Manual de Utilizador Externo Arquivo Digital. Santos, Tânia Última actualização:

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1 Manual de Utilizador externo Arquivo Digital Santos, Tânia 2007 SIBUL Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de Lisboa Última actualização:

2 Introdução...3 O que é o Arquivo Digital da Universidade de Lisboa?...3 Repositório (REP00)...3 O que é o SFX?...3 O que se pode fazer no Arquivo Digital?...3 Quais as vantagens em estar registado?...3 O que é um depósito?...4 Como fazer um depósito?...4 Como saber qual o tipo de informação a depositar?...4 O que são objectos complexos?...4 Aceder ao Arquivo Digital...5 Para aceder ao Arquivo Digital...5 Sobre o Arquivo Digital...6 Menu superior esquerdo...6 Conjunto de Colecções...6 Menu superior direito...6 Autenticação no Arquivo Digital...7 Fazer login...7 Fazer registo...7 Pesquisa...8 Fazer uma pesquisa...8 Fazer uma pesquisa nas colecções...8 Resultados...9 Ver resultados da última pesquisa...9 Pesquisas Anteriores...11 Ver pesquisas anteriores...11 Bases de Pesquisa...12 Seleccionar uma base de pesquisa para pesquisa...12 Minha área...13 Ver e gerir a área pessoal (e-shelf)...13 Ver o histórico das pesquisas...13 Ver e alterar preferências da minha área...14 Ver e alterar os meus dados...14 Depósito...15 Fazer um depósito

3 Introdução O que é o Arquivo Digital da Universidade de Lisboa? É um motor de busca de recursos electrónicos da Universidade de Lisboa, com um repositório de informação digital, que permite ao utilizador pesquisar documentos, artigos, imagens, filmes,, que se encontrem no repositório da Universidade de Lisboa, podendo também abrir, ver e guardar esses documentos, filmes, artigos,. Repositório (REP00) O repositório é responsável pelo armazenamento da informação e sua administração. É constítuido por colecções, que organizam a informação, informação essa que consiste em objectos digitais (ex.: doc, pdf, mpg, jpg, gif, txt, ead, mets,...). Este repositório consiste numa Base de Dados Oracle, em que os objectos encontram-se armazenados num sistema de ficheiros de rede seguro. O que é o SFX? O SFX (Context Sensitive Link / Ligação contextual) consiste num servidor de links contextuais da Ex-Libris, permitindo a ligação entre recursos web (bases de dados bibliográficas on-line) com informação no âmbito académico. Basicamente o servidor SFX, permite a todas as bibliotecas (nacionais e internacionais) estarem interligadas entre si, permitindo aos utilizadores poderem pesquisar a partir do ULisses e do Arquivo Digital em bibliotecas on-line espalhadas pelo mundo. Este servidor guarda o url de cada recurso, o que facilita a pesquisa, e permite que as instituições não sejam dependentes umas das outras, podendo o responsável de cada instituição definir os seus próprios links. Actualmente o SFX é usado por mais de 1000 bibliotecas, tornando-se assim no servidor de links mais usado do mundo. O que se pode fazer no Arquivo Digital? Pesquisa Fazer pesquisas simples e avançadas nas colecções do arquivo digital; Resultados Ver os resultados da última pesquisa efectuada; Pesquisas anteriores Ver todas as pesquisas efectuadas desde o inicio da sessão; Bases de Pesquisa Seleccionar a colecção/unidade administrativa do arquivo digital, com o intuito de pesquisar; Minha área Gerir toda a minha área pessoal. Quais as vantagens em estar registado? Poder guardar na área pessoal, todos os resultados das pesquisas que me interessam, guardar as pesquisas que fiz, utilizando pastas que são geridas pelo utilizador registado, enviar por mail os resultados, alterar as propriedades da minha área pessoal, e também pode fazer depósitos de objectos (pdf s, Word, jpeg, mp3, ) no nosso arquivo digital. Se precisar de mais ajuda, onde me dirigo? No portal encontra-se um ícone de ajuda. Nesta ajuda encontra tudo o que precisa de saber para poder utilizar correctamente o Arquivo Digital. Neste manual vai encontrar exemplos práticos que pode realizar no Arquivo Digital. 3

