Documentação de Apoio. para uso do. Dashboard Corporativo V3 (Lançamentos de Horas)

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1 para uso do Dashboard Corporativo V3 (Lançamentos de Horas) _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 1 de 13

2 17/06/013 Histórico das Alterações Data Descrição Autor 05/0/01 10/09/01 11/06/013 Emissão da documentação Rev 0. Contempla procedimentos para criação e acompanhamento de projetos, lançamento de horas e gestão de profissionais. do documento de apoio com atualização dos processos modificados desde a emissão da documentação na revisão 0. do documento de apoio com atualização dos processos modificados desde a emissão da documentação na revisão 1. Inclusão das melhorias desenvolvidas até 11/06/013. Emissão da documentação Rev. Alan Góis Alan Góis Alan Góis _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página de 13

3 Sumário 17/06/013 INFORMAÇÕES IMPORTANTES... 4 SUPORTE OPERACIONAL E ADMINISTRADORES... 4 INFORMAÇÕES BÁSICAS... 4 PROCESSO AUTOMAÇÃO DE HORAS (E-AUTOMAÇÃO):... 4 PRÉ-REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO:... 4 ACESSANDO O DASHBOARD PROJECT MANAGEMENT... 5 LOGIN... 5 ALTERAÇÃO DE SENHA... 5 ESQUECI A SENHA... 5 TELA INICIAL... 6 GESTÃO DE ATIVIDADES (LANÇAMENTO DE HORAS E PAUSAS)... 8 LANÇAMENTO DE HORAS... 8 LANÇAMENTO DE PAUSAS/INTERVALOS PLANILHA DE HORAS SOLICITAÇÃO REABERTURA DE PERÍODO _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 3 de 13

4 17/06/013 Informações Importantes Suporte Operacional e Administradores - Para suporte ao uso do Dashboard Project Management, contate a equipe através do sistemascorporativos@stefanini.com ou (11) Em casos de críticas/sugestões, envie detalhado para sistemascorporativos@stefanini.com para que seja analisado. Lembre-se que é uma ferramenta de uso corporativo e sua sugestão pode ajudar os demais colaboradores. Informações Básicas - Não é possível efetuar lançamentos futuros, somente lançamentos até a data e hora atual. - O período para lançamento de horas depende do tipo de contratação. o Para profissionais CLT, o período é de 16 a 15 (ex.: 16/01 a 15/0). o Para profissionais Subcontratado e estagiários, o período é de 1 a 0 (ex.: 1/01 a 0/0). o Salvo exceções de células técnicas internas que todos seguem o mesmo período para lançamento de horas independentemente do tipo de contratação. - O prazo máximo para lançamento de horas é de três dias antes da data atual, porém desconsiderando o fim de semana. Após este prazo, não será possível cadastrar novos lançamentos. - Para lançamento de horas retroativas (anteriores ao prazo de três dias), o profissional e/ou gestor deverá solicitar a reabertura do período (ver itens Reabertura de Período e Solicitação de Reabertura de Período ). - Algumas informações na tela dependem do nível hierárquico no projeto como também o perfil de acesso. Neste caso alguns menus e opções estarão disponíveis para alguns profissionais. Processo Automação de Horas (e-automação): - Devido integrações entre os sistemas corporativos, o Dashboard Project Management atua também como um coletor de dados para os demais sistemas, ou seja, as horas são tratadas em outros sistemas dependendo do tipo de contratação (processo Automação de Horas). o Dashboard Project Management Gestão do custo, prazo e esforço dos projetos e atividades em andamento; Gestão de recursos humanos; Gestão de portfólio. o E-Acesso Processos de repasse de custos entre células; Pagamentos de profissionais. - Somente os lançamentos aprovados pelo gestor são integrados com os demais sistemas corporativos. O gestor de equipe deve acompanhar/gerenciar, periodicamente, os lançamentos dos profissionais através da validação de horas, respeitando os prazos e períodos de fechamento financeiro. A visualização dos lançamentos depende da hierarquia organizacional de cada projeto (ver itens equipe do projeto e validação de horas ). Pré-Requisitos para Utilização: - Acesso à internet; - Navegador Internet Explorer 8 ou 9 / Google Chrome 5 ou superior; - Recurso Javascript habilitado; - e atividade vinculados ao profissional (contate seu gerente de célula, assistente e/ou coordenador); _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 4 de 13

