Procedimentos administrativos

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1 Procedimentos administrativos Este manual deverá ser consultado permanentemente e sempre que houver dúvidas. Ele é de uso e propriedade exclusiva da Certel. Portanto, não deverá sair de dentro da empresa nem o seu conteúdo comentado com outras pessoas. Sumário: 1 1 OBJETIVOS 2 POLÍTICAS 3 PAGAMENTOS 3.1 Despesas Valores Pagamento de Despesa de Quilometragem Relatório Semanal de Despesas de Viagem RSDV Serviços de terceiros e outras despesas Pagamentos que necessitam de prévia autorização: Descrição Procedimentos: Pagamentos que não necessitam prévia autorização: Telefone Outras Ações para reduzir despesas ENERGIA ELÉTRICA ÁGUA MATERIAL DE EXPEDIENTE 4 RECEBIMENTOS 4.1 Recebimento de cheques Normas de recebimento Carimbos e anotações nos cheques Anotações no verso Níveis de alçada Cheque de clientes tradicionais Cheque de funcionários Cheque de outras praças e de clientes estranhos ou eventuais Cheques a vista Cheques pré-datados Cheque salário Cuidados no recebimento de cheques Códigos dos motivos de devolução

2 4.2 Recebimento de consórcio Normas gerais Como registrar as operações 4.3 Recebimento em dinheiro 4.4 Recebimento de pagamentos com cartão de crédito ou débito 4.5 Recebimento de pagamento de cliente com protesto em cartório 4.6 Responsabilidades do operador de caixa nos recebimentos 4.7 Cuidado no recebimento de entrada de carnês 4.8 Recebimento por depósito bancário 5 GUARDA, DEPÓSITO E REMESSA DE VALORES E DOCUMENTOS 5.1 Guarda de valores e documentos Notas Fiscais Notas Fiscais com rasuras Legislação Fiscal referente a Notas Fiscais de transporte de mercadorias OPERAÇÕES PARA NF DE DEVOLUÇÃO DEVOLUÇÃO DE VENDA DEVOLUÇÃO DE VENDA ACIMA DE 30 DIAS Cancelamento de Notas Fiscais Cupom Fiscal Guias Alvará de Licença e DIC ISSQN (Mão-de-obra) Talão de recibos Livros fiscais e livro de inspeção do Ministério do Trabalho Contratos de cartão de crédito Dinheiro e cheques Documentos Fiscais 5.2 Depósitos Bancários e remessa de valores e documentos* Depósitos bancários Remessa de valores Para tesouraria Remessa cheques sem fundo para cobrança Remessa de documentos Remessa de documentos do caixa Remessa de documentos para faturamento* Remessa de documentos para contabilidade* Remessa de numerário (documentos)

3 Remessa de documentos de Consórcio Observações 6 FECHAMENTO E AUDITORIA DE CAIXA E SUBSTITUIÇÃO DO OPERADOR 6.1 Procedimentos de auditoria: 6.2 Abertura e encerramento da operação de Caixa pelo Gerente da Loja. 6.3 Substituição do operador de caixa 6.4 Acesso ao Cofre 7 ROUBOS E SINISTROS 8 PERMANÊNCIA NOS LOCAIS DE TRABALHO FORA DOS HORÁRIOS NORMAIS DE TRABALHO 9 MATERIAL PARA USO EM LOJA OU SETORES INTERNOS 9.1 Ativo Imobilizado 9.2 Mercadorias para Consumo Interno 10 MALOTES 11 MATERIAL DE EXPEDIENTE E HIGIENE E LIMPEZA 11.1 Material de expediente 11.2 Material de Higiene / Limpeza 11.3 Compra de material 12 USO DE TELEFONE E FAX 12.1 Operadoras de Telefone 12.1 Programação do Fax 13 ATENDIMENTO AO PÚBLICO 13.1 Requisito básico 13.2 Apresentação pessoal Cuidados Uniforme e Crachá 13.3 Recepção Planejamento e registro de contatos 13.4 Atendimento ao telefone Cuidados e observações importantes:

4 Defeitos a corrigir na conversação Quadro resumido de orientações 14 TIPOS DE COMUNICAÇÃO 14.1 Requisitos 14.2 Formas de Comunicação 14.3 Comunicações Externas* 14.4 Fornecimento de documentos e declarações 15 PROCEDIMENTOS SISTEMA CUSTOM - CAIXA 15.1 Procedimentos: Recebimento Carnê Vendas a Vista nas impressoras térmicas Pagamento antecipado Vendas a Vista nas impressoras térmicas REC. Conta Terceiros Recebimentos Modalidades Recebimento Conta Corrente Pagamentos Pgto Fundo de Reserva Consórcio Quero-Quero Esta modalidade de caixa é usada para lançar o documento de Autorização de utilização de Crédito de Fundo de Reserva da Administradora Quero-Quero, expedido pelo Setor de Consórcio. No histórico informar o nome do cliente a quem está sendo feito o pagamento Pgto Fundo de Reserva Consórcio Spengler Esta modalidade de caixa é usada para lançar o documento de Autorização de utilização de Crédito de Fundo de Reserva da Administradora Spengler, expedido pelo Setor de Consórcio. No histórico informar o nome do cliente a quem está sendo feito o pagamento Dep. Consórcio Depósito para banco Transf. Saldo Caixas Rem. Numerário MATRIZ Depósito de cartões Transf. Cheques Consultas Fechamentos Relatórios Relatório de Títulos Liquidados no Contas a Receber Relatório de Venda de Garantia Complementar Relatório de Venda de Seguros Relatório de Títulos Liquidados no Contas a Receber Relatório de Venda de Garantia Complementar Relatório de Venda de Seguros Consulta de Vendas e Devoluções

5 Lançamento dos Recebimentos e Pagamentos do Cxaqui no caixa da Certel OBSERVAÇÕES: Cheques devolvidos Procedimentos de recebimentos de cheques de terceiros Orientações ref. estorno de recebimentos com cheques: Simulador para cálculo de juros de atraso Separação jurídica da Cooperativa Regional de Eletrificação Teutônia Ltda Venda Cartão Presente Venda Vale Jóia

