SOFTWARE DE GESTÃO DE

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1 DIGITARQ 4 SOFTWARE DE GESTÃO DE ARQUIVOS DEFINITIVOS Características e requisitos técnicos WHITE PAPER SERIES

2 Sobre o documento Identificador WP11104 Autor Miguel Ferreira Contribuição Luís Miguel Ferros Distribuição Público Aprovação Revisão Data Aprovado por Alterações Miguel Ferreira Documento original Luís Miguel Ferros Documento revisto Luís Miguel Ferros Pequenas revisões do texto Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 2/16

3 SUMÁRIO EXECUTIVO Este documento tem como objetivo descrever as principais características e funcionalidades do software DigitArq 4, bem como os requisitos técnicos necessários à sua correta instalação. KEEP SOLUTIONS, LDA 2012 Todos os direitos reservados A informação presente nesta publicação é considerada correta à data da sua publicação. Esta informação é susceptível de alteração sem qualquer notificação. A INFORMAÇÃO PRESENTE NESTA PUBLICAÇÃO É DISTRIBUIDA PELA KEEP SOLUTIONS "NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRA" SEM QUALQUER GARANTIA ASSOCIADA, INCLUINDO GARANTIAS ASSOCIADAS A COMÉRCIO DE PRODUTOS OU DECLARAÇÃO DE ADEQUABILIDADE A DETERMINADO FIM OU OBJECTIVO. EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA PODERÁ A KEEP SOLUTIONS SER CONSIDERADA RESPONSÁVEL POR QUAISQUER DANOS QUE RESULTEM DA UTILIZAÇÃO DIRECTA, INDIRECTA, ACIDENTAL, ESPECIAL OU DEMONSTRATIVA DESTA INFORMAÇÃO (INCLUINDO, MAS NÃO LIMITADO A, PERDAS DE DADOS, LUCROS, FALÊNCIA, INDEVIDA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS OU NEGLIGÊNCIA), AINDA QUE O LICENCIANTE TENHA SIDO AVISADO DA POSSIBILIDADE DA OCORRÊNCIA DE TAIS DANOS. Todas as marcas referenciadas neste documento são propriedade exclusiva dos seus detentores. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 3/16

4 DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO O software DigitArq tem como objetivo a gestão integrada de um Arquivo Definitivo 1. Este software é constituído por 4 módulos funcionais que procuram ir ao encontro das necessidades e exigências de um profissional de arquivo. Entre estes encontram-se: 1. BACKOFFICE - módulo que suporta a descrição arquivística, a gestão de representações digitais (i.e. digitalizações), o registo de intervenções de conservação e restauro, a revisão automática de descrições, publicação na Web, reporting, etc.; 2. FRONTOFFICE módulo que permite a consulta na Web dos conteúdos (registos descritivos e representações digitais) produzidos e publicados através do módulo de Backoffice; 3. ADMINISTRATION módulo destinado aos Diretores dos arquivos e Administradores de sistemas onde é possível obter relatórios de produtividade dos vários utilizadores e efetuar configurações avançadas do sistema; 4. OAI-PMH módulo que assegura a interoperabilidade com portais agregadores de conteúdos como o Portal Português de Arquivos 2. Este software encontra-se perfeitamente alinhado com a visão orientadora de um Governo Eletrónico e de uma Sociedade da Informação, onde cada vez mais as atividades e processos de negócio são suportados por mecanismos eletrónicos que agilizam e asseguram um serviço mais rápido, completo e transparente para o cidadão. A solução assenta em três normas internacionais: 1. ISAD(g) - International Standard Archival Description 2. EAD - Encoded Archival Description 3. OAI-PMH Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting Em 2004, o produto DigitArq foi galardoado com o prémio Fernandes Costa, atribuído pela Agência para a Sociedade do Conhecimento, por ter sido considerado o trabalho que melhor respondeu à inovação e contributo para o desenvolvimento da Sociedade da Informação em Portugal. 1 Os Arquivos Definitivos são também conhecidos por Arquivos Históricos, Arquivos Permanentes ou Arquivos Mortos. 2 Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 4/16

5 As duas primeiras, harmonizadas desde a publicação da versão 2002 do EAD, destinam-se a suportar o processo de descrição arquivística. A terceira auxilia a comunicação e integração deste software com portais agregadores de conteúdos, como o Portal Português de Arquivos, o APEnet - Portal Europeu de Arquivos, Europeana, Driver, entre outros. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 5/16

