CONCEITOS DO IPA E DO PMI

Transcrição

1 CONCEITOS DO IPA E DO PMI INTRODUÇÃO As letras IPA formam as iniciais de Independent Project Analysis. É uma Empresa, sediada nos Estados Unidos, cuja razão de ser é comparar e analisar Projetos (Empreendimentos) realizados em todo o mundo. O produto final de seu trabalho costuma ser um relatório no qual compara os valores previstos ou os resultados de determinado cliente em métricas como Prazo, Custo, Segurança, etc., com os resultados de todos os outros Projetos que possui em seu vasto banco de dados. Feita a comparação, a empresa tece comentários sobre as práticas adotadas pelo determinado cliente comparadas com as práticas de todos os outros clientes, em especial os que têm os melhores resultados (Indústrias vanguardeiras, ou do primeiro quintil). É uma poderosa ferramenta para a melhoria contínua. Da mesma forma que o prazo, também são comparados o custo e os resultados de segurança. Assim, de forma isenta, temos uma fotografia de nossos resultados e, é claro, se não estamos bem fica mais clara a necessidade de melhorar. Note-se que o estudo pode ser feito na fase de FEL 3, e aí estaremos comparando previsões, e também depois de realizado, e aí estaremos comparando resultados reais. Já as letras PMI são as iniciais de Project Management Institute, que é uma espécie de ONG (Organização não-governamental) com sede nos Estados Unidos, com filiais no mundo todo. Existe também o IPMI, que é o International Project Management Institute, com sede na Europa, com os mesmos objetivos. O principal objetivo do PMI é disseminar as boas práticas na gestão de Projetos. Para isso, elegeu oito áreas de conhecimento : Escopo, Prazo, Custo, Qualidade, RH, Comunicação, Riscos, Suprimento e Contratação. Além dessas, conta com uma área específica para integrar todas as demais áreas do conhecimento: a Integração, perfazendo, assim, um total de nove Áreas de conhecimento. Outro objetivo do PMI é certificar profissionais que gerenciam os mais variados tipos de Projetos, desde desenvolvimento de software até as obras de grande porte físico. Quem passa no exame internacional de certificação, que tem alto nível de dificuldade, recebe o título de PMP ( Project Management Professional). (Eu tenho esse certificado desde maio/2003, por necessidade de minha atividade profissional, então na Petrobras S/A). O PMI tem uma espécie de bíblia, onde coloca todos os preceitos e conceitos para realizar-se um Project com sucesso: É o PMBOK Iniciais de Project Management Body of Knowledge, que, em tradução livre, seria Fonte de conhecimento em gerenciamento de projetos. O interessante é que, bem antes de travar conhecimento com esses organismos internacionais, eu já utilizava várias das práticas recomendadas, tanto pelo PMI como pela IPA, um pouco com base na intuição, um pouco com base na observação e até na 1

2 experimentação. Outras práticas, porém, tive de aprender e continuo aprendendo. Afinal, o sucesso passado não garante o sucesso nem do presente nem futuro. É preciso estar sempre em processo de melhoria continua. Como todos sabem (se não sabem, saberão), a única coisa que nunca muda é o fato de que tudo muda, o tempo todo. A utilização das praticas formais de Gerenciamento de Projetos está tornando-se cada vez mais popular. Faculdades e Universidades têm oferecido concorridos cursos de pós-graduação em Gerenciamento de Projetos. A adoção das praticas por si só não garante o sucesso. Porém, a utilização sistemática de vários processos necessários ao bom desenvolvimento do Projeto, é uma importante alavanca no sentido de alcançar o sucesso. Os dois gráficos abaixo (figura 1 e 2), refletem uma pesquisa realizada pelo PMI, e mostram que: Figura 1. Impacto do uso das técnicas do PMI nos resultados dos Projetos a) Quanto mais intensivo é o uso das praticas do PMI, melhores os resultados. Notem a visualização clara de que, o prazo e o custo estão fortemente ligados; que o uso das praticas do PMI ajudam a diminuir alterações no escopo, o que certamente melhora os resultados do projeto. Observem também que ás vezes atingir os objetivos do negócio não significa necessariamente que os prazos e orçamentos foram rigorosamente cumpridos. Por fim, o mais importante: As organizações que utilizam plenamente o PMI, em sua grande maioria têm melhorado os resultados em seus Projetos. Na outra ponta, são poucas as que não utilizam a metodologia do PMI, e que mesmo assim têm melhorado seus próprios resultados. 2

