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1 MUSEO SOFTWARE DE GESTÃO DE PATRIMÓNIO E MUSEU Características e requisitos técnicos WHITE PAPER SERIES

2 Sobre o documento Identificador WP Aprovado por Luís Miguel Ferros Aprovado em Classificação Público Distribuição N/A Revisões # Data Autor Alterações Luís Miguel Ferros Documento inicial Miguel Ferreira Revisão geral Miguel Ferreira Atualizações pontuais Miguel Ferreira Correção de uma frase mal construída Luís Miguel Ferros Revisão para contemplar as funcionalidades da versão 1.4 do MUSEO Sara Guimarães Revisão geral Miguel Ferreira Revisão geral Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 2/18

3 SUMÁRIO EXECUTIVO Este documento tem como objetivo descrever as características, funcionalidades e principais vantagens do software MUSEO - Software de gestão de património museológico. O documento apresenta também os requisitos técnicos necessários à sua correta instalação e operação. KEEP SOLUTIONS, LDA 2015 Todos os direitos reservados A informação presente nesta publicação é considerada correta à data da sua publicação. Esta informação é suscetível de alteração sem qualquer notificação. A INFORMAÇÃO PRESENTE NESTA PUBLICAÇÃO É DISTRIBUIDA PELA KEEP SOLUTIONS "NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRA" SEM QUALQUER GARANTIA ASSOCIADA, INCLUINDO GARANTIAS ASSOCIADAS A COMÉRCIO DE PRODUTOS OU DECLARAÇÃO DE ADEQUABILIDADE A DETERMINADO FIM OU OBJECTIVO. EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA PODERÁ A KEEP SOLUTIONS SER CONSIDERADA RESPONSÁVEL POR QUAISQUER DANOS QUE RESULTEM DA UTILIZAÇÃO DIRECTA, INDIRECTA, ACIDENTAL, ESPECIAL OU DEMONSTRATIVA DESTA INFORMAÇÃO (INCLUINDO, MAS NÃO LIMITADO A, PERDAS DE DADOS, LUCROS, FALÊNCIA, INDEVIDA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS OU NEGLIGÊNCIA), AINDA QUE O LICENCIANTE TENHA SIDO AVISADO DA POSSIBILIDADE DA OCORRÊNCIA DE TAIS DANOS. Todas as marcas referenciadas neste documento são propriedade exclusiva dos seus detentores. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 3/18

4 DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO O MUSEO é um software de gestão de património museológico desenvolvido especificamente para a gestão de coleções e inventariação de objetos culturais, independentemente da sua tipologia - material ou imaterial. O software é composto essencialmente por dois módulos: MUSEO Manager Interface de gestão das coleções, apenas disponível ao staff do museu. MUSEO Community Interface de disponibilização do inventário em-linha ao público em geral. A gestão do inventário e respetivas coleções é feita segundo a norma CIDOC-CRM, no entanto, este software poderá ser configurado para responder às necessidades específicas de cada instituição. Isto significa que o seu modelo de dados e respetivas estruturas semânticas de inventariação podem ser modificadas para satisfazer as necessidades particulares de cada museu. Por exemplo, a criação de novos campos de descrição, a remoção de campos desnecessários, a definição de relações com outras entidades semânticas ou a gestão de vocabulários controlados são ações que podem ser realizadas a partir da interface de administração do software. Por ser altamente configurável, adapta-se com extrema rapidez e facilidade aos requisitos de qualquer instituição, refletindo em tempo real as suas necessidades e exigências. É também uma solução simples e intuitiva. O software promove o desempenho dos utilizadores, uma vez que a 90% das operações disponíveis estão à distância de um clique. Os formulários de introdução de dados foram também desenhados para maximizar o desempenho dos utilizadores. Estes estão dispostos num único painel evitando a necessidade de abrir um número infindável de abas. O MUSEO privilegia a disponibilização/publicação do inventário na Internet permitindo a um museu desenvolver uma das suas funções mais importantes comunicar com o seu público. Publicar o inventário em-linha é uma operação tão simples como clicar num botão. A navegação é simples e amigável, dando especial destaque à apresentação de metadados e versões digitais das peças do museu através de visualizadores multimédia para os diversos formatos (imagem, áudio, vídeo, texto, etc.). Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 4/18