6 TESTEMUNHOS Com base nos pressupostos de qualidade necessários a uma ferramenta de gestão de arquivo, o software DigitArq tem estado à altura das inúmeras exigências técnicas, bem como das necessidades práticas do dia a dia. O balanço do trabalho é positivo não só pelas suas capacidades, mas também pelas potencialidades de desenvolvimento. Saliento que quando começamos a trabalhar estávamos com alguns receios porque o universo do Projecto que tínhamos em mãos, na altura de 90 TB, levantava-nos alguns receios em não conseguirmos acompanhar a integração/disponibilização ao ritmo da descrição! Felizmente tal não se verificou porque as aplicações responderam com bastante eficiência às necessidades e o apoio técnico da KEEP SOLUTIONS também foi prestado de imediato sempre que solicitado.. Dra. Anabela Ribeiro, Chefe da Divisão de Gestão de Projetos Direcção-Geral de Arquivos (entidade detentora da marca DigitArq) [...] Desde cedo se tornou claro que a escolha de um software de gestão de arquivo se revestia de nevrálgica importância, daí que se tivesse procedido numa primeira fase a um minucioso estudo de mercado, recolhendo, analisando e comparando as várias soluções e informações disponíveis no mercado, tendo a adjudicação recaído na solução proposta pela KEEP SOLUTIONS. Como critérios para a adjudicação destacam-se os seguintes: respeito pelos standards internacionais normativos (ISAD(g), ISAAR(cpf), EAD e EAC); arquitectura cliente-servidor; alto nível de personalização e parametrização às necessidades do cliente; possibilidade de gestão e publicação de objectos digitais; possibilidade de monitorização e avaliação das actividades dos colaboradores; possibilidade de interagir e interoperar com outros sistemas; reduzido custo de licenciamento (open-source). Quando em Junho de 2009 o Arquivo Municipal de Constância é inaugurado e aberto ao público, apenas poucos meses após a adjudicação do software DigitArq, mostrava-se inegável a mais valia técnica associada à aplicação, reflexo de uma aposta ganha. Volvido mais de um ano, importa salientar a satisfação pela qualidade, eficiência, eficácia e bem-estar proporcionado pela aplicação na gestão diária do Arquivo Municipal de Constância, respondendo tecnicamente às exigências e necessidades, bem como, salientar a qualidade da prestação do apoio técnico da KEEP SOLUTIONS, imprescindível para o pleno usufruto e exploração das funcionalidades do DigitArq. Dr. Rui Duarte Técnico superior de arquivo Arquivo Municipal de Constância Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 6/16

7 VANTAGENS GESTÃO DE TODO O CICLO DE VIDA DE UM ARQUIVO DEFINITIVO Através dos seus 4 módulos funcionais, o DigitArq garante a gestão global da documentação num Arquivo Definitivo. Estes incluem a descrição arquivística, gestão de projetos de digitalização, publicação na Web, gestão de produtividade, gestão de incorporações, registos de intervenções de conservação e restauro, reporting, etc. ADAPTÁVEL A TODOS OS CENÁRIOS INSTITUCIONAIS Devido à sua elevada modularidade e capacidade de parametrização, o DigitArq adequa-se a todo o tipo de instituições, desde as mais pequenas, constituídas por apenas 1 ou 2 profissionais de arquivo, às maiores, constituídas por várias dezenas de profissionais em trabalho colaborativo. É possível parametrizar aspetos tão variados como: níveis de descrição, campos de descrição, padrão de codificação de novos registos, marcas d água para documentos digitalizados, design do módulo de Frontoffice, idioma das interfaces, unidades de medida, tipos de unidade de instalação, perfis de utilizadores, qualidade das derivadas, termos de indexação, tipos de título, entre muitas outras opções. DESENVOLVIMENTO CONTÍNUO O DigitArq possui um ciclo de desenvolvimento contínuo que lhe garante uma evolução permanente e segura, permanecendo alinhado com as mais recentes tecnologias e normas internacionais. O sistema mantem-se assim, perfeitamente compatível com as versões mais recentes do sistema operativo Windows, bem como com todo o software de servidor para um maior desempenho das aplicações. AMPLAMENTE DISSEMINADO O DigitArq encontra-se implementado em dezenas de arquivos nacionais garantindo-lhe uma massa crítica sem rival. Este software encontra-se em produção em todos os 18 arquivos dependentes da Direcção-Geral de Arquivos (Arquivo Nacional da Torre do Tombo, Centro Português de Fotografia e 16 Arquivos Distritais), Museu da Presidência da Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 7/16

