KOHA GESTÃO INTEGRADA DE. Características e requisitos técnicos BIBLIOTECAS WHITE PAPER SERIES

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1 KOHA GESTÃO INTEGRADA DE BIBLIOTECAS Características e requisitos técnicos WHITE PAPER SERIES

2 Sobre o documento Identificador WP11105 Autor Miguel Ferreira Contribuição Luís Miguel Ferros Distribuição Público Aprovação Revisão Data Aprovado por Alterações Luís Miguel Ferros Documento original Luís Miguel Ferros Documento revisto Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 2/16

3 SUMÁRIO EXECUTIVO Este documento tem como objectivo descrever as principais características e funcionalidades do software Koha Gestão integrada de bibliotecas, bem como os requisitos técnicos necessários à sua correta instalação. KEEP SOLUTIONS, LDA 2012 Todos os direitos reservados A informação presente nesta publicação é considerada correta à data da sua publicação. Esta informação é susceptível de alteração sem qualquer notificação. A INFORMAÇÃO PRESENTE NESTA PUBLICAÇÃO É DISTRIBUIDA PELA KEEP SOLUTIONS "NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRA" SEM QUALQUER GARANTIA ASSOCIADA, INCLUINDO GARANTIAS ASSOCIADAS A COMÉRCIO DE PRODUTOS OU DECLARAÇÃO DE ADEQUABILIDADE A DETERMINADO FIM OU OBJECTIVO. EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA PODERÁ A KEEP SOLUTIONS SER CONSIDERADA RESPONSÁVEL POR QUAISQUER DANOS QUE RESULTEM DA UTILIZAÇÃO DIRECTA, INDIRECTA, ACIDENTAL, ESPECIAL OU DEMONSTRATIVA DESTA INFORMAÇÃO (INCLUINDO, MAS NÃO LIMITADO A, PERDAS DE DADOS, LUCROS, FALÊNCIA, INDEVIDA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS OU NEGLIGÊNCIA), AINDA QUE O LICENCIANTE TENHA SIDO AVISADO DA POSSIBILIDADE DA OCORRÊNCIA DE TAIS DANOS. Todas as marcas referenciadas neste documento são propriedade exclusiva dos seus detentores. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 3/16

4 DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO Nos dias de hoje, a gestão de bibliotecas e centros de documentação é muito mais do que a disponibilização de um catálogo na Web. Um sistema de gestão de bibliotecas deve permitir promover os seus conteúdos, conhecer os seus utilizadores e disponibilizar serviços que levem a biblioteca até aos seus leitores estendendo-a para além do seu espaço físico. O software Koha é uma solução open-source para gestão integrada de bibliotecas. Este software é composto por vários módulos dando suporte a todas as atividades realizadas no contexto de uma biblioteca: catálogo em-linha (OPAC), catalogação, gestão de autoridades, circulação, gestão de utilizadores, aquisições, periódicos, relatórios, administração e ferramentas. O Koha está traduzido em cerca de 100 idiomas, incluindo o português, e encontra-se implementado em mais de 900 instituições em todo o mundo. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 4/16

5 VANTAGENS SEM CUSTOS DE LICENCIAMENTO O Koha é uma solução de gestão integrada de bibliotecas baseada em software open-source, logo não existem quaisquer custos de licenciamento associados, permitindo, assim, uma redução direta dos custos de operação das instituições. ADAPTÁVEL AOS REQUISITOS DO CLIENTE Tratando-se de um software open-source, esta solução possibilita a realização de adaptações de forma a satisfazer todos os requisitos definidos pelo cliente. Tais adaptações podem ir desde o design de interfaces, até à integração com sistemas já existentes na instituição (e.g. gestão centralizada de utilizadores, sistemas de empréstimo interbibliotecas, sistemas de aquisições, etc.). Trata-se efetivamente de uma solução que se ajusta facilmente aos diferentes contextos organizacionais, desde pequenas a grandes bibliotecas. ALTAMENTE CONFIGURÁVEL Esta solução é altamente parametrizável, na medida em que permite a configuração de todas as interfaces de acordo com a identidade gráfica do cliente, a definição de regras de empréstimo, perfis de utilizadores, tipologias documentais, configuração de etiquetas, cartões de utente, entre outras funcionalidades. O Koha possui ainda suporte para cerca de 100 idiomas, incluindo o português e o inglês. GESTÃO SIMPLIFICADA De forma simples, esta solução possibilita uma gestão do orçamento da biblioteca, gerindo a aquisição de novos títulos, e de assinaturas de periódicos. O sistema suporta ainda a importação e exportação registos bibliográficos e utilizadores, gestão integrada de redes de bibliotecas, configuração de políticas de empréstimo, etc. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 5/16

