CSE-300-4 Métodos e Processos na Área Espacial Engenharia e Tecnologia Espaciais ETE Engenharia e Gerenciamento de Sistemas Espaciais L.F.Perondi Engenharia e Tecnologia Espaciais ETE Engenharia e Gerenciamento de Sistemas Espaciais
Sumário 3.0 Introdução 3.1 Inicialização do Projeto 3.2 3.3 Execução 3.4 Monitoramento e Controle 3.5 Finalização
Detalhamento das Especificações de Alto Nível Plano de Desenvolvimento Estruturação do projeto em fases Definição de modelos Definição da Estrutura de Divisão do Trabalho Estabelecimento do Cronograma Detalhado Plano de Recursos Humanos Plano de Infra-estrutura Plano de Garantia do Produto Plano de Gerenciamento da Configuração Controle de Mudanças Controle de Documentação Controle de Interfaces Plano de Avaliação e Mitigação de Riscos Plano de Aquisições (Partes, Materiais e Equipamentos)
Grupo de processos de planejamento. 1 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto 2 do escopo 3 Definição do escopo 4 Criar EAP 5 Definição de atividades 6 Seqüenciamento de atividades 7 Estimativa de recursos de atividades 8 Estimativa de duração de atividades 9 Desenvolvimento do cronograma 10 Estimativa de custos 11 Orçamentação 12 da qualidade 13 de recursos humanos 14 das comunicações 15 do gerenciamento de riscos 16 Identificação de riscos 17 Análise qualitativa de riscos 18 Análise quantitativa de riscos 19 de respostas a riscos 20 Planejar compras e aquisições 21 Planejar contratações FONTE: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Terceira edição
Estrutura da Divisão de Trabalho* 1.0 Divisão do Trabalho e Estruturas Organizacionais 1.1 Divisão do Trabalho» consiste na quebra de um trabalho em uma série de tarefas, de modo que cada uma possa ser atribuída a um trabalhador ou grupo de trabalhadores diferente;» torna menor o escopo da aprendizagem a que um trabalhador tem que se submeter para se engajar em um dado trabalho; o tempo de engajamento no trabalho diminui;» propicia um ambiente em que cada trabalhador pode ser equipado com ferramentas e técnicas especiais para a realização do seu trabalho. (*) MATERIAL BASEADO EM: HANDBOOK OF INDUSTRIAL ENGINEERING Technology and Operations Management Third Edition Edited by GAVRIEL SALVENDY Purdue University, 2001.
» Algumas vantagens: desenvolvimento rápido de uma alto grau de habilidade (especialização); economia do tempo de preparo envolvido na passagem de uma atividade para outra; o uso eficiente de máquinas, ferramentas e técnicas desenvolvidas para tarefas especiais.» Estes benefícios têm seu custo: a divisão de trabalho requer a integração dos trabalhos individuais no produto final. Assim parte do aumento de eficiência devido à especialização é perdido no esforço de gerenciamento (integrador) requerido.» Integração é obtida através de uma estrutura organizacional: define papéis e responsabilidades para cada trabalhador, bem como as entradas, ferramentas, equipamentos e técnicas necessários à execução do trabalho. 1.2 Estruturas Organizacionais
2.0 Necessidade de uma EDT 2.1 Escopo» O escopo do projeto é definido como o trabalho necessário à entrega de um serviço ou produto com funções e características previamente definidas.» A descrição deste trabalho é efetuada no documento intitulado Declaração de Escopo (DE-SOW). 2.2 Implementação da EDT» A partir da DE é gerada a EDT.» Definições: A EAP é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. A EAP organiza e define o escopo total do projeto. A EAP subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis, em que cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. É possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho planejado contido nos componentes de nível mais baixo da EAP, denominados pacotes de trabalho. A EAP representa o trabalho especificado na declaração do escopo do projeto atual aprovada. Os componentes que compõem a EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar as entregas (Seção 4.4.3.1) do projeto. (PMI)
» A EDT é uma estrutura hierárquica onde: o nível mais alto representa o conteúdo total do trabalho a ser executado; o nível mais baixo da hierarquia é composto de elementos de trabalho, alocados aos indivíduos e organizações participantes do projeto; a EDT é o instrumento que define a divisão de trabalho, e a atribuição de responsabilidades em um projeto.» Ela deve ser: compreensiva, ou seja, deve cobrir o conteúdo total do trabalho executado no projeto, e lógica, ou seja, a alocação do trabalho aos indivíduos e organizações participantes deve ser clara (não ambígua) e a soma total do trabalho deve resultar no produto ou serviço especificado. 2.3 Coordenação e Integração» A coordenação do trabalho desenvolvido por diversos atores é fundamental, pois o resultado do trabalho de alguns constitui-se no material de entrada para o trabalho de outros.» A capacidade de integrar o trabalho produzido por diferentes atores no produto final é fundamental para o sucesso do projeto.
