ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA DA ASSOCIAÇÃO DOS PROPRIETÁRIOS E ADQUIRENTES DE LOTES VILLAGE DA SERRA, REALIZADA NO DIA 15 DE SETEMBRO DE

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1 ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA DA ASSOCIAÇÃO DOS PROPRIETÁRIOS E ADQUIRENTES DE LOTES VILLAGE DA SERRA, REALIZADA NO DIA 15 DE SETEMBRO DE Aos quinze dias do mês de setembro do ano de 2013, às 10:00 horas, em segunda convocação, os associados da APALVIS reuniram-se em sua sede social com a finalidade especificada na ORDEM DO DIA, conforme edital de convocação, contando com a presença dos associados que assinaram lista de presença ( 55 votos válidos), que fica fazendo parte integrante desta ata. Iniciando os trabalhos, o Sr. Jefferson Blaitt, Presidente, nomeou a SR. Eduardo Beserra (Proprietário do Lote 26, da Quadra K) para secretariar os trabalhos e para presidir a Assembléia nomeou a Sra. Maria de Fátima Ferreira de Souza Oliveira (proprietária do Lote 24, da Quadra J). Havendo o numero regimental para iniciar os trabalhos em segunda convocação, o Sr. Presidente da Assembléia apresentou aos associados os itens constantes da ORDEM DO DIA a saber: 1. PRESTAÇÃO DE CONTAS DO PERÍODO DE NOVEMBRO DE 2012 A AGOSTO DE 2013; 2. PRESTAÇÃO DE CONTAS PORTARIA; 3. APRESENTAÇÃO DA NOVA ESTRUTURA ADMINISTRATIVA; 4. APRESENTAÇÃO PROJETO PARA INFORMATIZAÇÃO DA PORTARIA/SEGURANÇA; 5. APROVAÇÃO DE TAXA EXTRA PARA INFORMATIZAÇÃO DA PORTARIA; 6. APRESENTAÇÃO DE PROJETO PARA MURAR O CONDOMÍNIO; 7. APRESENTAÇÃO DE PROJETO PARA AQUISIÇÃO DA CAIXA D ÁGUA; 8. APRESENTAÇÃO DE PROPOSTA DE NOVO REGIMENTO INTERNO; 9. APRESENTAÇÃO DO CALENDÁRIO PARA ELEIÇÃO DA DIRETORIA - GESTÃO 2014/2015 (INSCRIÇÕES DE CHAPAS/VOTAÇÕES); 10. OUTROS ASSUNTOS DE INTERESSE DA ASSOCIAÇÃO; 11. INAUGURAÇÃO PORTARIA. 1. Foram apresentadas as prestações de contas do período de novembro/2012 à agosto de 2013 pelo Sr. Jefferson (Diretor Presidente da Apalvis) onde foi detalhada através de gráficos os Gastos Operacionais e Gastos com Investimentos. Através da apresentação citada e do Parecer do Conselho Fiscal, pode-se verificar que as contas estão sob controle e através de votação a mesma foi aprovada por unanimidade. 2. Foi apresentada a Prestação de Conta para execução da Nova Portaria, sendo que a arrecadação prevista para obra era de R$ ,76 e o real arrecadado, até o momento, foi de R$ ,24, ou seja, tivemos uma inadimplência de 11,45%. O total de gastos com a obra da nova portaria foi de R$ ,20, superando em R$13.305,44 o valor previsto, devido a imprevistos surgidos durante a execução da obra. A prestação de contas da portaria foi aprovada por unanimidade. 3. Em função do crescimento do número de condôminos, foi apresentada a Nova Estrutura Administrativa pelo Sr. Jefferson, onde foi destacada a necessidade de um Coordenador Operacional e de um Auxiliar de Serviço e que os profissionais em questão serão captados em breve no mercado. A Sra. Gilzeane assumirá o cargo de Coordenador Administrativo e será responsável pela intermediação com o Escritório Administrativo e com o Jurídico. 1

