ANÁLISE DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO CONSOLIDAÇÃO DA OFICINA

Transcrição

1 ANÁLISE DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO CONSOLIDAÇÃO DA OFICINA 1

2 ANÁLISE DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO MATURIDADE DO PROCESSO 0 Inexistente. Ausência total de processos identificáveis. A organização não reconhece que é um aspecto a ser considerado. Média 1 Inicial. Há evidências de que a organização reconhece que o aspecto existe e deve ser considerado. Entretanto, não há 1,87 processos padronizados, apenas abordagens eventuais que tendem a ser aplicadas em bases isoladas ou caso a caso. A abordagem da administração em geral não é organizada. 2 Repetitivo. Os processos foram desenvolvidos até o estágio Inexistente Inicial Repetitivo Definido Administrado Otimizado em que procedimentos similares são adotados por pessoas distintas que realizam a mesma tarefa. Não há treinamento ou divulgação formais de procedimentos padronizados e as responsabilidades são deixadas a cargo das pessoas. Há um alto grau de confiança no conhecimento pessoal e consequente tendência a erros. 3 Definido. Os procedimentos foram padronizados e documentados, bem como divulgados através de Situação atual da organização Melhores práticas treinamento. Contudo, cabe às pessoas seguir tais processos, sendo pouco provável que desvios sejam detectados. Os Padrão de mercado Estratégia da organização procedimentos em si não são sofisticados, consitindo na formalização de práticas existentes. 4 Gerenciado. É possível monitorar e mensurar o 0 Inexistente - Não são aplicados processos de gestão cumprimento dos procedimentos, bem como adotar medidas 1 Inicial - Os processos são eventuais (ad hoc) e não organizados quando os processos aparentarem não funcionar 2 Repetitivo - Os processos seguem um padrão regular efetivamente. Os processos estão sob constante melhoria e 3 Definido - Os processos estão documentados e divulgados propiciam boas práticas. Automação e ferramentas são 4 Gerenciado - Os processos são monitorados e mensurados utilizadas de forma limitada ou fragmentada. 5 Otimizado - As melhores práticas são seguidas e automatizadas 5 Otimizado. Os processos foram refinados ao nível das melhores práticas, com base nos resultados de melhorias contínuas e modelagem da maturidade com outras organizações. A TI é utilizada como uma forma integrada para automatizar os fluxos dos procedimentos ( workflow ), provendo ferramentas para melhorar a qualidade 2 e a efetividade, tornando a empresa ágil para adaptações.

3 Falta de Efetiva e sistemática de colocação e vivência pelos analistas no seu cotidiano no âmbito da Direção C Falta de entendimento do Orçamento e Planejamento p Não temos sistema Integrado de Planejamento F Não existe capacitação para área de gestão H Falta de definição e institucionalização das atribuições dos Analistas de gestão R Ausência de Diretrizes Claros para ENSP P Política de Gestão na ENSP é descontinuada e indefinida P Falta de clareza e integração das propostas de Gestão na ENSP P GRUPO 1

4 Falta de Comunicação das questões do processo de planejam C Prazo curto para discussão e elaboração do planejamento P Necessidade de procedimentos e definições institucionais de políticas de capital (Prioridades) P Necessidade de uma política de segurança de Informação P Melhor do conhecimento da ferramenta integrada F Dificuldade de expansão de novos projetos Restrição Orçament P Falta de clareza nos objetivos institucionais P Excesso de centralização por parte da direção na tomada de decisão R GRUPO 2

5 Não existem plano de treinamento em Planejamento P Ferramenta do SIAD não é integrada e não é completa F Processo de Planejamento não tem algumas atividades chaves documentada (política) Falta do uso de comunicação madura aplicadas no dia dia e na ferramenta do SIAD P C Nem todos os objetivos são definidos (Direção) P GRUPO 3

6 Dificuldade de entendimento do Planejamento (linguagem) C Falta de Treinamento H Incompatibilidade entre os dois sistemas SIIG e SIAD/ relatório não unificados F Não há diálogo entre a chefia e o analista R Não há clareza nos objetivos e metas D GRUPO 4

