Noções de Administração. Conceitos básicos. Noções de Administração. Conteúdo do Módulo

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1 Conteúdo do Módulo Noções de Administração 1.1 Processo organizacional: planejamento, organização, direção, comunicação, controle e avaliação. 1.2 Comportamento organizacional: motivação, liderança e desempenho. Conceitos básicos 1. Conceitos básicos 1.1 Conceito de Instituição Instituição é um agrupamento de pessoas físicas e jurídicas formalmente organizadas (estatuto social ou contrato social) que se dedicam à produção de bens, à oferta e prestação de serviços em amparo à saúde, cultura, esportes, segurança social, educação, proteção do ser humano e do ambiente natural, entre outras atividades. As instituições pertencem a três grandes grupos: Instituições governamentais e empresas públicas. Empresas privadas. Organizações não governamentais (ONGS - OSCIPS). Conceito e funções de uma empresa Empresa é um sistema integrado por pessoas, recursos econômicos, financeiros, materiais e tecnológicos que interage com a sociedade visando atender suas necessidades, anseios, desejos e expectativas, e é remunerada através de resultados econômicos, de forma direta ou indireta, por exercer essa interação. 1

2 Conceito e funções de uma empresa Uma empresa é um sistema que agrupa e coordena fatores de produção. Empresas têm como finalidade gerar ganhos adicionais, conhecidos como lucro ou resultado financeiro. Uma empresa, além de maximizar seus resultados precisa também: Buscar melhoria contínua no seu desempenho. Satisfazer os anseios, os desejos, as necessidades e as expectativas de seus clientes (usuários). Praticar responsabilidade pública. Desenvolver sua equipe de colaboradores. 1.3 Fatores de produção Recursos materiais São os Recursos Físicos, como por exemplo: Prédios, edifícios, fábricas, instalações, máquinas, equipamentos, ferramentas, matériaprima. Recursos financeiros: Exemplo: Dinheiro, créditos, financiamentos (próprios ou de terceiros). 1.3 Fatores de produção Pessoas Toda forma de utilização da atividade humana em processos produtivos: Assalariados, terceirizados, prestadores de serviços autônomos. Ações mercadológicas Conquista e atendimento ao Cliente a partir de ações de Marketing e Vendas. Estruturas administrativas Abrangem as formas de organização e funcionamento da empresa. Uma empresa em contato com o ambiente onde atua procura atingir objetivos. Para atingir seus objetivos uma empresa se estrutura em subsistemas que podem ser categorizados em: Principais e Complementares. Subsistemas de uma empresa Principais: Produção, distribuição, marketing e vendas. Complementares: finanças, pessoal, auditoria, contabilidade, tecnologia da informação, entre outros. 2

3 1.3.1 Setores da Economia Quanto à área econômica de atuação as empresas pertencem ao: Setor Primário ou Extrativo. Setor Secundário ou de Transformação. Setor Terciário ou de Prestação de Serviços Setores da Economia Setor Primário ou Extrativo: Obtêm o produto por ação direta sobre a natureza. Ex.: Pesca, Mineração, Extração de Madeira, de Petróleo. A Produção gerada pelo Setor Primário é quase sempre a matéria-prima do Setor Secundário Setores da Economia Setor Primário - ou Extrativo: Outros Produtos do setor primário são oferecidos diretamente ao mercado: pescado, gás natural, animais e vegetais em geral Setores da Economia Setor secundário - Empresas de Transformação. Indústrias em geral. Exemplos: Indústrias de eletrodomésticos, de automóveis e peças automotivas, de móveis e utensílios domésticos, de máquinas e implementos industriais e agrícolas Setores da Economia Setor Terciário ou Prestador de serviços. Ex.: Empresas públicas de prestação de serviços, Agências de Propaganda, Escritórios de Advocacia, Consultorias, Comércio, Hospitais, Bancos, Escolas, Clubes, Transportes, Segurança etc. 1.4 Conceitos de Administração A palavra administração deriva do latim, AD (junto de) e MINISTRATIO (prestação de serviço), e significa a ação de prestar serviço ou ajuda. Administrar é: Obter resultados através de um esforço coletivo orientado. 3