2 4. Foi apresentado pelo Sr. Jeferson, o Projeto para Informatização da Portaria / Segurança, onde os principais objetivos do projeto foram destacados: Controles Automatizados. Imagens Monitoradas em Tempo Real. Controle de Acesso com Foto. Menor Dependência de Pessoas. Diminuição de Custos com Pessoa. Foram apresentados os valores envolvidos, sendo: Cabeamento Estruturado R$50.000,00. Controle de Acesso R$35.000,00. Controle de Imagem R$40.000,00. Valor Total do Projeto R$ ,00 5. Para custear o Projeto de Informatização da Portaria, o Sr. Jefferson propôs uma Taxa Extra de 8 (oito) parcelas no valor de R$0,075/m², sendo que o valor em questão foi justificado da seguinte maneira: Área Aproximada da maioria dos lotes: 800 m². Quantidade de Lotes: 323 lotes. R$0,075/m².parcela x 8 parcelas x 323 lotes x 800 m²/lote = R$ ,00. O valor de cálculo apresentado está R$30.040,00 acima do valor de projeto, prevendose uma reserva financeira em função de eventuais inadimplência e possíveis imprevistos que poderão surgir durante a implantação do projeto. Foi questionado sobre a manutenção do sistema de segurança, sendo que o Sr. Jefferson informou que os custos ficarão sob a responsabilidade do condomínio após a implantação do projeto / sistema. O Projeto para Informatização da Portaria e a Taxa Extra para custear o projeto foram aprovados, tendo 53 votos a favor e 02 votos contra 6. Foi apresentada, pelo Sr. Jefferson, a proposta par murar o condomínio, tendo as seguintes premissas: Extensão da divisa metros lineares. Altura do Muro 2,20 metros. Coluna de Concreto A cada 2,5 metros (aproximadamente 560 colunas). Material do Muro Bloco Estrutural. Área Total de Muro m² (1.400 m x 2,20 m = m²). A melhor cotação apresentada foi de R$90,00/m² de muro com material incluso. O montante para execução de m lineares de muro (3.080 m²) é de R$ ,00. 2

3 Foi apresentado que o seria inviável executar o muro em uma única fase em função do alto valor a ser investido e foi proposto a execução mensal com os recursos normais do fluxo de caixa. Realizando o muro com os recursos do fluxo de caixa, conseguíramos ter um rendimento de execução de 10 a 20 metros lineares por mês com um tempo de execução total em torno de 4 anos. A vantagem de se executar o muro com recursos do fluxo de caixa é que não teríamos grandes impactos no caixa e a desvantagem é que o prazo para sua construção é longo. Outra desvantagem levantada em discussão foi o isolamento da área verde nas divisas. Em função das diversas opiniões dos condôminos presentes na Assembleia, foi solicitado mais detalhes sobre o projeto em questão, para apresentação na próxima reunião. 7. Foi apresentado, pelo Sr. Jefferson, o projeto para Aquisição da Caixa d água (100 mil Litros), tendo como objetivo principal a melhora na capacidade de armazenamento de água no condomínio Village da Serra e a maior segurança com relação a garantia da qualidade da água, sendo que o projeto possui as seguintes premissas: Interligação com a Rede Pública (Prefeitura / Águas de Araçoiaba). Construção da Base (Preparação do terreno / Execução da base em Concreto Armado). Reservatório (Aquisição da Caixa d`água e instalação). Construção de uma nova base para caixa de água atual de Litros para atender as quadras A, B e C. Transporte e instalação da caixa da água atual para sua nova base. Os custos apresentados foram: Construção da Base para o Novo Reservatório R$17.550,00. Aquisição do Novo Reservatório R$38.000,00. Construção da Base para Reservatório de L + Instalação R$7.300,00. Valor Total do Projeto R$62.850,00. Foi informado que após a instalação do novo reservatório e seu abastecimento pela Prefeitura / Águas de Araçoiaba, serão instalados hidrômetros nos lotes com objetivo de realizar a medição individual do consumo de água. Além disso, o novo reservatório poderá receber apenas a água vinda da concessionária (Águas de Araçoiaba) sendo que os poços artesianos que abastecem atualmente o Condomínio Village da Serra deverão ficar exclusivos para uso do Condomínio (irrigação, abastecimento da piscina, lavagem das vias). O objetivo deste projeto foi o de prever recursos financeiros para 2014, uma vez que a necessidade de se aumentar a reserva de água é grande, visto o aumento do número de moradores no condomínio e a necessidade de garantia da qualidade da água. O Sr. Jefferson foi questionado com relação a falta de água nas quadras A, B e C e foi definido que o acionamento da bomba que abastece estas quadras deverá ter horário programado para ocorrer visando o abastecimento ininterrupto destas quadras. 8. Foi apresentada, pelo Sr. Jefferson, a Proposta para elaboração de um Novo Regimento Interno, em função das seguintes situações: 3

