Manual de Versão Sistema Condomínio21

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1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 Sumário 1. Prazo único por condomínio para emissão de 2ª via de boletos no Comunidades21 Online Bloqueio de reservas de espaços e serviços no Comunidades21 por unidade Novo Condomínio21 Relatórios Log de auditoria avançado em banco de dados auxiliar Group Reports Novo filtro na visão de contas a pagar Remessa Banco Itaú Alteração na tela de seleção da mensagem CNAB Inclusão do número da unidade e condomínio em boletos de 2ª via por Lista de FIX Evoluções do Condomínio

3 Novidades Manual da Versão 36.28/ Prazo único por condomínio para emissão de 2ª via de boletos no Comunidades21 Online Disponível no sistema Condomínio21 uma nova funcionalidade que permite controlar o prazo das solicitações e emissões de segunda via de boletos realizadas através do Comunidades21 Online por condomínio. Até o momento um prazo geral era determinado para todos os condomínios da administradora, mas a partir desta versão este processo foi aprimorado e então poderão ser inseridos prazos distintos para todos os condomínios. A configuração padrão que determina a quantidade de dias para a emissão dos boletos através das solicitações no site continua funcionando para os condomínios que não tiverem uma configuração específica. Desta forma, na configuração geral poderá ser informado o número de dias usado na maioria dos condomínios. E assim, apenas aqueles que necessitarem de uma configuração diferenciada precisarão ser adequados na tela de Integração Condomínio21 Online. Ao disponibilizar os boletos, primeiramente o sistema irá considerar o prazo definido para o condomínio na tela de Integração Condomínio21 Online. Se não houver uma configuração específica para ele, será então considerado o prazo presente na configuração geral. Os boletos que foram disponibilizados no site utilizando a configuração anterior, ainda continuarão disponíveis no mesmo. Contudo, quando um novo prazo for definido para o condomínio e este for menor do que continha na configuração geral, os títulos já presentes na página do Comunidades21 não poderão ser emitidos, pois o cálculo dos dias para a solicitação seguirá a data do vencimento original do título para a contabilização da quantidade de dias para a possível emissão. o Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Integrações > Integração Condomínio21 Online. b) As novas colunas criadas estão identificadas como Prazo para emissão da 2ª via no site (dias) e Prazo para solicitação da 2ª via com correção (dias), sendo a primeira para definir o prazo para envio e emissão dos boletos de acordo com o seu vencimento original e a outra, seguindo o mesmo conceito, porém considerando a correção monetária dos valores dos títulos. 3

4 c) Informe a quantidade de dias para solicitação de boletos no site para cada condomínio desejado e clique em Gravar. d) Após esta operação os condomínios que possuírem novos prazos definidos, irão seguir estes para emissão dos boletos no site, os demais continuarão a seguir o prazo definido na configuração geral presente no Menu Arquivo > Integrações > Online, conforme destacada na imagem abaixo. 4

5 e) Se porventura algum título solicitado exceda o prazo para a emissão, será apresentado ao usuário na própria página do Comunidades21 uma mensagem informando o ocorrido e esta também será exibida na tela do Condomínio21 Integrador. - Mensagem exibida na página do Comunidades21: 5

6 - Mensagem exibida na página do Condomínio21 Integrador: Observação: o O prazo por condomínio somente precisa ser definido para aqueles que não seguem o prazo geral. 6

7 2. Bloqueio de reservas de espaços e serviços no Comunidades21 por unidade Visando contribuir com a produtividade das administradoras nas questões relacionadas ao controle de inadimplentes, quebra de regras de condomínios, entre outros, foi desenvolvida uma nova funcionalidade no Condomínio21 que possibilita bloquear as solicitações de reservas de espaços e serviços realizadas na página do Comunidades21, por unidade. Com esta nova funcionalidade, alguns casos poderão ser cercados, como, por exemplo, situações em que um proprietário/ locatário que possui unidades vinculadas (exemplo: apartamento e garagem) usa da adimplência de uma delas para solicitar uma reserva de serviço ou espaço, uma vez que a outra se encontra inadimplente. Esse cenário é típico e usando este novo recurso a administradora poderá bloquear as unidades dentro do sistema para que o condômino não consiga realizar este processo independente da unidade que esteja tentando usar. Atualmente, no próprio site do Comunidades21 há uma configuração que bloqueia as reservas para unidades inadimplentes, porém com a implementação desta funcionalidade a administradora poderá verificar outras formas para utilização deste recurso. De toda forma a configuração existente no site não sofreu alterações e continuará funcionando da forma habitual. O novo recurso conta com a criação do parâmetro Bloquear reservas de espaços e serviços no cadastro das unidades do Condomínio21. Quando marcado, irá impedir que o condômino daquela unidade realize as reservas no site. Caso existam unidades vinculadas é necessário que a marcação do parâmetro ocorra em ambos os cadastros. Esta informação de bloqueio será exportada para a página do Comunidades21 através do envio dos dados pelo Publicador Online. Etapa 1: Parâmetro no cadastro das unidades o Como fazer: a) Acesse o menu Cadastros > Unidades. b) Observe que a nova opção Bloquear reservas de espaços e serviços estará localizada no rodapé da tela. c) Marque a opção e depois clique em Gravar. 7