6 1 1 Objetivos Normatizar e orientar os procedimentos administrativos. 2 Políticas - Zelar para que os recebimentos, pagamentos e guarda de valores sejam feitos de forma ordenada, tratando o cliente com a máxima atenção e respeito. - Promover um ambiente organizado que facilite a localização de documentos e informações. 3 Pagamentos Qualquer tipo de pagamento efetuado nas lojas somente poderá ser feito pelo caixa, mediante autorização por escrito, exceto casos descritos neste manual. Todo pedido de autorização deverá ser visado pelo gerente da loja ou pelo coordenador administrativo. Nenhum valor poderá ser pago sem a devida autenticação e o recebimento do documento que comprove este pagamento. 3.1 Despesas A rentabilização da atividade comercial passa, invariavelmente, por dois caminhos: pelo aumento de vendas e pela redução e controle de despesas. A redução e controle de despesas é tão importante quanto o aumento das vendas. Assim, é necessário que cada um atue de forma disciplinada e austera no controle de todos os tipos de despesas Alimentação, estadia e deslocamento Valores Os funcionários que estão a serviço fora da sua base de trabalho (por exemplo: a serviço em filiais), ou em treinamento em outra cidade, terão direito ao ressarcimento das despesas de alimentação, hospedagem e deslocamento. Valores máximos autorizados para despesas de alimentação: Café da manhã: R$ 4,80 (O café da manhã é autorizado quando há pernoite, ou seja, quando o colaborador permanece em deslocamento e não retorna à empresa entre um dia e outro ou sai a trabalho até 3 horas antes do seu horário normal de início de atividades.) Almoço: R$ 15,00 Janta: R$15,00 As despesas de hospedagem deverão ser sempre negociadas previamente entre o gerente e o supervisor de lojas ou área administrativa financeira ou Rh. Os deslocamentos deverão ser feitos preferencialmente de ônibus. Quando não houver tal disponibilidade poderá ser autorizado o pagamento de despesa de combustível para o funcionário que utilizar carro próprio. Porém, somente haverá autorização se houver seguro total do veículo. A necessidade de pagamento de despesas de combustível, de táxi ou de outras formas de deslocamento, exceto ônibus, serão autorizadas previamente pelo supervisor de lojas ou diretores Pagamento de Despesa de Quilometragem O valor pago como combustível corresponde a: - moto: 7,5% do valor do litro de combustível por quilômetro rodado;; - carro: 15 % do valor do litro do combustível por quilômetro rodado. OBS.: O valor equivale ao preço praticado no Posto Rota do Sol de Teutônia. - Todo veículo ou moto à serviço da Empresa deverá ter acompanhamento da quilometragem percorrida. - O registro da quilometragem será feito na Caderneta de Veículo - A anotação na Caderneta de Veículo deverá ser feita diariamente no momento da saída e da chegada do veículo. - O Gerente de Loja é o responsável pela veracidade das informações constantes na Caderneta. - A Caderneta deverá ter todos os seus campos preenchidos e assinada pelo condutor do veículo e pelo Gerente de Loja Relatório Semanal de Despesas de Viagem RSDV O Relatório de Despesas de Viagem é o documento para cobrança das despesas de viagem provenientes de treinamentos, cursos e serviços externos(venda externa), previamente autorizados pelos setores competentes. No quadro 1-Dados do Usuário salientamos que é muito importante o preenchimento de todos os campos, especialmente a finalidade, para que se possa dar o devido tratamento contábil das despesas. No quadro 2-Descrição das Despesas devem ser inseridos nos respectivos campos os valores gastos observando a seguinte classificação: Estadia Alimentação Passagens, táxi ou assemelhados Pedágio Estacionamento

7 Outros e, Despesas de uso específico de Veículo Próprio. No caso de reembolso de despesas com o uso de veículo próprio, no campo específico deverá ser informado: (1)o tipo de veículo, (2) placa e (3) a quilometragem percorrida, que, multiplicada pelo valor pago pela empresa por km rodado (estipulado pelo RH) resultará no valor a ser reembolsado. Não haverá documento a ser anexo referente esta despesa. Nas demais despesas todos os comprovantes (notas fiscais, recibos, passagens) devem estar anexos ao Relatório de Viagem. No quadro 3-Dados Bancários especificar o Banco, Agência e Número da Conta Corrente do funcionário, onde será depositado o valor total do reembolso. O Relatório devidamente preenchido (em letra legível) assinado pelo usuário e responsável, juntamente com os respectivos documentos devem ser encaminhados: 1-Referente cursos e treinamentos para Sandra do setor de Recursos Humanos. 2-Referente vendas externas ou outros serviços do setor comercial para Joice do setor comercial. Quando o documento chegar aqui na matriz será encaminhado para tesouraria pela pessoa responsável para efetuar o depósito bancário. Não serão mais admitidas, para reembolso de despesas a cobrança de NF de combustível. O formulário está disponível no seguinte endereço: \\sv000001\intranet\geral\relatorioviagem.xls (Energia Positiva) Serviços de terceiros e outras despesas Pagamentos que necessitam de prévia autorização: Descrição Os pagamentos a seguir relacionados somente poderão ser efetuados mediante prévia autorização por escrito e apresentação de documento fiscal como notas fiscais ou RPA, não sendo aceita de forma alguma notas do tipo combustível ou alimentação : a) Todos os pagamentos relacionados com serviços de terceiros tais como: fretes, montagens, despesas com descarga, limpeza de fachadas, consertos e outras manutenções; b) Qualquer produto adquirido diretamente pela loja, tais como: materiais de decoração, expediente, limpeza e outros. c) Pagamento de aluguéis, IPTU, e outros impostos Procedimentos: a) A solicitação para efetuar despesa deverá ser enviada por escrito, via , à matriz. b) Na solicitação deverá constar a descrição da despesa especificando o tipo, finalidade, e valor. c) Aguardar retorno da autorização; d) Os pagamentos efetuados no caixa da loja deverão ser autenticados na modalidade de pagamentos e caso não houver modalidade específica lançar em 188-Pagamentos Diversos.Continuam sendo lançados como Remessa de Numerários eventuais pagamentos de fornecedores (Ex.: Pagto de frete de cal nas lojas de material de construção, onde a 1ª via do documento já foi encaminhada para o almoxarifado), e pagamentos de despesas de processos da Certel.* e) Os documentos enviados para a Matriz, destinados a pagamento via depósito bancário, deverão estar acompanhados do recibo de depósito bancário já devidamente preenchido e a devida autorização; f) Os pagamentos deverão ser efetuados preferencialmente nos seguintes bancos: Sicredi, Banrisul, Banco do Brasil, Bradesco, Caixa Federal ou HSBC. g) Em caso de necessidade de pagamento em outro banco é necessário informar por escrito: o nome do banco, número da agência e número da conta corrente (sem esquecer o dígito). Todo pagamento que for efetuado antes de autorizado é considerado pagamento irregular, sendo passível de advertência e debitado ao gerente de loja Pagamentos que não necessitam prévia autorização: a) Auxílio pecúlio e indenizações; b) cotas parte; c) devoluções de venda; d) repasse de contas da Corsan; e) depósito bancário; f) restituição de créditos de conta corrente; h) remessa de cheques para cobrança; i) vale transporte;