3 Figura 2. Maturidade no uso das técnicas do PMI x resultados do projeto b) Além da intensidade da utilização das técnicas, também é relevante o grau de maturidade, ou dizendo de outra forma, quanto que estão sedimentadas as praticas do PMI dentro da Empresa. Essa pesquisa é um incentivo para que tenhamos persistência no uso das praticas. É preciso pregar os pregos até o fim, no dizer de um de meus gerentes. Tenho visto ao longo de minha carreira que várias organizações começam a implantação de muitas técnicas e praticas, mas poucas (as que alcançam os melhores resultados) vão até o fim, atingindo alto grau de maturidade em seus processos. IPA INDEPENDENT PROJECT ANALYSIS FEL 1, FEL 2, FEL 3 FEL é o conjunto de iniciais para Front End Level, que, traduzido de forma livre e ao pé da letra, seria Nível ao Final da Frente, que não teria muito sentido para nós. A melhor tradução que conheço para o FEL Index é Grau de Definição. Na verdade, quer dizer muito mais. Ele significa quantas e quais informações temos e qual a qualidade delas em diversos momentos do planejamento do Projeto. No caso de projetos de capital, existem três momentos em que se mede o grau de definição. Quando imaginamos de forma preliminar o empreendimento, temos o FEL 1. Para um melhor entendimento, digamos que o novo projeto é construir uma casa. Essa primeira fase seria pensarmos em que bairro iremos 3

4 construir; se será uma casa térrea ou sobrado, luxuosa ou simples. Terminando o planejamento inicial, passamos para o projeto conceitual, em cuja fase diz-se que se está em FEL 2. No hipotético exemplo da casa, definiríamos, nesta fase, qual o terreno em que será construída, qual o nível do acabamento, a metragem aproximada, o grau de iluminamento, o número de vagas na garagem, as automatizações que pretendemos ter (portão, câmeras, cercas com alarme, etc.) Terminado o projeto conceitual, que, no exemplo da casa, será um memorial descritivo ou um contrato com as linhas gerais de como ela será, passaríamos para o projeto básico que no caso de uma casa poderia ser um projeto de arquitetura. Este ultimo caracterizado como FEL 3. O IPA nos mostra através de estatísticas consistentes uma forte e clara corelação entre os graus de Definição em cada fase FEL (isto é, a quantidade e qualidade das informações de que se dispõe em cada fase) e o sucesso do Empreendimento. Assim, no exemplo hipotético da casa, se já tivermos passado do ponto FEL 2 e passado para o projeto sem possuir o terreno, ou mesmo sem ter feito a sondagem preliminar do solo ou sem definir o número de quartos e banheiros, a fase de FEL 3 (arquitetura) já estará prejudicada. Quanto mais tarde obtivermos as informações, tanto pior para o sucesso do Projeto. Vamos, resumidamente, especificar o que deve ser feito em cada fase FEL, em uma situação ideal: FEL 1: Pesquisa de mercado Estudo de competitividade do Projeto Início dos estudos de impacto ao meio ambiente e contatos com os órgãos ambientais.* Definição das Tecnologias Estimativa informal de prazo Estimativa inicial de custo Requerimento de Patentes Programas de Pesquisa e Desenvolvimento Análise inicial de localização * A questão do licenciamento ambiental é e será cada vez mais crítica. Desta forma, mesmo que não se tenha ainda os dados para um EIA-RIMA (Estudo de Impacto Ambiental Relatório de Impacto no Meio Ambiente), recomendo fortemente que; já nessa fase iniciem-se os contatos com o órgão ambiental. Essa questão deve ser posteriormente prioridade absoluta do Gerente do Projeto, até que se obtenha as Licenças L.P. = Licença Preliminar e L.I. = Licença de Instalação. Delegar essa tarefa para a área de Meio Ambiente ou Relações Institucionais, e esquecer é causa comum de insucesso na implantação de Projetos de Capital. 4

