Treinamento do Sistema RH1000

Transcrição

1 Treinamento do Sistema RH1000 = Banco de Talentos = Ohl Braga Desenvolvimento Empresarial Atualizado em 19Fev2016 1

2 Tópicos abordados Acesso ao sistema 4 Workflow do sistema 6 Qualificações 7 Áreas de Atuação 11 Cargos 13 Qualificações por cargo 16 Competências do cargo 17 Seleção externa por cargo 18 Organograma 19 Talentos 23 Importação via arquivo 29 Qualificações do talento - avaliação 30 Formação do talento 32 PDI do talento 33 Treinamentos previstos 35 Histórico de Treinamentos 36 Histórico Profissional 39 Criação do Usuário 40 Currículo do talento 43 Objetivos ao implantar o RH

3 Treinamento do Sistema RH1000 Banco de Talentos Tópicos que serão abordados neste treinamento: Acesso ao sistema Cadastro de Qualificações Cadastro de Áreas de Atuação Cadastro do Perfil de Cargos Cadastro do Organograma Cadastro de Talentos Qualificações, Formação, PDI, Treinamentos previstos e Histórico de treinamentos Importação via arquivo Criação de usuários do sistema Currículo do talento Objetivos ao implantar o RH1000 3

4 Clique aqui para acessar Acesse o sistema a partir do nosso site clicando em Já é cliente, ou crie um botão no site da sua empresa com o link: 4

5 Atenção! Este aviso é apresentado quando o navegador não der suporte ao sistema, como por exemplo o Internet Explorer 6. Essa é a tela de acesso. Para acessar o sistema é necessário ser usuário, com um e- mail de login e uma senha. O Administrador do sistema controla os acessos dos talentos. 5

6 Essa é a tela inicial com os menus principais. Os tópicos ajudam a conhecer / entender cada um dos títulos através de orientações. Em Por onde começar... teremos um workflow com os principais processos do RH

7 Perfil do Cargo Qualificações As Qualificações serão utilizadas para compor o Perfil de cada Cargo da empresa; serão os requisitos dos ocupantes do cargo, possibilitando medir sua capacitação para a função. Tipos: Conhecimento; Habilidade; Experiência; Perfil pessoal; Idioma; Formação e Certificação. Posicione em Cadastros Gerais e em seguida clique em Qualificações. 7

8 Perfil do Cargo Qualificações Clique em Nova para cadastrar uma nova qualificação e preencha os campos. A Descrição dos níveis é importante, apesar de ser opcional. Ajuda a descrever o que representa, por exemplo, a qualificação do idioma inglês nos níveis básico, intermediário e avançado para a sua empresa; diminui a subjetividade das avaliações. Atenção para auxiliar a implantação, use o botão Nova com sugestões apresenta 290 Qualificações comuns no mercado. A função possibilitar importar sugestões de qualificações, trazendo padrões para registrar os níveis das qualificações Básico, Intermediário e Avançado. Lembramos que as sugestões devem ser ajustadas e adequadas à cada organização. Qualificação Interna: marque se não quiser apresentar esta qualificação no cadastro externo de candidatos via Internet; será trabalhada somente no banco interno. 8

9 Perfil do Cargo Qualificações Após Salvar, tudo estará gravado. Repita o procedimento para as demais qualificações. Terminado o cadastro das qualificações, marque Todas as qualificações cadastradas. Para facilitar o controle de cadastros. Assim o farol passará a ser verde, e não mais amarelo. Obs.: Isso existe em todos os cadastros gerais. 9

10 O farol vermelho indica que você ainda não iniciou o trabalho no tópico correspondente. O farol amarelo indica que você está com o trabalho em andamento no tópico. O farol verde indica que você completou o trabalho no tópico correspondente. 10

