COMUNICADO 02/13. Senhores, segue Comunicado Oficial do Corpo Diretivo eleito para a Gestão 2013/2015:

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1 COMUNICADO 02/13 Senhores, segue Comunicado Oficial do Corpo Diretivo eleito para a Gestão 2013/2015: AÇÕES EFETUADAS: 1) Gerente Operacional: Seleção e Contratação 1.1) O Sr. Marcelo Fernandes foi contratado como Gerente de Geral da Sociedade Quinta das Lagoas (SQL) e iniciou seus trabalhos em 01/04/ ) Será através do Gerente Geral o primeiro e principal contato direto com os Condôminos para qualquer ocorrência, questionamento, crítica ou sugestão referente à qualquer assunto que diz respeito ao Condomínio. 1.3) Dados de contato: sociedadequintadaslagoas@gmail.com Telefone: (71) ) Plano de Segurança: Patrimonial e Incêndio 2.1) PATRIMONIAL: Foi contratada a empresa GP de Segurança Patrimonial desde 01/04/2013 com suporte das 2 portarias (sistema 24 horas) com ronda noturna. 2.2) PATRIMONIAL: Reestruturação dos serviços Portaria P1: Foi implantado deste 06/05/2013 o novo Agente de Portaria no térreo da P1. O atendimento será por 24 horas para verificação, controle e atendimento, tanto de condôminos quanto de visitantes. 2.3) INCÊNDIO: Limpo e ampliado o corredor de segurança contra incêndios ao redor do limite externo do Condomínio como parte do Sistema de Prevenção contra Incêndios que será implantado. 2.4) INCÊNDIO: Criado o sistema EMERGENCIAL de combate a incêndio preventivo com a convocação de profissionais e equipamentos da SQL até a chegada do Corpo de Bombeiros. Objetivo: reduzir ainda mais o risco de um incêndio nas áreas internas da SQL. 3) Reestruturação do quadro de colaboradores/funcionários: 3.1) Assim que o Sr. Marcelo Fernandes iniciou seu trabalho, lhe foi dado a responsabilidade de criar e validar um time de funcionários que estivesse completamente comprometido com os critérios mínimos de capacidade e produtividade agora então exigidos. 3.2) Foi realizada uma avaliação de cada funcionário mediante critério de capacidade e produtividade. 3.3) O resultado desta avaliação resultou em demissões pontuais e especificas. 3.4) Algumas contratações foram necessárias mediante capacidade comprovada, entrevistas e histórico de trabalho recente, bem como referencias de trabalho anterior. 3.5) O quadro de funcionários foi reduzido de 45 para 31 profissionais. 4) Reestruturação Administrativa, Fiscal e Tributária: 4.1) Contratação de uma empresa de Auditoria Administrativa, Fiscal e Tributária. Todos os pontos propostos de melhoria e modernização estão sendo implementados, como também a correção dos problemas de Gestão e Administração identificados. 4.2) Revisão e Renovação dos Contratos de Prestadores de Serviço em curso. 4.3) Todos os contratos em curso da gestão passada foram revisados e renegociados. DATA: 19/06/2013 PAG.: 1/5

