PROCESSO GERIR DESENVOLVIMENTO TÉCNICO DE RECURSOS HUMANOS IN COMPANY

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1 PROCESSO GERIR DESENVOLVIMENTO TÉCNICO DE RECURSOS HUMANOS IN COMPANY REVISÃO: 01 PROCESSO: DATA: 11/05/2016

2 Elaboração Suzimar Delaroli Ribas/DGP/DIAP Colaboração Aline Vieira de Albuquerque/NFC/DFP Aroldo Ricardo da Silva/DGP/DIAP Dirlene da Silva Ferreira/NESP/DIAP Fabio Tome de Oliveira/DGP/DIAP Monica Pernet Pacheco/NFC/DFP Silvia Regina de Oliveira Palhano/NFC/DFP Viviane Duarte De Almeida/NESP/DIAP Aprovação Barbara Cristina dos Santos Carvalho/DGP/DIAP 1 Objetivo Aperfeiçoar e atualizar os servidores do, com base nas Diretrizes Gerais e Estratégicas da Instituição, visando possibilitar-lhes o melhor desempenho em suas funções e desenvoltura junto as ações de bem-estar social do Sesc. 2 Abrangência Este processo se aplica à todos os funcionários do e Escola Sesc 3 Siglas, Abreviaturas e Terminologias GAD Grupo de Análise de Despesas; GAP Grupo de Administração Predial GOOGLE DOC Pacote de aplicativos do Google que funciona totalmente on-line diretamente no browser; LOTUS NOTES Ferramenta IBM; PAF Pedido ao Fornecedor RCMS Requisição de Compras, Materiais e Serviços; RH Recursos Humanos; RM LABORE Ferramenta da TOTVS; SESC Serviço Social do Comércio; SGM Sistema de Gestão de Materiais STV Solicitação para Transferência de Valores e/ou Pagamentos 4 Documentos de referência Não há documentos de referências. Página 2 de 7

3 5 Papéis e atribuições Papel Gestor do RH Gestor do Requisitante Requisitante (Chefes, Coordenador, Gerentes e Diretor) Célula de Desenvolvimento e Treinamento Departamento de Atribuição Analisar, requerer ajustes e aprovar as solicitações de capacitação; Distribuir as demandas junto a Célula de Desenvolvimento e Treinamento; Encaminhar processo para aprovação superior Aprovar STV para pagamento de buffet, se necessário e Analisar relatório conclusivo da capacitação. Analisar, requerer ajustes e aprovar as solicitações de capacitação Preencher Formulário de Capacitação In Company; Reunir-se com a Célula de Desenvolvimento e Treinamento para ajustes da solicitação; Emitir parecer quanto à escolha da instituição para prestação do serviço e Analisar relatório conclusivo da capacitação e preencher formulário.de avaliação Analisar a solicitação, realizar contato com o Requisitante para ajustes de conteúdo; Emitir RCMS com dados das instituições possíveis; Receber o processo do Setor de Compras e encaminhar ao Requisitante para parecer; Consolidar todas as informações de despesas, instituição, estrutura, lanche, material didático, para emitir o GAD; Informar ao Requisitante a aprovação via Informe/Aprovação e/ou e- mail; Encaminhar o processo com a escolha da instituição à Departamento de Administração de Operações e Processos; Confirmar as contratações e acordos após recebimento do PAF; Planejar o início da capacitação com o Requisitante; Acompanhar a realização da capacitação; Ao término da capacitação, aplicar avaliação de curso aos participantes; Preparar STV para o financeiro, caso necessário pagamento de buffet Consolidar as informações e preparar relatório conclusivo e de prestação de contas; Finalizar processo e arquivar documentação. Alimentar os dados na planilha de Cursos Gerenciar o processo de compras e Página 3 de 7