5 O MUSEO é assim a ferramenta ideal para inventariar, gerir e disponibilizar informação sobre as suas peças, rapidamente, sem inconvenientes. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 5/18

6 SCREENSHOTS MÓDULO COMMUNITY Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 6/18

7 Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 7/18

8 MÓDULO MANAGER Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 8/18

9 Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 9/18

10 VANTAGENS SUPORTE PARA VÁRIOS MUSEUS O MUSEO permite a gestão de várias entidades museológicas numa mesma instância aplicacional do software. Assim, uma entidade que tutela um conjunto de museus (e.g. um município) apenas necessita de adquirir uma licença do software, permitindo uma gestão centralizada de toda a informação, mas simultaneamente a segregação da informação de cada instituição. O sistema gere eficazmente números de inventário independentes, por museu. Por permitir o trabalho colaborativo, dispõe também de um sistema de permissões que permite gerir o acesso à informação e certas funcionalidades. Também dispõe de ajuda contextual ao nível da inventariação para que todos os utilizadores sigam as regras definidas. ALTAMENTE CONFIGURÁVEL O MUSEO vem pré-configurado com a norma CIDOC-CRM para gestão de coleções museológicas. Contudo, para responder às especificidades de cada instituição, o software permite a adaptação dos formulários de introdução de dados, bem como a criação de novas entidades semânticas para descrever novos tipos de peças, documentos, entidades, pessoas, etc. Tal adaptação passa pela criação de novos tipos de registos de descrição, definição de campos de informação, gestão de vocabulários controlados, estabelecimento de relações entre registos, etc. Adicionalmente, o sistema permite definir para cada campo de informação o seu tipo (e.g. número, linha de texto, data, vocabulário controlado, etc.), se é apenas de leitura, se é obrigatório, se é visível no módulo Community, entre outras opções de configuração. O MUSEO dispõe também de opções de configuração avançadas para permitir a extração e preenchimento automático de campos de metainformação (e.g. título, datas, autores) a partir dos ficheiros anexados à descrição. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 10/18

11 SUPORTE PARA REPRESENTAÇÕES DIGITAIS O MUSEO permite anexar representações digitais das peças inventariadas facilitando, assim, a sua identificação e permitindo a criação de inventários em linha de forma simples e rápida. O sistema possui visualizadores integrados para vários tipos de representações digitais, e.g. vídeo, áudio, imagem, PDF, etc. Devido a esta capacidade, o sistema pode também ser utilizado para publicar outros materiais relacionados com as peças do museu. Por exemplo, o MUSEO permite a publicação de registos bibliográficos, e-books, teses, etc. e estabelecer relações entre estes documentos e as respetivas peças do museu. Ao navegar na informação, os utilizadores poderão consultar informação sobre a peça, ver fotos ou reportagens sobre a mesma, e consultar documentação escrita sobre o respetivo objeto. DESIGN ATRAENTE E ATUAL Tanto o módulo Manager como o módulo Community são 100% baseados em tecnologias Web. Ambos são de utilização simples e intuitiva, respondendo cada um de forma adequada ao seu contexto de atuação. No Manager, módulo onde se regista e edita informação de inventariação, privilegia-se a usabilidade de modo a facilitar o trabalho diário dos técnicos de museu. O módulo Community visa aproximar o património (material ou imaterial) ao público em geral através das suas interfaces de pesquisa, navegação e com recurso a visualizadores multimédia, para que a visita virtual se aproxime o máximo possível a uma visita presencial. Este módulo facilita a navegação na informação a utilizadores que não conhecem o inventário, na medida em que se poderá recuperar informação a partir das tipologias e classificações dos registos, apresentadas logo ao nível da página de entrada. Investigadores externos terão, assim, uma ferramenta fundamental de trabalho, pois numa única interface poderão consultar o inventário global do museu, publicações relacionadas, informação adicional sobre a sua autoria, entre outros. CUSTOS REDUZIDOS DE APROVISIONAMENTO O MUSEO não necessita de um sistema de gestão de base de dados para gerir a sua informação. Isso diminui a complexidade do sistema e reduz os custos de licenciamento. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 11/18