5 17/06/013 Acessando o Dashboard Project Management Login 1) Para acessar no Dashboard, é necessário um login e senha de acesso. Caso não tenha usuário, solicite através do sistemascorporativos@stefanini.com. a. Link de acesso na internet Alteração de Senha 1) Para alterar sua senha, clique em Alterar minha Senha disponível na tela de login. ) Como método de segurança, utilize senhas com letras e números com mais de 6 caracteres. Esqueci a senha 1) Caso tenha esquecido sua senha, utilize o recurso Esqueci minha Senha disponível na tela. ) Alguns dados pessoais e corporativos serão solicitados. Após preencher os dados e clicar em OK, receberá um com a nova senha. Exemplo: _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 5 de 13

6 17/06/013 Tela Inicial 1) Após o logon, a tela abaixo é exibida com o nome do usuário logado, resumo com quantidade de projetos e atividades disponíveis, resumo de lançamentos do período atual, anterior e as datas do próximo período, documentos disponíveis para download, notificações da equipe de sistemas corporativos e alertas do Dashboard. ) Nesta nova versão do Dashboard, os menus são disponibilizados na parte superior. 3) No topo da tela temos a opção Meus Dados, o qual exibe os dados cadastrais (célula, login, telefone comercial, s profissional e pessoal) do profissional logado. Estas informações são utilizadas pelos sistemas corporativos, RH e outros sistemas e departamentos que interagem, de alguma forma, com os profissionais. É importante que estes dados estejam sempre atualizados para futuras notificações e contatos. a. Caso necessário alterar alguma informação, contate o Atende através do stefaniniatende@stefanini.com ou através da intranet _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 6 de 13

7 17/06/013 4) No centro da tela estão informações destinadas ao usuário logado, como este documento de apoio, o qual pode mudar para a versão resumida de lançamento de horas dependendo do perfil do profissional logado. 5) Notificações e alertas são atualizados todo momento que o usuário acessar o menu superior. Os alertas são dinâmicos e são alterados conforme o sistema identifica divergência ou nova informação que exige ação imediata do usuário logado _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 7 de 13

8 17/06/013 Gestão de Atividades (Lançamento de Horas e Pausas) Lançamento de Horas 1) Para criar um novo apontamento/lançamento de hora trabalhada, basta clicar no menu Lançamento e Lançamento de Atividades. ) O procedimento para inclusão de lançamentos continua o mesmo. 3) Selecionar o ; 4) Selecionar a Atividade que será alocada as horas; 5) Descrever o trabalho realizado em Observações ; 6) Preencher Data, Hora Início e Hora Fim ; _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 8 de 13

9 17/06/013 7) Caso esteja em trabalho de plantão / stand-by / sobreaviso, marque o campo Sobreaviso ; a. Exemplo de Sobreaviso: Demonstrar que ficou em sua residência, sem poder se ausentar, aguardando, a qualquer momento, convocação para o serviço. 8) Caso esteja em trabalho de hora extra, marque o campo Hora Extra e clique em Incluir para salvar os dados. 9) Abaixo dos campos de registro do lançamento temos a lista dos últimos lançamentos, o qual pode listar os últimos 3, 5, 7, 15, 30, 60, 100 ou 00 dias corridos. Essa informação é definida no combo Listar os últimos logo acima da lista, o qual é guardado como preferência para os próximos acessos. a. O tamanho da lista por página pode variar dependendo da quantidade de dias selecionados no combo Listar os últimos. i. Até os últimos 60 dias, a lista exibe 30 registros por página; ii. Maior que os últimos 60 dias, a lista exibe 60 registros por página. b. A quantidade de dias na lista pode afetar diretamente o tempo de resposta na tela podendo levar alguns segundos à mais para concluir a exibição dos dados em tela. 10) Os lançamentos são ordenados por Data decrescente e Hora Início crescente para facilitar o acompanhamento dos últimos lançamentos no dia de trabalho. 11) Cada lançamento tem um status que pode variar entre: a. Aprovado: o gestor analisou e aprovou o lançamento que agora está disponível para automação de horas com os demais sistemas corporativos como e-acesso e RM. b. Importado: dados importados da integração entre sistemas corporativos e incorporado ao projeto como lançamento aprovado. c. Pendente de Profissional: o gestor avaliou e não está de acordo com os dados informados no lançamento. Um foi enviado ao profissional, no momento da revisão do gestor, informando que o lançamento está pendente de revisão como também o prazo limite para concluir a revisão antes que o sistema invalide o lançamento em questão. d. Pendente de Validação Gestor: o profissional registrou o lançamento que fica neste status até que o gestor analise e valide os dados registrados. O gestor imediato é notificado sobre lançamentos pendentes antes do término do prazo para validação de horas de seus subordinados. 1) Para editar um lançamento já existente na lista, basta clicar no ícone Alterar na linha do lançamento. Será permitido alterar os campos Data, Hora Inicio, Hora Fim, Sobreaviso e Observações. 13) Para excluir um lançamento já existente na lista, basta clicar no ícone Alterar na linha do lançamento. É permitido excluir lançamentos nos status Pendente de Validação ou Pendente de. 14) IMPORTANTE: Sugerimos que os profissionais e gestores façam os lançamentos e validações diariamente para evitar transtornos ou demora nos processos de integração _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 9 de 13

