Manual de Procedimentos Assessoria de Comunicação

Transcrição

1 Manual de Procedimentos Francisco Beltrão 2016

2 1. Do papel da A assessoria de comunicação realiza a intermediação da comunicação entre uma empresa, entidade ou pessoa física e os meios de comunicação, tendo como matéria-prima a informação e, como processo, sua abordagem na forma de notícia, utilizando técnicas próprias do Jornalismo. Elisa Kopplin e Luiz Ferraretto Dentre os trabalhos do assessor de comunicação está intermediar a comunicação da universidade com os veículos de comunicação e por isso o assessor deve ter sempre em vista a responsabilidade social dos seus atos e os interesses da opinião pública, afirma Kunsch (1986; p 127). Ela promove a comunicação de forma institucional, com o objetivo de criar e manter uma imagem positiva de organização perante seus públicos e sociedade. A entrevista é uma técnica para obter informações por meio de perguntas e respostas. O assessor deve estar preparado para a entrevista, tendo conhecimento prévio do assunto. 2. DosTrabalhos desenvolvidos pela ASCOM 2.1 Contato estratégico com a redações: Manter boas relações com os editores dos veículos de comunicação sempre atendendo, na medida do possível, com agilidade e presteza as solicitações. 2.2 Encontro entre fonte e jornalista e organização de entrevistas As entrevistas podem ser organizadas de várias maneiras. Podem ser pessoais ou coletivas. O papel da ASCOM é organizá-las. Tanto as pessoais quanto as coletivas podem ser convocadas ou espontâneas. Normalmente convoca-se uma coletiva para anunciar algo muito relevante para a comunidade como um todo (e não apenas para a comunidade interna). O agendamento normalmente é realizado por telefone ou . Elas podem ser organizadas de várias maneias: ao vivo, por telefone, nas redações, nos gabinete, como ficar melhor para ambos. 2.3 Levantamento e sugestões de pauta: As sugestões de pauta são levantadas em reuniões, em contato direto com diretoria de área, coordenadores, professores e alunos. É possível também elaborar um cronograma para que cada um destes sugira uma pauta por semana. 2.4 Produção e distribuição de releases e notas: Este trabalho é desenvolvido a partir de entrevistas, preferencialmente pessoalmente ou por telefone. Há possibilidade também de entrevista por . Por ser um produto da ASCOM, * ver tópico Manutenção da mailing list: É um recurso com o contato (nome do veículo, do editor-chefe, telefone, ) de todos os veículos de comunicação que são de interesse de universidade. É importante manter atualizado, já que há certa rotatividade nestes meios. 2.6 Media Training: Instrui a fonte de informação para dar entrevistas.

3 2.7 Avaliação de resultados: Os resultados são mensurados analisando as metas do Plano de Comunicação, que deve ser desenvolvido em conjunto com a direção-geral do câmpus. O plano de comunicação deve conter: objetivos, mensagem, público-alvo e estratégia. 2.8: Broadcast: As normas referentes ao uso do broadcast estão disponíveis no manual da reitoria. 2.9 Análise de conteúdo: Nem tudo o que chega à ASCOM como sugestão de pauta, é pertinente para ser publicada no portal institucional, nas redes sociais ou enviada imprensa. O assessor de imprensa é quem faz este crivo e justifica ao solicitante sua decisão Artes para divulgação em redes sociais: A melhor forma de divulgar nas redes sociais é através de artes que possam viralizar. Pensando nisso é sempre importante colocar a logo do câmpus na arte Confecção de material institucional de divulgação: O assessor de comunicação é responsável por criar o material de divulgação do câmpus, sempre ouvindo a demanda do solicitante. Desde flyer, folder até outdoor Apoio em confecção de material institucional: Material de eventos e setorizados a ASCOM presta apoio gráfico, e não confecciona Clipping: O clipping envolve o recorte das notícias que saíram na imprensa sobre o câmpus. Ele serve para mencionar o trabalho desenvolvido e para consulta posterior. O material é digitalizado e disponibilizado no site. No momento da clipagem deve ser mencionado o quadrante no qual estava publicada a notícia (quando se tratar de jornal impresso) e a página, já que isso influencia na recepção do leitor. Para saber qual o quadrante basta dividir o jornal em quatro partes iguais, numerando da esquerda para direita, primeiramente na parte superior do quadrante, posteriormente na inferior. 3. Produtos desenvolvidos pela ASCOM 3.1 Release: Textos informativos para a imprensa, produzidos apenas quando se justificarem. Deve obrigatoriamente reunir os critérios de veracidade, interesse público, novidade, disponibilidade de fontes, adequação e, em alguns casos, exclusividade (Duarte, 2004: 287). Para começar é necessário identificar o que é notícia: De acordo com o Manual de Orientação da Reitoria: Quatro fatores principais influenciam na qualidade da notícia: 1. Novidade: a notícia deve conter informações novas, e não repetir as já conhecidas; 2. Proximidade: quanto mais próximo do leitor for o local do evento, mais interesse a notícia gera, porque implica mais diretamente na vida do leitor;