8 j) devolução de parcela de crediário; k) pagamentos de luz e água Autorização para pagamento de despesas O ressarcimento de despesas na tesouraria será feito somente mediante autorização. As despesas serão autorizadas: Área de Vendas Eletromóveis: Supervisores Área de Vendas Materiais de Construção e Elétrico: Paulo Ruschel Administrativo Financeiro: Margarete Rodrigues Fretes e Montagens(Terceirizados): Miriam Driemeyer Marketing: Simone RH (despesas treinamentos, passagens de ônibus, etc) - Sandra Telefone As despesas de telefone deverão ser controladas com muita atenção, pois representam valores significativos. Todas as ligações particulares, quando ocorrerem, deverão ser registradas no formulário específico que se encontra na loja. A relação das ligações será enviada mensalmente para as lojas. O gerente deverá analisar as ligações efetuadas comparando com o registro de ligações particulares. Após análise o gerente deverá enviar o controle de ligações particulares aos da telefonista da matriz para posterior cobrança Outras Ações para reduzir despesas ENERGIA ELÉTRICA As luzes de depósitos, banheiros e áreas onde não há circulação de clientes, deverão permanecer desligadas; Quando fechar a loja e não houver mais clientes sendo atendidos, desligar imediatamente as luzes, deixando ligado somente o necessário; Os timers OBRIGATORIAMENTE devem estar funcionando sempre em todas as lojas e com horários criteriosamente regulados (conforme determinação do supervisor para cada loja); Onde houver iluminação que possa ser desligada em definitivo, retirar ou distorcer a lâmpada; Na área de vendas, qualquer lâmpada queimada, deve ser substituída imediatamente, considerando o período de verão ou inverno ÁGUA Verificar periodicamente torneiras e caixas d água. Se houver vazamentos, tomar as providências imediatas de conserto; Controlar a conta de água mensalmente, para que a mesma não ultrapasse o valor de taxa mínima; MATERIAL DE EXPEDIENTE Reaproveitar todo o material de expediente possível; Usar o verso de folhas de papel para rascunho (jamais usar cartões de vendedor e cartazes de preços para tal fim); Economizar no uso de durex, grampos de grampeador e outros materiais; Utilizar sacolas e papel de embrulho no tamanho adequado para cada produto; Não utilizar envelopes novos para circulação interna; 4 Recebimentos 4.1 Recebimento de cheques Lembrar sempre que receber pagamento em cheque é uma forma de conceder crédito. Por isso a análise deve ser criteriosa Normas de recebimento a) Solicitar o cartão do banco, o documento de identidade e pelo menos um número de telefone (preferencialmente anote o residencial, do trabalho e o celular). Se houver alguma insegurança confirme a veracidade das informações consultando o guia telefônico, auxílio à lista, ou ligando para o número informado ou retardar a entrega da mercadoria até a compensação do cheque; b) Em caso de dúvida quanto a procedência do cheque, consultar uma das opções disponíveis: - SERASA, - SPC Cheque; - bancos; c) Os cheques precisam ser conferidos quanto ao correto preenchimento. Verificar, principalmente, o valor por extenso, a data de emissão e assinatura. Não aceite cheques com rasuras; d) No recibo de entradas do caixa quando o pagamento é efetuado com cheque vai imprimir a seguinte mensagem A presente quitação será válida após a compensação do(s) cheque(s): Nr: banco: agencia:. Portanto não será mais necessário colocar o carimbo desta mensagem no recibo do cliente quando é efetuado um pagamento com cheque. Salientamos, se o cliente comprar, por exemplo, com entrada e mais duas parcelas para 30 e 60 dias e quiser pagar estas parcelas com cheques para o vencimento, estes recebimentos devem ser efetuados individualmente cada parcela com seu cheque correspondente, pois em cada recibo o sistema vai imprimir o comprovante de pagamento do cheque correspondente aquele pagamento. e) Somente poderão ser aceitos cheques de terceiros, de clientes tradicionais muito conhecidos, com aval do cliente ou do gerente (neste caso o aval assume inteira responsabilidade pelo pagamento do cheque, caso este não tenha fundos); A assinatura do avalista deverá constar na parte da frente do cheque abaixo do endereço do banco. Deverá ser escrito: por aval seguido da assinatura. No verso do cheque deverão constar os seguintes dados do avalista: Nome legível, RG, endereço e telefone. f) Quando o cheque já tem endereço e telefone impresso, não é necessário preencher este campo, a não ser que o cliente não resida mais no mesmo endereço. g) Não é permitido trocar cheques por dinheiro, nem mesmo para funcionários. No caso de clientes tradicionais e cheques a vista, emitidos pelos próprios, pode ser fornecido troco. Mas apenas para casos de arredondamento do cheque ou para pequenas despesas como passagens de ônibus, por exemplo, no valor de no máximo R$ 10,00. h) Exceto para os clientes que você conheça, não aceite cheques previamente assinados ou preenchidos, mesmo quando acompanhados da carteira de identidade. Quando uma pessoa é assaltada, geralmente o ladrão leva sua carteira com o talão de cheques e vários documentos, inclusive o cartão do banco;

9 i) Seja discreto e jamais cause constrangimento ao cliente. Explique que os procedimentos adotados tem por objetivo proteger pessoas honestas como ele Carimbos e anotações nos cheques É necessário carimbar todos os cheques e fazer as anotações necessárias, conforme descrição a seguir: Carimbo 1 (na frente): de pagamento nominal a Certel. Por exemplo: Coop. Regional de Desenvolvimento Teutônia - Certel. P. 48. Carimbo 2 (no verso): telefone fixo:... ; Endereço:...;RG:...; Este cheque destina-se ao pagamento de nf/cf :... data da nf/cf:...; contrato:...; matrícula:...; visto/resp: Anotações no verso No verso do cheque deverá constar sempre a finalidade do pagamento, conforme a seguinte descrição: a) Quando for cheque pré-datado, referente a condição especial sem juros ou com taxa reduzida deverá constar o tipo de produto, o número de parcelas e o número da GV autorizando a condição especial. Por exemplo: promoção de estofados 1+2, conf. Aut. GV no 27 ; b) Quando for venda normal com cheque pré-datado (isto é, quando houver a cobrança da taxa de juros em vigor nesta condição), deverá constar: VNCP (venda normal com cheque pré); c) Quando o cheque for de uma venda a vista deverá constar: venda a vista ; d) Quando o cheque for de pagamento de conta de luz deverá constar: luz ; e) Quando o cheque se referir a uma adesão de consórcio deverá constar: consórcio, o nº do contrato de adesão e o nº do recibo; f) Quando se referir a outro tipo de pagamento, descrever a finalidade Níveis de alçada Todo cheque recebido deverá ter o visto do responsável, considerando os seguintes níveis de alçada: a) até R$ 100,00 o visto deverá ser do caixa; b) de R$ 101,00 até R$ 500,00 o visto deverá ser do coordenador administrativo; c) acima de R$ 500,00 o visto deverá ser do gerente da loja Cheque de clientes tradicionais Clientes tradicionais são pessoas conhecidas, que compram com freqüência e possuem cadastro atualizado na loja. Os cheques de clientes tradicionais devem ser recebidos normalmente, apenas conferindo o seu correto preenchimento Cheque de funcionários Não é permitido trocar cheques de funcionários por dinheiro. Todo cheque de funcionário que estiver no caixa deverá estar rubricado pelo gerente, constando ainda o motivo a que se refere tal pagamento Cheque de outras praças e de clientes estranhos ou eventuais É necessário seguir todas as normas de recebimento, descritos no ítem além de: a) Registrar no verso do cheque o número do documento de identidade; b) Confrontar as assinaturas do cheque, da ficha cadastral e dos documentos apresentados; c) Consultar o respectivo banco, verificando se há cobertura; d) Somente entregar a mercadoria após obter informações sobre a situação do cliente junto à instituição bancária. No caso de o banco estar fechado (fora do horário ou em feriado bancário), reter a mercadoria para posterior liberação. Persistindo a dúvida, condicione a venda à prévia compensação do cheque e) Analisar atentamente a documentação para ver se não existem sinais de falsificação; f) Observar atentamente o cheque para ver se não existem rasuras ou outros sinais de adulteração; g) verificar se os números da conta e do cheque, impressos na parte superior, conferem com os impressos em caracteres magnéticos listrados, da parte inferior. Falsários alteram o código do banco e o número do cheque. h) Para aceitar o cheque, o gerente da loja deverá colocar nele o seu visto de autorização. Se ainda houver dúvidas sobre a honestidade do cliente ou veracidade dos documentos, ligue para a Central de crédito Cheques a vista São considerados cheques a vista somente aqueles que poderão ser descontados no dia da sua emissão. Cheques para cinco, sete ou mesmo dois dias não são a vista e deverão ter o tratamento de pré-datado, descrito no item Cheques pré-datados a. A venda com cheque pré-datado é considerada como a prazo. Dessa forma, a comercialização nesta condição, fica vinculada a aprovação de cadastro do cliente e a cobrança de juros do período, a não ser quando se trata de promoções de venda sem juros. b. Assim, qualquer venda com cheque pré-datado deverá ser feita mediante assinatura de contrato de compra e venda; c. Todos os cheques pré-datados devem ser enviados para a Matriz, onde permanecerão até a data de compensação; d. Os cheques serão depositados no dia do seu vencimento. Caso sejam devolvidos por insuficiência de fundos, serão reapresentados ao banco. e. Prorrogações de vencimento de cheque devem ser evitadas ao máximo. Porém, como forma de atender à eventuais solicitações de bons clientes, poderemos prorrogar até uma vez o vencimento mediante a cobrança dos encargos financeiros relativos ao novo período. f. O número máximo de pré-datados a ser aceito é seis. O recebimento de um número maior de cheques somente será autorizado pela área financeira, em situações muito excepcionais. g. No preenchimento de pré-datados, observar para que a data da emissão corresponda ao dia do vencimento do cheque. h. Não é permitido fornecer troco para cheques de terceiros e pré-datados Cheque salário Não poderão ser aceitos cheques salário, exceto nas lojas autorizadas para tal, em função de cobrança de contas de luz. Portanto, em tais lojas, é necessário muito cuidado com falsificações e clonagem de cheque salário. Sempre que houver qualquer dúvida quanto a veracidade de cheque salário, antes de recebe-lo é necessário ligar para a empresa emitente do cheque, confirmando as informações.