4 1.4 Conceitos de Administração Administrar é: Fixar objetivos e levar uma equipe a atingi-los; é decisivo que os objetivos sejam fixados, eles funcionam como as diretrizes, os indicadores para ações coerentes. 1.4 Conceitos de Administração Administrar é: Saber interpretar tendências e estar sempre à frente dos acontecimentos, percebendo as transformações, antecipando-se aos fatos. 1.4 Conceitos de Administração Administrar compreende planejar, organizar, dirigir e controlar atividades e recursos, visando atingir determinados objetivos. 1.4 Conceitos de Administração A Administração compreende o conjunto de atividades organizadas (intelectuais, mecânicas ou braçais) desenvolvidas por uma pessoa ou por um grupo de pessoas para obter e utilizar de forma eficaz, uma determinada quantidade de recursos (financeiros, tecnológicos, naturais), visando atingir objetivos econômicos e/ou sociais previamente estabelecidos. 1.4 Conceitos de Administração O processo de Administração compreende interpretar os objetivos propostos pela instituição e as necessidades de seus clientes ou usuários e estabelecer as maneiras de alcançá-las através de quatro funções administrativas Funções administrativas 1. Planejamento: Planejamento é a função administrativa que estabelece os objetivos e as linhas de ação adequadas para alcançá-los. 4

5 1.4.1 Funções administrativas 2. Organização: Organização é a função administrativa que agrupa as atividades necessárias para a instituição atingir seus objetivos Funções administrativas 3. Direção: Direção é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividades planejadas e organizadas Funções administrativas 4. Controle: Controle é a função administrativa que verifica se o que está sendo executado obedece ao que está planejado e organizado, para identificar erros ou desvios, a fim de corrigi-los e evitar sua repetição. 1.5 Gestão Gestão também é usado e interpretado como a ação de administrar. 1.5 Gestão No setor público e em empresas de maior porte, o conceito de gestão está associado ao fator tempo. Um determinado grupo de gestores executa a gestão de uma instituição por um tempo pré-fixado. 1.6 O conceito de eficiência, eficácia e efetividade As funções administrativas visam: Proporcionar eficiência às instituições públicas e privadas; Obter eficácia nas ações desenvolvidas pelas instituições. Conseguir efetividade quanto aos benefícios oferecidos aos usuários. 5

6 1.6 O conceito de Eficiência A eficiência se refere aos meios: métodos, processos, regras e regulamentos. Refere-se a fazer bem feito no sentido mais amplo: aquilo que está sendo feito, considerando todos os aspectos e suas tendências, mas sem considerar se o que está sendo feito é realmente o que deveria ser feito. 1.6 O conceito de Eficiência A eficiência está relacionada à forma utilizada para atingir resultados, sem considerar se esses resultados contribuem para alguma coisa ou não. 1.6 O conceito de Eficácia A eficácia se refere aos fins: Atingir objetivos e metas. Alcançar os resultados propostos. A eficácia não está diretamente ligada aos meios nem à forma, mas sim à capacidade de se atingir resultados esperados. 1.6 O conceito de Efetividade A efetividade se refere à mensuração (medição) da utilidade do produto oferecido ou do serviço gerado, considerando a sociedade como um todo e não apenas um usuário ou uma instituição. 1.7 A Filosofia e a missão institucional A filosofia de uma instituição, pública ou privada, é resultado das crenças e dos valores individuais de seus acionistas e administradores. 1.7 A missão da instituição A missão é a razão da existência da instituição. Definir a missão é determinar o que a instituição se propõe fazer com base na filosofia existente e sem que haja conflitos internos ou externos a ela. Exemplo: Um executivo preocupado com a questão ecológica pode definir como missão de sua instituição a produção a partir de matérias-primas recicláveis. 6

