 4.1.2.1 Situação dos orçamentos O fornecedor deve ficar atento quanto à situação dos orçamentos, o preenchimento das informações depende da situação do orçamento. Concluído: É necessária a atenção do fornecedor ao concluir um orçamento. Quando um orçamento possui a situação Concluído, não é mais permitida a inclusão/alteração de informações, mesmo que o orçamento ainda esteja dentro do prazo definido pela Biblioteca. Prazo expirado: É necessária a atenção do fornecedor quanto ao prazo do orçamento. Um orçamento com situação Prazo expirado, não permite a inclusão/alteração de informações. Aberto: Um orçamento com situação Aberto permite a inclusão das informações até o prazo definido pela Biblioteca. 14
A situação dos orçamentos também é visualizada pela biblioteca, que acompanha o preenchimento das informações, através da guia Fornecedores. 4.1.2.2 Preenchendo as informações O fornecedor deve preencher as informações a seguir: 1. Validade indica a validade das informações cadastradas, tais como condições de pagamento, preços, prazos entre outras. 2. Frete informa sobre o valor do frete. 3. Taxas indicação de taxas ou impostos. 4. Cond. pgto informa as condições e formas de pagamento. 5. Observações permite a inclusão de comentários e observações, tais como detalhes da forma de pagamento entre outras. 6. Moeda* inclui informação da moeda em que cada item foi cotado. 7. Valor indicação do valor do item (campo numérico). 8. Desconto opção para indicação de desconto (%) por item. 15
9. Qtde disp. informação da quantidade disponível para entrega por item. 10. Prazo (dias) indica o prazo previsto para recebimento do item pela biblioteca. * A moeda padrão apresentada, deve ser configurada através da opção,,,. As moedas apresentadas para seleção na configuração do sistema e no Terminal Web são cadastradas através da opção,,, tabela Moeda. Para salvar as informações cadastradas e manter o orçamento aberto (permite inclusões/alterações), o fornecedor deve utilizar a opção Confirmar. Para salvar as informações cadastradas e fechar o orçamento (não permite inclusões/alterações), o fornecedor deve utilizar a opção Concluir. 16
4.1.3 Troca de senha Para realizar a troca da senha, o fornecedor deve utilizar a opção Troca de senha. Para iniciar a troca da senha, é necessário que a senha atual seja informada. 17
Nesse ponto o fornecedor deve informar a nova senha e confirmar a alteração. 5. ANÁLISE Na guia Fornecedores, ao selecionar um fornecedor na grade esquerda, do lado direito são apresentados os Dados da cotação e logo abaixo as Informações dos itens e as Informações da cotação do fornecedor. 18
Note que o Valor em R$ já está com o Desconto (%) aplicado sobre o Valor Original. Quando o fornecedor não utilizar a moeda local para o orçamento, é necessário realizar o cadastro do câmbio através da opção. Serão apresentados os dados da cotação do fornecedor selecionado. Para cadastrar o Câmbio da cotação, utilize a opção. 19
Na janela de Seleção de moeda, selecione a moeda que o fornecedor utilizou para a cotação. Informe o valor em reais da moeda selecionada e indique a data do câmbio. Selecione a opção para salvar as informações de cotação. Note que ao indicar o valor de câmbio, os valores da cotação são calculados automaticamente e apresentados em reais. Podem ser incluídas cotações para mais de uma moeda (dólar, euro etc.). As cotações devem ser informadas individualmente, com a indicação da data para cada uma. 5.1 Analisar Para iniciar a análise e comparar as informações cadastradas pelos fornecedores, selecione a opção. Serão apresentadas as Opções de análise e visualização, os Itens cotados e os Fornecedores. 20
5.1.1 Opções de análise e visualização Essa configuração permite personalizar a visualização de colunas e destaques apresentados. 5.1.1.1 Apresentação de colunas Marque as colunas que deseja visualizar na análise da cotação. Para esconder a coluna, basta desmarcá-la. 1. Valor Apresenta o valor de cada item cotado, o valor total dos itens (quantidade solicitada x valor de cada item), o valor do frete, o valor de taxas, as condições de pagamento, as observações do fornecedor para a biblioteca e a validade da cotação. 2. Pedido Apresenta a quantidade pedida de cada item, para cada fornecedor. É a única coluna que permite a edição das informações. 3. Qtde disp. Apresenta a quantidade disponível de cada item, para cada fornecedor. 4. Prazo Essa coluna apresenta o prazo (em dias), solicitado pelo fornecedor para a realização da entrega do item. 5.1.1.2 Opções de destaque para análise Marque os destaques que serão utilizados na análise da cotação. Para não utilizar o destaque, basta desmarcá-lo. 1. Itens com menor valor (verde claro) Destaca o menor valor do item, entre os fornecedores cotados. 2. Menores prazos de entrega (azul claro) Destaca o menor prazo de entrega do item, entre os fornecedores cotados. 3. Menor valor total (verde escuro) Destaca o menor valor total (soma de todos os itens), entre os fornecedores cotados. 4. Disponibilidades insuficientes (vermelho) Destaca o item que possui quantidade insuficiente. 21
5. Quantidade do pedido (cinza) Destaca a quantidade do pedido do item. 6. PEDIDOS 6.1 Sugerir pedido Após a análise dos itens cotados pelos fornecedores, é possível solicitar a sugestão de pedidos pelo sistema. A sugestão distribui os valores cadastrados em Qtde solicitada para a Qtde pedido, sugerindo sempre os itens que possuem o menor Valor em R$ e que possuem Qtde disponível. Para utilizar a sugestão de pedido do sistema, clique na opção. 6.2 Gerar pedidos Após o preenchimento (manual ou sugerido pelo sistema) da Qtde pedido, já é possível gerar o(s) pedidos. Para gerar os pedidos, clique na opção. 6.2.1 Opções de geração de pedidos Na janela de Pedidos formados a partir da análise das cotações é necessário selecionar o tipo de geração de pedidos. 22
Ao confirmar a inclusão do(s) pedido(s), o sistema informa a quantidade de pedido(s) criado(s) e seu(s) respectivo(s) número(s). 6.2.2 Criar um pedido para cada fornecedor Selecione essa opção para criar um pedido para cada fornecedor listado. Pedido nº 29, gerado para o Fornecedor 1, com o item Item incluído no orçamento Pedido nº 30, gerado para o Fornecedor 2, com o item Item importado do gerenciador 23
6.2.3 Criar um único pedido com todos os fornecedores Selecione essa opção para um único pedido com todos os fornecedores. Pedido nº 31, gerado para os Fornecedores 1 e 2, para os itens Item incluído no orçamento e Item importado do gerenciador 24
7. FINALIZAR Quando o processo estiver concluído e os pedidos já estiverem gerados, deve-se finalizar o orçamento. Orçamentos finalizados não podem ser reabertos e não permitem a alteração de informações. Para finalizar um orçamento, clique na opção. 8. RELATÓRIOS A partir da tela principal do módulo, opção Orçamentos, é possível visualizar relatórios com informações do(s) orçamento(s) apresentado(s) no resultado da busca. Para acessar os relatórios de orçamentos, clique na opção. 25
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