4 O Regimento atual não atende as necessidades do condomínio. Adequação nas regras de uso da sede social, piscina e áreas comuns. Crescimento no número de residências e moradores. Novos procedimentos de controle de acesso, portaria e segurança. Foi informado pelo Sr. Jefferson que atualmente não há limite para o uso das áreas comuns uma vez que o Regimento Interno não prevê detalhadamente sua utilização. 9. Foi apresentado pelo Sr. Jefferson o Calendário para Eleição da Diretoria (Gestão / 2.015), conforme segue: Inscrição de Chapas. o A partir de 20/09/2013. o Publicação do Edital de Convocação. Encerramento das Inscrições. o 10/10/2013. Assembleia Geral de Eleição. o 10/11/2013. As chapas deverão ser compostas por: Diretoria Executiva. o Diretor Presidente. o Diretor Vice-Presidente. o Diretor Secretário. o Diretor Tesoureiro. o Diretor Técnico e de Patrimônio. o 2 Membros para Suplência. Conselho Fiscal e Consultivo. o 03 Membros Efetivos. o 03 Membros para Suplência. 10. Foram tratados de Outros Assuntos de Interesse da Associação conforme segue: a. Foi aprovado o fechamento da portaria principal para que seja executado a pavimentação na nova portaria. Enquanto a portaria principal estiver fechada, o acesso se dará pela portaria 02 e a empresa responsável pela execução da pavimentação melhorará o acesso da portaria 02 sem custos adicionais. b. Foi informado pelo Sr. Jefferson que as árvores da entrada do condomínio precisarão ser retiradas a fim de evitar acidentes, uma vez que as mesmas são muito antigas e correm risco de caírem sobre pessoas, carros e casa, o que contou com a aprovação dos presentes. Para a retirada das árvores, serão levantados os custos por empresas especializadas. c. Foi proposto pelo Sr. Jefferson a alteração no período da prestação de contas que era do dia 01 ao dia 30 de cada mês, mudando para do dia 21 à 20 de cada 4

5 mês. Esta mudança tem como objetivo dar mais tempo para realizar o fechamento e emitir os boletos para pagamento do condomínio. A proposta foi aprovada por unanimidade. d. Foi proposto pelo Sr. Jefferson que a data de vencimento dos boletos de condomínio do mês de setembro/2013 fosse prorrogada até o dia 20/09/2013 devido ao atraso de entrega pelos correios. A proposta foi aprovada por unanimidade. Os condôminos que precisam da prorrogação de pagamento deverão entrar em contato com Gil para solicita um novo boleto bancário. e. Foi proposto pelo Sr. Jefferson que a conta corrente do Banco do Brasil seja encerrada. Para este encerramento, o condomínio terá que abrir mão do valor de R$325,60, pois o mesmo não foi identificado pelo Banco do Brasil. Com isso, a proposta de fechar a conta corrente foi aprovada com unanimidade. f. Foi comentado pela proprietária do Lote 18 Quadra E que seu butijão de gás cheio foi trocado por um butijão vazio, ou seja, houve o roubo do gás. O Sr. Jefferson informou que as ocorrências devem ser feitas imediatamente ao ocorrido para que as providências sejam tomadas com urgência. g. Foi informado pelo Sr. Jefferson que a obra da portaria estava concluída e que a mesma estava aberta a visitações. Em seguida o presidente da mesa, Sra. Maria de Fátima Ferreira de Souza Oliveira, liberou a palavra para quem quisesse fazer uso, mas, como ninguém se manifestou, encerrou a presente assembleia, e eu, Eduardo Beserra, secretario, lavrei a presente ata que será assinada por mim e pelo Sr. Presidente. Araçoiaba da Serra, 15 de setembro de 2013 MARIA DE FÁTIMA FERREIRA DE SOUZA OLIVEIRA Presidente da Assembleia EDUARDO BESERRA Secretário da Assembleia 5