8 d) Na imagem acima, a unidade 101 está vinculada à unidade 101 Gara, referente à garagem deste apartamento. Para bloquear o acesso desta outra unidade, acesse seu cadastro e repita a operação. 8

9 Etapa 2: Publicação dos dados Após habilitar o novo parâmetro no cadastro das unidades é necessário enviar estas informações para o site, isto ocorrerá através do sistema Publicador Online. o Como fazer: a) Abra o Publicador Online e marque as opções Dados dos usuários e Serviços (Reservas de Recursos) na coluna Dados para envio. b) Em seguida clique em Processar. 9

10 c) Confirme a mensagem de exportação dos dados exibida em seguida. d) Ao final deste primeiro processo o arquivo será gerado e então clique em Ok para continuar. 10

11 e) O sistema irá redirecionar para a aba Envio de Dados, clique em Enviar. f) A tela de Processamento de Dados na Internet será exibida. Aguarde até que ela seja atualizada e apresente a mensagem de processo concluído. 11

12 g) Na tela de conclusão clique em Ok. Etapa 3: Solicitação da reserva de espaços e serviços - Bloqueada Depois de publicar os dados, ao tentar realizar uma reserva na página do Comunidades21 será exibida uma mensagem ao usuário (condômino/proprietário /locatário) de que não será possível agendar o serviço. o Como fazer: a) Faça o login na página da administradora e depois clique no ícone de Reservas ou no submenu Reserva de Espaços e Serviços. 12

13 b) Clique na opção Agenda da tela de reservas. 13

14 c) Em seguida clique em uma das datas do calendário ou na opção Reservar Espaços / Serviços. 14

15 d) Na tela apresentada informe os dados da reserva, tais como: data e horário e clique em Confirmar. e) Uma informação de que não foi possível agendar a reserva será exibida ao usuário e o mesmo acontecerá se ele tentar realizar o procedimento na unidade vinculada. f) O desbloqueio das unidades poderá acontecer a qualquer momento, desde que o parâmetro seja desmarcado e os dados republicados no site. 3.Novo Condomínio21 Relatórios Com o intuito de proporcionar aos nossos clientes uma melhor experiência na geração dos relatórios do Condomínio21, foi desenvolvida uma nova interface mais dinâmica e com novas facilidades. Os menus agora passam a ser visualizados de forma mais clara e organizada, pois os grupos e subgrupos podem ser expandidos ou minimizados conforme a necessidade. Também ficou bem mais fácil localizar aquele relatório desejado através da pesquisa pelo nome usando palavras-chave (palavras que façam parte do nome do relatório). E para completar, os relatórios favoritos passam a figurar a lista dos mais utilizados, podendo ser acessados de forma mais rápida. 15

16 o Como fazer: a) Acesse o menu Relatórios. b) Observe que uma nova tela será apresentada para emissão dos relatórios. c) A geração dos relatórios ocorrerá da forma habitual, não sofrendo nenhum tipo de alteração, bastando clicar sobre o relatório desejado para que a tela do mesmo seja disponibilizada. Verifique ainda que os submenus possuem o sinal de (+) a frente de cada um, dessa forma basta clicar neste para que os relatórios referentes a esta categoria sejam apresentados. 16

17 d) A outra maneira, também muito prática, de visualizar os relatórios é através de uma pesquisa por palavraschave. O filtro Localizar Relatório foi criado para esta funcionalidade e está sendo apresentado no canto superior esquerdo da tela. e) Digite uma palavra-chave (que faça parte do nome do relatório) como, por exemplo, inadimplência e clique na imagem da lupa. 17

18 f) Observe que a estrutura da grade irá modificar, exibindo como resultado os relatórios que possuem ligação com a inadimplência. Clique em algum dos relatórios para abrir e caso queira desconsiderar o filtro basta clicar no ícone de exclusão. g) Verifique que ao lado direito da tela de relatórios estará localizado o bloco Mais Utilizados e este será preenchido automaticamente à medida que os relatórios forem sendo selecionados para emissão. Na tela do exemplo acima, quando clicamos em Perfil de Inadimplência automaticamente o atalho deste relatório foi para o bloco, assim para abri-lo basta clicar duas vezes sobre o atalho. 18