11 Áreas de Atuação Áreas de Atuação são as áreas existentes na empresa, utilizadas para indicar os locais em que as pessoas atuam; normalmente concentram profissionais com Qualificações semelhantes, que possuem conhecimentos e habilidades em comum. As Áreas de Atuação também são utilizadas para registrar as Áreas de Interesse que o talento queira vir a ocupar na organização. Clique em Áreas de atuação para acessar. 11

12 Áreas de Atuação Para a criação de uma nova área de atuação, basta clicar em Novo. A seguir preencha o campo e clique em Salvar novo. Atenção para auxiliar a implantação, use o botão Nova com sugestões apresenta 90 Áreas de Atuação comuns no mercado 12

13 Cargos Para cadastrar os cargos, clique em Cadastros Gerais >> Cargos. O Perfil do Cargo congrega as principais funções e responsabilidades do seu ocupante. Contém a Descrição (estilo Hay), as Qualificações requeridas do profissional (capacitação), e as Competências requeridas com as Entregas (que indicam as ações e comportamentos esperados do talento). 13

14 Cargos Para criar um novo cargo clique em Novo e será apresentada esta tela de edição do cargo. Ao encontrar a interrogação no sistema, consulte posicionando o mouse em cima para ver informações que poderão esclarecer possíveis dúvidas. A exclamação significa que é um item pendente (aparece porque não há nenhuma Faixa Salarial cadastrada em Cadastros Gerais Faixas Salariais). O Cargo cadastrado é a efetiva função do talento. Caso haja diversas funções com o mesmo cargo registrado nominal, crie um novo Cargo para cada função. 14

15 Cargos Após Salvar, com o cargo Gravado com sucesso, novas abas estarão disponíveis: Descrição do Cargo, com as abas: Descrição sumária, Principais atribuições, Dimensão do cargo e Principais desafios. Qualificações, com as qualificações requeridas pelo cargo; Competências, com as competências e respectivas entregas requeridas pelo cargo; Seleção externa, para marcar os cargos a serem apresentados aos candidatos na web; Histórico do cargo, com dados anteriores do cargo não mais válidos. Caso queira excluir o cargo, basta clicar em Excluir. Caso queira editar o cargo já cadastrado, clique em Editar. 15

16 Cargos Qualificações Clique em Editar para vincular as Qualificações requeridas e respectivos níveis ao Cargo. Ao clicar em Adicionar qualificação por nome será apresentada, em uma nova tela, um quadro para realizar uma busca rápida de qualificações já existentes. Ao selecionar, indique o nível requerido. Ao clicar em Adicionar qualificações por lista será apresentada em uma nova tela a lista de qualificações cadastradas para serem selecionadas as que desejar relacionar com o cargo. Ao selecionar, indique o nível requerido. 16

17 Cargos Competências Aqui encontramos os vínculos criados. Em Eixo funcional - Comercial vinculamos as competências Agilidade e Visão de negócio e mercado. Demos valores de peso de cada competência de acordo com os respectivos níveis (Operacional; Tático; Estratégico) e assim eles aparecem aqui. Note que o Eixo define as Competências, e o Nível define os Pesos e as Entregas de cada Competência. 17

18 Cargos Seleção Externa Temos a aba Seleção externa de candidatos, que permite marcar o cargo para que seja visualizado no cadastro de Candidatos externos (via Internet). Marque o check para habilitar o cargo para a seleção externa (SE) de candidatos. O campo Dados a serem divulgados deve ser utilizado para colocar dados para visualização dos candidatos externos. Em seguida salve suas alterações; o sistema avisa que foi Gravado com sucesso. No grid, os cargos habilitados para seleção externa estarão indicados na coluna S.E.. 18

19 Organograma O Organograma permite registrar a estrutura hierárquica das áreas existentes na empresa. Vamos aprender como registrar o organograma. Antes de iniciar os trabalhos, tenha as informações a mão. 19

