Segurança e facilidade

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1 TGC Box: Segurança e facilidade na escrituração fiscal. Objetivo: armazenamento seguro dos documentos eletrônicos (NFe, CTe e NFCe) para escrituração fiscal de forma rápida e eficiente. Segurança e facilidade O TGC Box é um serviço Tron Informática de armazenamento de NFe (Nota Fiscal Eletrônica), CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e NFCe (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) para o Contador e Clientes do Contador. De acordo com a legislação vigente, as empresas são obrigadas a armazenar os arquivos XML pelo prazo mínimo de cinco anos. Com o armazenamento e Centralização destes arquivos no TGC Box, além da segurança o contador poderá realizar de forma simples e descomplicada a escrituração destes arquivos pelo TGC Tron Gestão Contábil. Veja outras vantagens: Praticidade na pesquisa e visualização dos dados de cada documento; Dashboards (gráficos estatísticos) para acompanhamento em tempo real; Relatórios para acompanhar a quantidade de documentos armazenados; Opção para manifestar as notas fiscais eletrônicas; Download do XML e do Danfe no portal TGC Box ; Gerenciamento de Certificados Digitais; Integração com a Escrita Fiscal TGC para escrituração. Contando com três formas seguras de recebimento e armazenamento dos documentos, o TGCBox é sua melhor opção para ter seus documentos fiscais sempre à disposição. O sistema permite que o contador forneça o da aplicação aos seus clientes para que, quando eles efetuarem suas compras ou vendas, informem o referido e os XMLs referentes à NFe ou CTe serão enviados automaticamente para o TGC Box. Veja como tudo funciona: Passo 1 Armazenando os documentos fiscais O TGCBox disponibiliza três formas para receber, armazenar e disponibilizar os documentos fiscais:

2 1- Opção 1: Compras / Vendas dos Clientes do Contador O Cliente do Contador receberá um endereço de , conforme exemplo: cnpj@tgcbox.com.br. Quando este (Cliente do Contador) realizar uma compra, deverá fornecer o endereço de recebido ao fornecedor emitente da Nota Fiscal. Quando realizar um venda (própria) deverá encaminhar o documento fiscal ao seu endereço de recebido (cnpj@tgcbox.com.br), desta forma, o documento (arquivo eletrônico) NFe/CTe/NFCe será direcionado ao serviço de armazenamento do TGC Box. 2 - Para habilitar os clientes do contador que irão ter acesso ao TGCBox, acessse a tela de cadastro de empresas na Escrita Fiscal através da opção cadastro -> empresas -> F10 -> habilitar empresas padrão que será enviado para os clientes: Habilitada a empresa, o cliente do contador receberá o abaixo conforme imagem 7: Importante: Lembre-se sempre de informar o CNPJ@tgcbox.com.br aos fornecedores.

3 Geração de Nova Senha: Caso o cliente do Contador tenha perdido sua senha de acesso, o Contador poderá habilitá-lo novamente utilizando a função para geração de uma nova senha, conforme imagem 8 abaixo: (Menu Cadastros, Empresas, F-10, opção de Habilitar empresas no TGC Box). 4 - Opção 2 : Envio dos arquivos diretamente no Portal Ao acessar o seu TGCBox na opção Enviar Documentos, é possível fazer upload do XML (ou de um.zip com vários arquivos) que será armazenado no portal.

4 5 - Opção 3: Armazenamento Automático com certificado A1 Ao acessar o seu TGCBox na opção Empresas, é possível informar os certificados A1 dos clientes do contador, junto com sua respectiva senha. De posse dos certificados o TGCBox acessará o webservice da Receita Federal e consultará as notas fiscais eletrônicas emitidas para cada cliente nos últimos 15 dias e fará o download automático dos XMLS. Se a opção Manif Autom. estiver marcada, todas as notas emitidas para a empresa serão manifestadas automaticamente com o status Ciência e também terão o seu xml armazenado sem a necessidade que o cliente informe um status de manifestação manualmente. Lembrando que o status Ciência por ser transitório pode ser alterado a qualquer momento na tela de Manifestos. Caso esta opção fique desmarcada, para que o xml seja armazenado é necessário que o cliente mude o status do documento nesta tela de Manifestos e aguarde alguns instantes para que o xml seja consultado no servidor da Receita. 6 - Ele também irá disponibilizar estes mesmos documentos para ser manifestado tanto pelo contador quanto por seus clientes diretamente no Portal TGCBox. Para tal acesse a opção Manifesto:

5 É possível acompanhar todas as notas, manifestações e eventuais notificações que estejam acontecendo com o seu TGCBox através da opção Relatórios -> Acompanhamento 8 Documento armazenado no TGC Box Os documentos recebidos pelo TGC Box serão armazenados por 6 anos em nossos servidores. Estes documentos poderão posteriormente ser consultados pelo contador e pelos clientes através do Portal do TGC Box e escriturados pelo TGC. 9 Contador acessa o sistema de Escrita Fiscal e importa os documentos A Escrita Fiscal é totalmente integrada ao TGC Box. Quando o contador acessar o sistema, na Central de Atendimento, Imagem 1 abaixo:

6 Ao acessar, o usuário será informado que existem documentos para serem escriturados. O Contador acessa a opção e seleciona as empresas e os documentos que deseja importar, conforme Imagem2: Para os documentos de entrada, é permitido alterar a data da entrada, informando a data correta da chegada das mercadorias. O campo de Tipo Documento deve ser usado para filtragem dos documentos, classificados em: NFe Entrada, NFe Saída, CTe Entrada, CTe Saída e NFCe. As opções de Tipo de Atividade do Produto e CTe Entrada escriturada por (Remente ou Destinatário) são para efeito da escrituração fiscal dos documentos. Caso o contador deseje reimportar algum documento, deve acionar a tela de Reimportação conforme Imagem 3.(Menu Integração, opção TGC Box).

7 10 Acesso ao Portal pelo Contador O contador poderá consultar todos os documentos de seus clientes que estão armazenados no TGC através do portal de acesso aos Clientes. Para acessar ao portal, deverá usar o endereço: com.br e fazer seu login conforme imagem 4 abaixo: Além das consultas, é possível realizar o download do documento em XML, emitir o DANFE ou o DACTE conforme a imagem 5: Filtros para consulta dos Documentos Fiscais: Data de emissão inicial e Data de emissão final: Estas datas devem ser informadas para limitar a busca dos documentos no portal; Fornecedor: Digite o nome ou parte dele, para encontrar o fornecedor desejado; Chave: Neste campo, a NFe ou CTe podem ser localizadas através de sua chave que identifica o documento no site da Receita Federal; Empresa: Este campo lista todas as empresas do Contador habilitadas para o TGC Box; Deverá ser selecionada uma empresa para o Filtro; Número do Documento: Campo utilizado para localizar a NFe ou CTe através de seu número de identificação; Tipo do Documento: Permite selecionar NFe Entrada, NFe Saída, CTe Entrada e CTe Saída.