Título do Slide Máximo de 2 linhas

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1 Título do Slide 13ª Seminário Internacional de Gerenciamento de Projetos COMO AUMENTAR O INDICE DE SUCESSO EM AQUISIÇÕES ATRAVÉS DA UTILIZAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS EXISTENTES Angelo Borges; angelo.borges@hotmail.com Osvaldo Lovato; olavato@terra.com.br Poliana Fujinami; polifuji@gmail.com Renata Hyczy; re_hyczy@hotmail.com ( Apresentadora) Prof. Dra. Denise Oldenburg Basgal : denise.basgal@isaebrasil.com.br

2 Título AQUISIÇÕES do Slide Fonte: ; blogs.attask.com

3 Título CONTRATOS do Slide INFORMAIS Fonte: ; blogs.attask.com

4 Título EXCESSO do Slide OU ESCASSEZ Fonte: m.theglobeandmail.com

5 Título MODELO do Slide DIAMANTE Fonte: Shenhar,Dvir (2007)

6 Título OBJETIVO do Slide GERAL Propor uma ferramenta que contribua para aumentar os índices de sucesso em aquisições em projetos

7 Título OBJETIVOS do Slide ESPECÍFICOS A. Identificar o uso de diferentes critérios e boas práticas para diferentes tipos de aquisições em projetos; B. Elencar os motivos que levaram a classificação de aquisições como grandes ou pequenas dentro de um projeto; C. Identificar a frequência de uso de fornecedores conhecidos em aquisições; D. Identificar a frequência em que as boas práticas de gerenciamento de aquisições deixam de ser utilizadas devido à urgência. E. Mensurar os fatores que levam a uma classificação diferenciada das aquisições em projetos;

8 Título AQUISIÇÕES do Slide DE PRODUTOS OU Máximo SERVIÇOS de 2 linhas 1: A maioria das suas aquisições referem-se a Produtos ou Serviços? Produtos 33% 2. Você utiliza critérios diferenciados para grandes e pequenas Aquisições em Projetos? NÃO 18% Serviços 67% SIM 82%

9 Título OBJETIVOS do Slide ESPECÍFICOS Identificar o uso de diferentes critérios e boas práticas para diferentes tipos de aquisições em projetos;

10 Título GRANDES do Slide AQUISIÇÕES DE PRODUTOS Boas Práticas Utilizadas em Grandes Aquisições em Projetos Outros Cria a EAP de aquisição Envia carta convite Realiza análise de "Make or Buy" Cria bonificações e penalidades no contrato Utiliza RFP (requisição de proposta) Utiliza critérios de avaliação eliminatórios Realiza reunião de kick-off Formaliza encerramento de aquisição Monitora os itens contratados (administração de contratos) Utiliza RFQ (solicitação de cotação) Utiliza critérios de avaliação classificatórios Define análises de riscos Formaliza aquisição por contratos 0% 0% 9% 9% 9% 9% 12% 12% 18% 18% 18% 18% 24% 30%

11 Título GRANDES do Slide AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS Boas práticas Utilizadas em Grandes Aquisições em Projetos Outros Cria a EAP de aquisição Envia carta convite Realiza análise de "Make or Buy" Cria bonificações e penalidades no contrato Utiliza RFP (requisição de proposta) Utiliza critérios de avaliação eliminatórios Realiza reunião de kick-off Formaliza encerramento de aquisição Monitora os itens contratados (administração de contratos) Utiliza RFQ (solicitação de cotação) Utiliza critérios de avaliação classificatórios Define análises de riscos Formaliza aquisição por contratos 3% 18% 33% 24% 27% 30% 42% 45% 42% 45% 48% 48% 45% 61%

