Guia de Mobilização - Vale

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1 Guia de Mobilização - Vale 2ª Edição Nov/2015

2 Sumário 1. INTRODUÇÃO APLICAÇÃO MACRO FLUXO DO PROCESSO DE MOBILIZAÇÃO CERTIFICAÇÃO CONTRATAÇÃO MOBILIZAÇÃO GESTÃO DESMOBILIZAÇÃO TREINAMENTOS TREINAMENTO INTRODUTÓRIO / AMBIENTAÇÃO TREINAMENTOS DE RAC REQUISITOS DE ATIVIDADES CRÍTICAS SISTEMA DE MOBILIZAÇÃO DE TERCEIROS ANEXOS

3 1. Introdução O objetivo deste guia é fazer com que todos os nossos fornecedores conheçam o processo de mobilização da Vale, dando clareza de quais são os padrões internos exigidos assim como os requisitos legais aplicáveis para o início da prestação de serviço. Toda empresa prestadora de serviços deverá cumprir a legislação vigente, as Normas Regulamentadoras NRs da Portaria nº 3.214, de 8 de junho de 1978, assim como os procedimentos Vale obrigatórios na etapa de Mobilização. É de extrema importância que cada parte envolvida realize suas atividades no processo de mobilização alinhadas aos fluxos e orientações apresentados neste material, estando cientes de seus papéis e responsabilidades. Todas as informações contidas nesse guia são requisitos para a mobilização da empresa, seus empregados e equipamentos nas instalações da Vale. O não atendimento das orientações sujeita a empresa à notificação formal e possível aplicação de multa no caso de configurar descumprimento de clausula contratual. 2. Aplicação Aplica-se a todas as empresas contratadas, prestadores de serviço que atuem nas áreas e instalações da Vale ou em nome dela em áreas pré definidas. 3. Macro Fluxo do Processo de Mobilização O processo de mobilização da Vale tem como objetivo mobilizar empresas, seus empregados que prestarão serviços nas unidades da Vale e os equipamentos que serão utilizados na prestação do serviço. Segue abaixo o macro fluxo do processo de gestão de contratos com ênfase nas ações que impactam a mobilização. No anexo 01 estão disponíveis os fluxos de mobilização com o detalhamento do processo Certificação Para participar de processos de contratação na Vale, as empresas precisam estar certificadas. 3

4 Durante esta etapa, o fornecedor se compromete em cumprir os requisitos de S&S da Vale e deverá apresentar toda a documentação legal exigida para a prestação de serviço. Abaixo encontram-se os documentos checados/avaliados nesta etapa que têm interdependência com o processo de mobilização. O que Detalhamento Responsável Análise de performance de SSMA Questionário para certificação do fornecedor em SSMA e Vale Política de S&S (POL-0006-G) Disponível no site da Vale (www.vale.com) e Vale PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais PGR Programa de Gestão de Risco PCMAT - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional Documento padrão da empresa Documento padrão da empresa exclusivo para atividades de mineração Documento padrão da empresa exclusivo para construção civil Documento padrão da empresa 3.2. Contratação Durante o processo de contratação, conduzido pela área de Suprimentos da Vale, alguns documentos são primordiais para garantir agilidade no processo de mobilização. Os Requisitos de SS para atividades de Prestadores de Serviço (RG ), documento contendo todo o mapeamento das atividades do serviço a ser contratado deverá ser anexado pelo requisitante junto aos demais documentos exigidos na etapa de requisição e enviado aos fornecedores participantes da contratação por Suprimentos. O que Detalhamento Responsável Requisitos de SS para atividades de Prestadores de Serviço (RG ) Neste documento são especificadas as atividades do escopo do contrato e a relação de EPIs necessários para acessar as áreas da Vale Especificação Técnica do serviço Detalhamento do escopo do serviço Vale Vale Propostas Técnica e Comercial 3.3. Mobilização A mobilização do contrato e dos prestadores de serviços pode ser iniciada assim que o contrato for assinado, porém o fornecedor deverá apresentar a documentação de S&S da empresa adequada aos riscos da Vale em até 30 dias após a assinatura do contrato ou assinatura da OS ou início do processo de mobilização (PPRA, PGR e/ou PCMAT e PCMSO). Para serviços com duração inferior a 30 dias deve ser apresentada a documentação base da empresa, sendo facultativa a adequação da documentação padrão de S&S aos riscos das atividades na Vale. Abaixo estão listados os documentos necessários para o processo de mobilização de contrato, prestadores de serviço e equipamentos. 4