8 República, Arquivo Histórico Militar, Arquivo Histórico da Marinha, Arquivo Histórico da Fundação para a Ciência e Tecnologia, vários Arquivos Municipais, Ministérios, entre outros. A utilização deste software por centenas de utilizadores garante maior qualidade, fiabilidade e desempenho. A nossa rede de utilizadores contribui constantemente com sugestões de melhoria, o que nos permite manter uma linha contínua de desenvolvimento e enriquecimento de funcionalidades. COMPATÍVEL COM O PORTAL PORTUGUÊS DE ARQUIVOS O Portal Português de Arquivos é um projeto da Direcção-Geral de Arquivos que visa a pesquisa e o acesso a grande parte do património arquivístico nacional, pois funciona como ponto agregador de acesso aos conteúdos das instituições que pertencem à Rede Portuguesa de Arquivos 3. O módulo OAI-PMH do DigitArq é 100% compatível com o Portal Português de Arquivos. O Portal Português de Arquivos, tratando-se de um ponto de acesso centralizado, apresenta-se como um canal privilegiado de acesso à informação, conduzindo de imediato a um aumento significativo do número de consultas e visitas presenciais aos Arquivos aderentes. O Portal Português de Arquivos está preparado para disponibilizar informação a repositórios internacionais como o APEnet e a Europeana, portais de acesso à produção histórica e cultural da comunidade europeia. PUBLICAÇÃO NA INTERNET DE FORMA SIMPLES E GRATUITA A publicação de informação arquivística (e.g. catálogos, guias de fundos, auxiliares de pesquisa, etc.) na Internet está à distância de um clique. Sem qualquer custo, o utilizador poderá publicar as suas descrições e respetivas representações digitais na Internet, tornando esta informação imediatamente acessível para consulta a todos os seus potenciais interessados. 3 Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 8/16

9 DESIGN ATRAENTE E ATUAL O Backoffice do DigitArq oferece uma integração entre o sistema operativo, representações digitais e descrições arquivísticas sem precedentes. A semelhança da interface gráfica do Backoffice à de um browser da Web, o suporte para edição de vários fundos em simultâneo e o uso de tabuladores tornam esta ferramenta mais versátil e fácil de utilizar. O uso de metáforas visuais e gestos como drag-n-drop transformam atividades outrora complexas em tarefas extremamente simples. Por exemplo, para mover uma série para um novo fundo, basta arrastar um item do ecrã para o local desejado; para associar um conjunto de imagens a um registo de descrição, basta arrastar as respetivas imagens para cima do registo correspondente, etc. O Frontoffice pode ser parametrizado quanto a todos os pormenores da interface, tornando cada implementação única e exclusiva. Este módulo possui suporte para termos mais pesquisados, registos mais recentes, registos mais consultados, estatísticas de acesso detalhadas baseadas em Google Analytics, área de notícias configurável, área de pesquisas rápidas, visualizador de representações digitais, etc. SEGURANÇA E PERMISSÕES O DigitArq incorpora um conjunto de funcionalidades que o tornam num dos sistemas de gestão de arquivos mais seguros do mundo: Segurança contra inspeção por terceiros os dados trocados entre os postos de trabalho e o servidor são cifrados impossibilitando uma terceira parte não autorizada de os consultar; Segurança contra eliminação involuntária de dados através da funcionalidade de reciclagem, os registos descritivos nunca são eliminados de forma definitiva. Estes são primeiramente transferidos para uma área reservada, designada de reciclagem, permitindo a sua posterior recuperação por parte do administrador do sistema; Segurança contra modificações involuntárias de dados com a funcionalidade de histórico, todas as alterações de registos ficam guardadas em histórico, permitindo ao utilizador recuperar uma versão anterior de um registo de descrição; Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 9/16

10 Suporte para permissões ao nível do registo de descrição através da possibilidade de definição de permissões de acesso ao nível do registo de descrição, o dono do registo pode agora dar permissões específicas de leitura, edição e eliminação a utilizadores individuais ou grupos de utilizadores. RELATÓRIOS E ESTATÍSTICAS O DigitArq incorpora mais de 60 relatórios de gestão individual e administrativa com a capacidade de exportação para diversos formatos: PDF, Word, Excel, Texto, HTML, RTF, entre outros. Graças ao motor de geração de relatórios, o DigitArq suporta a geração de relatórios com mais de 1000 páginas em menos de 5 segundos. COMPATÍVEL COM DIRETRIZES DE ACESSIBILIDADE As interfaces públicas do DigitArq garantem a inclusão de todos os cidadãos. O módulo de Frontoffice é 100% compatível com as Diretrizes de Acessibilidade para o Conteúdo da Web (WCAG) 2.0 de acordo com a Resolução do Conselho de Ministros n.º 97/99 garantindo assim a inclusão de cidadãos com necessidades especiais. SUPORTE PARA VÁRIOS IDIOMAS Por omissão o DigitArq é distribuído em português e inglês. Contudo, o DigitArq tem suporte nativo para centenas de idiomas, estando totalmente adaptado às exigências do mundo globalizado. SUPORTE PARA VÁRIOS FORMATOS DIGITAIS O DigitArq suporta a integração de vários formatos multimédia, incluindo o PDF, Word, vários formatos de vídeo 4, vários formatos de áudio e formatos de imagem. O suporte manifesta-se através dos seus visualizadores integrados e extratores de metainformação técnica. 4 Os formatos suportados dependem dos codecs instalados no posto de trabalho. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 10/16