20 Organograma Níveis hierárquicos O primeiro passo consiste em cadastrar os Níveis do organograma e sua hierarquia. No exemplo acima, cadastramos o nível Gerência (vermelho) abaixo do nível Diretoria. No cadastro de cada Colaborador será indicada a sua posição no organograma da empresa. Com isso, será possível: Apresentar para cada Gestor somente os seus liderados; emitir relatórios por Área da empresa somente com os dados dos talentos da área selecionada. 20

21 Organograma cadastro das Áreas Com os Níveis cadastrados, acesse a aba Estrutura e clique em Novo, para inserir uma área na estrutura do organograma. Neste exemplo, estamos cadastrando no Nível Gerência a Gerência Nacional de Vendas, que responde para a área Diretoria Comercial (Área superior). No campo Código para importação, indique o nome ou código como a área está cadastrada na origem (Folha ou ERP) para viabilizar a interface com o RH1000 na importação dos talentos (inicial e atualizações). Caso os talentos já estejam cadastrados, indique o gestor da área. Importante cadastre como primeira área a Presidência, ou a empresa, ou grupo como um todo, evitando começar por uma área intermediária (por exemplo Gerência). Isto para não ter problemas e retrabalhos ao ajustar o organograma para cadastrar a empresa inteira. 21

22 Organograma Deste modo poderá ser registrado todo o Organograma da organização. 22

23 Talentos Para acessar os próprios dados, clique em Meus dados. Para acessar o grid com todos os colaboradores, cadastrar novos colaboradores ou Importar dados dos talentos, clique em Talentos cadastrados. Chamamos a todos os profissionais que atuam na empresa de Talentos. A quantidade máxima contratada é controlada pela quantidade de talentos ativos. Vamos cadastrar manualmente um talento no próximo slide. 23

24 Talentos Inicialmente irá aparecer como talento cadastrado o responsável pelo cadastro de dados para a contratação do Sistema RH1000 (se cadastrou ao contratar o sistema na Internet). Clique em Novo para fazer o cadastro do segundo talento. O botão Importar talentos via arquivo possibilitar trazer (ou atualizar) os dados dos talentos de outra base de dados (Folha de Pagamentos ou ERP) da empresa. 24

25 Talentos Dados do talento Basta preencher os campos com os dados pessoais do colaborador. A Data de Nascimento é importante para possibilitar usar o Esqueci minha senha ao se logar. Somente após Salvar será criada a ficha do novo talento, sendo então apresentadas as demais abas. 25

26 Talentos Dados do talento Preencha os campos com os contatos do colaborador. O principal, que não é obrigatório, será o login dele; torna-se obrigatório caso o talento vá acessar o sistema. 26

27 Talentos Dados do talento O Código (Número) de Registro, ou Chapa, é obrigatório e é um dado de identificação do talento na importação; é um campo alfanumérico. Ao indicar a Área do organograma, o gestor registrado será apontado como Gestor Natural. O Gestor Especial permite indicar o gestor em caso de projetos dos quais o talento participe. 27

28 Talentos Dados do talento Preencha os campos com os dados da documentação do colaborador. O CPF é obrigatório para identificar o talento. O Órgão emissor do Registro Profissional pode ser importante para as organizações que utilizam profissionais com formação específica (médicos, engenheiros, advogados, corretores de imóveis, psicólogos, etc...) 28

29 Talentos Importação dos talentos Após Salvar e a ficha ser criada, as demais abas serão disponibilizadas. IMPORTANTE - Importação dos talentos (atualização) Pode (e deve) ser feita periodicamente para atualizar os dados no RH1000. Pode ser feito criando um arquivo Excel ou Txt, a partir da Folha ou ERP, automaticamente. Os campos-chave para identificar um talento são Código de Registro e CPF. Se quiser alterar um destes dados, terá que ser feito manualmente. Basta enviar o arquivo. Relatório da Importação - consulte para fazer os ajustes necessários. 29