2 4.4) As empresas que tiveram seus contratos firmados, com vigência máxima de 2 anos, e estão na carteira de fornecedores de Serviços para a Sociedade Quinta das Lagoas são: 4.4.1) Assessoria Condominial: NOTUS Contabilidade Contato: Sr. Ronaldo Antonio (Ger.) (71) ) Internet / Telefonia : TELETALK Contato: Suporte 24 horas (71) ) Segurança Patrimonial: Grupo GP Contato: Sr. Nilson C. Menezes (Ger.) (71) ) Implantação de sistema Banco de Dados de Documentos e Informações Digitais sincronizada através de Data Center na Nuvem. Sistema de acesso via cadastro por usuário com seu devido tipo de permissão. Resultado: todos os documentos gerados pela SQL serão digitalizados e arquivados tanto fisicamente quanto digitalmente, com seu devido Backup, e principalmente, disponibilizados para todo o Corpo Diretivo e Conselho mediante seu acesso via usuário/senha. 5) Novo cadastro de Condôminos: 5.1) Enviado novo formulário de cadastro de Condôminos para garantir um canal de comunicação efetivo da Gerencia e Corpo Diretivo com cada Condômino e vice versa. 5.2) Esperamos receber todos os formulários preenchidos até o dia 01/07/2013 para assim iniciarmos o novo sistema de comunicação e integração com os Condôminos: SITE OFICIAL da Sociedade Quinta das Lagoas. 6) Compra do Domínio : 6.1) Foi comprado o Domínio em questão de propriedade da empresa SERVPRED. 6.2) Com a atualização do Cadastro dos Condôminos, será possível a transformação do site, hoje no conceito apenas informativo, para o conceito PORTAL onde todos (condôminos e administração) poderão interagir de forma prática e objetiva. Previsão: 09/2013 7) Regulamentação de acesso as dependências do Condomínio: 7.1) Condôminos: 7.1.1) Após o recebimento do Cadastro atualizado (item 5), todos os carros dos Condôminos estarão identificados e cadastrados ) Cada condômino receberá um Identificador (tipo Crachá) para cada carro cadastrado, que deverá ser apresentado sob o painel do veículo para a liberação da entrada. Previsão: 10/ ) Será de total responsabilidade do Condômino a guarda e preservação do Identificador, não podendo ser transferido para terceiros ) Em caso de extravio, perda, furto ou roubo, deverá ser informado imediatamente ao Gerente de Operações que tomará todas as providencias necessárias. 7.2) Visitantes: 7.2.1) O acesso dos visitantes as dependências do Condomínio será liberado após o contato do morador via interfone e/ou telefone cadastrado ) Todos os visitantes serão identificados através do RG e Placa do Veículo ) Todos os visitantes receberão um Crachá de identificação que deverá ser colocado no retrovisor do veículo em todo o período da visita ) Caso o Condômino tenha interesse: liberar a entrada sem contato para aprovação poderá ser feito mediante Cadastro de Condôminos (item 5). Vale ressaltar que Condômino ficará responsável por todo e qualquer ação destas pessoas nas dependências do Condomínio. DATA: 19/06/2013 PAG.: 2/5

3 7.3) Empresas Terceirizadas: 7.3.1) Horários de entrada / saída: 7:30 as 17:00 horas 7.3.2) Todos, sem exceção, deverão apresentar o documento de antecedentes criminais ) Acesso exclusivo pela Portaria P2, único acesso com controle e verificação de segurança ) Em caso de necessidade de entrada e/ou saída fora dos horários previstos, solicitar autorização ao Supervisor de Operações de Plantão (71) OBS.: Domésticas, Diaristas, Serventes, Babás, Jardineiros, caseiros, etc, com contrato direto com Condôminos somente poderão deixar de seguir as regras (acesso pela portaria P1 por exemplo) acima mediante autorização formal de cada condômino, se responsabilizando por qualquer ocorrência ) Prazo para a implementação: 01/08/ ) Para os funcionários de construção civil: 7.4.1) Será exigido e vistoriado na Portaria P2 o uso de EPI de cada funcionário na ativa (bota de segurança) 7.4.2) Em caso de não confirmação, o mesmo deverá aguardar até estar de posse dos mesmos ) Será efetuada a fiscalização semanal com posterior notificação de não uso. 8) Arquitetura, Projetos, Construção e Fiscalização: 8.1) Continuaremos a fiscalizar os projetos arquitetônicos de novas casas a serem construídas e as construções em andamento visando a manutenção das normas descritas no Regimento Interno. 8.2) A Arquiteta que presta o suporte na verificação e validação dos projetos arquitetônicos continuará sendo a Sra. Loiana, com aprovação formal através de assinatura nos Desenhos fornecidos, após análise prévia. 8.3) Será efetuada uma fiscalização durante a obra e uma avaliação após a finalização da fundação. 8.4) Será verificado o comprimento do projeto aprovado dentro do regulamento em andamento e as normas descritas no Regimento Interno. 8.5) Em caso de descumprimento, será emitida uma notificação com posterior multa em caso de não correção. 9) Agendamento de Assembleia Geral Extraordinária: 9.1) Será necessário o agendamento de uma AGE para a prestação de contas, propostas de ações e obras, como também de revisão do Regimento Interno mediante propostas apresentadas por Condôminos. 9.2) A data proposta para a realização da AGE é 03/08/2013 as 10:00 AM nas dependências do CLUB HOUSE. 9.3) Será enviada uma convocação oficial quando a data estiver sido confirmada. DATA: 19/06/2013 PAG.: 3/5