7 2. Planejamento 2.1 Planejamento: Conceito e Finalidades. Planejamento é a função administrativa que estabelece os objetivos e as linhas de ação adequadas para alcançá-los. Planejar é escolher direções para se alcançar resultados desejados. Planejamento é a escolha consciente de cursos de ação, com base em objetivos, em fatos e na estimativa do que poderá ocorrer em cada alternativa disponível. 2.1 Finalidade de um Planejamento A finalidade de um processo de planejamento, e de cada plano derivado dele, é facilitar a formulação e a posterior conquista dos objetivos estabelecidos Conceito de Plano É o documento resultante do processo de planejamento. É o instrumento que detalha um processo de planejamento e a programação das ações e atividades necessárias para a sua realização. O plano é um instrumento norteador das ações a serem desenvolvidas para a execução de um planejamento 2.2 Níveis de planejamento Os níveis de planejamento são: Planejamento estratégico, Planejamento tático e Planejamento operacional. Decisões Planejamento Estratégico Alta Direção Planejamento Tático Administração Média Informações Planejamento Operacional Gerentes e supervisores operacionais 7

8 2.3 Planejamento estratégico É um processo administrativo, unificado e integrador, voltado para o estudo de alternativas e escolha de caminhos, de responsabilidade da alta administração, mas que gera reflexos em todos os níveis da instituição. 2.3 Planejamento estratégico palavras chaves Cenários Mudanças Valores Missão Visão Oportunidades Ameaças Pontos fortes Pontos fracos Fatores Críticos de sucesso Objetivos e Metas Estratégias Cenários Compreende a identificação das mudanças que estão acontecendo externamente à instituição. Ler cenários significa identificar e dimensionar mudanças e avaliar os impactos na instituição. Ler Cenários é: Acompanhar todas AS MUDANÇAS que estão acontecendo ao redor. Identificar NOVAS MUDANÇAS. Avaliar o IMPACTO DAS MUDANÇAS que estão ocorrendo ou vão ocorrer. Exemplos de leitura de cenários: Aumenta a preocupação com a saúde e qualidade de vida. O Consumidor torna-se cada vez mais esclarecido e por conseqüência mais exigente. Valores: São idéias fundamentais em torno das quais a instituição foi construída. Representam as convicções dominantes, as crenças básicas, aquilo em que a maioria das pessoas da instituição acredita. São elementos motivadores que direcionam as ações das pessoas na instituição, contribuindo para a unidade e a coerência do trabalho. 8

9 Missão Visão O que a instituição é. É o motivo da existência da instituição. É o papel desempenhado pela instituição na atualidade. O que a instituição quer ser. Uma aspiração que é definida para ser o ponto de chegada da instituição no seu futuro. Exemplos de Missão estratégica: - McDONALD S Servir alimentos de qualidade, com rapidez e simpatia, em um ambiente limpo e agradável. SEBRAE Educação, negócios e informações para o desenvolvimento de uma sociedade empreendedora, ética e integrativa. Exemplos de visão estratégica: TAM - Um dia seremos a maior companhia de aviação brasileira e estenderemos um tapete vermelho para receber nossos clientes. DISNEY - Criar um mundo onde todos possam se sentir crianças. Oportunidades: São fatos ou situações que ocorrem fora da instituição e que a favorecem, especialmente se forem identificadas e aproveitadas a tempo. Ameaças: São fatos, situações ou fenômenos, atuais ou futuros, no contexto externo da instituição, que se não forem eliminados, minimizados ou evitados, podem dificultar o alcance dos objetivos. Pontos Fortes: São características internas à instituição, que podem ser potencializadas para aperfeiçoar seu desempenho. Pontos Fracos: São características internas à instituição que devem ser minimizadas para evitar influência negativa sobre o seu desempenho. 9

10 Fatores Críticos de Sucesso São padrões escolhidos para servirem de foco na busca da consolidação de uma marca, instituição ou projeto. Servem também para direcionar as ações de gerência. Objetivos: Correspondem a alvos que a instituição deverá alcançar. Determinam para onde os esforços serão direcionados. Metas: Quantificam os objetivos e definem suas etapas. Também são entendidas como os passos intermediários para se alcançar um determinado objetivo. Exemplo de meta: Reduzir em 1/3 os acidentes de trânsito, até Dezembro/2009. Estratégias: São formas de alocação de recursos (Financeiros, de Talentos Humanos e de Tecnologia), decididas por uma instituição, visando atingir objetivos específicos. 2.4 Planejamento Tático Adapta-se às restrições determinadas pelos métodos e procedimentos, às restrições do orçamento e às restrições de tempos para a execução. Envolve um ou apenas alguns departamentos da instituição. É alçada da administração média. 2.5 Planejamento Operacional Abrange projetos para serem executados no curto prazo. Envolve um ou apenas algumas áreas da instituição, e se refere a planos para obtenção de resultados considerados muito importantes. Normalmente se refere ao planejamento de ações que envolvem contato com o público, com o cliente, com o mercado. 10