12 Título PEQUENAS do Slide AQUISIÇÕES DE PRODUTOS Máximo de 2 Boas linhas Práticas Utilizadas em Pequenas Aquisições em Projetos Outros Cria a EAP de aquisição Envia carta convite Realiza análise de "Make or Buy" Cria bonificações e penalidades no contrato Utiliza RFP (requisição de proposta) Utiliza critérios de avaliação eliminatórios Realiza reunião de kick-off Formaliza encerramento de aquisição Monitora os itens contratados (administração de Utiliza RFQ (solicitação de cotação) Utiliza critérios de avaliação classificatórios Define análises de riscos Formaliza aquisição por contratos 0% 0% 0% 0% 3% 6% 6% 9% 9% 12% 12% 15% 18% 27%

13 Título PEQUENAS do Slide AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS Boas Práticas Utilizadas em Pequenas Aquisições em Projetos Outros Cria a EAP de aquisição Envia carta convite Realiza análise de "Make or Buy" Cria bonificações e penalidades no contrato Utiliza RFP (requisição de proposta) Utiliza critérios de avaliação eliminatórios Realiza reunião de kick-off Formaliza encerramento de aquisição Monitora os itens contratados (administração de Utiliza RFQ (solicitação de cotação) Utiliza critérios de avaliação classificatórios Define análises de riscos Formaliza aquisição por contratos 3% 6% 0% 3% 9% 12% 18% 18% 24% 27% 24% 30% 30% 36%

14 Título OBJETIVOS do Slide ESPECÍFICOS Elencar os motivos que levaram a classificação de aquisições como grandes ou pequenas dentro de um projeto;

15 Título do Slide Você já teve situações em que classificou uma aquisição como pequena, não utilizou de todas as ferramentas de gerenciamento usuais e no decorrer do projeto chegou a conclusão que esta aquisição deveria ter sido considerada como grande, com um gerenciamento mais rigoroso? PRODUTOS 9% 9% 27% SERVIÇOS 9% 0% 50% 55% 41% Frequentemente Algumas vezes Raramente Nunca

16 Título ANÁLISE do Slide DE BOAS PRÁTICAS Grupo 1: entrevistados que algumas vezes ou frequentemente classificam erroneamente uma aquisição como pequenas Grupo 2: entrevistados que nunca ou raramente classificam erroneamente uma aquisição como pequenas

17 Título ANÁLISE do Slide DE BOAS PRÁTICAS Análise de boas práticas utilizadas pelo Grupo 1 : entrevistados que algumas vezes ou frequentemente classificam erroneamente uma aquisição como pequena aquisição Pequena Grande Envia carta convite Utiliza RFQ (solicitação de cotação) Utiliza RFP (requisição de proposta) Utiliza critérios de avaliação eliminatórios Utiliza critérios de avaliação classificatórios Realiza reunião de kick-off Realiza análise de "Make or Buy" Outros Nenhum Monitora os itens contratados (administração de contratos) Formaliza encerramento de aquisição Formaliza aquisição por contratos Define análises de riscos Cria bonificações e penalidades no contrato Cria a EAP de aquisição 0% 0% 0% 0% 19% 6% 6% 6% 13% 13% 25% 31% 31% 25% 31% 25% 31% 56% 50% 50% 50% 50% 56% 69% 69% 69% 75% 75% 75% 81%

18 Título ANÁLISE do Slide DE BOAS PRÁTICAS Análise de boas práticas utilizadas pelo Grupo 2: entrevistados que nunca ou raramente classificam erroneamente uma aquisição como pequenas Pequena Grande Envia carta convite Utiliza RFQ (solicitação de cotação) Utiliza RFP (requisição de proposta) Utiliza critérios de avaliação eliminatórios Utiliza critérios de avaliação classificatórios Realiza reunião de kick-off Realiza análise de "Make or Buy" Outros Nenhum Monitora os itens contratados (administração de Formaliza encerramento de aquisição Formaliza aquisição por contratos Define análises de riscos Cria bonificações e penalidades no contrato Cria a EAP de aquisição 0% 0% 0% 0% 0% 41% 59% 24% 47% 29% 41% 41% 59% 29% 6% 18% 41% 53% 47% 71% 65% 71% 59% 18% 71% 6% 18% 12% 24% 100%