6 REGISTO DE AUTORIDADES O seu módulo de catalogação permite ao bibliotecário uma gestão fácil e eficiente dos registos de autoridade. O registo de autoridades permite controlar a introdução de autores, editores, assuntos, etc.. INTEROPERÁVEL O Koha oferece interfaces de comunicação baseadas nos protocolos OAI-PMH e Z39.50, possibilitando a integração com outros sistemas de informação (e.g. PORBASE 1 - Base Nacional de Dados Bibliográficos, da responsabilidade da Biblioteca Nacional de Portugal, RETRIEVO 2 portais agregadores de conteúdos e b-on 3 - sistema de pesquisa federada). RELATÓRIOS E ESTATÍSTICAS Esta solução permite a criação e exportação de relatórios que cobrem um vasto conjunto de indicadores e estatísticas. O sistema é acompanhado de um assistente de construção de relatórios que facilita a criação destes por qualquer utilizador não especializado. AMPLAMENTE DISSEMINADO O Koha encontra-se implementado em mais de 900 bibliotecas em todo o mundo. Entre estas estão incluídas bibliotecas públicas, universitárias, comerciais e escolares. A sua elevada utilização incita a uma melhoria contínua das funcionalidades existentes, assim como o desenvolvimento de novas funcionalidades, o que lhe garante uma evolução permanente e segura. COMPATÍVEL COM NORMAS INTERNACIONAIS O Koha é 100% compatível com as normas internacionais mais comuns da área da bibliotecnia e Web 2.0, tais como, Z39.50, MARC21, UNIMARC, ISO 2709, UTF-8 e SIP/NCIP, RSS, tagging, RSS, comentários, etc Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 6/16

7 CARACTERÍSTICAS O Koha é composto por dois módulos funcionais: 1. O módulo de backoffice permite aos profissionais e administradores da biblioteca a gestão e operação de todo o sistema; 2. O módulo de frontoffice (i.e. o OPAC - Online Public Access Catalog) permite aos leitores consultar o catálogo, efetuar reservas e renovações de itens, entre outras operações. MÓDULO DE BACKOFFICE Administração O Koha é um software altamente configurável. No seu painel de administração, o utilizador possui ao seu dispor centenas de opções que lhe permitem ativar ou desativar funcionalidades e definir dezenas de parâmetros de configuração do sistema. Entre estes encontram-se os seguintes: Definir as bibliotecas que irão ser geridas pelo software; Definir os orçamentos disponíveis para novas aquisições; Configurar os tipos de documentos existentes na biblioteca (e.g. livro, mapa, música, DVD, etc.); Definir os tipos de utilizadores (e.g. aluno, docente, colaborador, bibliotecário, administrador, etc.) e quais as permissões associadas; Criar vocabulários controlados para criação de índices toponímicos e estatísticas georreferenciadas de utilização; Definir regras de circulação dos documentos; Definir os estados possíveis para um dado exemplar (e.g. emprestado, em reparação, perdido, etc.); Configurar e gerir os vocabulários controlados que serão utilizados na catalogação; Configurar formulários de catalogação; Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 7/16