19 4.Log de auditoria avançado em banco de dados auxiliar Visando melhorar o desempenho do sistema em relação ao processo de armazenamento do log de auditoria avançado foi criado um novo parâmetro que permitirá configurar o sistema Condomínio21 a trabalhar com um banco de dados auxiliar e específico para armazenar as informações deste log. O processo de auditoria gera na maioria das vezes um volume considerável de informações e em alguns casos este volume pode influenciar diretamente no desempenho do sistema e nas atividades relacionadas a auditoria. Assim, com a utilização da opção Utilizar log de auditoria em banco de dados auxiliar, automaticamente será criado um novo banco de dados para uso exclusivo dessa funcionalidade. Observação: É importante salientar que depois da adesão a esta funcionalidade a mudança não poderá ser desfeita. o Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Ferramentas de Administração aba Manutenção opção Desempenho e Segurança. b) Digite a senha para acesso à área exclusiva e confirme a operação. 19

20 c) Já na tela de Opções de Desempenho e Segurança acesse a aba Segurança e marque o parâmetro Utilizar log de auditoria em banco de dados auxiliar. d) Será apresentada uma mensagem de confirmação informando que este processo não poderá ser refeito, clique em Sim para continuar. e) Logo em seguida clique em OK na tela inicial e reinicie o sistema para que as alterações sejam validadas. 20

21 f) Após reiniciar o sistema, o novo banco de dados estará criado no SQL Server e a consulta do log de auditoria avançado poderá ser realizada normalmente através do menu Arquivo > Log > Auditoria > Consulta. 5.Group Reports Novo filtro na visão de contas a pagar Com esta versão do Condomínio21 será possível verificar a quantidade de despesas lançadas em um determinado período, utilizando um novo campo acrescentado na visão de Contas a Pagar do Group Reports. Este campo, identificado como Quantidade_Lancamentos, combinado aos já existentes na consulta, irá permitir às administradoras um controle mais detalhado das despesas, podendo ser usado para prestação de contas, anexo de demonstrativos, entre outras apresentações que se fazem necessárias no âmbito condominial. o Como fazer: a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports e clique sobre a visão de Contas a Pagar. 21

22 b) Observe que o filtro Quantidade_Lancamentos passou a integrar a consulta de contas a pagar e o valor exibido irá depender dos demais filtros selecionados. 22

23 Exemplo: Consulta da quantidade de despesas lançadas no mês de referência 01/2015, para o Condomínio Modelo. Passos: 1 Informe o mês no campo Mês Referência; 2 Selecione o condomínio desejado; 3 Marque a opção Quantidade_Lancamento; 4 Clique em Filtrar; Observe que no exemplo acima foram lançadas 109 contas a pagar no mês de referência 01/

24 6.Remessa Banco Itaú Alteração na tela de seleção da mensagem CNAB Manual da Versão 36.28/ Para as administradoras que trabalham com banco Itaú, a fim de atender às normas de regulamentação e layout do arquivo de remessa junto ao banco, foi realizado tratamento em relação a algumas posições do arquivo de remessa as quais possuem definições de dados para que sejam exibidos nas mesmas. Para atender tal necessidade, foi realizada uma pequena alteração na tela de seleção da mensagem CNAB (que é levada para o arquivo remessa do banco Itaú) de modo que será possível selecionar uma mensagem especifica para ser apresentada nas posições de Sacador/Avalista do arquivo. Anteriormente, no arquivo remessa o campo Sacador/Avalista ficava em branco e mandava fixo a primeira instrução com o código 93 (quando selecionada a mensagem CNAB no filtro de Dados Gerais) e enviava a instrução de cobrança somente caso existisse dias de protesto cadastrados. A partir de então o sistema irá cercar essas questões com a alteração realizada. Para melhor entendimento, abaixo segue um passo a passo dividido em etapas que abrange todas as questões relatadas nesta apresentação. Etapa 1: Criação da mensagem o Como fazer: a) Acesse o menu Cadastros > Mensagens CNAB; b) Clique no botão Novo para cadastrar uma nova mensagem. c) Digite o nome, o texto da mensagem e no campo Banco selecione o Itaú. d) Clique em Gravar. 24