5 Produto do FEL 1: Ao terminar o FEL 1, deverão ser produtos dessa fase, servindo como suporte à decisão de aprovação para o FEL 2: Definição objetiva dos impactos do empreendimento no Negócio da Empresa, com conclusões baseadas nos estudos efetuados; recomendações de alternativas a serem avaliadas na fase de FEL 2; problemas identificados para solução na fase FEL 2; recursos necessários para a fase FEL 2 (pessoas e $), cronograma preliminar da fase FEL 2. Caso o Projeto seja aprovado nesta fase, emite-se um Termo de Abertura, mais conhecido como Project Charter, conforme modelo abaixo: 5

6 Termo de Abertura de um Projeto DADOS GERAIS : NOME DO PROJETO: Construção de Unidade de Coque na Refinaria de Paulínia DATA: 20/01/2001 NOME DO REQUISITANTE: Alan Kardec Pinto PATROCINADOR (SPONSOR): Valdison Moreira GERENTE DO PROJETO: Hedewandro Antonio Lucredi NECESSIDADE DO NEGÓCIO A Refinaria de Paulínia gera X m³ de resíduo de vácuo por dia, valorado a R$ Y /m³, com demanda decrescente; a curto prazo a maior parte deste produto irá degradar para asfalto, cujo custo médio é R$ L por tonelada. Por outro lado, o mercado está e continuará carente em Óleo Diesel, Gasolina (R$ W /m³ e K /m³ respectivamente).e outros derivados mais valorados O mercado também está demandado de Coque Verde de Petróleo, ao preço de R$ J, por tonelada. Assim, é necessária a construção da Unidade Referida, que terá como carga Z m³ de resíduo de vácuo/dia. CONEXÃO COM O PLANO ESTRATÉGICO Aderente ao objetivo Produzir derivados de maior valor agregado. A Unidade produzirá: A m³/dia de Óleo Diesel B m³/dia de Gasolina C m³/dia de Coque BENEFÍCIOS ESTIMADOS DO PROJETO O Estudo de Viabilidade Técnico-Econômico (EVTE) indica um Valor Presente Líquido (VPL), com condições de contorno robustas e conservadoras, de R$ S milhões. Além disso, a Unidade em questão diminuirá a dependência de compra de Óleo Diesel do exterior. APROVAÇÕES Requisitante: Patrocinador (Exponsor): Diretor de Contato: Tabela 1 Modelo preenchido de um Termo de Abertura, ou Project Charter 6

7 Como nota-se, já são designados nesta fase o Gerente do Projeto, que irá conduzilo até a entrada em Operação regular (100%). Também vários membros da equipe do projeto podem ser definidos nesta fase. O papel do Patrocinador (Exponsor), geralmente um integrante da Alta Administração, é apoiar o Gerente do Projeto, cobrar os resultados parciais e finais, enfim, ser um interprete entre a Administração da Empresa e a equipe do Projeto. FEL 2: Identificação de necessidades auxiliares Definição da tecnologia a ser utilizada Analises de Risco (Segurança) Engenharia Conceitual Avaliação econômica de alternativas Seleção definitiva do local Diagramas de blocos Estimativa de custos preliminar (- 10% + 25%) Estratégia de Execução do Empreendimento Escopo preliminar (abrangência) Informações básicas do Empreendimento (IBE) * Analise detalhada de custos de insumos, mão de obra e matéria prima envolvidas. Sondagens e analise do solo. Solicitação formal de Licença Prévia ao órgão ambiental. *São as informações necessárias para a elaboração do Projeto Básico. É muito, muito importante, que as necessidades de OFF-SITE (Equipamentos e Instalações que serão necessárias para o funcionamento da Unidade Industrial ( on site ),estejam também contempladas. Exemplos de OFF-SITE : Geradores de Energia Elétrica; Vapor; Tubulações de Interligação, Estações de Tratamento. Podem ser instalações novas ou aumento das instalações existentes. Falta de informações detalhadas para o OFF-SITE é causa freqüente de problemas em Projetos (de prazo e de custo). Produto do FEL 2: Ao terminar o FEL 2, deverão ser produtos dessa fase, servindo como suporte para o FEL 3 (a maioria das organizações consideram este momento o da aprovação real do Projeto): Objetivos do Projeto (como por exemplo, custo, prazo, operabilidade) e identificação de problemas e dificuldades a serem tratadas na próxima fase. Todos os dados resultantes dos estudos acima descritos. Em geral, o gasto esperado durante a fase FEL 2 é da ordem de 0,5% a 1,5% do custo total do Projeto. 7