10 17/06/013 15) Deve-se lançar como hora trabalhada quando o profissional estava produzindo algo para o projeto que está envolvido, ou seja, horas que ficou trabalhando em alguma atividade do projeto. Sendo assim, situações como horas de refeições, ausências, faltas, férias ou qualquer outro tipo de hora não produtiva não são registradas em Lançamento de Horas. Para controlar horas não produtivas, utilize Pausas/Intervalos. Exemplo: Horário trabalhado = 08h30 às 17h30 com 01h de almoço. 1º lançamento = 08h30 às 11h30 = 3h00 duração Pausa (almoço) = 11h30 às 1h35 = 1h05 duração º lançamento = 1h35 às 17h35 = 5h00 duração Pausa (lanche) = 17h35 às 18h00 = 0h5 duração 3º lançamento = 18h00 às h00 = 4h00 duração No exemplo acima às pausas não são registradas em lançamento de horas e fica opcional o registro de pausa (ver Lançamento de Pausas/Intervalos ). O terceiro lançamento exemplifica o caso do profissional que ficar trabalhando além do horário de trabalho normal depois de uma pausa para lanche. Se não ocorrer pausa entre os lançamentos, o mesmo pode ser registrado de forma contínua como no exemplo abaixo: Exemplo: Horário trabalhado = 08h30 às 17h30 com 01h de almoço. 1º lançamento = 08h30 às 11h30 = 3h00 duração Pausa (almoço) = 11h30 às 1h35 = 1h05 duração º lançamento = 1h35 às h00 = 9h5 duração Lançamento de Pausas/Intervalos 1) O lançamento de pausa é somente para controle de horas não produtivas, o qual se faz necessário em alguns tipos de projetos/clientes. Nestas pausas podem-se registrar pausas/intervalos que não são relacionados ao trabalho. ) Os dados de pausa ficam restritos no Dashboard e não são integrados com os demais sistemas. 3) Para registrar uma pausa, preencha os campos Data, Início Pausa, Término Pausa e clique em Incluir. Planilha de Horas 1) A planilha de horas apresenta o total de horas diárias dentro do período especificado no filtro. Máximo de 31 dias _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 10 de 13

11 17/06/013 ) Abaixo da planilha, foi disponibilizado o resumo de horas, o qual exibe a distribuição de horas por célula e projeto. a. A planilha com o resumo de lançamentos auxilia o gestor no controle de horas repassadas para outras células como também serviços faturados para o cliente. 3) Para consultar outro período, basta selecionar no filtro Período: de as novas datas de consulta. 4) Acima do resumo de horas, está o link Relatório de apontamento. Neste é possível visualizar todos os lançamentos e pausas detalhadamente. 5) Para consultar um novo período, selecione no filtro Período: de as novas datas de consulta. No Relatório de Apontamento o filtro Período: de atende períodos de pesquisas maiores que 31 dias (regra da Planilha de Lançamentos). a. Vale lembrar que quanto maior o período selecionado, maior será o tempo para exibição de toda a informação solicitada _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 11 de 13

12 17/06/013 Solicitação Reabertura de Período 1) A reabertura de período é permitida para que o profissional faça ajustes em períodos o qual o Dashboard está bloqueando devido o vencimento do prazo estipulado de 03 (três) dias. a. Para solicitar a reabertura, basta identificar nos campos Data Início e Data Fim o período que precisa ajustar e justificar o motivo no campo Motivo Reabertura. b. O período máximo para reabertura é de 30 dias. ) Após preencher corretamente os campos, clique em Enviar. 3) Veja que será exibido um registro de solicitação de reabertura de período na tabela logo abaixo, como também será exibido um novo alerta na tela principal do Dashboard. 4) Caso a célula tenha um gestor com permissões para autorizar reabertura do período, este será notificado via e receberá um alerta na tela principal do Dashboard. Caso a célula não tenha gestor com permissões para autorizar a reabertura, será redirecionado para a equipe Sistemas Corporativos _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 1 de 13

13 17/06/013 a. encaminhado ao gestor quando o profissional solicita reabertura de período: b. Caso o gestor não autorize a reabertura de período, o profissional recebe informado a negativa da solicitação e quem negou a reabertura. c. Caso o gestor autorize a reabertura, o profissional recebe informando o período e os prazos para efetuar os ajustes _ Lançamentos - Dashboard Rev.doc Página 13 de 13