19 Título OBJETIVOS do Slide ESPECÍFICOS Identificar a frequência de uso de fornecedores conhecidos em aquisições;

20 Título do Slide Para pequenas aquisições, com qual frequência você procura fornecedores conhecidos? PRODUTOS SERVÇOS 0% 0% 0% 0% 45% 55% 18% 82% Frequentemente Algumas vezes Raramente Nunca

21 Título Análise do do Slide comportamento quanto à Máximo classificação de 2 linhas de pequenas aquisições. Análise de frequencia de classificação errônea de aquisições dentro do universo de entrevistados que frequentemente utilizam fornecedores conhecidos para pequenas aquisições Nunca 5% 17% Raramente Algumas vezes Frequentemente 50% 28%

22 Título do Slide Para grandes aquisições, com qual frequência você procura fornecedores conhecidos? PRODUTOS SERVIÇOS 0% 0% 0% 0% 18% 73% 27% 82% Frequentemente Raramente Algumas vezes Nunca

23 Título PRINCIPAL do Slide FATOR DE SUCESSO EM Máximo AQUISIÇÕES de 2 linhas Das aquisições e terceirizações que deram certo, qual foi o principal fator para o sucesso? Outros Boa comunicação entre a equipe Bom relacionamento com o fornecedor Qualidade atingida Prazo cumprido Custo controlado 6% 11% 17% 17% 21% 28%

24 Título do Slide Máximo elevado? de 2 linhas Quando você utiliza fornecedor conhecido, com que frequência você tem problemas como atrasos, falta de qualidade, custo PRODUTOS SERVIÇOS 0% 0% 9% 0% 45% 41% 55% 50% Frequentemente Raramente Algumas vezes Nunca

25 Título OBJETIVOS do Slide ESPECÍFICOS Identificar a frequência em que as boas práticas de gerenciamento de aquisições deixam de ser utilizadas devido à urgência.

26 Título do Slide Você precisa com urgência adquirir um produto ou serviço para uma entrega que não estava prevista no escopo. Você: PRODUTOS SERVIÇOS 18% 36% 82% Deixo de aplicar algumas boas práticas que normalmente utilizaria em um processo normal de aquisição. Mesmo com urgência sigo todas as etapas de um processo normal de aquisição. 64%

27 Título OBJETIVOS do Slide ESPECÍFICOS Mensurar os fatores que levam a uma classificação diferenciada das aquisições em projetos;

28 Título do Slide Máximo estas boas práticas de de 2 lado? linhas Caso a resposta da questão anterior tenha sido a segunda opção, ocorreram problemas no produto ou serviço prestado por ter deixado PRODUTOS SERVIÇOS Não 44% Sim 56% Não 29% Sim 71%

29 Título FERRAMENTA do Slide ACQURIGHT

30 Título do Slide Quais os critérios que você utiliza ou considera que seria importantes para classificar uma aquisição como pequena ou grande? Classifique de 1 a 8 em ordem de importância (1 mais importante, 8 menos importante) PRODUTOS Outros Tempo de realização Fornecedor conhecido Tamanho/ Quantidade Inovação Custo Tecnologia envolvida Complexidade 10,70% 11,14% 11,89% 12,18% 13,08% 13,52% 13,67% 13,82%

31 Título do Slide Quais os critérios que você utiliza ou considera que seria importantes para classificar uma aquisição como pequena ou grande? Classifique de 1 a 8 em ordem de importância (1 mais importante, 8 menos importante) SERVIÇOS Outros 12,68% Tamanho/ Quantidade 11,18% Tecnologia envolvida Complexidade Inovação Custo Tempo de realização Fornecedor conhecido 12,15% 12,32% 12,59% 12,85% 13,12% 13,12%