3.0 Organização do Projeto e EDT» A EDT apresenta a divisão do escopo do trabalho entre os atores.» A Estrutura de Organizações Executoras (EOE) (organizational breakdown structure - OBS) define o relacionamento entre os indivíduos e organizações participantes do projeto. 3.1 Responsabilidade» No nível mais alto da EOE está o gerente do projeto, enquanto que no nível mais baixo da hierarquia EOE encontram-se os indivíduos e organizações participantes do projeto;» a EDT deve estar integrada à EOE;» a EDT e a EOE permitem a alocação de cada elemento de trabalho no nível inferior da EDT (pacote de trabalho) a um indivíduo ou organização da EOE;
» o gerente de um pacote de trabalho é um especialista no escopo do trabalho e produto sob sua responsabilidade;» todos os processos gerenciais em nível de pacote de trabalho são de responsabilidade do gerente do pacote de trabalho;» entre estes, incluem-se: estrutura de atividades, cronograma de atividades, alocação de recursos, orçamentação, monitoramento e controle;» igualmente, todas as atividades em nível de pacote de trabalho relativas ao produto são de responsabilidade do gerente do PCT;» estas tarefas são específicas do PCT e podem incluir: projeto, fabricação, treinamento, testes, e equipamentos de apoio.
» A atribuição de responsabilidades ao gerente do PCT deve estar baseada em documentação que defina claramente o conteúdo de trabalho do PCT, incluindo: produtos (deliverables) e seu cronograma de entrega, entradas do PCT (informações, dados, resultados de outros pacotes de trabalho, outros), recursos (humanos e materiais) requeridos para a execução do trabalho previsto, orçamento disponível, revisões (ciclo de vida do projeto, incluindo cronograma mestre)
» De modo a garantir que cada elemento de trabalho previsto na declaração de escopo encontra-se sob responsabilidade de algum dos atores, utiliza-se uma ferramenta denominada Matriz de Responsabilidades (MR), a qual relaciona a EDT ao EOE.» Exemplo: Seis PCTs: A,B,C,D,E e F; Organização com três departamentos: I,II e III; GP e Diretor Geral.
Exemplo: Matriz de Responsabilidades A B C D E F Diretor A GP R R R R R R Gerente do Projeto G A A A A A Responsável Depto. I P E P E G Responsável Depto. II E P G P G Responsável Depto. III P G E G P E P : Participante G: Gerente R: Revisão requerida E: Entrada requerida A: Assinatura requerida
3.2 Autoridade» Juntamente com as responsabilidade de garantir a execução do trabalho no tempo e conforme as especificações, os gerentes de PCT devem estar investidos da autoridade necessária à consecução do trabalho sob sua responsabilidade. Autoridade pode ser definida como o poder legal para comandar ou agir. Uma definição clara de autoridade é fundamental para a consecução com sucesso de um projeto. o gerente do PCT pode ter autoridade para atrasar atividades não críticas (consistentemente com a folga existente), mas não as atividades críticas; somente a gerência do projeto pode definir modificações no tempo de execução de atividades críticas; o gerente do PCT pode ter autoridade para aprovar modificações do produto ou do escopo do trabalho que não afetem especificações e interfaces; modificações de produto que afetem escopo ou especificações são de responsabilidade do gerente do projeto.