30 Talentos Avaliação das Qualificações Para realizar a avaliação das qualificações, basta clicar em Editar. IMPORTANTE Avaliação de Qualificações não é uma Avaliação de Desempenho, mas sim da Capacitação do talento para o cargo. O cadeado marcado indica que a avaliação da qualificação foi apropriada pelo gestor do talento, e somente ele poderá alterar novamente. Podem ser registradas qualificações extras (não requeridas pelo cargo) do talento, para o Plano de Carreira do talento ou Plano de Sucessão da empresa em que ele participe. Marque Não se aplica quando o cargo requerer a qualificação, mas ela não se aplicar ao talento em particular por exercer função diferente do padrão normal do cargo. 30

31 Talentos Qualificações / Carreira / Sucessão Plano de Carreira e Plano de Sucessão Podemos analisar e trabalhar a capacitação do talento para melhor prepará-lo para o cargo. Podemos verificar as qualificações deste colaborador frente a outros cargos (movimentação). O talento pode montar o seu próprio Plano de Carreira e conhecer o Perfil de outros Cargos. Plano de Sucessão - a empresa pode analisar o perfil do talento frente a qualquer cargo. 31

32 Talentos - Educação - Formação Na aba Educação temos 4 abas. Na aba Formação são registradas todas as Formações do talento. Recomendamos registrar, ao menos, a maior formação que o talento possua. As Áreas de Formação já vem pré-cadastradas no sistema. As Entidades podem ser informadas pelos talentos, mas é recomendável que a área de RH pré-cadastre as mais usuais. 32

33 Talentos - Educação - PDI Ao concluir um Ciclo de Avaliação de Desempenho (Competências, Resultados) e de Capacitação (Qualificações), o gestor deverá criar um PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) para o talento, preferencialmente em conjunto com o talento. O PDI visa sanar as lacunas (Gaps) encontrados na capacitação do talento, assim como melhorar as condições de trabalho para que ele possa atingir o desempenho dele esperado. Registrar revisão visa indicar que o gestor fez a revisão do PDI do talento, registrando as ação necessárias. Ficará registrado a data da revisão e o horário. 33

34 Talentos - Educação PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) Ações disponíveis: Treinamento Benchmarking Coaching Curso de formação Desenvolvimento pessoal Estágio em outras áreas Job rotation Leitura especializada Mentoring Basta preencher os dados da Ação; utilize Outros caso não encontre o que procura. No caso do próprio talento cadastrar a Ação, será necessário o gestor Validar a Ação posteriormente. Observe que o tratamento dado às Ações é semelhante às Metas (detalhamento, responsável e prazo), assim como também deve ser a importância para que sejam desenvolvidas. 34

35 Talentos - Educação Treinamentos Previstos Esta aba apresenta os treinamentos em que está prevista a participação do talento. Nota: somente são apresentadas as Turmas de treinamentos registradas no bloco treinamento do RH1000, ou seja, controladas pelo RH. Quando um destes treinamento é realizado, caso o talento tenha participado, ele será registrado na aba Histórico de Treinamentos, e não será mais apresentado nesta aba. 35

36 Talentos Educação Histórico de Treinamentos Registre aqui os Treinamentos que o talento já realizou - cursos que não façam parte da Formação formal que o Talento possui. Plano de Carreira - recomendamos registrar preferencialmente os cursos que tenham ligação com o negócio da empresa, e não apenas com o cargo atual. Possibilita que um Treinamento realizado seja registrado pelo próprio talento (Configure esta permissão nos Parâmetros). Pode-se controlar a Validade dos treinamentos; basta indicar a data final da validade. 36

37 Histórico de Treinamentos Treinamento avulso Indique a Área e a seguir o Treinamento (filtra os treinamentos da Área). Se não estiver cadastrado, utilize o campo Outro e escreva o nome do treinamento que não encontrou; Caso não encontre o nome da Entidade desejada, digite que o sistema incluirá no cadastro de Entidades. Depois essas inclusões serão ajustadas pelo RH; Caso tenha atendido a uma Ação do PDI, indique; O campo Evidência do treinamento somente poderá ser preenchido pelo RH; O campo Avaliação de Eficácia do curso somente poderá ser preenchido pelo Gestor do talento. 37