4 3. Tamanho: tanto o que for muito grande quanto o que for muito pequeno atrai a atenção do público; 4. Relevância: notícia deve ser importante, ou, pelo menos, significativa. Acontecimentos banais, corriqueiros, geralmente não interessam ao público. A definição usual da "notícia" inclui outros atributos dos fatos ordinários como: Atualidade, Proximidade (particularmente a geográfica), a Consequência (eventos que mudam ou ameaçam mudar a vida das pessoas), Interesse Humano (evocando uma resposta emocional ou ilustrando uma verdade universal), Conflitual (o choque de interesses, na guerra, no esporte, na política) e a Proeminência dos atores envolvidos. Mas quais os acontecimentos que são suficientemente interessantes, significativos e relevantes para serem transformados em notícias? Através de uma agenda de eventos, reuniões, programações é possível tirar várias pautas de notícias. Como, por exemplo, comissões criadas, encontros com outras instituições, definições importantes que vão mexer com o cotidiano dos servidores e estudantes etc. Um projeto ousado, novo, premiado. Além destes atributos, o que pode ser notícia para um determinado receptor ou classe de receptores pode passar completamente despercebido a outro receptor ou classe de receptores. Por isso levar em consideração o público do veículo é essencial. Dica: As notícias são atuais. Então muitas coisas mesmo antes de acontecerem já são notícias. O que aconteceu hoje será o amanhã dos jornais e o já dos rádios, televisões e Internet. Os jornais são fechados sempre no dia anterior, então a notícia deve ser elaborada assim que o fato aconteceu e, se for de interesse da região, é importante divulgar para a imprensa local. Se o interesse for estadual, ou nacional (de conhecimento para todos os campi), a notícia deve ser enviada diretamente para a comunicação da reitoria. Deve ser escrito de acordo com as convenções jornalísticas nomeadamente com particular atenção às regras de redação dos algarismos, percentagens, siglas, locais, datas, horas, entre outras (Kopplin & Ferraretto, 2001) Como escrever? A técnica mais utilizada no envio de releases é a pirâmide invertida. Inicia-se o primeiro parágrafo com o lead, que responde às perguntas: O que? Quem? Quando? Como? Onde? Por que? Essas questões podem estar respondidas no primeiro e segundo parágrafos. É claro que a ordem das perguntas vai depender do que é mais importante ou do que atrairá mais o leitor para a matéria. Por isso dizemos que a notícia é uma pirâmide invertida, os fatos vão sendo narrados do mais importante para o menos. A forma de pirâmide invertida também é a mais usual para o portal. Há também o formato menos usual chamado pingue-pongue quando o entrevistado está em evidência especial ou diz coisas de importância particular. Os títulos preferencialmente devem ser indicativos informativos e deve-se evitar: frases sem verbo; verbos no passado, gerúndio e condicional; artigos definidos e indefinidos no início do título e formas negativas. Nunca se pode usar todo o título em maiúscula; separação de sílabas; ponto final, exclamação ou interrogação; abreviaturas; piadas, trocadilhos, rimas, repetições e outras expressões ambíguas (Kopplin & Ferraretto,2001).