3.3 Responsabilidade legal» Responsabilidade legal (accountability) significa responder legalmente por algo, seja por força de um contrato ou pela posição ocupada. O gerente do projeto é responsável tanto pelo seu desempenho quanto pelo desempenho de terceiros, a quem ele delegou responsabilidade e autoridade sobre partes específicas do trabalho os gerentes dos PCTs
4.0 Montagem e tipos de EDT A EDT permite que as partes interessadas do projeto se comuniquem de forma eficaz ao longo do ciclo de vida do projeto. Para cada projeto, é possível propor diversas EDTs alternativas, cada uma enfatizando um ponto de vista particular. Diferentes arquiteturas de EDT requerem diferentes ambientes organizacionais e práticas de gerenciamento para a sua implementação (compatibilidade). Um descasamento entre EDT, EOE e estilo de gerenciamento do gerente do projeto pode levar a uma performance muito pobre da execução do projeto. A EDT, em geral, está baseada em aspectos do projeto e da EOE.
4.1 EDT baseada em tecnologia Aplica-se a projetos com alto grau de especialização, principalmente em setores de alta tecnologia ou tecnologia de fronteira. O gerente do projeto, em geral, é um especialista na área de conhecimento em que se desenvolve o projeto. Ajusta-se a organizações com hierarquia funcional. Permite o controle altamente centralizado do projeto.
4.2 EDT baseada no ciclo de vida do projeto Organizar a EDT conforme as várias fases do projeto não é prática comum. Mesmo assim, esta forma de estruturação do projeto pode ser apropriada a empresas que organizem suas atividades utilizando o tempo como variável principal.
4.3 EDT baseada em distribuição geográfica do projeto ou da EOE executora No exemplo em consideração, adotar uma EDT tomando como base a distribuição geográfica do empreendimento equivale a nomear cinco gerentes de planta, cada um responsável pelo estabelecimento de uma das plantas. Projeto é quebrado em cinco subprojetos idênticos, com repetição de atividades. Modelo favorece a gestão descentralizada.
4.4 Outros modelos de EDT Logística
Orientada ao produto
Conclusões sobre a utilização de uma EDT na organização de um projeto. Vantagens: a EDT reflete os objetivos do projeto. A listagem de todas as atividades a serem implementadas para a consecução destes objetivos previnem confusões e dúvidas com respeito ao objetivo do projeto; a EDT permite a definição de uma terminologia comum, referente à identificação do produto e dos executores, que serve de referência a todas as partes envolvidas no projeto; a EDT, juntamente com a EOE, define a forma como o projeto será gerenciado. Ela relaciona cada parte do trabalho a um dado executor, o qual é responsável pela entrega da parte correspondente do produto; a EDT facilita a comunicação entre os diferentes executores do projeto e entre estes e clientes, fornecedores, e outros; a EDT proporciona uma memória do trabalho realizado que pode facilitar a transferência de conhecimento para outros projetos ou para a formação de novos membros da força de trabalho; a EDT constitui-se em uma ferramenta efetiva para o gerenciamento de recursos. Desvantagens: o estabelecimento e a manutenção da EDT requerem grande esforço; a adoção de uma EDT torna a estrutura de execução de um projeto bastante rígida, dificultando o início e a implementação de mudanças durante o ciclo de vida do projeto.
Organização Funcional
Organização por Projeto
Organização Matricial Fraca
Organização Matricial Forte
Organização Matricial Balanceada
Organização Composta