11 Noções de administração Questões de concursos 1. Escolha a opção que completa corretamente a frase a seguir: Falar em eficiência no âmbito do modelo gerencial da administração pública significa: Noções de administração a) centrar esforços na avaliação de resultados das políticas públicas. b) centrar esforços na participação do cidadão que define metas de ação. c) centrar esforços na diminuição de custos, de modo a produzir mais com menos. d) centrar esforços na motivação dos funcionários e agentes públicos. e) centrar esforços na transparência da administração perante os cidadãos. Noções de administração a) centrar esforços na avaliação de resultados das políticas públicas. b) centrar esforços na participação do cidadão que define metas de ação. c) centrar esforços na diminuição de custos, de modo a produzir mais com menos. d) centrar esforços na motivação dos funcionários e agentes públicos. e) centrar esforços na transparência da administração perante os cidadãos. Noções de administração 2. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico. a) As estratégias estabelecem metas a serem cumpridas para atingir os objetivos organizacionais. Estas devem ser escolhidas tendo clareza da análise do meio ambiente. b) As estratégias delineiam as maneiras da organização alcançar seus objetivos. Estas devem ser escolhidas tendo clareza do negócio ou missão organizacional. Noções de administração c) As estratégias definem o grau de diferenciação dos produtos ou serviços da organização. São escolhidas a partir da missão da organização. d) As estratégias apontam os pontos fortes e fracos da organização a partir da análise da concorrência, do mercado e das ações governamentais. e) As estratégias delineiam a participação desejada no mercado a partir da análise de oportunidades e ameaças advindas do ambiente interno da organização. 11

12 Noções de administração 2. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico. b) As estratégias delineiam as maneiras da organização alcançar seus objetivos. Estas devem ser escolhidas tendo clareza do negócio ou missão organizacional. Noções de administração 3. Planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de modo mais eficiente, eficaz e efetivo. A esse respeito, assinale a opção incorreta. A. O documento formal que representa a consolidação do processo de planejamento é denominado plano. Noções de administração B O princípio da precedência significa que o planejamento ocorre antes das funções administrativas organizar, coordenar, comandar e controlar. C Planejar se relaciona à tomada de decisões futuras baseada na análise ambiental. D O tipo de planejamento que busca otimizar os resultados de determinadas áreas da organização é denominado planejamento tático. Noções de administração 3. Planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de modo mais eficiente, eficaz e efetivo. A esse respeito, assinale a opção incorreta. C Planejar se relaciona à tomada de decisões futuras baseada na análise ambiental. Noções de administração 4. No planejamento operacional são definidas quais atividades devem ser executadas e quais recursos são necessários para a execução das atividades. Este processo compreende as seguintes etapas, EXCETO: Noções de administração A) Análise dos objetivos. B) Planejamento do uso do tempo. C) Análise dos ambientes externo e interno da organização. D) Planejamento dos meios de controle. E) Planejamento dos recursos necessários para a execução das tarefas. 12

13 Noções de administração A) Análise dos objetivos. B) Planejamento do uso do tempo. C) Análise dos ambientes externo e interno da organização. D) Planejamento dos meios de controle. E) Planejamento dos recursos necessários para a execução das tarefas. 3. Organização 3. Organização 3.1 Conceito e finalidades. Organização é a função administrativa que estrutura o agrupamento das atividades necessárias para atingir os objetivos da instituição. 3. Organização 3.1 Conceito e finalidades. Organizar significa constituir o organismo social e material da empresa ou instituição, dividir tarefas, montar uma seqüência de atividades, definir cargos, estabelecer níveis de autoridade e responsabilidade. Finalidade da organização A finalidade da organização é agrupar os recursos disponíveis para que eles formem um conjunto eficiente e alcancem resultados previamente estabelecidos Fatores que norteiam uma organização Os três fatores principais que norteiam uma organização são: Estratégia, Tecnologia, Ambiente. 13