8 FEL 3: Fluxogramas, Tubulação e Instrumentação (P&I) Especificações dos Equipamentos Principais Plano de Contratação Plano de Execução Obtenção de Orçamentos Escopo do Trabalho* Analises dos cronogramas Estimativas para autorização Desenho Unifilar de Elétrica Completar Investigação do Site Plano de Segurança da Obra Requisitos de Segurança para a Unidade Industrial Analise de risco qualitativa Obter concessão de Licença Prévia (ou em vias de concessão) *Para mim, uma boa definição do Escopo é fator crítico de sucesso. Para isto, é necessário envolver pessoal de Operação e Manutenção nesta fase, para que todos os aspectos sejam levantados neste momento. Produto do FEL 3: O principal produto da fase FEL 3 é o comprometimento de todas as partes (Engenharia, Alta Administração, Operação, Manutenção, Suprimento) com tudo aquilo que foi definido conforme relação acima. A lógica é simples. Quanto mais definidas estiverem as coisas, com o comprometimento das partes, menor serão as turbulências e problemas durante a fase de execução. O IPA, tem uma metodologia própria, não claramente divulgada, de dar um número para mensurar o FEL no momento de aprovação do Projeto (em geral, no final de FEL 3). A pontuação vai de 3 a 12. Quanto maior a pontuação, pior o grau de definição e, como dissemos, pior será o desempenho do Projeto. APROFUNDANDO CONCEITOS - FEL Como escrevemos acima, as Empresas que desejam melhorar seus resultados em Projetos, em geral contratam os serviços do IPA, que é uma Empresa com sede nos Estados Unidos da América. O grande mérito do IPA, a meu ver, é o ênfase dado às fases anteriores à execução da Obra. Na figura 3 abaixo, nota-se claramente isto, na medida em que grande parte da atenção é dada antes da execução do Projeto. Além disso, nota-se entre as fases FEL 1, FEL 2 e FEL 3, existem Gates de aprovação, por um comitê de alto nível da Empresa. 8

9 Figura 3. Sistema de Gerenciamento de Projetos baseado no FEL Diz-se que, no Brasil, gasta-se pouco tempo planejando e muito tempo para executar as coisas. Eu concordo com isso, e penso que no caso de Projetos de Capital, isto é muito pronunciado, sendo umas das principais, senão a principal, causa dos insucessos na implantação de Empreendimentos. Na figura 4, mais abaixo, vemos que, quando se trata de Projetos, a Implementação (Projeto detalhado + Execução) do mesmo é apenas uma parte da cadeia Nós aqui, até há pouco tempo, e suspeito que ainda em muitas organizações, tratamos os Projetos quase que exclusivamente na fase de Implementação. Isto tem que mudar, para que aumentemos nossa competitividade no planejamento e execução de Projetos, visando a boa Operação e a entrega dos produtos ao cliente do Empreendedor, como é prática nos países que tem grande competitividade. 9

10 Figura 4. Cadeia completa de um Projeto Outra prática que temos que nos habituar é a de, ao estudarmos com profundidade as fases de Plano do Negócio (FEL 1), do Plano das Condições de Contorno (FEL 2) e até do Plano de Implementação (FEL 3), sempre vai existir a possibilidade de cancelamento ou de retorno para mais informações. Vide figura 5 abaixo. Figura 5. Processo de verificação em cada Gate 10