12 Adicionalmente, o MUSEO opera sobre um sistema operativo open-source, i.e. Linux. Isto permite uma redução de custos ao nível da infraestrutura de suporte ao software diminuindo os encargos do cliente tanto no momento da instalação como durante a manutenção e operação do sistema. PUBLICAÇÃO SIMPLES E IMEDIATA NA INTERNET A informação considerada pública poderá ser disponibilizada na Internet de forma simples a partir do módulo Manager. Esta operação está à distância de um clique, ficando a informação imediatamente disponível no módulo Community para o público em geral. A publicação de conteúdos na Internet é fácil e flexível. O sistema permite selecionar os registos de inventário que se pretendem publicar na Internet, assim como os ficheiros associados. Por exemplo, é possível publicar na Internet um registo de inventário e não publicar alguns dos ficheiros associados. O módulo Community visa, assim, responder a um dos principais objetivos da missão das instituições responsáveis pela salvaguarda de património a divulgação do património museológico. AUDITORIA E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Todas as alterações realizadas ao inventário são guardadas para posterior revisão ou recuperação. Este mecanismo de versionamento permite, caso necessário, auditar o sistema de forma a consultar quais as alterações realizadas ao inventário, quando foram realizadas, e quem as realizou (i.e. auditorias ao sistema). O sistema é também imune a eliminações acidentais de informação, uma vez que todos os registos eliminados são colocados numa área de reciclagem, podendo ser posteriormente recuperados, caso necessário. A um nível mais físico, o sistema garante a segurança da informação através da redundância (sistema em RAID) e backups. INTEROPERÁVEL O MUSEO implementa diversos protocolos e serviços de comunicação (e.g. OAI-PMH, SRU, SRW), o que o torna compatível com aplicações desenvolvidas por terceiros, quer estas sejam portais agregadores de conteúdos (e.g. Europena, Repositório Nacional de Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 12/18

13 Objetos Digitais, Portal Português de Arquivos), quer sejam sistemas de workflow que possam existir na organização. Os portais agregadores de conteúdos permitem a pesquisa e consulta, a partir de um único ponto de acesso, de informação disponibilizada pelas entidades aderentes a essa rede/portal. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 13/18

14 CARACTERÍSTICAS O software MUSEO é constituído por vários módulos funcionais, os quais permitem ajustar a solução à medida do cliente segundo as suas necessidades. MUSEO MANAGER O módulo Manager é utilizado pelos técnicos do museu e disponibiliza funcionalidades avançadas de registo, edição, pesquisa e recuperação de registos. Nele poderão realizar a gestão das coleções e a inventariação das peças de museu. O módulo Manager foi concebido e desenvolvido tendo em consideração questões fundamentais como a usabilidade e a ergonomia. 90% das operações estão à distância de um clique e a informação está disposta num único formulário de recolha de dados de acordo com uma disposição de fácil compreensão. Adicionalmente, o sistema disponibiliza um conjunto de filtros que permitem a selecionar rapidamente a informação desejada (registos favoritos, registos eliminados, registos públicos, registos partilhados comigo, etc.). O utilizador é apoiado pelo sistema durante a criação e edição de registos de informação, na medida em que é alertado para o preenchimento de campos obrigatórios, possibilitando também a consulta de textos de ajuda no preenchimento da informação. O módulo Manager disponibiliza também operações que permitem a definição de novos tipos de registos, a definição dos campos de informação associados a cada tipo de registo, a criação e gestão de vocabulários controlados, a criação de relações entre entidades semânticas, entre outras operações. O acesso ao módulo Manager obriga à utilização de credenciais de acesso. O registo e gestão de utilizadores também está disponível neste módulo e acessível aos utilizadores com perfil de administrador. Sendo um módulo 100% Web, poderá aceder-se a ele a partir de qualquer lugar, recorrendo apenas a um browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari ou outro) com acesso à Internet. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 14/18