38 Histórico de Treinamentos Treinamento de uma Turma Nos treinamentos realizados a partir de uma Turma apresentam alguns campos exclusivos: Lista de Presença, Avaliação de Reação e Material de Apoio. 38

39 Talento aba Histórico Profissional No Histórico Profissional do talento, podem ser registrados os Empregos anteriores e as posições ocupadas na própria empresa. Ao efetuar alterações, manualmente ou via importação através de arquivo, são registradas as mudanças nesta aba. Os principais eventos são: mudança de cargo ou de área do organograma. 39

40 Criação de Usuário do RH1000 Caso o talento não tenha o principal, não poderá se tornar um usuário do sistema. Neste caso o sistema emitirá o seguinte aviso: Na aba Acesso ao sistema pode-se criar um usuário para que o talento possa acessar o RH1000. Se ele for ser um avaliador, é essencial que seja um usuário. Clique em Criar Usuário. O sistema emitirá esse aviso antes de criar o usuário para o talento e enviar um com uma senha aleatória.. 40

41 Criação de Usuário do RH1000 Após o usuário ser criado, será possível alterar as configurações de acesso do talento. Administrador: gerencia os usuários do sistema e define os Parâmetros de funcionamento do sistema. RH: configura todos os dados do sistema e acessa qualquer talento. Pode ser um RH geral, ou apenas de algumas áreas (Cadastros Gerais, Avaliação, Treinamento, Seleção e visualizar Faixas Salariais). Executivo: tem acesso ao bloco Planejamento Estratégico (consulta / edição). Gestor: tem acesso aos seus dados e de seus subordinados (não precisa configurar). 41

42 Primeiro acesso do novo Usuário do RH1000 Para acessar, o novo usuário deverá informar o seu endereço de e a senha recebida no . Poderá chegar à tela de acesso pelo site no link Já sou cliente. A primeira ação deverá ser trocar a senha por uma confortável. Para isso deverá acessar em Meus Dados em Talentos, e na aba Acesso ao sistema acionar o botão Trocar senha. Cuidado: ao copiar e colar, às vezes vem um espaço a mais, resultando em senha inválida. 42

43 Talento Emissão do Currículo O currículo pode ser emitido a partir dos dados cadastrados na ficha do talento. Lembramos que alguns destes dados foram alimentados diretamente a partir do ERP ou Folha. Ao Gestor cabe verificar a ficha de cada liderado (pode ser pelo CV impresso), checar as informações e avaliar as qualificações ao menos uma vez ao ano Ao Talento cabe poderá conferir seus dados pessoais, de contato, profissional, documentos e outros dados. Caso haja alterações a serem feitas, você deve comunicar à área de RH, para que sejam atualizados no ERP

44 Gestão por Competências RH Sistema on-line para RH Cadastros Gerais - Organograma - Perfil dos Cargos Banco de Profissionais Treinamento Seleção Relatórios Gerenciais Avaliação de Qualificações Avaliação de Desempenho PDI (ações de desenvolvimento) Avaliação de Competências Avaliação de Metas Planejamento Estratégico Origem do RH Estratégico focado em atingir os Resultados da organização

45 Objetivos ao implantar o Sistema RH1000 Estruturação Básica e Criação do Banco dos Profissionais Perfil dos Cargos / Avaliação das Qualificações Estruturação da Área de Seleção - Movimentação Interna e Banco de Candidatos Implantação da Avaliação de Metas Implantação da Área de Treinamento e Desenvolvimento / PDI dos talentos Implantação da Avaliação de Competências 45