8 Definir listas de stop words (termos de pesquisa ignorados por serem demasiado frequentes); Adicionar servidores Z39.50 para importação de registos bibliográficos. Esta opção permite importar registos bibliográficos diretamente da Biblioteca Nacional de Portugal, da Biblioteca do Congresso e outros. Ferramentas O Koha disponibiliza um conjunto de ferramentas especificamente desenhadas para ir de encontro às necessidades do bibliotecário. Entre estas encontram-se as seguintes: Adicionar notícias para apresentação na página principal do OPAC e nas páginas de backoffice; Configurar a impressão de etiquetas com códigos de barras e cartões de leitor; Gerir o calendário para gestão de feriados, férias ou outras necessidades de interrupção do funcionamento da biblioteca; Moderar os comentários e tags introduzidas pelos leitores através do OPAC; Importar e exportar registos bibliográficos, utilizadores e fotografias de utilizadores; Enviar s de notificação de devoluções em atraso; Editar registos em lote. Gestão de leitores O módulo de backoffice permite ao bibliotecário a gestão de utilizadores, nomeadamente registar novos leitores, consultar e editar a informação dos leitores existentes. Após o registo é possível imprimir um cartão de leitor, definir as operações que estarão disponíveis a esse utilizador e consultar a informação associada ao mesmo. Circulação O sistema permite, num único ecrã, efetuar empréstimos, devoluções e reservas. Estas operações são realizadas através de uma interface simples, compatível com qualquer leitor de códigos de barras. A localização de leitores pode realizar-se através do seu nº de leitor, nome, ou outro elemento identificativo. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 8/16

9 Catalogação Os utilizadores devidamente autorizados terão a capacidade de gerir o catálogo da biblioteca. Estes poderão adicionar novos registos bibliográficos de acordo com a norma MARC21 ou UNIMARC, importar registos a partir de bases de dados externas como a PORBASE da Biblioteca Nacional de Portugal ou da Biblioteca do Congresso, assim como eliminar itens ou alterar o seu estado de disponibilidade e/ou conservação. Gestão de periódicos O Koha permite gerir assinaturas de periódicos de forma centralizada e automatizada. O bibliotecário poderá especificar a data inicial e final de aquisição do periódico e o catálogo é atualizado automaticamente de acordo com a periodicidade definida. Gestão de aquisições O software permite definir orçamentos para as várias bibliotecas e gerir todo o processo de aquisição de novos títulos, fascículos de periódicos, facturas e fornecedores. Relatórios O Koha disponibiliza um vasto conjunto de relatórios de gestão que podem ser exportados para Microsoft Excel. Entre estes incluem-se: Relatórios personalizados O Koha disponibiliza um assistente de criação de relatórios que permite ao utilizador selecionar os registos e os elementos de informação a incluir no relatório final. Estes relatórios podem ser criados para obter informações detalhadas sobre os empréstimos e devoluções efectuadas, utilizadores do sistema, catálogo e aquisições; Relatórios estatísticos incluem estatísticas sobre aquisições, utilizadores, catálogo, empréstimos e periódicos; Quadro de honra Documentos mais emprestados e leitores que mais requisitaram; Relatórios de inativos Leitores que nunca requisitaram itens e documentos que nunca foram emprestados; Outros listagem de documentos extraviados, duração média de empréstimos, reservas expiradas, reservas canceladas. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 9/16

10 MÓDULO DE FRONTOFFICE (OPAC) O módulo de frontoffice do Koha (i.e. catálogo online) permite aos leitores da biblioteca conhecer o seu acervo e interagir com a biblioteca sem terem de se deslocar à biblioteca. Um leitor, depois de se autenticar pode realizar as seguintes operações: Consultar e/ou renovar documentos; Efetuar reservas; Consultar multas que lhe foram imputadas; Alterar as suas informações pessoais (e.g. morada, contactos, etc.); Alterar a sua senha de acesso; Consultar o seu histórico de empréstimos; Submeter sugestões de itens a adquirir pela biblioteca; Gerir de que forma pretende ser notificado quando possui itens em atraso ou outro tipo de evento; Gerir listas privadas ou públicas de itens; Adicionar tags a itens do catálogo. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 10/16

11 Figura 1 - Área pessoal de um leitor autenticado. Pesquisa e consulta O Koha disponibiliza aos seus utilizadores várias opções de pesquisa que vão desde a pesquisa simples sobre todos os elementos descritivos do catálogo à pesquisa avançada onde o utilizador poderá especificar em detalhe os seus critérios de pesquisa, passando pela pesquisa através de uma tag cloud gerada automaticamente a partir das classificações produzidas pelos próprios utilizadores do sistema. Na página de detalhes de um item, o utilizador pode efetuar uma reserva ou exportar o registo bibliográfico nos formatos Endnote/RIS, MODS, Dublin Core, MARCXML e MARC. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 11/16