10 Cuidados no recebimento de cheques O recebimento de cheque deverá ser precedido sempre dos seguintes cuidados: a) Observe a semelhança da foto do documento com a aparência do portador; b) Se o cheque foi preenchido e assinado na sua presença; c) Verifique a semelhança da assinatura do cheque com a do documento e cartão do banco; d) Se houver dúvida, solicite nova assinatura no verso do cheque, desta vez reproduzindo a forma que constar no documento. e) Se o cheque já vier preenchido CUIDADO!? Neste caso, solicite nova assinatura no verso e proceda a identificação completa do portador; f) Nos casos de maior insegurança, retardar a entrega da mercadoria até que se possa compensar o cheque; g) Observar cheques com cores desbotadas, falhas de impressão ou rasuras. O cheque clonado normalmente apresenta alguma dessas características; h) Observar a atitude do cliente. Clientes com pressa, nervosos ou fazendo algum tipo de pressão, pode representar sinal de golpe; i) Clientes que dificultam a apresentação da documentação básica exigida e alegam que não tem telefone, ou não sabem, de pronto, os números, são um sinal estranho; j) Muito cuidado com cheques de outras praças. i) No verso do cheque sempre deverá constar a finalidade de pagamento, conforme a seguinte descrição: - Quando for referente a condição especial sem juros ou com taxa reduzida Códigos dos motivos de devolução Para facilitar o entendimento dos motivos de devolução de um cheque, relacionamos abaixo os códigos utilizados pelos bancos. Segundo a Febraban, os motivos mais freqüentes de devolução de um cheque são: falta de fundos (85%), oposição do emitente (por roubo ou discordância de pagamento), assinatura diferente da existente no banco (motivo 22) e conta encerrada (motivo 13). Havendo solicitação do portador de cheque devolvido pelos motivos 11,12,13,14,21,22 e 31, o banco do emitente do cheque é obrigado a fornecer as informações que permitam a identificação e a localização do emitente. Resumo dos Motivos de Devolução: Cheques sem provisão de fundos i. Cheques sem fundos 1ª apresentação; ii. Cheques sem fundos 2ª apresentação; iii. Conta encerrada; iv. Prática Espúria. Impedimento ao pagamento 21. Contra-ordem ou oposição ao pagamento; 22. Divergência ou insuficiência de assinatura; 23. Cheque emitidos por entidades/órgãos da Adm. Públ. Federal, em desacordo com o Decr. Lei nº 200, de 25/02/67; 24. Bloqueio judicial ou determinação do Banco Central do Brasil S.A; 25. Cancelamento de talonário pelo Banco sacado; 26. Inoperância temporária de transporte; 27. Feriado Municipal não previsto; 28. Contra-Ordem ocasionada por furto ou roubo; 29. Bloqueio de talonário não entregue ao correntista (tele-talão). Cheque com irregularidade 30. Furto ou roubo de malotes; 31. Erro formal (s/ data de emissão, mês grafado numericamente, ausência de assinatura, não registro do valor por extenso); 32. Ausência ou irregularidade na aplicação do carimbo de Compe; 33. Divergência de endosso; 34. Cheque apresentado por Banco que não o indicado no cruzamento em preto, sem o endosso-mandato; 35. Cheque fraudado, emitido sem prévio controle ou responsabilidade do estabelecimento bancário (CHEQUE UNIVERSAL) ou ainda com adulteração da praça sacada; 36. Cheque emitido com mais de um endosso; 37. Registro inconsistente cheques CEL. Apresentação indevida 40. Moeda inválida para os cheques grafados em cruzeiros reais a partir de 01/08/94; 41. Cheque apresentado a Banco que não o sacado; 42. Cheque não compensável no SIRC em que foi apresentado; 43. Cheque devolvido anteriormente pelos motivos: 21, 22, 23, 24 e 31, não passível de reapresentação; 44. Cheque prescrito; 45. Cheque emitido por entidade obrigada a realizar movimen./utilização de recursos do Tes. Nac. mediante ordem bancária; 46. Quando o cheque correspondente a uma CR não for entregue nos prazos estabelecidos; 47. Ausência ou inconsistência de dados obrigatórios no preenchimento da CR ; 48. Cheque de valor superior a R$ 100 sem a indicação do favorecido; 49. Remessa nula (reapresentação de cheques devolvido pelos motivos: 12, 13, 14, 25, 28, 30, 35, 43, 44 e 45). Devolução de recebimentos 51. Divergência no valor recebido; 52. Recebimento efetuado fora do prazo; 53. Apresentação indevida; 54. Ausência ou irregularidade do carimbo de compensação; 55. Ausência ou irregularidade de autenticação mecânica; 56. Transferência insuficiente para a finalidade indicada; 57. Divergência na indicação da Agência destinatária, do nº da conta-correnteou nome do favorecido; 58. Documento de Crédito (DOC-C, D e E) emitidos com a finalidade de depósito em nome de conta de poupança; 59. Ausência da expressão Transferência Internacional.