5 3.1.2 O texto nos diferentes veículos De acordo com o manual da reitoria deve ser observado o seguinte para redação: a-jornal - O jornal trata dos fatos ocorridos no dia anterior, assim relata o dia que passou - Oferece ao leitor um exame analítico e uma reflexão sobre os acontecimentos - É abrangente, cobrindo uma vasta gama de assuntos - Combina dois códigos, o escrito (texto) e o visual (fotografia, ilustrações e apresentações gráficas) - é temporal, ou seja, só vale por um dia, no outro será jogado fora Dica: Por causa de sua temporalidade, o jornal está sempre repetindo as informações básicas de matérias publicadas no dia anterior. No caso das notícias enviadas pelos campi, nada impede que coloquemos sempre um histórico do programa que o aluno está participando, de outras edições de prêmios, do próprio campus, etc. E não se esqueçam, é sempre bom enviarmos notícias, dependendo de sua relevância, antes de o fato acontecer e no dia em que aconteceu também. b-rádio O texto para o ouvinte de rádio terá de levar em consideração o fato de que não existe a possibilidade de uma nova leitura para um melhor entendimento. Assim, há sempre a necessidade de se repetir a informação básica para que o ouvinte entenda o que se está falando ao longo da transmissão de uma notícia. E também o rádio não possibilita o uso de imagens. Dessa forma o texto deve ser escrito para que o ouvinte entenda e associe o que está ouvindo. É como se fosse contar uma historinha, descrevendo informações importantes e situando o ouvinte. Dica: As rádios trabalham muito com o agora. As notícias procuram ser dadas próximas dos acontecimentos. Porém, para que a emissora paute um repórter para cobrir a matéria, o release também deve ser enviado antes. c-televisão Na televisão é importante a fusão de dois códigos de comunicação, o visual e o auditivo. Um repórter de televisão tem que saber o que a câmera diz, para saber o que dizer, para não ficar redundante. A imagem diz o que precisaria ser melhor esclarecido no texto de uma matéria de uma emissora de rádio ou jornal, em que são explicados os detalhes, aqui no caso apenas mostrados pela câmera de televisão, sem necessidade de sua verbalização. Dica: As emissoras de televisão também trabalham com o agora. E é o mesmo caso do rádio, o release deve ser enviado antes do acontecimento, para que a reportagem possa estar presente e realizar a cobertura do evento. d-internet Na Internet, a notícia já pode ser divulgada logo que o fato aconteceu ou enquanto ele está acontecendo. Por isso o release deve ser mandado com mais antecedência. Dessa forma, se algo aconteceu há alguns minutos o release já pode ser enviado às redações e, inclusive, ser divulgado nos sites da UTFPR. Por causa da rapidez das informações na Internet, os textos devem ser mais curtos e objetivos. e-texto dos releases O texto de uma notícia deve seguir alguns princípios. - Orações breves