25 Etapa 2: Seleção da mensagem CNAB o Como fazer: a) Acesse o menu Baixas / Cobrança > Cobrança CNAB e selecione uma conta corrente do banco Itaú. b) Em seguida clique no botão Mensagens. c) Observe que na tela apresentada foi incluída a nova opção Mensagens. d) Clique sobre o binóculo de seleção deste campo e escolha a mensagem CNAB criada para ser exibida no campo de Sacador/Avalista no arquivo de remessa. e) Em seguida, clique em Atualizar. 25

26 Etapa 3: Geração da remessa e seleção da instrução a) Voltando a tela de Geração e Processamento dos Arquivo CNAB selecione a unidade e depois clique no botão Remessa. b) Será exibida a tela de Instruções CNAB na qual foram inseridos os filtros 1ª e 2ª Instrução, conforme imagem abaixo. c) Escolha as instruções que melhor se encaixam na realidade da cobrança da administradora ou do condomínio e clique em Ok. 26

27 d) Após este processo o arquivo de remessa terá os dados das instruções e da mensagem, nas posições determinadas no Layout de cobrança do banco Itaú. Descrição dos filtros: 1ª Instrução: Serão exibidas três opções disponíveis neste filtro que irão diferenciar a localização da mensagem no arquivo de remessa, são elas: o 00 Não há instruções o 93 Mensagens nos boletos com 30 posições o 94 Mensagens nos boletos com 40 posições i. Caso a 1ª instrução escolhida seja 00 a mensagem CNAB escolhida na etapa anterior não será levada para o arquivo. ii. Caso a 1ª instrução escolhida seja 93 no arquivo de remessa será apresentado esta numeração (93) nas posições 157 a 158 e a mensagem CNAB nas posições 352 a 381. iii. Já se a 1ª instrução estiver com a escolha 94 no arquivo de remessa será apresentado esta numeração (94) nas posições 157 a 158 e a mensagem nas posições 352 a ª Instrução: Neste filtro são exibidas todas as opções para a segunda instrução que são referentes a cobrança, ou seja, aos boletos enviados para remessa, esta instrução diz respeito aos dias de devolução e protesto do título. Importante: o A escolha de uma nova opção que leve dados para o arquivo de remessa deve sempre primeiramente ser alinhada com o banco, para que assim quaisquer contratempos sejam evitados. 7.Inclusão do número da unidade e condomínio em boletos de 2ª via por Foram incluídas informações relevantes na ficha de compensação dos boletos de segunda via solicitados através do site Comunidades21 Online. O número da unidade referente ao sacado do título e o nome resumido do condomínio passam também a ser exibidos no corpo boleto. o Apresentação da ficha de compensação: a) Após solicitar a segunda via do boleto através do Comunidades21 o condômino irá visualizar o boleto já com os novos dados, conforme imagem abaixo: 27

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29 Lista de FIX Ajuste realizado para que a correção monetária do índice IGP-M quando utilizado o arredondamento de duas casas decimais, seja calculado de forma correta. Realizado tratamento na exclusão de lançamentos de contas a receber, para que esta ação seja realizada somente com lançamentos que possuam o mês de referência em aberto. Tratamento de advertência apresentada ao baixar contas a receber com juros. Ajuste realizado para que o filtro Considerar Situação na Época presente na tela de emissão de balancetes fique por padrão desmarcado. Tratamento realizado para que o identificador de acesso ao Comunidades21 Online seja apresentado por completo nos boletos, quando os formatos utilizados forem B e B Frente e Verso. Realizado ajuste na linha de separação das colunas dos balancetes apresentados nos boletos com os formatos EM Frente e Verso da Group Print para que esta não sobreponha os percentuais exibidos. Ajuste na apresentação das contas virtuais apresentadas na baixa de contas a pagar pelo Modo Baixa para que contas encerradas não sejam visualizadas. Realizado ajuste para que o valor do honorário embutido no acordo não seja cortado ao exportar o relatório para PDF. Tratamento de advertência apresentada ao acessar a tela de integração com o Group Folha quando o usuário possuir espaço na descrição de seu login. Ajuste realizado no relatório Comparativo de Receitas e Despesas para que o valor correto seja exibido no campo Superávit/Déficit sendo este negativo ou positivo. Ajuste realizado para que em balancetes não sejam apresentados registros mais de uma vez quando a opção Descrição estiver marcada. Tratamento realizado nas cartas de cobranças no modelo Boleto para a Caixa Econômica Federal, para que a linha digitável não possua divergências se comparada ao boleto referente a mesma. Tratamento para considerar o código 3333 das posições 21 a 24 da linha digitável, apenas se o banco utilizado for Sicoob, evitando inconsistências quando o código cedente possuir em sua numeração Ajuste na validação do tamanho do código cedente para o banco Santander quando a opção Utilizar 033 estiver marcada ou não e ainda se o código utilizado for o do Banespa (353). Realizado ajuste no balancete com formato Gerencial para que o saldo anterior apresentado seja coerente com os filtros utilizados. Tratamento realizado para que as inadimplências apresentadas em balancetes também considerem as baixas parciais. 29