32 Título CLASSIFICAÇÃO do Slide

33 Título LISTA do DE Slide BOAS PRÁTICAS 1. MAKE OR BUY 2. FORMALIZAR AQUISIÇÃO POR CONTRATO 3. CONTROLE DE MUDANÇA DE CONTRATO 4. FORMALIZA ENCERRAMENTO DA AQUISIÇÃO 5. LIÇOES APRENDIDAS 6. RFP 7. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO CLASSIFICATÓRIOS SE HOUVER MAIS DE UM FORNECEDOR 8. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ELIMINATÓRIOS SE HOUVER MAIS DE UM FORNECEDOR 9. DEFINIR ANÁLISE DE RISCOS 10. CRIAR BONIFICAÇÕES E PENALIDADES NO CONTRATO 11. RFP 12. MONITORAR ITENS CONTRATADOS DIARIAMENTE 13. REALIZA REUNIÃO DE KICK-OFF 14. CARTA CONVITE 15. PLANO DE GERENCIAMENTO 16. CRIAR EAP DA AQUISIÇÃO 17. MONITORAR ITENS CONTRATADOS SEMANALMENTE 18. MONITORAR ITENS CONTRATADOS QUINZENALMENTE 19. WORKSHOP COM FORNECEDORES

34 Título GRÁFICO do Slide RADAR

35 Título FERRAMENTA do Slide ACQURIGHT

36 Título FERRAMENTA do Slide ACQURIGHT

37 Título do Slide Fonte:

38 Título CONCLUSÕES do Slide FOCO PRINCIPAL: Propor uma ferramenta que contribua para aumentar os índices de sucesso em aquisições em projetos.

39 Título CONCLUSÕES do Slide o Dificuldade em encontrar menções de ferramentas que orientam o uso de boas práticas de aquisições direcionadas a características específicas de cada projeto. o o o Importância dada pelos entrevistados em trabalhar com fornecedores conhecidos em suas aquisições. Índices elevados de problemas relacionados à gestão inapropriada das aquisições e má seleção de escolha das boas práticas adequadas às características dos processos aquisitivos. Conjuntos de boas práticas de gerenciamento de aquisições em projetos são como uma caixa de ferramentas

40 Título POSSÍVEIS do Slide DESDOBRAMENTOS o o Distribuição da ferramenta elaborada para testes no mercado de gerenciamento de projetos. Pesquisa com usuários para indicar o grau de eficiência da ferramenta e possíveis pontos de melhoria em sua composição.

41 Título REFERÊNCIAS do Slide BIBLIOGRÁFICAS AHN, H. Applying the Balanced Scorecard concept: an experience report. USA: Long Range Planning, Vol.34, 2001 AXSON, D. CEO Perspectives: scorecards balanced or biased? Disponível em Acesso em 02/02/2013 KAPLAN, R. S. E NORTON, D. P. The Balanced Scorecard: translating strategy into action. USA: Harvard Business School Publishing Corporation, Boston, 1996 RVT Soluções. Disponível em Acesso em 20/03/2013 TRIVIÑOS, A. N. S. Introdução à pesquisa em ciências sociais. São Paulo, Atlas, 1987 VERGARA, S. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. São Paulo: Atlas, SHENHAR, A.; Dvir, D. Reinventando Gerenciamento de Projetos: A abordagem diamante ao crescimento e inovação bem-sucedidos. São Paulo: M.Books, SHENHAR, A.; Dvir, D. Reinventing project management: the diamond approach to successful growth and innovation. M.Books, 2007 PMI. PMBOK: Project Management Body of Knowledge. 4 th Edition. Newtown Square: PMI, XAVIER, Carlos M. S. Metodologia de Gerenciamento de Projetos: Methodware. Rio de Janeiro: Brasport, 2005.

42 Título do Slide OBRIGADA PELA ATENÇÃO