4 O que é um depósito? Um depósito consiste em criar um conjunto de objectos digitais (ficheiros, como por ex.: TeseDeDoutoramento.pdf, paisagem.gif, filme.mpg,...), contendo dados do autor, dados do objecto em si, entre outras definições, sendo algumas opcionais e outras obrigatórias, definidos pelo utilizador que faz o depósito. Como fazer um depósito? Se pretender efectuar um depósito pelo Depósito, deverá ir a e fazer o depósito em Deposit. Após de realizar o depósito deverá aguardar que seja aprovado ou recusado. Para mais informações veja a secção Fazer um depósito deste manual. Como saber qual o tipo de informação a depositar? É possível inserir diversos tipos de objectos digitais, tais como: - Aúdio mp3, wav, cda; - Imagem jpg, gif, tiff, png, bmp; - Documentos doc, pdf, txt; - Video mpg, avi, mov, wma, ra; - Objectos Complexos ead, mets. O que são objectos complexos? São objectos compostos por um ou mais objectos que constituem um só objecto. Um ficheiro TeseDeDoutoramento.mets, que é constituido por cerca de 200 imagens, ou invés de ser composto por um único ficheiro, como por ex.: um ficheiro.pdf, pois um ficheiro com extensão do tipo mets ou ead, facilita em muito a consulta e leitura por parte dos utilizadores. Exemplo de um objecto complexo (Digitool.mets), composto por várias imagens digitalizadas a partir de um documento em papel. 4

5 Aceder ao Arquivo Digital Para aceder ao Arquivo Digital: 1) Seleccionar o ícone Internet Explorer no Ambiente de Trabalho. 2) Inserir o url 3) Seleccionar a opção Resource Discovery. 4) Clicar no ícone e inserir o username e password. 5) Em alguns casos é necessário alterar as configurações do ActiveX no Internet Explorer. Para isso abrir o Internet Explorer, e no menu superior, seleccionar as Ferramentas/Tools > Opções da Internet/Internet Options > Segurança/Security > Custom Level e APENAS no ActiveX, o que estiver a disable, colocar a enable. 6) Seleccionar Ok. 5

6 Sobre o Arquivo Digital Menu superior esquerdo Pesquisa Fazer pesquisas simples e avançadas nas colecções do arquivo digital; Resultados Ver os resultados da última pesquisa efectuada; Pesquisas anteriores Ver todas as pesquisas efectuadas desde o inicio da sessão; Bases de Pesquisa Seleccionar a colecção/unidade administrativa do arquivo digital, com o intuito de pesquisar; Minha área Gerir toda a minha área pessoal. Conjunto de Colecções O utilizador tem a possibilidade de pesquisar no conjunto de colecções que pretender. Menu superior direito Ajuda do utilizador. Sair da sessão. Fazer login. Mudar o idioma. 6

7 Autenticação no Arquivo Digital Fazer login 1) Seleccionar (Menu direito). Fazer registo 2) Clicar em Login. 1) Seleccionar a Minha área (Menu superior). 2) Seleccionar Registar (Menu superior). 3) Preencher os campos. Os campos que possuem um * são obrigatórios. 4) Clique em Submit. 7

8 Pesquisa Fazer uma pesquisa 1) Seleccionar Pesquisa (Menu superior). 2) Escolher pesquisa Simples ou Avançada. a. Simples. b. Avançada. 3) Preencher os campos. 4) Clicar em Go. Fazer uma pesquisa nas colecções 1) Clicar por cima de uma das colecções, no conjunto de colecções. Ir clicando até ver os artigos, documentos, etc em si. 8

9 Resultados Ver resultados da última pesquisa 1) Seleccionar Resultados (Menu superior). 2) Pode optar por várias vistas. a. Vista Tabular vista organizada; b. Vista Abreviada vista com menos campos descritivos; c. Vista Completa vista com todos os campos descritivos. Exemplo de Vista Tabular: Exemplo de Vista Abreviada: 9