14 Estratégia. Na maioria das vezes quando ocorrem mudanças na estratégia de atuação de uma instituição é preciso rever a sua estrutura. A premissa então é a seguinte: A estrutura é uma função da estratégia. Por conseqüência, se a instituição não tem novas estratégias ou não tem estratégias definidas, não resolve nada reorganizar a sua estrutura. Tecnologia O tipo de atividade e a tecnologia utilizada são fatores importantes na determinação da estrutura organizacional de uma instituição pública ou privada. Na maioria das situações, estruturas achatadas são aconselháveis para atividades únicas, porque facilitam o processo de comunicação. Tecnologia Estruturas com um número maior de níveis são recomendáveis para atividades com tecnologia mais complexa, onde as unidades de planejamento e controle precisam funcionar separadas das unidades operacionais. Exemplo: Prestadoras de serviços muito especializadas. Agências governamentais. Ambiente Quanto mais estável e previsível for o ambiente mais fácil para se organizar a instituição, utilizando funções e processos duradouros. Quanto mais instável e imprevisível for o ambiente, maior a importância de estruturar a instituição em bases flexíveis. 3.2 Princípios básicos de organização A organização administrativa baseiase em cinco princípios: Princípio da Especialização. Princípio da Definição Funcional. Princípio da paridade entre Autoridade e Responsabilidade. Princípio Escalar ou Hierárquico. Princípio das Funções de Linha e de Staff (Apoio). 3.2 Princípios básicos de organização Princípio da Especialização: A organização deve se fundamentar na divisão do trabalho que provoca a especialização das pessoas em determinadas atividades. A especialização produz um aumento da quantidade e da qualidade do trabalho executado. 14

15 3.2 Princípios básicos de organização Princípio da Definição Funcional: O trabalho de cada pessoa, a atividade de cada órgão e as relações de autoridade e responsabilidade são aspectos que devem ser claramente formalizados. 3.2 Princípios básicos de organização Princípio da Definição Funcional: As instituições geralmente utilizam o organograma, a descrição de cargos e o manual de organização para formalizar o princípio da definição funcional. O importante é deixar clara a posição de cada pessoa ou órgão na estrutura organizacional da instituição. 3.2 Princípios básicos de organização Princípio da paridade entre Autoridade e Responsabilidade: A autoridade é: O poder de dar ordens (orientar) e o direito de exigir do subordinado o cumprimento das ordens (orientações) A responsabilidade é: O dever de prestar contas ao superior hierárquico, ao usuário e à sociedade. O Princípio da Paridade estabelece que precisa haver uma correspondência entre o volume de autoridade e de responsabilidade atribuída a cada pessoa ou órgão. 3.2 Princípios básicos de organização Essa equivalência é necessária para evitar que algumas pessoas ou órgãos tenham excessiva responsabilidade sem a necessária autoridade. Ou, demasiada autoridade para pouca responsabilidade. A cada responsabilidade deve corresponder uma autoridade que permita realizá-la e a cada autoridade deve corresponder uma responsabilidade equivalente. 3.2 Princípios básicos de organização Princípio Escalar ou Hierárquico: Este princípio é decorrente do princípio anterior, e pode ser entendido assim: cada pessoa deve saber exatamente a quem prestar contas e sobre quem possui autoridade. 15