4 Administração de Operações e Processos Contratar a Instituição. 6 Descrição das atividades Processo Gerir Desenvolvimento Técnico de Recursos humanos In company 1. O Requisitante identifica a necessidade da capacitação, se reúne com a Célula de Desenvolvimento e Treinamento para ajustes de conteúdo, preenche Formulário Capacitação In Company (Painel Sesc RH Desenvolvimento e Treinamento) com a descrição da capacitação e encaminha o processo ao Gestor imediato. 2. O Gestor do Requisitante verifica a conformidade técnica da capacitação e encaminha o processo ao Gestor do RH. 3. O Gestor do RH analisa a conformidade técnica e analisa: se precisar de complementação de informações ou se não for aprovado, o processo é devolvido ao Requisitante; se Aprova, distribui a demanda para a Célula de Desenvolvimento e Treinamento. Prazo previsto para execução da atividade: 1 dia; 4. O Requisitante recebe do Gestor do RH, ajusta as necessidades e repete a ação 1 ou cancela a solicitação. 5. O Gestor de RH distribui o processo para a Célula de Desenvolvimento e Treinamento dar continuidade ao processo. Prazo previsto para execução da atividade: 1 dia; 6. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento consolida as informações constantes no processo, realiza contato com o requisitante para acerto de detalhes e elabora a RCMS, no SGM (manual do Requisitante Processo de Compras). Prazo previsto para execução da atividade: 2 dias; 7. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento contata as instituições e elabora RCMS no SGM, conforme documento: manual do requisitante (processo de compras), ressaltando que o traslado do prestador deverá estar incluído no valor do serviço e encaminha eletronicamente ao Gestor de RH. Prazo previsto para execução da atividade: mesmo dia da atividade 6; 8. O Gestor de RH recebe eletronicamente a RCMS e encaminha o Departamento de Administração de Operações e Processos; 9. O Setor de Compras recebe a RCMS eletronicamente do Gestor do RH e executa o processo de compras. Página 4 de 7

5 10. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento recebe fisicamente o processo do Setor de Compras com um Memorando (aplicação Lotus Notes) criado por eles, que passará a regular o processo, constando os fornecedores possíveis para a prestação do serviço e encaminha ao Requisitante. Prazo previsto para execução da atividade: 1 dia; 11. O Requisitante recebe o processo, emite parecer quanto à instituição selecionada para prestação do serviço e verifica se cancela o processo ou aprova encaminhando ao seu Gestor. 12. O Gestor do Requisitante recebe, valida e encaminha para o Gestor do RH. 13. O Gestor do RH recebe o processo e devolve a Célula de Desenvolvimento e Treinamento. Prazo previsto para execução da atividade: 1 dia; 14. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento consolida as informações, utilizando o mesmo Memorando criado por Compras na etapa 9, executa o levantamento de despesas, contata via e- mail o Núcleo de Formação Continuada para pré-agendamento das datas da sala a ser utilizada, contata via o Setor de Mídia e Tecnologia, caso seja necessária a gravação da capacitação, levanta necessidade do material didático, contata via o restaurante para acerto do valor do coffee break, que excepcionalmente, poderá ser contratado serviço de buffet externo que será pago na atividade 23 (informando ao buffet que será necessário emitir NF de serviço e NF de produto, com data ajustada para o pagamento) e verifica necessidade de almoço dentro do DN para o prestador. Prazo previsto para execução da atividade: 2 dias; 15. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento elabora o Formulário GAD (C: Word Novos Meus Modelos) com a previsão de todas as despesas, incluindo almoço no DN se for o caso - Gerir processo de aprovação de despesa (sub processo). Prazo previsto para execução da atividade: 1 dia; 16. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento emite o Informa Aprovação (ferramenta do Lotus Notes) (anexo 3) ao requisitante. Prazo previsto para execução da atividade: mesmo dia da atividade 17; 17. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento alimenta a planilha de controle de curso e concomitantemente, devolve o processo ao Setor de Compras para dar continuidade ao processo de contratação. Prazo previsto para execução da atividade: 1 dia; 18. O Departamento de Administração de Operações e Processos recebe o processo da Célula de Desenvolvimento e Treinamento e contrata a instituição. Página 5 de 7