5 O que Detalhamento Responsável PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais PGR - Programa de Gerenciamento de Riscos PCMAT - Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional ASO - Atestado de Saúde Ocupacional Treinamento Introdutório/Ambientação CPF Cadastro de Pessoas Físicas Passaporte Documento adequado aos riscos da atividade na Vale para serviços com duração superior a 30 dias Documento adequado aos riscos da atividade na Vale (somente para atividades enquadradas na NR-22 - serviços com duração superior a 30 dias) Documento adequado aos riscos da atividade na Vale conforme NR-18 para serviços com duração superior a 30 dias com efetivo a partir de 20 empregados. Documento adequado aos riscos da atividade na Vale para serviços com duração superior a 30 dias. Independente do tempo de prestação do serviço, o ASO do prestador de serviço deve ser apresentado. Porém, no caso de serviços com duração superior a 30 dias ou acesso intermitentes/repetitivas durante a vigência do contrato, o ASO deve ser adequado aos riscos da Vale (detalhes podem ser obtidos no Manual Técnico de Saúde para s, a ser disponibilizado pelo gestor do contrato ou pela área de Suprimentos da Vale) Para atividades como serviços administrativos, assessorias, consultorias sem acesso à área operacional com duração inferior a 30 dias, de acordo com a diretriz da localidade. No caso de prestadores de serviço que já tenham sido treinados em outras localidades, o treinamento pode ser apenas complementar, se necessário. O conteúdo deve seguir o disposto nas NR 22 e NR18 conforme aplicabilidade. No caso da utilização do sistema de mobilização, não é necessário anexar o documento Em caso de estrangeiros, em substituição ao RG e CPF Vale / RG Registro Geral ou CNH Carteira Nacional de Habilitação CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social ou Contrato de Trabalho do Prestador de Serviço com a contratada assinado Certificados de Treinamentos de RAC (se necessário) Comprovantes de Treinamentos legais (NRs Normas Regulamentadoras) Documentação de equipamentos e veículos No caso do prestador de serviço dirigir veículos automotores, a CNH é obrigatória A CTPS deve comprovar o início do contrato de trabalho antes de qualquer atividade de mobilização na Vale (ex. Treinamento Introdutório) De acordo com os riscos das atividades (contendo a carga horária e o conteúdo programático do treinamento) 1 De acordo com os riscos das atividades e da unidade Vale Em caso de mobilização de equipamentos e/ou veículos, apresentar a documentação do mesmo (CRLV do ano corrente e documentação do condutor responsável, no caso de veículos). Em caso do equipamento não estar no nome da empresa contratada, deverá ser apresentado o contrato de locação ou comodato do mesmo. 1 Fica a critério e sob responsabilidade da área de Saúde e Segurança da localidade aceitar a liberação de acesso do prestador de serviço sem a comprovação prévia do treinamento de RAC (exceto RACs que possuem correlação à legislação pertinente, tais como a RAC s 1, 6 e 10). Porém, para a execução de atividades críticas, a área de Saúde e Segurança local, juntamente com o gestor do contrato, deverá garantir o controle prévio dos certificados. 5

6 Empresas estrangeiras: Nestes casos não são exigidas as documentações padrão da empresa. Porém, devem ser mapeados os treinamentos necessários para os prestadores de serviço conforme o risco da atividade e, em alguns casos, conforme previsão legal, a abertura de uma filial no Brasil poderá ser necessária. Uma vez aberta filial, os documentos exigidos pela legislação brasileira deverão ser atendidos. Empregados estrangeiros contratados por empresas nacionais: Para estrangeiros deve ser solicitado o visto de trabalho e autorizações de trabalho pelo MTE. Existem diversos tipos de autorizações de trabalho que variam de acordo com a modalidade do trabalho. Quanto às regras de saúde e segurança, as empresas e trabalhadores estrangeiros operando no Brasil deverão se adequar à legislação nacional. Se o trabalhador estrangeiro for um empregado com contrato de trabalho no Brasil, o empregador deverá ter PPRA, PCMSO e ASO. Se os estrangeiros não tiverem contrato de trabalho no Brasil, ou seja, estiverem aqui como consultores, prestando assistência técnica por uma tecnologia vendida, intercâmbio tecnológico, não serão necessários os documentos da empresa acima mencionados. Se houver uma exposição desse trabalhador a agentes de risco acima dos limites de tolerância estabelecidos na legislação local, deve ser apresentado a avaliação preliminar de Saúde desse trabalhador ou a assinatura de termo de ciência dos riscos e de responsabilidade sobre consequências. Autônomos: Além dos itens acima definidos para empregados, deverão apresentar o comprovante de regularidade da profissão (inscrição na OAB, no CREA, etc.) e atestado de Saúde Individual caso não sejam regidos pelo regime CLT. Pontos de Atenção: Outros planos e programas de S&S que não tenham obrigatoriedade para a mobilização de prestadores de serviço, devem ser apresentados e implantados durante a gestão do contrato (Ex.: Plano de Atendimento de Emergência, Programa de Conservação Auditiva, Programa de Proteção Respiratória, etc.). A ficha de EPI não é de apresentação obrigatória no início de mobilização, mas deve ser apresentada ao gestor ou fiscal de contrato antes do início da atividade; Os Certificados de Treinamento de RAC deverão conter a carga horária e o conteúdo programático do treinamento conforme diretriz - a empresa pode apresentar capacitação em NR equivalente ao RAC a ser executado, devendo o mesmo está dentro dos padrões exigidos legalmente; A especificação dos exames médicos necessários para os prestadores de serviços em função dos riscos das atividades críticas estão especificados no PTP ; Serviços de suporte eventual e com duração igual ou inferior a três dias não necessitam passar pelo processo formal de mobilização. Porém, o gestor do contrato deve providenciar a liberação de acesso dos prestadores de serviço junto ao setor de identificação da respectiva localidade e deve garantir junto ao fornecedor que os prestadores de serviço tenham os treinamentos/aso necessários para a execução da atividade, os comprovantes de vínculo empregatício com a empresa prestadora de serviços, além dos documentos base da empresa (PPRA/PGR/PCMAT e PCMSO). O serviço deve ser sempre acompanhado integralmente pelo responsável pelo contrato/sps, sendo proibida a reincidência da mobilização de 3 dias no intervalo de 30 dias. Caso haja necessidade de extrapolar os 3 dias neste intervalo de 30 dias, empregado só poderá dar continuidade aos serviços após ser formalmente mobilizado Gestão Nesta etapa a contratada deverá cumprir as normas internas da Vale e legislações aplicáveis às dimensões: Técnicas, Saúde e Segurança, Meio Ambiente, Tributário-Previdenciárias e Trabalhista, estabelecendo uma relação economicamente sustentável. A empresa deverá manter os ASO s e treinamentos legais válidos e programas legais atualizados durante a vigência do contrato e conforme estabelecido nas Normas Regulamentadoras. As áreas de Saúde e Segurança locais deverão inspecionar periodicamente a prestação do serviço in loco para monitoramento do cumprimento das exigências legais e Vale. Ao identificar inconsistências nas prestações de serviço, a área deverá imediatamente notificar o gestor do contrato que deverá tomar as providências cabíveis para com o fornecedor. 6