16 3.2 Princípios básicos de organização Princípio Escalar ou Hierárquico: Refere-se à cadeia de relações diretas de autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização, desde a base até a cúpula, onde geralmente está o executivo principal como autoridade máxima. 3.2 Princípios básicos de organização Princípio das Funções de Linha e de Staff (apoio): Deve-se definir, da maneira a mais clara possível, a quantidade de autoridade atribuída a cada pessoa ou órgão, e a natureza dessa autoridade. Este princípio leva a distinção entre as funções de linha e de staff (apoio) dentro de uma instituição. Princípio das Funções de Linha e de Staff (apoio): As funções de linha estão diretamente ligadas aos objetivos principais da instituição; as funções de staff são aquelas que não se encontram diretamente ligadas aos objetivos. O critério da distinção é o relacionamento direto ou indireto com os objetivos da instituição e não o grau de importância de uma atividade sobre outra. Organograma O organograma é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa: a disposição e a hierarquia dos órgãos empresariais (áreas e setores). 3.3 Componentes da organização TAREFAS Determina a divisão do trabalho, gerando a especialização de atividades e de funções. PESSOAS Compreende o número de pessoas utilizadas na instituição e as habilidades, aptidões, interesses, experiências e o desempenho e o comportamento de cada pessoa. 3.3 Componentes da organização ÓRGÃOS - O trabalho e as pessoas são agrupadas em órgãos. Os órgãos são dispostos em níveis hierárquicos. A departamentalização é determinada de acordo com os critérios de melhor atendimento aos objetivos da organização. 16

17 3.3 Componentes da organização RELAÇÕES Compreende as relações entre as pessoas e o trabalho, o relacionamento entre uma pessoa com outras situadas em setores diferentes da instituição, o relacionamento informal entre os participantes em situações fora do trabalho, e todas as demais situações de interação humana. 3.4 Níveis hierárquicos - papéis e competências gerenciais. A sobrevivência e o desenvolvimento de uma instituição, estão ligados à existência de uma estrutura de autoridade para dirigir as atividades individuais e das equipes de colaboradores. O processo de elaboração dessa estrutura chama-se hierarquização. 3.4 Níveis hierárquicos - papéis e competências gerenciais. A hierarquização estabelece uma estrutura que detalha as posições hierárquicas responsáveis pelas atividades, e quais são as regras de relação ou de subordinação que precisam ser respeitadas. 3.4 Níveis hierárquicos - papéis e competências gerenciais. As soluções para estabelecer os níveis hierárquicos, os papéis e as competências dos gerentes e demais ocupantes de cargos de comando, podem ser sintetizados em três diretrizes: Cadeia de comando. Unidade de comando. Amplitude de controle. 3.4 Cadeia de comando Cadeia de comando é o conjunto contínuo e interligado de comunicação que se espalha pela instituição, no sentido vertical, do mais alto escalão até a área operacional. Embora nada seja totalmente rígido em administração, a cadeia de comando pressupõe que na maioria das vezes, as atividades dos subordinados irão seguir o direcionamento estabelecido pelos seus superiores imediatos. 3.4 Unidade de comando O conceito de unidade de comando estabelece que cada colaborador reportase a apenas um superior imediato. A prática desta regra precisa ser buscada constantemente. Porque, satisfazer a dois ou mais superiores leva o colaborador a situações de dúvidas, stress e conflitos. 17

18 3.4 Amplitude de controle O conceito de amplitude de controle refere-se à determinação do número de pessoas que pode ser supervisionado por um superior hierárquico. 3.4 Variáveis que definem a amplitude de controle Variedade de atividades executadas na área controlada. Velocidade de inovações tecnológicas na instituição. O grau de complexidade das atividades e o grau de formação técnica do executante. 3.4 Variáveis que definem a amplitude de controle Existência, ou não, de procedimentos padronizados. Maior ou menor volume de trabalho administrativo ou operacional desempenhado pelo gerente ou supervisor 3.5 Papéis e competências gerenciais A mudança constante de atividades a executar e das condições de execução, influenciam: No nível de autoridade de um gerente, No grau de informação que ele dispõe e Na competência legal ou técnica necessária para o desempenho do seu papel de gerente. 3.5 Papéis e competências gerenciais Quando o processo decisório está concentrado no topo da instituição, temos uma situação de centralização de comando. Quando o processo decisório se espalha pelos níveis mais inferiores, temos uma situação de descentralização de comando. 4. Direção 18