12 Figura 2 Detalhes de um item do catálogo. Carrinho de compras Um leitor pode adicionar itens ao seu carrinho de compras à medida que vai navegando pelo catálogo. A qualquer momento poderá efetuar um conjunto de tarefas sobre esses itens, nomeadamente imprimir, enviar por , reservar, etc. RSS feeds O Koha suporta a subscrição de RSS feeds para pesquisas específicas. Deste modo, sempre que o catálogo for enriquecido com um novo item que respeite os critérios de pesquisa, os utilizadores interessados serão imediatamente notificados. Tagging e comentários Os leitores autenticados poderão adicionar as suas próprias tags e comentários aos itens que forem do seu interesse. Essa ação simplifica a posterior localização e permite ao sistema produzir uma nuvem das tags mais utilizadas. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 12/16

13 Integração com Zotero Ao consultar o catálogo em-linha, um utilizador pode adicionar uma referência bibliográfica à sua base de dados do Zotero 4. O Zotero é um gestor de citações que funciona como uma extensão do browser Mozilla Firefox. Para tal, basta clicar no livro azul que aparece na barra de endereços deste browser. Figura 3 - Importação de citação no Zotero. 4 Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 13/16

14 ARQUITETURA A Figura 4 apresenta a arquitetura funcional do Koha, onde estão identificados os principais módulos funcionais e os atores que com eles interagem. Figura 4 - Arquitetura funcional do Koha. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 14/16

15 REQUISITOS TÉCNICOS O Koha pode ser instalado em qualquer servidor Linux com características de hardware convencionais. A Tabela 1 ilustra as características técnicas de um servidor capaz de suportar uma instância Koha com 100 mil registos bibliográficos. Para maior rapidez e segurança recomenda-se que a base de dados esteja alojada num servidor independente do servidor Web. Dado que toda a aplicação funciona em ambiente Web, os computadores dos utilizadores (internos ou externos) apenas necessitam de um browser (Internet Explorer, Chrome, Mozilla Firefox ou outro) para aceder à aplicação. Hardware Atributo Valor CPU Correada 2.0 GHz 4 GB RAM Disco 15 GB (RAID 1, opcional) Sistema operativo Versão do Kernel Base de dados Servidor aplicacional Servidor MTA Sistema externo para backups Ubuntu Server 9.10 x64 Linux server x86_64 MySQL Apache + mod_perl Postfix 2.6.x Opcional mas altamente recomendado Tabela 1 Características técnicas do servidor. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 15/16

16 KEEP SOLUTIONS A KEEP SOLUTIONS é uma empresa que tem como missão a prestação de serviços avançados na área da gestão e preservação de informação. A empresa iniciou a sua atividade em 2008 tendo adquirido o estatuto de spin-off académica da Universidade do Minho por se tratar de uma iniciativa que mantém laços chegados a centros de investigação ou departamentos desta universidade. A KEEP SOLUTIONS providencia um conjunto alargado de produtos e serviços de suporte à criação de arquivos, bibliotecas e museus. Os seus principais serviços consistem no desenvolvimento e implementação de sistemas de gestão de informação, consultoria, investigação e formação. Os seus principais clientes localizam-se principalmente no setor público e educacional, e.g. ministérios, arquivos, museus, instituições militares, governo local, instituições académicas e fundações. Tendo nascido de uma plataforma de I&D, a KEEP SOLUTIONS permanece ativa na produção de conhecimento científico tendo vindo a colaborar em projetos de investigação com instituições nacionais e internacionais como a Universidade Técnica de Viena, o Austrian Institute of Technology, a Microsoft Research, a Universidade Técnica de Berlin, a Universidade de Manchester, a Universidade Pierre and Marie Curie, a British Library, a Biblioteca Nacional da Áustria, a Biblioteca Nacional da Dinamarca, os Arquivos Nacionais Portugueses, entre outras. Endereço Web Telefone Fax Informações Orçamentos info@keep.pt sales@keep.pt Morada NIPC KEEP SOLUTIONS, LDA. Rua Rosalvo de Almeida, nº Braga Portugal Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 16/16