11 Papel não compensável 60. Padrão monetário não definido; 61. Papel não compensável; 62. DOC-D com divergência no preenchimento; 63. Registro inconsistente bloquetes de cobrança CEL; 64. Arquivo lógico não processado/processado parcialmente; 66. DOC-D Transferência para conta indevida, individual para conjunta ou vice-versa; 67. DOC-D Sem indicação do tipo de conta creditada ou debitada; 70. Moeda Inválida. 4.2 Recebimento de consórcio Normas gerais Verificar procedimentos descritos no Manual do consórcio Fácil Certel. Todos recebimentos referentes a consórcio (adesão, parcela ou lance), quando pagos em CHEQUE, devem ser no valor da parcela e nominal à Adm.de consórcio, seja Spengler ou Quero Quero. Lembrando que todos depósitos, devem ocorrer no máximo, no dia seguinte. Não será permitido juntar em um único CHEQUE recebimentos de consórcios com outras contas CERTEL( pagto de luz, prestação, internet etc) Como registrar as operações Os procedimentos para registrar os recebimentos de consórcio estão descritos no item 15 Procedimentos Sistema Custom Caixa. 4.3 Recebimento em dinheiro É preciso muita atenção no recebimento de papel moeda, principalmente de notas de dez, cinqüenta e cem reais, em razão da falsificação existente. É necessário sempre observar a autenticidade do dinheiro. Com a experiência no manuseio, a verificação pode ser muito discreta. O primeiro teste é feito com o tato. O papel moeda tem uma textura muito própria. Verifique visualmente as notas de valor elevado, observando as marcas da água e demais características. Seja discreto. 4.4 Recebimento de pagamentos com cartão de crédito ou débito Sempre que for efetuado um pagamento com cartão de crédito ou débito o comprovante de pagamento deve ser vinculado ao documento da respectiva operação da seguinte forma. - O documento (CF, comprovante de carnê, etc...) deverá ser identificado com a operadora do cartão. Ex: Cartão Visa ou Cartão Mastercard - No comprovante que sai do terminal POS deverá ser descrito o que foi pago. Ex: CF nº... ou matrícula, contrato, parcela. 4.5 Recebimento de pagamento de cliente com protesto em cartório Sempre que forem recebidos pagamentos de clientes com protesto em cartório deverão ser observados os seguintes procedimentos: a) Verificar no cadastro do cliente abaixo do nome, constará Protesto/SPC em data tal e filial tal; b) Confirmar com o Setor de Crédito/Cobrança da matriz a existência ou não do protesto; c) Após a confirmação do pagamento total da dívida, solicitar por para o setor de crédito/cobrança da Matriz o cancelamento do protesto da letra de câmbio; d) A letra de câmbio será enviada para a Loja; e) Imediatamente após o recebimento a loja deverá encaminhar a letra de câmbio ao cartório. 4.6 Responsabilidades do operador de caixa nos recebimentos a) No ato de recebimento conferir o carnê de pagamento com os dados constantes no sistema, para evitar futuros problemas de baixa ou recebimentos indevidos. Dados que deverão ser conferidos: matrícula e nome do cliente, valor número e vencimento da prestação a ser paga e número do contrato da respectiva compra. b) Ao detectar algum problema de baixa no ato de pagamento, como número, valor ou vencimento da prestação, diferente do que realmente está em aberto, o carnê deverá ser retido para que seja sanada a irregularidade. c) Não recusar o pagamento quando o cliente tiver extraviado o seu carnê ou o tiver esquecido, fornecendo-lhe então segunda via do carnê ou um recibo manual, neste caso quando for registrado no sistema, anexar este comprovante automático de quitação gerado pelo sistema (via do cliente e do caixa) na via verde do recibo manual que acompanha a documentação de caixa. Os demais recebimentos deverão ser registrados nas operações de caixa e o sistema gera recibo de quitação automaticamente. d) Quando o cliente estiver com dois ou mais pagamentos em atraso, querendo pagar somente um vencimento, deverá ser encaminhado para o setor de crédito e cobrança, a fim de que seja negociado o pagamento das demais prestações. e) Comunicar sempre a crediarista quando o cliente efetuar um pagamento em atraso, quando for uma parcela de outra filial esta deverá ser comunicada por telefone e . f) Informar o gerente da loja se houver sido constatada qualquer irregularidade de ordem interna quanto ao recebimento de valores. g) Não permitir que qualquer outra pessoa desautorizada manuseie documentos ou valores do caixa. h) Identificadas diferenças no caixa (Sobras ou Faltas) é responsabilidade do operador deve informar imediatamente seu gerente, e este deve informar matriz (por mail), setor de conferência de caixa com cópia para auditoria. i) OBS: o recibo de DESPESA ADMINISTRATIVA (por conta de ressarcimento de despesa com devoluções acima de 30 dias), deve sempre ser gerado pelo sistema lançando na modalidade 071-RESSARC. DESP. ADMINISTRATIVAS do caixa, sendo que no campo especifico de nome informar o nome do cliente e no histórico o preenchimento é automático não informando nenhum dado complementar. Assim nunca deve ser feito e fornecido recibo manual para esta situação.