11 A literatura diz que, estatisticamente, 75% das Idéias não passam pelo Gate numero 1; que apenas 50% dos Projetos referentes às idéias remanescentes passam pelo Gate número 2, mas que somente 1% dessas não passam pelo Gate número 3. No Brasil, infelizmente, o que ocorre é que, primeiro se decide, mais ou menos empiricamente que vai-se concretizar o projeto, e depois, dependendo da organização, vamos passar só para cumprir tabela, pelas fases FEL 1 e FEL 2. Não é à toa que as pessoas falam: Mas que burocracia!!. Pois é claro, se já está tudo decidido, a verdadeira colagem de figurinhas que é atender os procedimentos é uma verdadeira tortura que só faz com que o projeto se atrase. De fato, existem Projetos cuja necessidade é tão evidente, e que se revelam completamente exeqüíveis mediante uma análise mais rápida de tal forma que a autorização já está implícita. Nestes casos, minha recomendação é que se vá diretamente para o FEL 3, naturalmente com um tempo mais longo para fazer as também as tarefas de FEL1 e FEL2 realmente necessárias.. Mas, por favor, não colem figurinhas, selecionando tecnologias que já estão escolhidas, fazendo pesquisas de mercados cujos resultados já são sabidos, etc. É pura perda de tempo. PRATICAS QUE AGREGAM VALOR Existem práticas que agregam bastante valor ao Projeto. Vamos elencar algumas. É importante fazer a seguinte consideração: Como quase tudo na vida, iniciar muita coisa ao mesmo tempo é relativamente fácil, enquanto implantá-las adequadamente e até o fim costuma ser uma tarefa difícil. Vamos comentar de forma breve, algumas dessas praticas. Qualidade Total Tem a ver com facilidade de expansão do projeto, nível de automação, qualidade intrínseca do produto. Isto leva a projetos robustos, redundâncias, boa filosofia de sobressalentes. Tem especial influencia nos resultados durante a fase de Operação. Exequibilidade da Construção Análise do projeto, por especialistas em montagem, visando economizar o dinheiro e diminuir o prazo durante a fase de construção. 11

12 Projeto na Capacidade real Quase sempre (e a minha experiência mostra isso), todos utilizam um fator de segurança, nas diversas fases do projeto. Isto leva a aumento de custos e, não raro, a problemas na operação pelos equipamentos trabalharem em pontos inadequados de operação. Uma verificação cuidadosa deve ser feita, nas fases iniciais do projeto. Manutenção Preditiva A filosofia é dotar os equipamentos e sistemas de meios para facilitar o uso da Manutenção Preditiva. Isso inclui prever no projeto, sensores adequados nas máquinas, como sensores de temperatura e de vibração. Naturalmente, os benefícios são na fase de Operação. OUTROS PONTOS IMPORTANTES ABORDADOS PELO IPA A Empresa contratante (dona do negócio) deve assumir a maior parte dos riscos do Empreendimento. No caso em que tenta repassar estes riscos para as contratadas, os custos de contratação sobem e, muitas vezes, o efeito indesejado (aumento do prazo, por exemplo) ainda é cobrado do contratante. Revisão do planejamento por pessoal especializado. Aspectos comportamentais e integração das equipes exercem papéis fundamentais no sucesso do Empreendimento. Uso constante e intenso do Controller para acompanhamento de custos. Especial atenção aos as-bullt. A maioria das Empresas nos EUA utiliza o aplicativo Primavera em vez do MS Project, para o planejamento e acompanhamento de projetos. ENTENDENDO OS PASSOS DE UM PROJECT (PMI) PROCESSOS DO PROJETO O PMI, através de seu guia maior, o PMBOK, Project Management Body of Knowledge, apresenta-nos os seguintes processos para um Projeto, conforme Figura 6 12

13 Figura 6 Processos de Planejamento (principais) Nota-se que, à exceção do Planejamento de risco, as etapas são aproximadamente aquelas que se praticam nos Projetos no Brasil. As coisas começam a se modificar quando passamos a examinar os processos que o PMI chama de auxiliares, conforme figura abaixo. Figura 7. Processos de Planejamento (auxiliares) Planejamento da Qualidade? Planejamento Organizacional? Planejamento de Comunicação? Planejamento de Riscos? Ouso dizer que menos que a metade dos Projetos, no Brasil possue esses planejamentos. A adoção desses planejamentos ainda que de forma simplificada, e, mais do que isso, a efetiva realização das ações previstas nos planos, junto com um férreo controle do escopo e adequada formação da Equipe foram, a meu ver, os componentes principais para que fosse conduzido, com sucesso, o Gerenciamento dos Projetos mencionados no capítulo 1. 13