30 Evoluções do Condomínio 21 Versão Funcionalidades 36.24/ Novo processo de cobrança para o Banco Sicoob com correspondente Bradesco Nova funcionalidade de baixas em Contas Virtuais associadas a Centros de Custo 36.03/ Nova funcionalidade de envio de boletos por em PDF com senha Novo processo de envio de cartas de cobranças por Atualização da nomenclatura de arquivos remessa do Banco Sicredi Atualização da nomenclatura dos campos da ficha de compensação dos boletos da Caixa Econômica Federal nos formatos A e C 35.88/ Criação de novo campo de mesclagem para as mensagens de cobrança Novo parâmetro de disponibilização de boletos de 2ª via para o Comunidades21 Online Manutenção do nosso número em boletos baixados parcialmente Inclusão de novos filtros para melhoria na identificação da inadimplência em Boletos, Balancetes e na Publicação em lote Parâmetros Contas Originais e Contas Atuais Novo processo de autorização de pagamentos de despesas por alçada 35.75/ Ajustes no processo de Homologação Carteira 112 Banco Itaú Melhoria na alteração de Lançamento Rápido Novo combo Conta Corrente Melhoria no processo de emissão de Balancete - novo parâmetro considerar situação dos acordos na época Alteração no processo de arrecadação de Impostos - CSLL, PIS e COFINS 35.74/ Novo Filtro data de liquidação e data de pagamento no Relatório Sintético de Conta Corrente 35.71/ Alteração da nomenclatura no campo pagador/avalista do boleto laser para o banco SICCOB. Novo modelo de Relatório de Acordo. Novo modelo de Relatório de Inadimplência / Alterações em leiautes de telas da Segunda via de Boletos Automático Inclusão de nova opção para cadastrar Contratos de pessoas relacionadas ás unidades Novas opções de exclusão para Cidade e Estado Novo Modelo de Relatório de Contas a Receber por Unidade 35.46/ Melhoria no processo de emissão de boletos, cartas de cobranças e comunicados Group Print. Ajuste no processo de emissão de cartas de cobranças definidas como sub judice. Plano de Contas Global / Melhoria no processo de emissão de balancete - novo parâmetro Considerar situação das contas na época. Melhoria no processo de geração do arquivo Remessa Envio de Multas Caixa Econômica Federal. 30

31 35.46/ Melhoria no processo de emissão de boletos, cartas de cobranças e comunicados Group Print. Ajuste no processo de emissão de cartas de cobranças definidas como sub judice Plano de Contas Global / Melhoria no processo de emissão de balancete - novo parâmetro Considerar situação das contas na época. Melhoria no processo de geração do arquivo Remessa Envio de Multas Caixa Econômica Federal / Melhoria no processo de exportação de lançamentos ao Group Contábil Novo parâmetro Desconsiderar contas zerados ou negativas no Menu Arquivo > Integrações. Melhoria processo de Cobrança de Contas a Receber - novo parâmetro Bloquear lançamento para pessoas não vinculadas à unidade / Não houve Novidades na Versão 35.08/ do Sistema Condomínio /2.5e.10 Melhoria no tratamento de definição de faixa numérica dos boletos no processo de cobrança. Melhorias Segunda via de boleto automática novos parâmetros Publicar 2ª via de boletos de acordo e Prazo para solicitação da 2ª via do boleto com correção / Relatório de Baixa de Receitas Novo parâmetro Exibir nome proprietário/locatário/cliente. Melhoria no cadastro de Conta Corrente - novo filtro Cobrança com Código do Cedente. Melhoria na alteração de Lançamento de Contas a Receber Novo botão Alterar em Lote / DIRF 2015 novo parâmetro Identificador do Layout e adequação ao novo layout para geração da DIRF / Novo parâmetro em relatório de acordos Mostrar data de pagamento para acordo de acordo. Relatório de Benchmarking* novo filtro código por grupo e melhorias para ordenação de itens. Banco SICOOB - tratamento campo Tipo Distribuição no arquivo de Remessa / Novo filtro na tela de emissão de balancete Não exibir resumo financeiro Importação de Unidades e Pessoas Nova forma de realizar lançamentos de Impostos 31