12 4.7 Cuidado no recebimento de entrada de carnês Sempre que um cliente efetuar uma compra com entrada, ao fazer o carnê este deverá ser entregue ao caixa para autenticação, e a mercadoria deverá ser entregue após conferência da quitação da entrada, caso aconteça que o cliente saia da loja sem autenticação da entrada a mesma será de total responsabilidade da loja. 4.8 Recebimento por depósito bancário A empresa não autoriza recebimentos por depósito bancário. 5 Guarda, depósito e remessa de valores e documentos 5.1 Guarda de valores e documentos Todos os valores (dinheiro, cheques), e documentos importantes devem estar bem guardados e organizados Notas Fiscais a) Arquivar em ordem crescente de numeração (aquela impressa pelo computador) seguindo a definição do item b. Todos os dias pela manhã, deverá ser feito um levantamento de todas as vias relativas ao dia anterior. b) Em função da implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e impressão da DANFE fluxo dos documentos. VENDAS As notas de vendas em que são emitidas as Notas Acobertadas NF-e/ DANFE operação 903, deverão ser impressas em 2 (duas) vias sendo que uma das vias deverá ser entregue ao cliente e a outra arquivada junto com o cupom fiscal da venda na filial, ou seja, como é atualmente com as vias fixas. As notas de vendas em conta corrente NF-e/ DANFE operação 721, deverão ser impressas em 3 (três) vias sendo que uma das vias deverá ser entregue ao cliente, uma arquivada junto com o cupom fiscal da venda na filial e outra assinada pelo cliente enviar com o relatório de carnês emitidos para a contabilidade. Em caso de consórcios deverá ser feita uma cópia para ser enviada para a matriz. DEVOLUÇÔES VENDAS As devoluções de venda a vista operação 501, 517 devem ser impressas em 2 (duas) vias, sendo que uma via deve ser autenticada e anexa ao documentos de caixa com o cupom fiscal ou a NF-e/ DANFE do cliente referente a venda original (em último caso se o cliente não tenha mais o CF/ NF-e/ DANFE ou em devoluções parciais deverá ser feita a declaração do cliente como é o procedimento atual) e a outra via deve ser entregue para o cliente. As devoluções de venda a prazo operação 502 devem ser impressas em 2 (duas) vias, sendo que uma via deve ser enviada para a matriz anexada no relatório de carnês emitidos para a contabilidade com o cupom fiscal ou a NF-e/ DANFE do cliente referente a venda original (em último caso se o cliente não tenha mais o CF/ DANFE ou em devoluções parciais deverá ser feita a declaração do cliente como é o procedimento atual) e a outra via deve ser entregue para o cliente. COMPRAS MERCADORIAS USADAS As notas de compras de mercadorias usadas operação 097 devem ser impressas em 2 (duas) vias, uma via é do cliente e a outra deve ser enviada para a matriz anexada no relatório de carnês emitidos. Lembrando que as notas de compra de mercadoria usadas devem ser usada a matricula do cliente de quem se esta recolhendo a mercadoria e nunca da loja, ou seja, o código do emitente e destinatário devem ser diferentes. TRANSFERÊNCIAS / CONSERTO / DEMONSTRAÇÕES As notas de Transferências operação 145, Consertos (notas próprias) operação 142 e 508 quando dentro do estado, deverão ser impressas em apenas 1 (uma) via, que acompanhará a mercadoria. Se a mercadoria for para fora do estado deverá ser impressa 2 (duas) vias, as quais acompanharão a mercadoria, para eventual consulta do fisco. As notas de Demonstrações Pessoa Física operação 143, deverá ser emitida em 1 (uma) via, que acompanha a mercadoria para fins de transporte sendo nestes casos não pode ser entregue a via ao cliente devendo esta via voltar para o estabelecimento, para arquivamento como é atualmente feito com as vias fixas. Quando for efetuada a Devolução da Demonstração Pessoa Física operação 043, está deve emitida em 1 (uma) via que deve ser arquivada junto com a NF de Demonstração de origem. As notas de Demonstrações Pessoa Jurídica operação 155 deverão ser emitidas em 2 (duas) vias, 1 via que acompanha a mercadoria para fins de transporte e deve ser entregue a via ao cliente e a outra via deve ser arquivada no estabelecimento como é atualmente feito com as vias fixas. Para a Devolução da Demonstração Pessoa Jurídica, se for contribuinte de ICMS este deve enviar uma Nota Fiscal de devolução de demonstração que deverá ser enviada para a matriz (CD Janete) para lançamento se não for contribuinte a loja deve emitir a Nota de Devolução operação 055 em 1 (uma) via que deve ser arquivada junto com a NF de Demonstração de origem. Portanto em relação ao RELATÓRIO NF TRANSF CONS DEMONS ETC..., as operações que não necessitam vir acompanhadas da cópia da DANFE para a contabilidade são: 042- Dev. Conserto merc. Própria no estado

13 142- Remessa Conserto merc. Própria no estado 043- Dev. Demonstração pessoa física 143- Remessa Demonstração pessoa física 145- Transf. Entre postos de mercadoria 508- Entrada para conserto mercadoria terceiros 608- Dev. conserto mercadoria terceiros 509- Dev. conserto mercadoria terceiros 151- Remessa p/conserto mercadoria terceiros 155- Remessa Demonstração pessoa jurídica 055- Dev. Demonstração pessoa jurídica 651- Transf. Entre postos merc. Consertada de terceiros As demais operações descritas no relatório devem vir para contabilidade com uma via da NF-e/ Danfe ou a NF do fornecedor se for o caso e se houver circulação de mercadoria deve ser impressa mais uma via da NF-e/ Danfe. Ex: Brinde/Consumo Interno/Deterioração/Roubo e demais operações. Duvida tratar com: Leila Contabilidade (Spark: Leilam) Rudimar Contabilidade (Spark: Rudimarj) Carmem Auditoria (Spark: Carmem) Miriam Auditoria (Spark Miriamd) Fernanda Auditoria (Spark: Fernandab) c) Nas vias fixas das NF-e de devolução de venda, Caso o cliente não possua mais a 1ª via da CF de venda, fazer constar no verso da NF-e de devolução (2ª via que vem para a matriz) uma declaração assinada pelo cliente, ex.: Declaro, por motivo de extravio, que não possuo a 1ª via da NF-e Nº XXX do dia / /. Em se tratando de devolução parcial de venda, no verso de todas as vias da NF-e de devolução deve ser utilizado carimbo: Devolução parcial de Mercadoria Referente Nota Fiscal CF nº De / / Ciente desta Operação: Assinatura do Cliente Sendo obrigatório o preenchimento dos campos solicitados. Este procedimento é -para atender a legislação, sob pena de autuação por parte da Fiscalização do ICMS. d) Os formulários de NF-e anuladas deverão estar arquivados juntamente com as demais vias fixas, observada a numeração. No corpo destas NF-e deverá constar o motivo da anulação e o nº do formulário pelo qual foi substituído. O prazo legal para o cancelamento de uma NF-e é de 24hs. e) Assim que completar 250 NF-e, fazer um pacote identificando a filia, o período (Ex.: 02/04/2002 a 24/05/2002), e a numeração das NF-e (numeração impressa pelo computador) Notas Fiscais com rasuras Conforme legislação do ICMS Livro II Art 13 inciso IV é considerado inidôneo, para todos os efeitos fiscais, o documento fiscal que contenha declarações inexatas, esteja preenchido de forma ilegível ou apresente emendas ou rasuras. Desta forma salientamos que o transporte de mercadorias deve ser feito com documento idôneo, portanto sem rasuras, sem anotações de qualquer natureza nas Notas Fiscais ou Cupons Fiscais que acompanham a mercadoria, para não estar sujeito a penalidades pela fiscalização do ICMS e consequentemente causar despesas para a empresa. Se eventualmente uma filial faz alguma anotação de controle de entregas nas vias de transporte da mercadoria pode utilizar a Planilha de Controle de Entrega de Mercadoria (modelo) abaixo.