7 Ao longo da execução do serviço, a Vale faz avaliações formais de desempenho do fornecedor através do Índice de Desempenho do Fornecedor IDF, onde são avaliados quesitos técnicos, operacionais, de S&S e meio ambiente Desmobilização Ao fim do contrato a contratada deverá apresentar os ASOs Demissionais ou Periódicos (de acordo com a NR 07) dos seus empregados, além dos Relatórios do PPRA, PGR e/ou PCMAT e PCMSO referentes ao período do contrato, de forma a assegurar o status de saúde e segurança dos empregados que a contratada empregou no período. No caso de empregados que serão transferidos para outro contrato, deve ser apresentada uma declaração de desmobilização (esta declaração deve ser apresentada com a assinatura do preposto da contratada). A devolução do crachá é obrigatória e deverá ser entregue para o gestor/fiscal do contrato, Segurança Empresarial da Vale ou equipe responsável pelo processo de mobilização. A devolução não é obrigatória somente se o empregado for mobilizado em outro contrato do mesmo fornecedor (transferência de contrato). A Segurança Empresarial deve bloquear a entrada do prestador de serviço na Vale a partir do momento em que o prazo da mobilização ou vigência do contrato for atingido. A contratada e/ou gestor do contrato deverá abrir um processo de desmobilização neste momento para que a contratada apresente a documentação necessária. 4. Treinamentos 4.1. Treinamento Introdutório / Ambientação Todos os empregados da empresa contratada devem ser submetidos a Treinamento Introdutório de Saúde e Segurança para apresentação dos riscos da unidade Vale, conforme legislação (NR 22 ou NR 18 da Portaria nº 3.214, de 8 de junho de 1978). Caso não se aplique nenhuma NR, o prestador de serviço deverá passar por um treinamento básico de ambientação de acordo com a determinação da área de S&S no qual estejam informados as regras de conduta e movimentação na área operacional, rotinas de evasão/fuga em emergências, pontos de encontro, riscos ambientais e de acidentes e EPI obrigatórios. Para atividades como serviços administrativos, assessorias, consultorias e treinamentos sem acesso à área industrial com duração inferior a 30 dias, o treinamento introdutório é facultativo de acordo com a diretriz de SS local Treinamentos de RAC Requisitos de Atividades Críticas Todos os prestadores de serviços deverão, em função da atividade a ser executada, ser treinados nos RAC s específicos, de acordo com as Diretrizes para as Ações de Capacitação e definidas pela Instrução de RAC, ambos disponíveis no site da Vale. Estes treinamentos são de responsabilidade da contratada, que deverá verificar com o gestor do contrato sobre as exigências de acordo com as Diretrizes para as Ações de Capacitação de RAC. A Vale disponibiliza o material didático dos treinamentos de RAC no site da Vale. No caso dos treinamentos de RAC serem de responsabilidade da Vale, isso deve estar especificado em contrato. 7

8 5. Sistema de Mobilização de Terceiros O sistema de mobilização de terceiros é o sistema padrão utilizado na Vale para a gestão da mobilização de contratadas e prestadores de serviços. O principal objetivo do Sistema de Mobilização de Terceiros é centralizar o processo de mobilização em toda Vale (Brasil), a fim de assegurar a uniformidade dos dados cadastrais de prestadores de serviço, gerenciar as mobilizações e garantir a integração com os demais sistemas da Vale que precisam consumir estas informações. Obs.: A implementação do SMT está ocorrendo de forma faseada nas operações da Vale no Brasil e a estimativa é que seja concluída em Anexos Anexo 1 Fluxos de mobilização 8

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