Simples Acessível À medida. é ainda muito mais MANUAL DE PROCEDIMENTOS

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1 Simples Acessível À medida O segredo de CFOlytics está na simplicidade: Com a importação do documento mais comum duma contabilidade - o balancete analítico - obtém, em poucos segundos, toda a informação necessária ao controlo de gestão da sua empresa, nomeadamente: n uma Demonstração de resultados mensal e acumulada, comparada com meses de anos anteriores e expressa ao pormenor mais detalhado constante da sua contabilidade. Nela obtém ainda informação de todos os anos anteriormente introduzidos na plataforma; n um Balanço de cada mês, contrapondo-o aos balanços de 31 de dezembro e do mesmo mês do ano anterior. O detalhe da informação apresentada permite-lhe obter uma visão global e de pormenor da situação patrimonial da empresa; n uma análise económica e financeira da sua empresa, que inclui: - dados de fundo de maneio, necessidades de fundo de maneio, tesouraria líquida e fundo de maneio líquido - ratios de rendibilidade, de estrutura financeira, de endividamento e de liquidez; - ratios de funcionamento e pazos médios de armazenagem, de recebimento e de pagamento. é ainda muito mais n Apura informação autónoma das rendibilidades de cada um dos seus negócios, ao permitir criar um centro de custos autónomo para cada um deles; n Permite introduzir dados obtidos em cálculos separados, nas contas de gastos e receitas que, em regra, não estão presentes nos balancetes analíticos mensais (exemplo das contas de inventários, custos das mercadorias vendidas e matérias consumidas e gastos de depreciação e de amortização); n Nas contas comuns ao ativo e passivo corrente e não corrente, o sistema permite separar os valores corrententes dos não correntes mesmo que o balancete analítico os não distinga. MANUAL DE PROCEDIMENTOS passo 1: n aceda à sua conta em passo 2: n digite o seu username e password,

2 passo 3: n escolha o ano que pretende analisar n aceda ao link : "Upload balancetes" passo 4: n escolha o balancete que pretende importar n selecione um dos software disponíveis n escolha o mês e o ano do balancete a importar Se o software de contailidade que utiliza não constar da lista disponível, contacte-nos para Em curto prazo disporá dele na sua conta. Exemplo de balancete importante: o balancete tem que ser importado em formato excel (.xls ou.xlsx) e ter colunas a débito e crédito de movimentos mensais, acumulados e saldos (6 colunas de movimento). Ver exemplo. passo 5: n escolha o ano e o mês que pretende analisar Atenção: se escolher o "apuramento dezembro" veja os procedimentos a adotar em 6.5.

3 n admita que escolheu o mês de outubro de 2012: ao abri-lo, fica disponível de imediato uma nova vista contendo na barra superior além do mês selecionado, as principais peças do controlo de gestão: 1. o balancete analítico que importou; 2. a demonstração de resultados mensal desse mês e de todos os meses anteriores; 3. a demonstração de resultados acumulada até esse mês, a do mês anterior, comparando-as com os resultados equivalentes obtidos no ano anterior; 4. o balanço descriminado das contas do ativo e do passivo desse mês, comparando-o com o balanço do mesmo mês do ano anterior e com o de dezembro findo; 5. uma análise económica e financeira dinâmica da empresa. A PARTIR DESTE MOMENTO, PODE EXPLORAR ATÉ AO LIMITE A INFORMAÇÃO DETALHADA DISPONÍVEL NA DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS E NO BALANÇO, TAL COMO ABAIXO SE APRESENTA. NA DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS Clique nos símbolos Essa ação abrirá nova informação progressivamente mais detalhada NO ATIVO E NO PASSIVO Repita para o Ativo e o Passivo o procedimento já executado na Demonstração de resultados-

4 passo 6: introdução de dados exteriores ao balancete passo 6.1: n em regra, os balancetes mensais não contêm valores das contas: 81 - Imposto sobre o rendimento 61 - Custo mercadorias vendidas e matérias consumidas 64 - Gastos de depreciação e de amortização 67 - Provisões do período Se pretender que esses dados constem da demonstração de resultados, abra a opção" Outros / Totais para demonstração" e inscreva a percentagem estimada de imposto e os valores das restantes três contas apurados por critérios extra contabilísticos.