7 Identificação das Causas e Consequências dos Problemas Priorizados GRUPO 1 Causas Preencher: Alto (3) / Médio (2) / Baixo (1) Identificação Impacto Governabilidade Causa Crítica Total Problema Consequências Não existe encontros regulares dos analistas para discussões sobre gestão Falta de Efetiva e sistemática de colocação e vivência pelos analistas no seu cotidiano no âmbito da Direção Baixo grau de relevância da Gestão Baixa Satisfação dos profissionais de Gestão Não há processos incorporados para esta integração Falta de entendimento do Orçamento e Planejamento Dificuldade de controle do processo Planos com baixa execução e monitoramento Planos fictícios Indefinição das funções dos profissionais do âmbito da gestão Falta de definição e institucionalização das atribuições dos Analistas de gestão Ineficiência e Inefetividade na ENSP Indefinição do plano quadrienal FIOCRUZ/ ENSP Ausência de Diretrizes Claros para ENSP Enfraquecimento Institucional Fragmentação dos processos Falta de alinhamento dos processos Falta de Clareza da missão e visão institucional Política de Gestão na ENSP é descontinuada e indefinida Enfraquecimento e perda do foco da gestão 7

8 Identificação das Causas e Consequências dos Problemas Priorizados GRUPO 2 Causas Preencher: Alto (3) / Médio (2) / Baixo (1) Identificação Impacto Governabilidade Causa Crítica Necessidade de sensibilização Maior conscientização por parte do superior sobre a importância do Planejamento Desconhecimento por parte de gestor do processo de trabalho Total Problema Consequências Falta de Comunicação das questões do processo de planejamento Baixa qualidade do trabalho Desconhecimento por parte de gestor do processo de trabalho Dificuldade de informação em tempo hábil Fornecimento dos dados incorretos Sensibilizar o gestor da importância de discutir o planejamento internamente Prazo curto para discussão e elaboração do planejamento Falta de conhecimento e clareza dos planos e falta de conhecimento para seleção dos recursos orçamentários e de capital Necessidade de treinamento para utilização da ferramenta Melhor do conhecimento da ferramenta integrada Fornecimento dos dados incorretos Necessidade do estabelecimento das prioridades por parte da Alta Direção Falta de clareza nos objetivos institucionais Falta de conhecimento e clareza dos planos e falta de conhecimento para seleção dos recursos orçamentários e de capital 8

9 Identificação das Causas e Consequências dos Problemas Priorizados GRUPO 3 Causas Preencher: Alto (3) / Médio (2) / Baixo (1) Identificação Impacto Governabilidade Causa Crítica Total Problema Consequências Necessidade de treinamento para utilização da ferramenta Não existem plano de treinamento em Planejamento Falta de integração dificuldade de orçar os projetos Ferramenta do SIAD não é integrada e não é completa Dados incluídos de forma errada Distorções do Plano Falta de políticas claras Processo de Planejamento não tem algumas atividades chaves documentada (política) Falta de políticas claras Nem todos os objetivos são definidos (Direção) Não há conhecimento sobre as questões do Servidor e do uso dos Sistemas Falta do uso de comunicação madura aplicadas no dia dia e na ferramenta do SIAD Uso de informações erradas 9

10 Identificação das Causas e Consequências dos Problemas Priorizados GRUPO 4 Causas Preencher: Alto (3) / Médio (2) / Baixo (1) Identificação Impacto Governabilidade Causa Crítica Total Problema Consequências Dificuldade de entendimento entre SEPLAN e DEPTOS Falta de treinamento Dificuldade de entendimento do Planejamento (linguagem) Falta de Treinamento Dificuldade de operacionalizar qualquer atividade Dificuldade de operacionalizar qualquer atividade Incompatibilidade entre os dois sistemas SIIG e SIAD Relatórios não unificados Dificuldade de operacionalizar qualquer atividade Autoritarismo Não há diálogo entre a chefia e o analista Falta de diálogo É vago o entendimento de objetivos e metas Não há clareza nos objetivos e metas Diferentes entendimentos do que é prioridade 10

