SOLUÇÃO INTEGRADA ARQUIVO & BIBLIOTECA

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1 SOLUÇÃO INTEGRADA ARQUIVO & BIBLIOTECA Características e requisitos técnicos WHITE PAPER SERIES

2 Sobre o documento Identificador WP11147 Autor Miguel Ferreira Contribuição Luís Miguel Ferros Distribuição Público Aprovação Revisão Data Aprovado por Alterações Luís Miguel Ferros Documento original Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 2/12

3 SUMÁRIO EXECUTIVO Este documento tem como objectivo descrever as principais características e funcionalidades da Solução Integrada de Gestão de Arquivo e Biblioteca. Esta solução baseia-se numa arquitetura distribuída que concilia de forma harmoniosa as soluções DigitArq para gestão de arquivos definitivos e a solução Koha para gestão de bibliotecas. A informação gerida no âmbito de cada uma destas aplicações pode ser pesquisada e acedida através de uma única interface suportada por uma solução integradora designada Retrievo. KEEP SOLUTIONS, LDA 2011 Todos os direitos reservados A informação presente nesta publicação é considerada correta à data da sua publicação. Esta informação é susceptível de alteração sem qualquer notificação. A INFORMAÇÃO PRESENTE NESTA PUBLICAÇÃO É DISTRIBUIDA PELA KEEP SOLUTIONS "NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRA" SEM QUALQUER GARANTIA ASSOCIADA, INCLUINDO GARANTIAS ASSOCIADAS A COMÉRCIO DE PRODUTOS OU DECLARAÇÃO DE ADEQUABILIDADE A DETERMINADO FIM OU OBJECTIVO. EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA PODERÁ A KEEP SOLUTIONS SER CONSIDERADA RESPONSÁVEL POR QUAISQUER DANOS QUE RESULTEM DA UTILIZAÇÃO DIRECTA, INDIRECTA, ACIDENTAL, ESPECIAL OU DEMONSTRATIVA DESTA INFORMAÇÃO (INCLUINDO, MAS NÃO LIMITADO A, PERDAS DE DADOS, LUCROS, FALÊNCIA, INDEVIDA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS OU NEGLIGÊNCIA), AINDA QUE O LICENCIANTE TENHA SIDO AVISADO DA POSSIBILIDADE DA OCORRÊNCIA DE TAIS DANOS. Todas as marcas referenciadas neste documento são propriedade exclusiva dos seus detentores. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 3/12

4 DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO Consciente das necessidades dos seus clientes, a KEEP SOLUTIONS desenvolveu uma solução integrada capaz de suprir as necessidades de um Arquivo Definitivo que acumula também funções de arquivo intermédio e de uma Biblioteca de pequena, média ou grande dimensão. Através da integração harmoniosa de duas soluções já conhecidas dos seus clientes, o premiado DigitArq - para gestão de Arquivos definitivos e o software open-source Koha para gestão de Bibliotecas, a KEEP SOLUTIONS promove um pacote de software que procura colmatar as necessidades de organismos públicos e privados que acumulem ambas estas funções. A solução integradora assenta na conjunção das soluções DigitArq e Koha recorrendo ao software Retrievo, uma solução de pesquisa federada, desenvolvida nos laboratórios da KEEP SOLUTIONS, que permite pesquisar informação em diversas bases de dados em simultâneo, dando a possibilidade ao utilizador de numa única interface de pesquisa, localizar informação armazenada em diferentes sistemas. Utente Descrições arquivísticas Registos bibliográficos Arquivista Gestão de Arquivo Gestão de Biblioteca Bibliotecario Figura 1 - Arquitetura geral do sistema. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 4/12

5 A Figura 1 apresenta a forma como as três aplicações se conjugam trocando informação entre si de modo a garantir uma qualidade de serviço superior. A aplicação DigitArq está ao dispor dos profissionais de Arquivo e do seu público-alvo mais especializado permitindo-lhes gerir e publicar o seu acervo documental na Internet, gerir descrições arquivísticas, assim como materiais digitais. O Koha assegura todos os processos de gestão da Biblioteca que vão desde o catálogo, ao OPAC, passando pela gestão de aquisições e empréstimos. O Retrievo, por sua vez, permite ao utente obter uma visão holística de toda a informação gerida por ambos estes sistemas, oferecendo a capacidade de numa única interface gráfica localizar recursos armazenados nos dois sistemas referidos. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 5/12

6 TESTEMUNHOS Assistindo-se a um aumento da diversidade das fontes de informação, cada vez mais se sente a necessidade de utilizar ferramentas de recolha e agregação de informação. Tais ferramentas permitem o acesso facilitado a múltiplas fontes de informação independentemente da sua localização. A solução integrada de arquivo e biblioteca assenta em ferramentas específicas para a gestão da informação de ambos os contextos, a qual é posteriormente agregada pelo Retrievo e a partir do qual a informação é disseminada para os utilizadores. As vantagens inerentes a esta solução vão de encontro às necessidades sentidas pela maioria dos clientes da KEEP SOLUTIONS, nomeadamente câmaras municipais, fundações e arquivos pessoais. Desta forma aliam-se as vantagens às necessidades, as quais podem ser resumidas da seguinte forma: facilidade na gestão e disseminação da informação, redução de custos, uma única solução para a gestão de toda a informação cultural de uma instituição, etc. Luís Miguel Ferros Diretor comercial KEEP SOLUTIONS Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 6/12