6 19. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento recebe o PAF (processo de Compras) do Departamento de Administração de Operações e Processos; contrata via o coffee break do Restaurante, se houve necessidade; contata via telefone/ o buffet externo para confirmação do serviço; comunica via ao Departamento de Administração de Operações e Processos a entrada dos prestadores informando nome completo, período e a descrição do veículo com placa; envia a Tesouraria com cópia do GAD aprovado para autorizar o débito de almoço no crachá do prestador se necessário; contata via se necessário, o Setor de Mídia e Tecnologia para confirmação da gravação; cria formulário de Avaliação do Curso na ferramenta Google Doc e efetua pedido via RDM do material didático se necessário. Prazo previsto para execução da atividade: 2 dias; 20. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento realiza reunião para planejar as aulas junto ao Requisitante, contata via telefone/ a instituição para definição de datas, confirma com o Núcleo de Formação Continuada via o agendamento da sala, elabora lista de presença. Prazo previsto para execução da atividade: mesmos dias da atividade 21; 21. Iniciado o curso, a Célula de Desenvolvimento e Treinamento acompanha presencialmente, recepcionando os participantes e prestadores; arruma o material didático na sala; carrega na Tesouraria os crachás de entrada dos prestadores com o valor das refeições; colhe assinatura de presença dos participantes; informa aos participantes que receberão declaração de participação da instituição, fisicamente ou via , ou que receberão, via , declaração confeccionada pela Célula, mediante solicitação via ; e contata via telefone o Restaurante para confirmação da entrega dos coffee breaks. Prazo previsto para execução da atividade: durante todo o curso; 22. Ao término da capacitação, a Célula de Desenvolvimento e Treinamento enviará com o link do Formulário de Reação - ferramenta Google Doc para avaliação por parte dos participantes, constando o prazo para devolução. Prazo previsto para execução da atividade: no mesmo do dia do término do curso; 23. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento verifica necessidade de emissão de STV (ferramenta do Lotus Notes) para pagamento do buffet externo, sendo necessário, encaminha eletronicamente para o Gestor do RH. Prazo previsto para execução da atividade: 1 dia; 24. O Gestor do RH recebe eletronicamente a STV aprova que segue para o Financeiro; 25. O Setor Financeiro recebe o formulário eletrônico STV, executa o pagamento e informa, via e- mail, a confirmação de pagamento para a Célula de Desenvolvimento e Treinamento. 26. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento consolidará as avaliações preenchidas pelos participantes, verificará a frequência dos participantes, prepara relatório final, encaminha link do Formulário de Avaliação GoogleDoc( 1E2qraE/viewform) que deverá ser preenchido pelo Requisitante com prazo para devolução, Página 6 de 7

7 presta conta dos valores exatos gastos e encaminha tudo para o Gestor do RH. Prazo previsto para execução da atividade: 3 dias; 27. O Gestor do RH analisa o relatório e encaminha ao Requisitante para seu conhecimento do curso. Prazo previsto para execução da atividade: 1 dia; 28. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento prepara ou recebe física/eletronicamente da Instituição prestadora as Declarações de Participação na capacitação que serão entregues fisicamente ou via aos participantes. Se for ser preparada pela Célula Declaração de Participação \\vm-s103\usuarios\dgp, será emitida de acordo com a lista de presença e conforme solicitação do participante. Prazo previsto para execução da atividade: 2 dias; 29. O Requisitante preenche eletronicamente o Formulário de Avaliação e devolve a Célula de Desenvolvimento e Treinamento. 30. A Célula de Desenvolvimento e Treinamento finaliza o processo e arquiva fisicamente a documentação. Prazo previsto para execução da atividade: 1 dia; 7 Formulários _GERIRDESENVOLVIMENTOTECNICORH_FORMULARIOSOLICITACAO_INCOMPAN Y_ITP_01 8 Instruções de trabalho Instrução de trabalho para preenchimento do formulário de solicitação de capacitação: Manual do requisitante (processo de compras); 9 Anexos _GERIRDESENVOLVIMENTOTECNICORH INCOMPANY_PRC_01 - Fluxograma Página 7 de 7