11 FERRAMENTAS AUTOMÁTICAS O DigitArq dispõe de um conjunto de ferramentas automáticas que permitem a realização de operações em reduzidos espaços de tempo e sem erros, as quais seriam difícil de processar manualmente. Por exemplo, o motor de inferência é capaz de processar centenas de milhares de registos em apenas alguns segundos e a sua interface para revisão de registos torna a tarefa de revisão de descrições arquivísticas mais cómoda do que nunca. A funcionalidade de localizar e substituir permite corrigir problemas nas descrições de forma transversal ao longo de um ou vários fundos. SUPORTE PARA MILHÕES DE REGISTOS O DigitArq suporta volumes de informação na ordem dos milhões de registos sem qualquer deterioração da sua performance. No DigitArq é possível recuperar informação em fundos com milhões de registos sem qualquer atraso ou inconveniente. Através da barra de localização rápida é possível aceder diretamente a registos de descrição e representações digitais introduzindo apenas o seu código de referência. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 11/16

12 CARACTERÍSTICAS MÓDULO DE BACKOFFICE O módulo de Backoffice permite a produção e gestão de registos de descrição, segundo a norma ISAD(g), recorrendo a funcionalidades avançadas como gestão automática de códigos de referência, controlo de qualidade das descrições, gestão simplificada do espaço físico, produção de relatórios em vários formatos (e.g. Word, Excel, texto e PDF), importação/exportação de auxiliares de pesquisa em XML/EAD, CSV e outros formatos, funcionalidades de pesquisa avançada, suporte para fundos de grandes dimensões, registo de ações conservação e restauro de documentos. Possibilita a gestão de projetos de digitalização e incorporação de documentação digital. Permite a estruturação hierárquica de representações digitais e ficheiros, extração automática de metainformação técnica e de preservação, geração de derivadas e miniaturas para disseminação na Web, gestão de localização física de ficheiros, etc. Inclui visualizadores e extratores automáticos de metainformação técnica para um grande número de formatos digitais, como PDF, MS Word, AVI, MP3, TIFF, PNG e JPEG. Auxilia a associação de documentos digitais à sua descrição para posterior localização e publicação na Web. A associação é realizada de forma semiautomática, através de ecrã bipartido, ou de forma totalmente automática bastando para isso que sejam adoptadas simples regras de nomenclatura das representações. MÓDULO DE ADMINISTRAÇÃO O módulo de Administração é responsável pela configuração geral da aplicação. Neste módulo é possível definir as regras e configurações dos restantes módulos, gerir vocabulários controlados, criar perfis de incorporação digital, etc. É neste módulo que se realiza a gestão dos utilizadores e das respetivas permissões, assim como a definição das operações que estão disponíveis a cada utilizador. Suporta ainda a geração de estatísticas sobre o estado atual do arquivo, tais como, espaço físico ocupado, número de fundos descritos, número de fundos não publicados, nível de completude de cada fundo, número de registos por nível de descrição, etc. Permite também a consulta de indicadores de produtividade por colaborador. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 12/16

13 MÓDULO DE FRONTOFFICE Módulo responsável por estabelecer a ponte entre o arquivo e o utilizador externo. Este módulo disponibiliza, através da Internet, serviços de descoberta e localização de documentos de arquivo. Compreende três tipos de pesquisa: pesquisa simples, pesquisa avançada e navegação em listas de pesquisas pré-concebidas. A pesquisa é sempre realizada sobre a metainformação descritiva, permitindo ao utilizador navegar nos registos de um fundo a partir da sua estrutura hierárquica e multinível. Este módulo permite ainda a visualização e navegação nas representações digitais associadas aos registos descritivos. MÓDULO DE INTEROPERABILIDADE OAI-PMH Módulo que permite disponibilizar registos através do protocolo OAI-PMH. Este protocolo é utilizado por agregadores de metainformação como o Portal Português de Arquivos 5, APEnet 6, Europeana 7, entre outros. O Portal Português de Arquivos é um projeto da Direcção-Geral de Arquivos que visa a pesquisa e o acesso a grande parte do património arquivístico nacional. As entidades detentoras que desejarem aderir à rede de arquivos preconizada pelo Portal Português de Arquivos deverão possuir software compatível com as diretrizes definidas no âmbito do projeto. O DigitArq é 100% compatível com essas diretrizes Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 13/16