5 passo 6.2: Se pretender que os Gastos de depreciação e de amortização (conta 64) sejam refletidos nos Ativos fixos tangíveis e intangíveis, crie em "Outros/Contas depreciação ativos" a correspondente equivalência entre as contas de gastos e as respetivas contas de balanço. passo 6.3: Se pretender separar algumas contas do Ativo entre Ativo corrente e Ativo não corrente, abra "Outros-Contas corrente/não corrente ativo" e faça as suas opções. passo 6.4: Se pretender separar algumas contas do Passivo entre Passivo corrente e Passivo não corrente, abra "Outros- Contas corrente/não corrente passivo e faça as suas opções. a) b) c) d) passo 6.5: balancete apuramento de dezembro. Como é sabido, além do balancete do mês corrente de dezembro, de estrutura semelhante ao dos meses anteriores, existe um balancete de apuramento do mês de dezembro (conhecido como balancete do mês 13), no qual: 1. ficam saldadas as contas de compras (31); 2. a conta de inventários (32 a 39) constantes do ativo já têm inscritas as existências reais do final do ano; 3. além disso, é nessa oportunidade que é estimado o valor do imposto sobre o rendimento do período em encerramento. Face a estas especificidades ligadas ao encerramento do período, deverá abrir "Outros/totais para demonstração" e inscrever neles os seguintes dados obtidos fora do balancete: a) o valor das compras totais do ano em análise; b) o valor dos custos das mercadorias vendidas e matérias consumidas apuradas no ano em análise; c) os gastos de depreciação e amortização apurados no período, pela aplicação a cada ativo das correspondentes taxas de depreciação; d) o resultado estimado no período, do imposto sobre o rendimento. passo 7: análise financeira passo 7.1: abrindo "Análise financeira" na barra superior, fica-lhe disponível toda a informação relacionada com o fundo de maneio e a tesouraria.

6 passo 7.2: para ver detalhes da análise financeira repita o procedimento já indicado para o balanço e a demonstração de resultados: Clique nos símbolos Essa ação abrirá nova informação progressivamente mais detalhada passo 7.3: os "Ratios" da barra superior, visíveis após abertos, contêm indicadores económicos e financeiros indispensáveis ao acompanhamento da situação da sua empresa; passo 7.4: pode ainda apreciar os diversos prazos de funcionamento, abrindo na barra superior o campo "Prazos". APLICAÇÃO AVANÇADA Para além da informação de gestão detalhada até aqui descrita, com CFOlytics pode ainda criar centros de custo que lhe permitem ter acesso a um controlo de gestão por áreas de negócios. Como proceder: passo 8: criação de centros de custo No exemplo apresentado, partimos de uma conta com centros de custos já criados, terminando com o passo da criação de um novo centro de custos 8.1 Com um clique em " Centros de custo" colocado na barra superior, ficam abertas todas as contas de dois dígitos do plano de contas SNC;

7 8.2 Selecione uma das contas que irão constar da Demonstração de resultados: neste exemplo a conta 62: verá aparecer-lhe, numa segunda coluna, apenas as subcontas que contêm o maior número de dígitos. É nelas que irá criar os centros de custos correspondentes às áreas de negócio que deseja autonomizar; 8.3 Selecione uma das sub-contas da segunda coluna: neste exemplo a sub-conta : verá aparecer-lhe, numa terceira coluna, os centros de custo que previamente criou. Neles deverá introduzir a percentagem de imputação de gastos que atribuiu a essa sub-conta: no nosso exemplo, a sub-conta foi criada no plano de contas para que aqui lhe fosse imputada a percentagem 100%. Aplicar ao ano de 2012 guardar 8.4 Selecione uma outra das sub-contas da segunda coluna: neste exemplo a sub-conta : neste caso, o empilhador é utilizado nos vários centros de negócio da empresa. Não havendo forma de apurar o tempo real em que o empilhador é utilizado em cada negócio, deverá definir uma imputação a cada centro de custos proporcional a esse gasto, adotando um critério coerente; em qualquer caso, a soma das percentagens será obrigatoriamente de 100%. Importante: no final da introdução das percentagens, não se esqueça de as "Guardar" e "Aplicar a..." ao ano com que está a trabalhar ( neste exemplo 2012)

8 8.5 Poupará muito tempo se selecionar previamente várias sub-contas a que quer atribuir as mesmas percentagens de imputação; o software permite que, à medida que for selecionando uma nova sub-conta, cada uma das anteriores mantém-se selecionada. Ao colocar no final as percentagens de imputação, elas são assumidas por igual em todas as subcontas selecionadas. Esteja atento. Quando quiser introduzir uma percentagem numa única sub-conta verifique se nenhuma outra está selecionada. 8.6 É simples a criação de "Novos centros de custo". Veja no exemplo como criar o novo centro de custos "Lenços". Quando clicar em "Criar" ele será acrescentado aos nove centros já existentes na terceira coluna. Após estes procedimentos, a Demonstração de resultados apresentará em cada coluna a rentabilidade de cada uma das áreas de negócio criadas.

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