6 - palavras curtas - preferência pelo vocábulo usual - utilização de estilo direto - objetividade - clareza - concisão - precisão Dica: Não esqueçam que o título da matéria é que vai atrair o leitor para a notícia. Da mesma forma funciona com os repórteres, editores e pauteiros das redações jornalísticas. Um release com um bom título o atrairá para publicá-lo Formas de envio do release à imprensa - Enviar antecipadamente para que a imprensa agende o evento; - Enviar posteriormente, para sites e jornal já que nem sempre irá ao evento; - Devem ser enviados ao jornal e aos sites com foto em alta resolução; - Devem ser escritos adequados a linguagem de cada veículo de imprensa; - Rádio e TV não precisam de foto; - Jornais: Quando release é redigido a respeito de algum evento o ideal é encaminhar aos jornais antes e depois do evento. Já que a divulgação anterior pode contribuir para o aumento no número de interessados em comparecer, como despertar no jornalista o interesse em participar; O envio posterior é essencial para a divulgação de como foi o evento; -TV: Por trabalhar com imagens é imprescindível que seja enviado antes do evento; Há possibilidade de trabalhar com matérias frias, atemporais. Sempre enviar o contato da fonte de informação para facilitar a relação fonte/jornalista. -Rádio: As informações repassadas pela assessoria de imprensa podem virar notícia gravada ou ao vivo; no estúdio ou por telefone. Lembrando que ninguém liga o rádio para ouvir notícia velha. Por isso sempre enviar anteriormente, para que o repórter possa se programar. 3.2 Press Kit: Conjunto de fotos, textos, cópias de documentos para divulgar determinada ação. É utilizado para facilitar o trabalho dos veículos de comunicação em determinado evento. Por exemplo: O SICITE será no câmpus Francisco Beltrão, o assessor pode enviar um Press Kit com o material de divulgação ao jornal, contendo flyers com a programação e fotos de eventos anteriores. 3.3 Fotolegenda: Utilizado quando a foto é mais importante que o texto, ela é o elemento principal. O texto deve ser curto e objetivo, ou mesmo explicativo. É enviado aos jornais e site por meio do mailing list. 4. Instruções técnicas

7 a) Todos os nomes das fontes ou entrevistados devem estar completos. A função do entrevistado sempre vem antes do nome. Se quiser repetir uma informação da mesma fonte pode ser usada a função, ou o sobrenome (no caso do sexo masculino) e primeiro nome (no caso do sexo feminino). Ex: Para o professor da UTFPR, João da Silva, isso funciona assim...quando for citar novamente: O professor explica também isso.... E mais uma vez: Silva esclarece as dúvidas. b) As siglas que forem legíveis e tiverem quatro ou mais letras devem sempre ser escritas com a primeira letra em maiúscula e o restante em minúsculo. Exemplo: Reuni. c) Já as que possuem menos de quatro letras devem ser escritas com todas as letras em maiúscula. Exemplo: MEC. A sigla da UTFPR devem vir sempre com as letras em maiúscula. d) Os números de um (01) a dez (10) devem ser escritos por extenso. Já, os que forem acima de dez, utilizamos o numeral. Exemplo: Foram dez pacotes de 200 kg. e) Quando iniciamos a frase com um número, ele deve vir escrito por extenso. Exemplo: Quarenta e duas pessoas compareceram ao cartório. Foram ao cartório 42 pessoas. f) Não esqueça de fazer um título bem atrativo. Inclusive na mensagem eletrônica, pois no próprio é o título que vai atrair para o assunto. g) Ao transcrever a entrevista, o repórter deve corrigir os erros de português ou problemas de linguagem coloquial quando for imprescindível para a perfeita compreensão do que foi dito. Mas não se pode trocas as palavras ou mudar Referências Kopplin, E. & Ferraretto, L.A. (2001). Assessoria de Imprensa: teoria e prática. Porto Alegre: Editora Sagra Luzzatto. Duarte, J. (2004). Release: História, Ténica, Usos e Abusos, in J. Duarte (Ed.), Assessoria de Imprensa e Relacionamento com a Mídia (pp ). S.Paulo: Editora Atlas. KUNSCH, Margarida. Gestão Estratégica em Comunicação Organizacional e Relações Públicas. In: ENDECOM Fórum Nacional em Defesa da Qualidade do Ensino de Comunicação, 2006, Universidade de São Paulo.. Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada. São Paulo: Summus, p. Manual de Orientação ao Assessores Reitoria, 2008