46 Objetivos ao implantar o Sistema RH1000 Estruturação básica / Criação do Banco dos Profissionais Este objetivo é básico - consiste em registrar o que geralmente já existe na empresa, muitas vezes de modo informal e não documentado. Não estamos nos referindo à Folha de Pagamentos, mas aos dados mais completos dos profissionais para uso do RH e à própria estrutura da empresa. Perfil dos Cargos / Avaliação das Qualificações Este objetivo pressupõe que o tópico anterior já esteja implementado. Ele consiste em definir o Perfil dos Cargos de acordo com a estrutura e necessidades da organização, visando preparar a empresa como um todo e os profissionais em particular para atingir objetivos maiores. Estruturação da Área de Seleção - Movimentação Interna e Banco de Candidatos Este objetivo pressupõe que os anteriores já estejam implementados. Consiste em implantar um procedimento mais assertivo para as Movimentações Internas e Contratações, visando obter maior produtividade na Área e melhores resultados para a organização. Implantação da Área de Treinamento e Desenvolvimento / PDI dos talentos Este objetivo consiste em registrar as ações do PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) de cada profissional. Com isso, as ações que indicam treinamentos permitirão programar e desenvolver treinamentos visando melhor preparar os profissionais para desempenhar suas funções. Implantação da Avaliação de Competências Este objetivo consiste em determinar as Competências e Entregas requeridas por cada cargo (agrupados em Eixos funcionais), que nortearão a forma de atuação dos profissionais. A Avaliação destas Competências levarão os profissionais a atuarem de acordo com os objetivos, estratégias e valores da organização, aumentando a sustentabilidade do negócio e aumentando a produtividade. Implantação da Avaliação de Metas Este objetivo consiste em determinar as metas de cada profissional, acompanhar os trabalhos executados pelos talentos, e cobrar os resultados. Tudo de acordo com o plano estratégico da organização. 46

47 Objetivos ao implantar o Sistema RH1000 Estruturação básica / Criação do Banco dos Profissionais Este objetivo é básico - consiste em registrar o que geralmente já existe na empresa, muitas vezes de modo informal e não documentado. Não estamos nos referindo à Folha de Pagamentos, mas aos dados mais completos dos profissionais para uso do RH e à própria estrutura da empresa. Perfil dos Cargos / Avaliação das Qualificações Este objetivo pressupõe que o tópico anterior já esteja implementado. Ele consiste em definir o Perfil dos Cargos de acordo com a estrutura e necessidades da organização, visando preparar a empresa como um todo e os profissionais em particular para atingir objetivos maiores. Estruturação da Área de Seleção - Movimentação Interna e Banco de Candidatos Este objetivo pressupõe que os anteriores já estejam implementados. Consiste em implantar um procedimento mais assertivo para as Movimentações Internas e Contratações, visando obter maior produtividade na Área e melhores resultados para a organização. Implantação da Área de Treinamento e Desenvolvimento / PDI dos talentos Este objetivo consiste em registrar as ações do PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) de cada profissional. Com isso, as ações que indicam treinamentos permitirão programar e desenvolver treinamentos visando melhor preparar os profissionais para desempenhar suas funções. Implantação da Avaliação de Competências Este objetivo consiste em determinar as Competências e Entregas requeridas por cada cargo (agrupados em Eixos funcionais), que nortearão a forma de atuação dos profissionais. A Avaliação destas Competências levarão os profissionais a atuarem de acordo com os objetivos, estratégias e valores da organização, aumentando a sustentabilidade do negócio e aumentando a produtividade. Implantação da Avaliação de Metas Este objetivo consiste em determinar as metas de cada profissional, acompanhar os trabalhos executados pelos talentos, e cobrar os resultados. Tudo de acordo com o plano estratégico da organização. 47

48 Treinamento do Sistema RH1000 Envie sugestões para aprimorar o sistema, o manual e as apostilas para o suporte@rh1000.com.br ou Tel.: ou Skype: contato_ohlbraga. Agradecemos sua colaboração