7 VANTAGENS ACESSO CENTRALIZADO À INFORMAÇÃO A solução integrada dá ao utilizador a possibilidade de localizar informação gerida por sistemas de informação heterogéneos, potencialmente dispersa do ponto de vista geográfico. A recuperação de informação é realizada a partir de uma interface única permitindo ao utilizador efetuar operações como: pesquisa simples e avançada, apresentar nuvens de termos e de pesquisas frequentes (i.e. tag clouds), aplicar filtros aos resultados, visualizar miniaturas de documentos, subscrever RSS, partilhar registos através de redes sociais, adicionar comentários aos registos, etc. FERRAMENTAS VOCACIONADAS PARA A PRODUTIVIDADE Na KEEP SOLUTIONS acreditamos que uma ferramenta especializada favorece a produtividade mais do que uma solução generalista. As soluções generalistas procuram ir colmatar as necessidades de contextos de aplicação distintos através de parametrizações, no entanto, estas soluções simplesmente não oferecem o mesmo nível de performance que uma ferramenta talhada para atingir um objetivo específico. A solução integrada que propomos não compromete a produtividade do profissional de Arquivo ou de Biblioteca. Ao recorrer a software com provas dadas nos seus contextos específicos, disponibilizamos aos vários profissionais o melhor que o mercado tem para oferecer em termos de software de gestão. Com esta abordagem, privilegiamos o trabalho dos profissionais sem detrimento da qualidade de serviço. Ao utente garantimos uma visão holística sobre toda a informação produzida pela instituição, recorrendo ao portal Retrievo que é capaz de aglomerar informação produzida pelo sistema de gestão de Arquivo e pelo sistema de gestão da Biblioteca. IDENTIDADE GRÁFICA PERSONALIZADA Por vezes as instituições, apesar de pertencerem à mesma tutela, possuem identidades gráficas muito diferentes. A solução integrada que apresentamos permite que cada instituição conserve a sua identidade gráfica e ofereça aos seus utentes mais diretos Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 7/12

8 ferramentas de pesquisa e navegação avançadas e adaptadas às necessidades do seu nicho de mercado. UM CANAL PARA O MUNDO O portal Retrievo disponibiliza interfaces de comunicação máquina-máquina que são compatíveis com o Portal Português de Arquivos, Europeana, APEnet, Portal OpenAire, Portal Driver, etc. Para instituições que desejam promover os seus conteúdos além-fronteiras, o Retrievo é uma peça fundamental pois permite que todas as suas bases de dados possam ser interoperáveis com sistemas externos de recolha de metadados, desde que baseados no protocolo OAI-PMH. UM ÚNICO FORNECEDOR Para certo tipo de instituições, possuir um único fornecedor de serviços significa gestão mais simplificada, SLA mais fáceis de monitorizar e custos mais reduzidos. Constituir relações de confiança e de longa-duração com os nossos clientes é para nós uma prioridade. REDUÇÃO DE CUSTOS A aquisição de soluções integradas permite às instituições reduzir custos. A aquisição de serviços combinados torna a solução final em média 30% mais económica do que adquirir as soluções em separado. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 8/12

9 CARACTERÍSTICAS As secções que se seguem descrevem em detalhe cada um dos produtos que fazem parte da Solução Integrada de Arquivo & Biblioteca. DIGITARQ GESTÃO DE ARQUIVO O software DigitArq tem como objectivo a gestão integrada de um Arquivo Definitivo 1. Este software é constituído por 4 módulos funcionais que procuram ir ao encontro das necessidades e exigências de um profissional de arquivo. Entre estes encontram-se: 1. BACKOFFICE - módulo que suporta a descrição arquivística, a gestão de representações digitais (i.e. digitalizações), conservação e restauro, revisão automática, publicação na Web, reporting, etc.; 2. FRONTOFFICE módulo que garante o acesso em linha aos registos descritivos e representações digitais publicadas; 3. ADMINISTRATION módulo destinado aos Diretores dos arquivos e Administradores de sistemas onde é possível gerir a produtividade dos vários utilizadores e efetuar configurações avançadas do sistema; 4. OAI-PMH módulo que assegura a interoperabilidade com sistemas agregadores de metadados como o Portal Português de Arquivos 2. Este software encontra-se alinhado com a visão orientadora de um Governo Electrónico e de uma Sociedade da Informação, onde cada vez mais as atividades e processos de negócio são suportados por mecanismos electrónicos que agilizam e asseguram um serviço mais rápido, completo e transparente para o cidadão. A solução assenta em três normas internacionais: 1. ISAD(g) - International Standard Archival Description 2. EAD - Encoded Archival Description Em 2004, o produto DigitArq foi galardoado com o prémio Fernandes Costa, atribuído pela Agência para a Sociedade do Conhecimento, por ter sido considerado o trabalho que melhor respondeu à inovação e contributo para o desenvolvimento da Sociedade da Informação em Portugal. 1 Os Arquivos Definitivos são também conhecidos por Arquivos Históricos ou Arquivos Mortos. 2 Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 9/12