14 Os funcionários responsáveis pela emissão de NF devem observar para que as mesas saiam sempre com a impressão perfeita, pois o FISCO considera rasura podendo autuar a empresa, assim como clientes e fornecedores não podem aceitar NF rasuradas. Quando houver problemas de impressão reimprir espelho da NF imediatamente, e a NF falhada deve ser cancelada seguindo procedimento de juntar todas a vias, sendo que no corpo da NF dever ser informada que foi CANCELADA por motivo de rasura e substituída pelo formulário nº da NF reimpressa. Exemplo de NF desalinhada

15 Exemplo de NF com falhas de impressão

16 Legislação Fiscal referente a Notas Fiscais de transporte de mercadorias - Não é permitido pela empresa, a saída de mercadoria(s) da loja sem Nota Fiscal. - Entregas dentro do perímetro urbano podem ser realizadas com Cupom Fiscal (CF), fora do perímetro urbano e entre municípios somente com Nota Acobertada (M1). - Nenhuma mercadoria pode ser transportada com NF com data superior até 05 dias da data da emissão (venda). - Nenhuma mercadoria pode sair da loja para entrega sem que a data de saída e placa do veiculo seja preenchida. - Não são permitidas rasuras nas NF, usar sempre o formulário Controle de Entrega de Mercadoria conforme Manual Administrativo Notas Fiscais com rasuras. Como proceder nos casos de exceção: - Para transporte de vendas com entregas parciais e com data superior a 5 dias da emissão, emitir NF de DEMONSTRAÇÃO para transporte sem esquecer de preencher a data de saída e placa do veículo. - Emitir imediatamente a NF de DEVOLUÇÃO DA DEMONSTRAÇÃO para evitar problemas de tributação de ICMS indevidas. OBS: Lembrando que em caso de Autuação com Multa, o reembolso do valor é responsabilidade do Gerente/Funcionário que não cumpriu procedimentos OPERAÇÕES PARA NF DE DEVOLUÇÃO Orientação aos funcionários que emitem NF de devolução a seguir a seguinte regra: Toda devolução (entrada) deve ser idêntica a operação de (saída), ou seja, exemplo se o CF de venda foi emitido na operação A PRAZO a DEVOLUÇÃO também deve ser a operação A PRAZO. Exemplo: Saída (VENDA) Op. Entrada (DEVOLUÇÃO) OPERAÇÃO VENDA MERCADORIA USADA DEVOL.MERCADORIA USADA 21 VENDA A PRAZO DEVOL.VENDA A PRAZO 502 VENDA A VISTA DEVOL.VENDA A VISTA 501 VENDA CARTÃO DE CREDITO DEVOL.VENDA CARTÃO DE CREDITO 517 VENDA CAIXA ECONÔMICA FEDERAL DEVOLUÇÃO CEF 528 VENDA CONTA CORRENTE DEVOLUÇÃO CONTA CORRENTE 527 VENDA PARA FUNCIONÁRIO DEVOLUÇÃO FUNCIONÁRIO 519 Isto se faz necessário em função de questões Fiscais e Contábeis. OBS: Esta regra também é válida para outras operações de NF de evolvem Saída e Entrada como nas operações de remessa de conserto, etc DEVOLUÇÃO DE VENDA a) Legislação Fiscal DEVOLUÇÕES DE VENDAS 1) Para aproveitamento do crédito de ICMS de mercadoria tributada de uma devolução de venda efetuada por cliente não contribuinte do ICMS, ou seja, de pessoa física ou pessoa jurídica que não possui inscrição estadual deve ser no prazo de 30 dias, após esse prazo perde-se o direito de crédito do ICMS. 2) A devolução de venda de mercadoria tributada efetuada por um contribuinte do ICMS, ou seja, pessoa jurídica com inscrição estadual, o aproveitamento do crédito de ICMS de uma devolução de venda não tem prazo, com isso o crédito de ICMS de uma devolução de venda de mercadoria tributada pode ser aproveitado após o prazo de 30 dias. Essa orientação está definida no Livro I, Capitulo V Do Crédito Fiscal, art. 31, inciso III, alínea b e c, do RICMS/RS, que segue abaixo: DO CRÉDITO FISCAL Art O imposto é não-cumulativo, compensando-se o que for devido em cada operação relativa à circulação de mercadorias ou prestação de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação, com o montante cobrado nas anteriores por esta ou por outra unidade da Federação.

17 Art Para a compensação a que se refere o artigo anterior, é assegurado ao sujeito passivo o direito de creditar-se do imposto: III - cobrado e registrado no livro Registro de Saídas, relativo à saída de mercadorias, devolvidas por produtor ou por não-contribuinte, em valor proporcional à devolução, em virtude: NOTA - Este crédito fiscal somente será admitido se a devolução for comprovada e se a mercadoria estiver acompanhada de documento fiscal idôneo emitido pelo remetente ou, não estando este obrigado legalmente a emitir o documento fiscal próprio para a operação, se o destinatário emitir Nota Fiscal relativa à entrada e a ela anexar a 1ª via do documento fiscal da operação que deu origem à devolução. a) de garantia decorrente de obrigação assumida pelo remetente ou fabricante, de substituir a mercadoria se esta apresentar defeito, dentro de 90 (noventa) dias, ou em virtude de motivos legais que admitam que o comprador deixe de aceitar a duplicata relativa à operação; b) de a mercadoria ter sido remetida em demonstração, desde que retorne ao estabelecimento de origem em até 60 (sessenta) dias; NOTA: Se a mercadoria for remetida em demonstração sucessiva a diversos destinatários, de outra ou outras unidades da Federação, o prazo para devolução será de 90 (noventa) dias. c) do desfazimento de venda, desde que a devolução ocorra dentro de 30 (trinta) dias daquela saída; DEVOLUÇÃO DE VENDA ACIMA DE 30 DIAS b) Pessoa Jurídica (PJ): As devoluções de venda de transações entre Pessoas Jurídicas o FISCO permite o aproveitamento do credito de ICMS, ou seja, não geram despesas com ICMS. c) Pessoa Física (PF): As devoluções de venda de transações entre Pessoas Jurídicas e cliente final (Pessoa Física), deve respeitar a condições do Código de Defesa do Consumidor assim como a Legislação Fiscal. Toda devolução para Pessoa Física deve ser avaliada, para evitar a geração de ICMS, assim caso for identificado erro operacional por parte do funcionário que necessite a devolução acima de 30 dias da venda e esta gerar prejuízo a empresa será efetuada cobrança com base parágrafo primeiro do Art.462 da CLT ( 1º Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde de que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado.) Cancelamento de Notas Fiscais O cancelamento de notas fiscal deve ser feito somente no dia da emissão, solicitando senha dos usuários da matriz através do Spark para os seguintes colegas: Rudimar Grasi Janete Miriam D Fernanda B As notas fiscais canceladas devem ser grampeadas na seqüência, constar a observação no corpo da nota que foi ANULADA, motivo e se foi substituída, informar o numero da Nota substituta. Após arquivar na seqüência das vias fixas Cupom Fiscal a) Desde da implantação do Cupom Fiscal (CF) o mesmo passou a ser obrigatório como documento fiscal de venda, sendo que a Nota Fiscal (M1) somente será impressa nos casos abaixo: 1º Quando cliente solicitar a Nota Fiscal M1 2º Ao ser transportado por terceiros (freteiro) para fora do Município ou Estado. Fonte: Manuais de Tributações Livro II Art. 32, Decreto /08/ º Nas vendas de Consórcio e Celulares (obedecendo Procedimentos Administrativos). 4º Nas vendas para Entrega Futura, situação em que não há emissão de Cupom Fiscal. b) As bobinas usadas (via fixa), após retiradas do ECF, deverão ser identificadas informando a filial, o período (ex.: 02/04/2002 até 05/04/2002), e a numeração do CF inicial e final juntamente com o número do equipamento (ex.: CF até 00288/Equip.nº 002). c) Após identificadas, acondicionar as bobinas em caixas de arquivo morto, por equipamento. Estas caixas também deverão ser identificadas, informando a filial, o período contido e o nº do primeiro e último CF (Ex.: Filial 22-Teutônia, 01/01/2002 até 23/04/2002, CF até 420.1, Equip.1). d) Se houver emissão de NF de venda, a 1ª e a 2ª via do CF devem ser arquivadas junto a via fixa da NF correspondente.