19 4.1 Conceito e importância da Direção Direção é a função administrativa que conduz e coordena pessoas na execução das atividades planejadas e organizadas. 4.1 Conceito de Direção Dirigir significa conduzir, orientar e coordenar a equipe de colaboradores, decidir, emitir ordens, orientar os esforços dos subordinados visando o cumprimento dos objetivos. Dirigir significa interpretar os objetivos e os planos para os outros e dar as instruções de como executá-los. 4.1 Importância de Direção A Direção é considerada a mais importante das funções administrativas. Ela envolve conceitos de comunicação, motivação, uso da autoridade e poder. Para dirigir a equipe o administrador precisa saber dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e coordenar as atividades dos diversos subordinados. 4.1 Direção A Direção é a terceira etapa do processo administrativo, depois do Planejamento e da Organização. O Planejamento e a Organização são etapas anteriores à execução dos trabalhos; a Direção é a etapa simultânea à execução O processo decisório O processo decisório de um diretor ou gerente tem normalmente a seguinte seqüência (passo a passo): Identifica a existência de um problema ou de uma oportunidade. Estuda e define as alternativas possíveis para aproveitar a oportunidade ou gerenciar o problema O processo decisório Avalia a relação custo/benefício econômico, político e social de cada alternativa possível Implementa a alternativa mais apropriada. Acompanha e controla a sua execução, fazendo as correções necessárias. Avalia os resultados alcançados para obter informações que alimentem novos processos decisórios. 19

20 4.2 Princípios básicos de direção A Direção fundamenta-se em quatro princípios: Princípio da unidade de comando Princípio da delegação Princípio da amplitude de controle Princípio da coordenação Princípio da unidade de comando Cada colaborador deve subordinar-se a um e apenas um superior. A recíproca deste princípio é: Deve haver uma autoridade única sobre cada pessoa na instituição, para evitar a duplicidade de ordens Princípio da delegação É preciso que todas as atividades necessárias à realização dos objetivos empresariais sejam delegadas a um nível que possa executá-las adequadamente. A delegação significa a designação de tarefas, a transferência de autoridade e a exigência de responsabilidade pela execução daquelas tarefas Princípio da amplitude de controle Também chamado Princípio de Âmbito de Controle. Refere-se ao número ideal de subordinados que cada chefe pode supervisionar diretamente. Seu enunciado é o seguinte: Cada Chefe deve ter um número adequado de subordinados para poder supervisioná-los de forma eficaz Princípio da coordenação Também chamado Princípio das Relações Funcionais: Todas as atividades devem ser coordenadas e integradas tendo em vista um objetivo comum. 4.3 Direção na Gestão Pública Na gestão pública os cargos de direção e assessoramento são cargos de confiança, ocupados por pessoas selecionadas por critérios de confiança ou interesse político (sem concurso). 20

21 5. Controle 5.1 Controle Controle é a quarta função administrativa. O Controle acompanha todas as etapas do processo administrativo. Simultaneamente o Administrador planeja, organiza e dirige, e também desenvolve ações de controle. O Controle mede e corrige o desempenho dos colaboradores e das atividades para assegurar que os objetivos da instituição venham a ser atendidos. 5.1 Controle A essência do Controle é a Ação Corretiva, que consiste na tomada de decisões no sentido de corrigir os possíveis desvios ocorridos. Controlar é estabelecer uma comparação entre o que foi planejado e o que efetivamente está sendo ou foi executado. Finalidade do Controle A tarefa principal do controle é verificar se tudo está sendo feito conforme o planejado e organizado, de acordo com as orientações dadas. Visa identificar erros ou desvios, para corrigilos e evitar sua repetição. 5.2 Objetivos e importância da função controle A função Controle tem dois objetivos importantes: Identificar e propor a correção de falhas ou erros O controle detecta falhas ou erros no Planejamento, na Organização ou na Direção e aponta as medidas corretivas. Prevenir a ocorrência de novas falhas ou erros Ao identificar e propor a correção de falhas ou erros, o Controle aponta os meios de evitá-los no futuro. 5.3 Fases do controle Fase 1: Fixação de padrões de desempenho. Fase 2: Observação do desempenho. Fase 3: Comparação do desempenho atual com o desejado. Fase 4: Ação corretiva. 21