10 3. OAI-PMH Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting As duas primeiras, harmonizadas desde a publicação da versão 2002 do EAD, destinam-se a suportar o processo de descrição arquivística. A terceira destina-se a apoiar a integração deste software com portais agregadores de conteúdos, e.g. Europeana, Driver, Portal Português de Arquivos, entre outros. Para mais informação sobre este produto é favor consultar o whitepaper com o identificador WP KOHA GESTÃO DE BIBLIOTECA Nos dias de hoje, a gestão de bibliotecas e centros de documentação é muito mais do que a disponibilização de um catálogo na Web (OPAC). Um sistema de gestão de bibliotecas deve permitir promover os seus conteúdos, conhecer os seus utilizadores e disponibilizar serviços que levem a biblioteca até aos seus leitores e a estenda para além do seu espaço físico. O software open-source Koha foi desenvolvido em 1999 pela empresa Katipo Communications para a biblioteca Horowhenua Library Trust na Nova Zelândia. Desde a sua génese que o Koha conta com o contributo de mais de 110 programadores inovando permanentemente e desenvolvendo novas funcionalidades. Atualmente está traduzido em cerca de 100 idiomas e encontra-se implementado em mais de 900 instituições em todo o mundo. Para mais informação sobre este produto é favor consultar o whitepaper com o identificador WP RETRIEVO PESQUISA INTEGRADA O Retrievo é um software que permite implementar portais de conteúdos baseados no protocolo OAI-PMH (Protocol for Metadata Harvesting) e noutros conectores desenvolvidos à medida, e.g. Z39.50, SRU, SQL Server, Oracle, etc. Estes portais de nova geração recolhem conteúdos a partir de diferentes fontes de informação (e.g. DigitArq, MatrizNet, DSpace, Koha, Digitool, EPrints, weebox, bases de dados relacionais, etc.). Os conteúdos recolhidos poderão ser consultados através do portal, possibilitando a sua rápida localização independentemente do sistema ou local onde estes se encontram armazenados. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 10/12

11 Os portais Retrievo garantem a qualidade dos dados armazenados devido ao seu avançado sistema de validação que confronta toda a informação recolhida com um conjunto de diretrizes previamente definidas pelo administrador do portal. Os portais Retrievo disponibilizam ferramentas de pesquisa, navegação e filtragem sobre os conteúdos agregados. A consulta da informação é enriquecida pela apresentação de miniaturas dos documentos e pela possibilidade de consultar toda a metainformação associada ao documento. Para além de agregadores de conteúdos, estes portais actuam também como fornecedores de informação (OAI-PMH data provider e SRU) podendo ser integrados com agregadores internacionais como a Europeana 3, Driver 4, Repositório Europeu e APEnet 5 ou serviços de pesquisa federada como a b-on 6. Para mais informação sobre este produto é favor consultar o whitepaper com o identificador WP Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 11/12

12 KEEP SOLUTIONS A KEEP SOLUTIONS é uma empresa de base tecnológica nascida no seio da Universidade do Minho que oferece um conjunto de produtos e serviços na área da gestão e preservação de informação digital. A KEEP SOLUTIONS tem-se especializado na prestação de serviços de consultoria em preservação digital, recuperação de suportes, migração de dados, digitalização, análise e concepção de sistemas de informação, manutenção, alojamento e suporte de repositórios digitais e no desenvolvimento de soluções para publicação electrónica. A estreita ligação que a KEEP SOLUTIONS mantém com a Universidade do Minho garante-lhe acesso privilegiado às mais recentes linhas de investigação desenvolvidas a nível nacional e internacional. Tratando-se de uma spin-off académica, faz parte da sua missão, transformar conhecimento científico em produtos de valor acrescentado adaptados às necessidades do mercado, contribuindo, assim, para o desenvolvimento e competitividade dos seus clientes. Tendo nascido de uma plataforma de I&D, a KEEP SOLUTIONS permanece ativa na produção de conhecimento científico. Prova disso são as inúmeras publicações e participações em eventos científicos onde os seus colaboradores têm marcado presença. Endereço Web Telefone Fax Correio-electrónico Orçamentos Morada info@keep.pt sales@keep.pt KEEP SOLUTIONS, LDA. Departamento de informática, Universidade do Minho, Gualtar, Braga NIPC Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 12/12