10 Exemplo de Vista Completa: 3) Ao clicar no título vai directamente para a vista completa. 4) Pode ver registos que estejam relacionados com este, clicando sobre eles nas Colecções Relacionadas. 5) Ao clicar sobre o tipo de objecto (Ex.: ), abre o objecto. 6) Ao clicar em, envia o registo por . 7) Ao clicar em, guarda o registo no seu computador. 8) Ao clicar em, adiciona os registos á minha área. Para ver onde guardou clique em Minha Área > Área pessoal. 9) Pode se ligar para a página oficial de onde se encontra o resultado, e ver em formato original (pdf, ), podendo fazer o seu download, para isto clique em. 10) Pode ordenar os resultados. a. Por título, criador, assunto e por relevância (importância). 11) Também pode refinar a pesquisa, ou seja, fazer outra pesquisa nos resultados que obteve, clicando em Refinar. Preencha os campos e clique em Refinar. 10

11 Pesquisas Anteriores Ver pesquisas anteriores 1) Seleccionar Pesquisas anteriores (Menu superior). 2) Para apagar uma pesquisa, clique em. 3) Para ver uma pesquisa, clique em. 4) Para guardar a pesquisa na minha área, clique em. Para ver onde guardou clique em Minha Área > Histórico das Pesquisas. 11

12 Bases de Pesquisa Seleccionar uma base de pesquisa para pesquisa 1) Seleccionar Bases de Pesquisas (Menu superior). 2) Seleccionar uma das bases, com um clique por cima. 3) Fazer a pesquisa normalmente. 12

13 Minha área Menu superior Ver e gerir a área pessoal (e-shelf) 1) Seleccionar Minha área (Menu superior). 2) Seleccionar Área Pessoal (Menu superior). 3) Do lado esquerdo encontram-se todas as pastas que tem na sua área. a. Para criar uma nova pasta clique em. b. Para apagar uma pasta clique em. 4) Do lado direito pode: a. Apagar um objecto, seleccionando-o e clicando em. b. Visualizar um objecto, seleccionando-o e clicando em ou sobre o formato do objecto (Ex.: ). c. Acrescentar uma nota ao objecto, clicando em. d. Editar a nota do objecto, clicando em. e. Ordenar os objectos, clicando em. f. Actualizar os detalhes do Cesto, clicando em. g. Adicionar objectos pessoais clicando em. Seguir os passos. h. Limpar a pasta corrente, clicando em. i. Para mover/copiar objectos para pastas especificas, seleccione os objectos e utilize e. 1. O Move to move o objecto para a pasta de destino. 2. O Copy to faz uma cópia do objecto para a pasta de destino. Ver o histórico das pesquisas 1) Seleccionar Minha área (Menu superior). 2) Seleccionar Histórico das Pesquisas (Menu superior). 13

14 3) Para eliminar a pesquisa clique em. 4) Para ver a pesquisa clique em. Ver e alterar preferências da minha área 1) Seleccionar Minha área (Menu superior). 2) Seleccionar Preferências (Menu superior). 3) Altere as preferências como desejar. 4) Clique em, para guardar as últimas alterações. Ver e alterar os meus dados 1) Seleccionar Minha área (Menu superior). 2) Seleccionar Informação sobre o Utilizador (Menu superior). 3) Altere os dados que desejar. Os campos que possuem um * são obrigatórios. 4) Caso queira alterar a sua password clique em. 5) Clique em para guardar as últimas alterações. 14

15 Depósito Para efectuar um depósito, tem de estar autenticado. Fazer um depósito 1) Seleccionar o link Deposit em 2) Inserir o username e password para entrar no Deposit. 3) Seleccionar uma Nova Actividade de Depósito. 1) Escolher o tipo de objecto que se vai depositar. (ex: Manuscrito documento em pdf ou rtf) 2) Ler e aceitar os termos dos Direitos de Acesso. 3) Anexar o documento, introduzir a etiqueta e a nota. 4) Pré-visualizar o depósito. 5) Guardar ou Submeter o depósito. 6) Eliminar, Editar ou Submeter para ser aprovado posteriormente. 7) Ir verificando o estado do depósito. Caso este seja, Aprovado estará na pasta dos Aprovados, caso seja Recusado estará na pasta dos Recusados. 15

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