15 É também a partir deste módulo que se podem consultar relatórios e estatísticas de utilização do sistema, imprimir registos, exportar informação, entre outras funcionalidades. MUSEO COMMUNITY O módulo Community cumpre a função de portal público, permitindo a um utilizador não autenticado pesquisar e consultar o inventário do museu. Estas interfaces podem ser completamente configuradas de forma a refletirem a identidade gráfica da instituição. Este módulo foi concebido e desenvolvido tendo como principal preocupação a facilidade de utilização da pesquisa, navegação e a precisão na recuperação de informação. Disponibiliza uma pesquisa básica e uma pesquisa avançada para consultas mais refinadas e seletivas. Houve também a preocupação de atender aos utilizadores que se dirigem ao portal pela primeira vez. O portal facilita o reconhecimento imediato do conteúdo do inventário, na medida em que é possível navegar na informação a partir da sua tipologia e classificações atribuídas. À medida que se vai navegando nos registos, são apresentadas hiperligações para outros registos relacionados. No contexto dos museus tem-se vindo a verificar, cada vez mais, uma grande tendência para a digitalização das suas coleções (fotografia, vídeo, ou outros formatos). Um dos principais objetivos deste processo é a disponibilização da informação de forma a facilitar a sua consulta e acesso. O software MUSEO segue esta tendência e disponibiliza, de forma integrada, um conjunto de visualizadores multimédia para que a consulta de representações digitais nos vários formatos de imagem, áudio, vídeo e texto seja possível. O MUSEO tem a capacidade de indexar o conteúdo textual dos documentos, pelo que as pesquisas realizadas neste módulo devolvem também os registos com ficheiros em anexo que contenham no seu conteúdo os termos utilizados na pesquisa. MUSEO CORE O módulo Core é o coração do sistema e é responsável por mediar todas as operações entre as interfaces gráficas e a camada de dados. O Core não possui interface gráfica, estando apenas acessível através da sua API pública. Esta API é suportada por um protocolo seguro HTTP/SSL e é ideal para realizar integrações Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 15/18

16 com sistemas externos, tais como aplicações móveis, sistemas de gestão documental, arquivos correntes, etc. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 16/18

17 REQUISITOS TÉCNICOS O software MUSEO pode ser instalado num servidor com as seguintes características. Hardware Atributo CPU Dual Core 2.0 GHz 4 GB RAM 100GB 1 Valor Sistema operativo Kernel Ubuntu Server 9.10 x64 ou equivalente Linux server x86_64 Servidor aplicacional Apache Tomcat 6.x Servidor MTA Postfix 2.6.x Software cliente Qualquer Browser Web de última geração, e.g. Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari Tabela 1 Características técnicas do servidor. 1 O espaço de armazenamento deverá ser dimensionado de acordo com o volume de informação existente e/ou previsões de crescimento. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 17/18

18 KEEP SOLUTIONS A KEEP SOLUTIONS é uma empresa que tem como missão a prestação de serviços avançados na área da gestão e preservação de informação. A empresa iniciou a sua atividade em 2008 tendo adquirido o estatuto de spin-off académica da Universidade do Minho por se tratar de uma iniciativa que mantém laços chegados a centros de investigação ou departamentos desta universidade. A KEEP SOLUTIONS providencia um conjunto alargado de produtos e serviços de suporte à criação de arquivos, bibliotecas e museus. Os seus principais serviços consistem no desenvolvimento e implementação de sistemas de gestão de informação, consultoria, investigação e formação. Os seus principais clientes localizam-se principalmente no setor público e educacional, e.g. ministérios, arquivos, museus, instituições militares, governo local, instituições académicas e fundações. Tendo nascido de uma plataforma de I&D, a KEEP SOLUTIONS permanece ativa na produção de conhecimento científico tendo vindo a colaborar em projetos de investigação com instituições nacionais e internacionais como a Universidade Técnica de Viena, o Austrian Institute of Technology, a Microsoft Research, a Universidade Técnica de Berlin, a Universidade de Manchester, a Universidade Pierre and Marie Curie, a British Library, a Biblioteca Nacional da Áustria, a Biblioteca Nacional da Dinamarca, os Arquivos Nacionais Portugueses, entre outras. Endereço Web Telefone Fax Correio-electrónico Orçamentos Morada KEEP SOLUTIONS, LDA. Rua Rosalvo de Almeida, nº Braga, Portugal NIPC Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 18/18

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