4 AÇÕES PLANEJADAS E/OU PROGRAMADAS: Na próxima Assembleia Geral Extraordinária (AGE) a ser oficialmente agendada para o mês de Agosto/2013, serão apresentados a Prestação de Contas e Finanças da SQL no período, bem como os itens descritos abaixo: Será discutido e definido a sequência de prioridades e prazos desejados para assim o Grupo decidir pela aplicação ou não de Taxa Extra. 1) Limpeza das laterais da Ponte de acesso à praia e da lagoas ao lado do Club House (risco de incêndio): Em curso (equipe de funcionários da SQL) / Prazo: 15/07/2013 dias 2) Sistema de Combate e treinamento para Brigada de Combate a Incêndios da SQL: 3) Piscina do Clube: Reforma completa com troca da cobertura de vinil para pastilhas (garantia de 10 anos) e renovação dos equipamentos de uso comum como cadeiras, sombreiros, etc. 4) Sistema de Coleta Seletiva e Conscientização de Separação de Lixo: Implementação de Sistema e Integração com a empresa LIMPEC para coleta de lixo reciclável após a correta separação de cada morador. 5) Rede Física para trafego de Dados, Internet e Vigilância por Câmeras: Restruturação e implantação. 6) Clube Principal: Reforma, reestruturação, revitalização e decoração da área interna e externa 7) Reforma e pintura da Ciclovia: Traçado Praia e Traçado Estrada do Côco. Em curso (equipe de funcionários da SQL) / Prazo: 15/09/2013 dias OBS.: Traçado Estrada do Côco, trecho entre P1 e P2 em status 90% realizado. 8) Espaço Quintas Kids: Termino do Projeto (arquitetônico + civil) e contratação de empresas para a construção, homologação e equipamentos para a área. OBS.: Obra será iniciada a partir do que já foi construído até o momento. 9) Iluminação da Ciclovia para uso noturno efetivo: Traçado Praia e Traçado Estrada do Côco. 10) Arvores nas calçadas: Replantio mediante estudo de viabilidade e cuidado até a estabilização das mudas Em cotação / Estimativa: 20 dias 11) Quadras de Tênis e Paddle: Reforma completa do piso para Lisonda 12) Padronização das calçadas: Transformar para 100% grama, sem lajotas de concreto, para garantir a agilização da poda e corte via mecanização, sem risco de quebra dos equipamentos. Em agendamento (será efetuada pela equipe de funcionários da SQL) / Estimativa: 60 dias 13) Marcação de identificação das casas: Projeto de sinalização comum e de cada casa do Condomínio Em cotação / Estimativa: 60 dias 14) Criação de faixas indicativas pintadas nas ruas caracterizando corredores de movimentação para pedestres e veículos: Em cotação / Estimativa: 45 dias DATA: 19/06/2013 PAG.: 4/5

5 15) Fossa do CLUB HOUSE: Reforma da fossa atual e criação de outra nova. Em cotação / Estimativa: 40 dias 16) Criação de uma área Gourmet no local do Restaurante Industrial do CLUB HOUSE 17) Atualização do Sistema de monitoramento de câmeras de segurança: Em cotação / Estimativa: 60 dias 18) Construção de 4 novas salas de deposito para aluguel: Locação para Condôminos e Prestadores de Serviço Em cotação / Estimativa: 70 dias 19) Equipamentos profissionais de poda e corte de grama: Em cotação / Estimativa: 45 dias Camaçari, 19 de junho de SOCIEDADE RESIDENCIAL QUINTA DAS LAGOAS Gustavo de Oliveira Andrade Superintendente - Gestão 2013/2015 DATA: 19/06/2013 PAG.: 5/5