18 e) Os cupons de leitura (redução Z e leitura X ) também devem ser arquivados separadamente em ordem cronológica. As leituras Z devem ser remetidas primeiro ao Setor Fiscal da Matriz, que depois de verificadas serão devolvidas para a filial, para o devido arquivamento. Arquivar em pastas de arquivo morto identificando o posto e o período (ex.: Filial 22 Teutônia, 01/02/2007até 31/03/2007) Guias Arquivar em pastas específicas as Guias de Apuração e Informação do ICMS, em ordem cronológica, identificando as pastas com a seguinte descrição: Guias ICMS período de a. As pastas deverão permanecer guardadas na Loja à disposição de eventual fiscalização Alvará de Licença e DIC a) O Alvará de Licença, expedido pela Prefeitura local, deverá estar exposto em local visível, sendo que o mesmo deve ser renovado a cada ano. b) Documento de Identificação do Contribuinte DIC, deverá estar exposto em local visível observando sempre o prazo de validade ISSQN (Mão-de-obra) O imposto ISSQN (Imposto Serviços sobre qualquer Natureza), deverá ser recolhido pela própria filial. Para saber o valor deverá ligar para o setor fiscal, falar com Nelson Markus/Suco ( ). Até o dia 04 de cada mês este valor estará disponível para as filiais que possuem este tipo de imposto Talão de recibos Deverão ser guardados em ordem crescente de numeração Livros fiscais e livro de inspeção do Ministério do Trabalho Deverão ser guardados no cofre Contratos de cartão de crédito Arquivados em ordem alfabética em pastas A Z Dinheiro e cheques Sempre no cofre e com troco na gaveta do caixa, que deverão permanecer chaveados Documentos Fiscais Procedimento obrigatório nas NOTAS FISCAIS emitidas diretamente para as filiais: 1 Nota Fiscal B1 com razão social, CGC, endereço da filial (não pode ser cupom fiscal); 2 Colocar código do produto e quantidade no corpo da nota; 3 O gerente deve assinar a nota para esta ser lançada em seu estoque; 4 O prazo de pagamento negociado com o fornecedor deverá ser de 30 dias da emissão da Nota Fiscal e o pagamento será efetuado pela matriz; 5 A Nota Fiscal devidamente codificada deve ser enviada para matriz para o lançamento no primeiro malote; 6 Quando não houver bloqueto para pagamento deverá ser anexado na nota o número da conta para depósito; 7 Toda nota deverá ser conferida para verificar se o preço negociado está correto; 8 Qualquer frete deverá constar na Nota Fiscal ou ter conhecimento de frete anexo a Nota Fiscal; 9 Conferir se o preço do produto mais o valor do frete não distorce o custo do produto; 10 Toda e qualquer Nota Fiscal que continuar em desacordo com o procedimento acima será devolvida para a filial; 11 Se houver reincidência de erros, a gerência será chamada para as devidas explicações. 5.2 Depósitos Bancários e remessa de valores e documentos* Segue abaixo relação de contas bancárias nas quais deverão ser feitos os depósitos bancários do Setor Comercial. Banco Agência Conta Descrição Banco do Brasil - Lojas Banco Santander Banrisul S/A Caixa Econômica Federal Bradesco Sicredi - Teutônia Depósitos bancários a) O limite do saldo de troco na loja deve obedecer a classificação de loja abaixo, assim como o limite final de saldo de caixa, ou seja, nas lojas com operação com mais de um caixa é o valor do acumulado dos caixas. Para fins de segurança, são obrigatórios vários depósitos por dia, evitando sempre um acumulo de valores no caixa. As lojas que possuem correspondente bancário (CAIXA AQUI, etc...) foi considerando um saldo maior, igualmente para as lojas com fluxo de recebimento de contas de energia Certel e também alguns estabelecimentos a tem dificuldade de troco. Entendemos que em determinados períodos do mês, eventualmente não será possível cumprir a norma, assim solicitamos que nestes casos seja enviado um para e justificando o saldo maior de caixa no fechamento do dia. Classificação lojas: Lojas A

19 Filial Cidade Saldo Troco Saldo Final A 1 Lajeado A 4 B. Canabarro- Teutônia A 17 Roca Sales A 46 Westfália A 47 Carlos Barbosa A 51 Montenegro A 57 Santa Cruz do Sul A 58 Arvorezinha A 60 Vale do Sol A 62 Sobradinho A 65 Serafina Correa A 68 Paraí A 70 Cruzeiro do Sul A 73 Ilópolis A 75 Harmonia A 76 Passo do Sobrado A 77 Charqueadas A 80 Cachoeira do Sul A 83 Guaporé A 84 São Jeronimo A 85 Santa Cruz do Sul A 86 Agudo A 88 Soledade A 100 Carazinho A 102 Estrela A 111 Camaquã A 113 Gravataí A 119 Nova Prata A 120 Sapucaia Lojas B Filial Cidade Saldo Troco Saldo Final B 2 Salvador do Sul Boqueirão do Leão B B 8 Arroio Meio

20 B 9 Barão B 12 Progresso B 13 Lajeado B 20 Encantado B 21 Estrela B 28 Santa Clara do Sul B 35 Bom Retiro do Sul B 38 Lajeado B 49 Marques de Souza B 50 Candelária B 64 Vera Cruz B 104 Pelotas B 107 Rio Grande B 108 Lajeado B 112 Capão da Canoa B 116 Osório B 117 Tramandaí B 118 Esteio Lojas C Filial Cidade Saldo Troco Saldo Final C 66 Santa Maria C 87 Farroupilha C 103 Pelotas Lojas D Filial Cidade Saldo Troco Saldo Final D 15 Garibaldi D 22 B. Teutônia- Teutônia D 24 Santa Cruz do Sul D 29 Bento Gonçalves D 37 Rio Pardo D 53 Cachoeira do Sul D 56 Taquari D 63 Caxias do Sul D 81 Santa Maria D 106 Rio Grande D 110 Camobi - Santa Maria Lojas E Filial Cidade Saldo Troco Saldo Final 10 B. Languiru- Teutônia Venâncio Aires Lajeado B. Canabarro- Teutônia b) Todo valor remetido para depósito deverá ser lançado no momento em que sair da loja para o banco, anexar cópia do envelope no caixa e no retorno anexar também o recibo do depósito do banco. c) Ao efetuar depósitos observar os seguintes aspectos: 1) Alternar os horários, itinerários, pessoas e veículos utilizados 2) Colocar o malote em um envelope para dissimular qualquer aspecto que possa identificar como material para

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