11 NÓS CRITICOS Consciência e Comunicação Políticas, Planos e Procedimentos PROBLEMA CAUSA CRÍTICA PROBLEMA CAUSA CRÍTICA Falta de Efetiva e sistemática de colocação e vivência pelos analistas no seu cotidiano no âmbito da Direção Não existe encontros regulares dos analistas para discussões sobre gestão. Falta de entendimento (conceito/tratamento) do Orçamento e Planejamento Ausência de Diretrizes Claras para ENSP Não há processos incorporados para esta integração. Indefinição do plano quadrienal FIOCRUZ/ ENSP Falta de Comunicação das questões do processo de planejamento Necessidade de sensibilização Maior conscientização por parte do superior sobre a importância do Planejamento Desconhecimento por parte de gestor do processo de trabalho Falta de clareza nos objetivos institucionais Política de Gestão na ENSP é descontinuada e indefinida Necessidade do estabelecimento das prioridades por parte da Alta Direção Falta de Clareza da missão e visão institucional Dificuldade de informação em tempo hábil Desconhecimento por parte de gestor do processo de trabalho Processo de Planejamento não tem algumas atividades chaves documentada (política) Falta de políticas claras Falta do uso de comunicação madura aplicadas no dia dia e na ferramenta do SIAD Não há conhecimento sobre as questões do Servidor e do uso dos Sistemas Nem todos os objetivos são definidos (Direção) Falta de políticas claras Não há diálogo entre a chefia e o analista Autoritarismo Não há clareza nos objetivos e metas É vago o entendimento de objetivos e metas 11

12 NÓS CRITICOS Ferramentas e automoção Habilidades e Especialização PROBLEMA CAUSA CRÍTICA PROBLEMA CAUSA CRÍTICA Ferramenta do SIAD não é integrada e não é completa Falta de integração dificuldade de orçar os projetos Não existem plano de treinamento em Planejamento Necessidade de treinamento para utilização da ferramenta Relatórios não unificados Incompatibilidade entre os dois sistemas SIIG e SIAD Dificuldade de entendimento do Planejamento ( linguagem) Dificuldade de entendimento entre SEPLAN e DEPTOS Falta de Treinamento Falta de treinamento Melhor do conhecimento da ferramenta integrada Necessidade de treinamento para utilização da ferramenta 12

13 NÓS CRITICOS Responsabilidade e Responsabilização Definições de Objetivos e Métricas PROBLEMA CAUSA CRÍTICA PROBLEMA CAUSA CRÍTICA Falta de definição e institucionalização das atribuições dos Analistas de gestão Indefinição das funções dos profissionais do âmbito da gestão Prazo curto para discussão e elaboração do planejamento Sensibilizar o gestor da importância de discutir o planejamento internamente 13

14 AÇÕES PROPOSTAS PROCESSOS PROBLEMAS CAUSAS CRÍTICAS AÇÕES PROPOSTAS Consciência e Comunicação Falta de Comunicação das questões do processo de planejamento Não existe encontros regulares dos analistas para discussões sobre gestão -- ENCONTROS REGULARES DA GESTÃO COM OS ANALISTAS; -- USO DE MEIOS OFICIAIS PARA COMUNICAR AÇÕES DA GESTÃO; -- AUXILIO NA SENSIBILIZAÇÃO DAS QUESTÕES DA GESTÃO NA DIREÇÃO Políticas, Planos e Procedimentos Ausência de Diretrizes Claras para ENSP Indefinição do plano quadrienal FIOCRUZ/ ENSP Necessidade do estabelecimento das prioridades por parte da Alta Direção - CONSTRUÇÃO DO PLANO QUADRIENAL DA ENSP (2SEM) EM FUNÇÃO DA FINALIZAÇÃO DO PLANO FIOCRUZ Ferramentas e Automoção Integração Sistema SIAD (entre planejamento e orçamento) e SIIG Dificuldade de orçar projetos -REESTRUTURAÇÃO DO SIAD E BUSCA POR INTEGRAÇÃO COM SIIG -- CONSTRUÇÃO DE NOVOS RELATÓRIOS QUE FACILITEM O ACOMPANHAMENTO DOS PROJETOS Habilidades e Especialização Não existem plano de treinamento em Planejamento e no SIAD Necessidade de treinamento para utilização da ferramenta -CONSTRUÇÃO DE TREINAMENTO NA FERRAMENTA SIAD PLANEJAMENTO -- TREINAMENTO DOS CONCEITOS DE PLANEJAMENTO/ PROJETOS Responsabilidade e Responsabilização Falta de definição e institucionalização das atribuições dos Analistas de gestão Indefinição das funções dos profissionais do âmbito da gestão Sensibilização do gestor da importância de discutir o planejamento internamente -CONSTRUÇÃO DO PAPEL -E COMPETÊNCIAS DO ANALISTA - DE GESTÃO 14