14 REQUISITOS TÉCNICOS Para instalar o software DigitArq é necessário satisfazer um conjunto mínimo de requisitos técnicos. O DigitArq pressupõe a existência de um mínimo de dois computadores: um computador servidor e um posto de trabalho. O computador servidor será responsável por alojar as bases de dados que contêm a informação produzida pelos utilizadores, bem como o servidor Web que garantirá o acesso à informação aos utilizadores externos ao arquivo. As secções que se seguem descrevem os requisitos mínimos necessários para o correto funcionamento da aplicação. REQUISITOS TÉCNICOS DO SERVIDOR Para uma instalação adequada do DigitArq serão necessários dois servidores: um servidor de base de dados e um servidor aplicacional onde irão correr os serviços públicos do DigitArq (módulos CoreServices, Frontoffice e OAI-PMH). NOTA: O recurso a dois servidores não é obrigatório. Recomenda-se a utilização de dois servidores distintos para maior rapidez e segurança dos dados. Caso não utilize dois computadores, tenha em consideração apenas as especificações do servidor de base de dados. Hardware Servidor de base de dados 8 GB de memória RAM (16 GB para contextos com mais de 20 utilizadores); CPU Intel Quad-Core ou superior; Espaço de disco suficiente para albergar os metadados. Servidor aplicacional 2 GB de memória RAM (4 GB recomendado); CPU Intel Quad-Core ou superior; Espaço de disco suficiente para albergar as representações digitais. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 14/16

15 Rede Para uma performance óptima das aplicações os servidores deverão ter uma ligação de rede de 100 Mbit/s ou superior. 1 Gbit/s é altamente recomendado em contextos de incorporação de representações digitais de grande dimensão. Software Servidor de base de dados Microsoft Windows Server 2008; Microsoft SQL Server 2008 Standard Edition (licenciamento a cargo do cliente); Microsoft SQL Server 2008 Reporting Services (licenciamento a cargo do cliente); Microsoft.NET Framework 3.5; Servidor aplicacional Microsoft Windows Server 2008; Microsoft Internet Information Services 7; Microsoft.NET Framework 3.5; REQUISITOS TÉCNICOS DOS POSTOS DE TRABALHO Hardware Rede 1 GB de memória RAM (2GB ou mais recomendado); Monitor com resolução 1024x768 pixéis ou superior; Ethernet 100 Mbit/s (1 Gbit/s recomendado para integração de representações de grandes dimensões); Software Microsoft Windows XP/Vista/7; Microsoft.NET Framework 3.5; Microsoft Office 2003 ou superior (opcional); Adobe Acrobat Reader (opcional); Codecs de visualização de ficheiros de vídeo (opcional); Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 15/16

16 KEEP SOLUTIONS A KEEP SOLUTIONS é uma empresa que tem como missão a prestação de serviços avançados na área da gestão e preservação de informação. A empresa iniciou a sua atividade em 2008 tendo adquirido o estatuto de spin-off académica da Universidade do Minho por se tratar de uma iniciativa que mantém laços chegados a centros de investigação ou departamentos desta universidade. A KEEP SOLUTIONS providencia um conjunto alargado de produtos e serviços de suporte à criação de arquivos, bibliotecas e museus. Os seus principais serviços consistem no desenvolvimento e implementação de sistemas de gestão de informação, consultoria, investigação e formação. Os seus principais clientes localizam-se principalmente no setor público e educacional, e.g. ministérios, arquivos, museus, instituições militares, governo local, instituições académicas e fundações. Tendo nascido de uma plataforma de I&D, a KEEP SOLUTIONS permanece ativa na produção de conhecimento científico tendo vindo a colaborar em projetos de investigação com instituições nacionais e internacionais como a Universidade Técnica de Viena, o Austrian Institute of Technology, a Microsoft Research, a Universidade Técnica de Berlin, a Universidade de Manchester, a Universidade Pierre and Marie Curie, a British Library, a Biblioteca Nacional da Áustria, a Biblioteca Nacional da Dinamarca, os Arquivos Nacionais Portugueses, entre outras. Endereço Web Telefone Fax Correio-electrónico Orçamentos Morada info@keep.pt sales@keep.pt KEEP SOLUTIONS, LDA. Rua Rosalvo de Almeida, nº Braga Portugal NIPC Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 16/16