14 A seguir, estão listados outros processos importantes, citados pelo PMBOK: Controle de alteração do escopo. Controle do cronograma e dos custos. Garantia da Qualidade. Controle da Qualidade. Controle e Monitoração dos Riscos. Desenvolvimento das Equipes. Distribuição das Informações. Licitações e seleção de fornecedores. Encerramento de contratos. Lições aprendidas. Também aqui posso dizer que, mesmo que o aprendizado sobre o PMI tenha ocorrido durante a implantação do Empreendimento, eu e minha equipe utilizamos a maioria desses processos, mesmo que alguns tenham sido de forma parcial. Certamente, isso contribuiu para o sucesso dos projetos. Mas como todo mundo sabe, o sucesso do passado não garante o sucesso do futuro, ainda mais com um futuro onde as exigências de todas as partes interessadas (acionistas, empregados, sociedade, clientes, fornecedores e autoridades) são cada vez maiores. Assim, é necessário aplicar os processos em sua plenitude, com maestria e profissionalismo. O propósito deste livro é ensinar justamente isso, daí o propositalmente pretensioso título Sucesso em Projetos de Capital. ÁREAS DE CONHECIMENTO DO PMI Como já mencionei anteriormente, o PMI define nove Áreas de Conhecimento, sendo a última a Integração entre as oito anteriores. Neste capítulo, abordarei rapidamente cada uma delas; o aprofundamento será nos próximos capítulos. O objetivo é, antes de entrarmos no miolo do livro, onde são utilizados conjuntamente os conceitos do PMI, a experiência do autor, as praticas de vanguarda e a realidade brasileira, passar a você, leitor, uma idéia clara de cada uma das Áreas. 1. ESCOPO Estrutura Analítica do Projeto (EAP), em inglês Work Breadown Structure (WBS), no qual os trabalhos são quebrados, ou estruturados em pacotes menores, até que seja possível quantificar e, mensurar o número de pessoas e horas envolvidos em cada pacote, além de outros recursos. Aparece a frase que considero mágica: Gerenciamento do Escopo (para alguns de nós, ele parece uma coisa ingerenciável ). 2. TEMPO (PRAZO) Uso do diagrama PERT. 14

15 3. - CUSTO Uso da curva S, mas de uma forma integrada de avanço físico e de realização de custos, com a conceituação do que o PMI chama de Earned Value. No Capítulo 5, abordarei com mais detalhes este assunto (controle do Custo).. Coloca um importante conceito. Existem estimativas iniciais que permitem desvios de -25% a 75%; estimativas preliminares (-10% a 25%) e estimativas definitivas (-5% a 10%). No Brasil, infelizmente, em muitos casos, as estimativas, em qualquer fase, são consideradas definitivas, e qualquer revisão é vista como falha do planejamento. Isso leva a todos deixarem naturalmente uma grande gordura, que não é benéfica para o Projeto RISCOS Análise qualitativa, que visa identificar os riscos que existem para o insucesso do Projeto, a probabilidade e o impacto de cada risco e elaborar um Plano-Resposta ou de Contingências. Análise quantitativa, que visa estimar os percentuais de probabilidade de sucesso da soma das várias tarefas envolvidas. Processo pouco difundido no Brasil QUALIDADE Garantia da Qualidade (durante os processos) é melhor do que o Controle de Qualidade (ao final dos processos) COMUNICAÇÃO Existência de um plano formal de comunicação e destaque da sua enorme importância e influência nos resultados. 7. SUPRIMENTO & CONTRATAÇÃO É necessário decidir com antecedência o que será feito com recursos próprios e o que será contratado. Proteger o relacionamento entre as partes (temos muita necessidade de melhorar essa questão no Brasil). Esclarece a questão do risco do comprador e risco do vendedor; contratos do tipo Lump-sum (preço global) teoricamente transferem todos os riscos para o vendedor e, portanto, tendem a ser mais caros, ao passo que nos contratos do tipo custo reembolsável o risco é do comprador e, portanto, com tendência a serem mais baratos. 15

16 Define os tipos de contratação, as vantagens e as desvantagens de cada um RECURSOS HUMANOS Reconhece a grande influência dos aspectos comportamentais no resultado e, a exemplo do IPA, recomenda algumas técnicas motivacionais. 9. INTEGRAÇÃO Recomenda fazer um plano que integre todos os demais planos de Áreas de Conhecimento. 16